Siete Hábitos de un Auditor Efectivo

1. Siete Hábitos de un Auditor Efectivo EXPOSITOR L.C. EDUARDO M. ENRÍQUEZ G. eduardo.enriquez@gvamundial.com.mx

2. Siete Hábitos de un Auditor Efectivo En el trabajo que realizamos Muchos de nosotros hemos escuchado la famosa definición de  “AUDITOR” “Es el que llega después de la batalla y patea a los heridos” … aunque es un chiste la verdad es que algunas veces en nuestro trabajo diario, percibimos  que  el personal del cliente nos mira con temor y/o desprecio y en muchos casos sin conocernos.

3. Siete Hábitos de un Auditor Efectivo Algunas de las razones por las cuales nuestros clientes no aprecian nuestro trabajo:  1)     No aportamos ni creamos valor a nuestros clientes 2)     No conocemos el negocio de nuestros clientes 3)     No documentamos nuestro trabajo, lo que implica que todos los años vamos a estar preguntando lo mismo a nuestro cliente en lugar de actualizar 4)     No aplicamos una metodología en nuestro trabajo 5)     No somos proactivos 6)     No creamos canales que permitan  una comunicación abierta y honesta con nuestro cliente 7)     El cliente nos ve como personas arrogantes y/o petulantes

4. Siete Hábitos de un Auditor Efectivo Stephen R. Covey en su libro, Los Siete Hábitos de la Gente Altamente Efectiva, Trata de 7 hábitos por los cuales nos debemos regir para tener éxito en nuestra vida familiar y profesional. A continuación, veremos cómo podemos aplicar estos hábitos en nuestra función de auditoría.

5. Siete Hábitos de un Auditor Efectivo 1. Debemos ser proactivos Normalmente nuestro trabajo es reactivo, es decir que continuamente estamos “apagando incendios”, y esto se debe a que desde el inicio de un trabajo  no realizamos una planeación efectiva. Planear el trabajo equivale a ahorrar tiempo, porque nos enfocamos en lo que es importante. 

6. Siete Hábitos de un Auditor Efectivo La proactividad significa tomar responsabilidad y asumir el control en toda circunstancia de manera activa, no pasiva. La proactividad implica iniciativa y acción. Ser proactivo nos permite elegir decisiones pensadas antes de actuar. Ejemplos de cómo podemos ser proactivos en nuestro trabajo:

7. a)     Realizar una planeación de la auditoría que nos permita focalizar nuestros esfuerzos a los temas importantesb)     Definir un cronograma de visitas que nos permita cumplir con la entrega de reportesc)     Programar las reuniones con el cliente en el momento oportuno d)     Programar los entregables al cliente y en caso que no podamos cumplir avisar con anticipación)     e)     Tomar acción ante posibles problemas que se pueden presentar. Muchas veces una llamada o un e-mail, oportunos, pueden evitar que algunas situaciones se nos salgan de las manos. Siete Hábitos de un Auditor Efectivo

8. Siete Hábitos de un Auditor Efectivo 2. Empiece con un fin en mente Un fin en mente es definirnos objetivos en nuestro trabajo, lo que supone establecer claramente las metas a seguir en el corto y largo plazo. Este hábito consiste en que nuestra conducta no la debe regir el capricho ni el azar, debemos tener objetivos precisos a los cuales acercarnos.  Ejemplo aplicado en nuestro trabajo: Uno de nuestros objetivos como auditores debe ser el de crear buenas relaciones con nuestros clientes  mediante:

9. Siete Hábitos de un Auditor Efectivo · La creación y protección de valor en  nuestros clientes · La creación de confianza para las dos partes · Crear un ambiente de comunicación abierta y honesta · Crear relaciones laborales con la alta gerencia

10. Siete Hábitos de un Auditor Efectivo 3.  Primero lo primero “ Lo que importa más nunca debe estar a merced de lo que importa menos”. Consiste en distribuir nuestro tiempo sobre la base de prioridades. 

11. Siete Hábitos de un Auditor Efectivo Nuestro trabajo tiene muchas responsabilidades, sin embargo es necesario crear prioridades, debido a que podemos estar desgastándonos al prestarle atención a cosas menos importantes y descuidando los temas importantes. La forma más sencilla de identificar  las cosas más importantes de las menos importantes, es hacernos la pregunta, ¿qué consecuencias traería si no cumplo con esa tarea?.

12. Siete Hábitos de un Auditor Efectivo 4.  Pensar en Ganar-GanarEste hábito indica que nuestras interacciones con otros seres humanos siempre deben ser de mutuo beneficio, que no existe otra opción. Nuestra relación con un cliente debe ser ganar-ganar, si yo gano y mi cliente pierde, pierdo al cliente. La mejor forma de hacer que nuestro cliente gane es la de crear y proteger valor en  nuestros clientes

13. Siete Hábitos de un Auditor Efectivo 5.  Procure primero comprender y después ser comprendido Este hábito trata de ponerse primero en el lugar del otro, de ver las cosas desde su punto de vista. Se basa en el refrán popular de ” Todo es del color del cristal con que se mire” En nuestro trabajo, casi siempre pasamos más tiempo hablando que escuchando y creemos que las cosas sólo pueden ser de la manera en que nosotros las vemos.

14. Siete Hábitos de un Auditor Efectivo 6.  La sinergia Nuestra profesión es parecida a la de un médico ya que tenemos que examinar a nuestro paciente (cliente) para identificar que enfermedades lo aquejan (problemas de negocio en marcha, casos de fraude, riesgos no cubiertos, diferencias de auditoría, etc.).  ¿Qué pasa cuando un paciente no le tiene confianza a su médico? pues sencillamente no le cuenta que síntomas ha tenido por vergüenza o miedo,  lo que seguramente va a complicar y alargar el trabajo del médico debido a que tendrá que practicar varios exámenes para identificar la enfermedad que lo aqueja.

15. Siete Hábitos de un Auditor Efectivo 6.  La sinergia Lo mismo pasa en la auditoría, cuando no existe confianza, el cliente nos oculta situaciones, que para identificarlas debemos invertir tiempo realizando trabajo. Si creamos un ambiente de confianza nuestro cliente nos ayudará a identificar situaciones con las cuales vamos a poder enfocar mejor nuestro trabajo.

16. Siete Hábitos de un Auditor Efectivo 7. Afile la sierraMuchas veces nos involucramos tanto en nuestro trabajo, que olvidamos  dedicar unos minutos para afilar la sierra, esto nos haría ahorrar muchas horas de esfuerzo. Aplicado a nuestra vida afilar la sierra se refiere a dedicar un breve espacio de nuestra vida a mejorar nuestras condiciones físicas e intelectuales mediante el ejercicio físico y el estudio. Debemos capacitarnos y leer mucho para estar actualizados, recordemos que esa es la materia prima de nuestro trabajo.

17. Siete Hábitos de un Auditor Efectivo Vladimir Martínez R. Bogotá D.C. / Colombia

18. Por su participación y atención: ¡Gracias!