Informační systém Patricie

1. Informační systém Patricie specializované řešení pro Advokátní kanceláře

2. Ojedinělý Informační systém řešící komplexním způsobem problematiku Advokátních kanceláří • Je významným přínosem práce celé Advokátní kanceláře. Zajišťuje:dokonalý přehled o jednotlivých klientech a zakázkách včetně okamžitého přístupu ke spisu, k jiným s případem spojeným dokumentům a k poznámkám • automatickou fakturaci na základě činností evidovaných advokáty s možností detailního rozpisu jednotlivých provedených činností • přehled o činnostech jednotlivých advokátů a o částkách, které na jejich základě byly fakturovány – jeden z podkladů pro odměňování advokátů • zkvalitnění řídící a kontrolní činnosti • zvýšení komfortu práce všech pracovníků včetně vedení firmy • snížení finančního zatížení advokátní kanceláře díky automatické fakturaci a přípravě podkladů pro odměňování, čímž je možno uvolnit ruce administrativního pracovníka k jiným (výdělečným) činnostem

3. Okamžitě dostupné všechny informace o klientovi Jedním kliknutím myši zjistíte o klientovi vše: • jeho kontaktní i obchodní údaje (včetně případných smluvních cen prováděných prací) • záznamy o všech jednáních s ním realizovaných, případně o korespondenci s ním vedené • přehled jeho zakázek • dokumenty s klientem spojené vytvořené v kanceláři i získané od klienta (uložené v elektronické formě - i jako scan) • přehled faktur klientovi doposud vystavených • přehled činností provedených pro klienta Dokumenty týkající se klienta Poznámky ke klientovi Faktury přijaté Činnosti Seznam zakázek Tvorba faktury (F4) Faktury vydané Historie kontaktů

4. Okamžitý přehled o zakázkách Ke každé zakázce náleží: • evidence řešitele i kooperací • evidence nákladů včetně cest, poplatků a kolků • možnost tisku spisu • evidence dokumentů se zakázkou spojených (uložené v elektronické formě) - okamžitý přístup ke komplexním informacím o každé zakázce. K zakázce pak lze v přehledu činností zobrazit všechny činnosti, které byly v souvislosti s ní realizovány. Dokumenty spřažené se zakázkou Poznámky spřažené se zakázkou

5. Automatická fakturace a tvorba podkladů pro odměňování Systém automaticky vytvoří fakturu pro zvoleného klienta (klienty) a přehled fakturovaných činností jednotlivých advokátů Při tvorbě faktur vychází z: • Údajů o klientovi • Typu fakturovaných cen (běžná hodinová sazba, paušál, zvýhodněná sazba, ….) • - Činností, které pro klienta byly vykonány, a to včetně vedlejší nákladů (cestovné, poplatky, kolky, …) • Přehled provedených činností advokáta či koncipienta a fakturovaných částek– jeden z podkladů pro mzdové ohodnocení. • Automatická fakturace - velmi výrazná úspora času fakturanta, jež získaný prostor může efektivně využít na jiné výdělečné činnosti Tvorba faktury (F4)

6. Evidence činností – podklad pro automatickou fakturaci a zkvalitnění přehledu o jednotlivých případech • zápis záznamu o provedené činnosti – podklad pro evidenci zakázek, automatickou fakturaci, získání přehledu o režijních činnostech kanceláře, …

7. Přehled činností Přehled činností – důležitý nástroj pro analýzy, rozbory. • Potřebujete zobrazit přehled všech činností k zakázce? Žádný problém, stačí jeden klik myší … • Potřebujete zobrazit přehled všech činností konkrétního pracovníka? Žádný problém, stačí jeden klik myší … • Potřebujete zobrazit přehled všech činností provedených pro konkrétního klienta? Žádný problém, stačí jeden klik myší … • Výběry a analýzy lze doplnit součty, tiskovými sestavami a jinými doplňky.

8. Přínos pro jednotlivé advokáty • ihned dostupné všechny informace a data o každém jednotlivém případu • okamžitý přístup k jakýmkoliv dokumentům, které se případu týkají • zkvalitnění přehledu o každém z klientů

9. Přínos pro vedení a řízení firmy Sledování • činností jednotlivých pracovníků • postupu řešení jednotlivých případů • režií • prací provedených pro klienta Dále vedení firmy uvídá • snížení administrativní zátěže firmy • zlepšení evidence a dostupnosti dokumentů (s dokumenty uloženými v elektronické podobě lze pracovat i v okamžiku, kdy fyzicky nejsou k dispozici) • zkvalitnění řízení lidských zdrojů. Možnost tvorby vlastních analýz i tiskových sestav – podpora všech činností advokátní kanceláře

10. Možné rozšíření systému V případě, kdy advokátní kancelář má více poboček • Přenos dat mezi jednotlivými místně vzdálenými pracovišti, vzdálený přístup do systému (oprávněným osobám) komunikuje se zahraničím • Tvorba cizojazyčné verze faktur požaduje napojení na externí počítačové systémy • Možnost exportu/importu dat z externích systémů – například - napojení na bankovní programy pro automatizaci komunikace mezi bankou a kanceláří, - řešení převodu do stávajícího účetního programu se rozhodne komplexně řešit i další evidenční činnosti • Zařazení evidence majetku a finančních a obchodních modulů (pokladna, banka, objednávky, účetnictví, evidence pošty), čímž se přínos systému ještě zvýší Má specifické požadavky i velkého rozsahu • Možnost úpravy stávajícího systému na míru dle požadavků a to až do úrovně tvorby nových částí