INFODAG HOSTED ICT KENNISPLATFORM

1. INFODAGHOSTED ICT KENNISPLATFORM Leuven 13 maart 2014VCS Luchthaven

2. AGENDA Inleiding project Introductie gemeentebestuur Zaventem Verloop traject Introductie Topdesk Hoe nu afnemen? Vragen en demo

3. Aanleiding project • Begin 2013, op bijeenkomsten van de virtuele centrumstad ‘Luchthaven’ was er een consensus dat er een tool nodig was om de IT-ers te helpen met hun dagtaak. • VCS Luchthaven zijn: • Steenokkerzeel • Kampenhout • Machelen • Zemst • Zaventem Inleiding project

4. IT’ers van VCS Luchthaven • Erik Bergen (Gemeentebestuur Zaventem) • Mike Lake (Gemeentebestuur Zaventem) • Jimmy Ghijsels (Gemeentebestuur Zaventem) • Patrick Scheepers (Gemeentebestuur Steenokkerzeel) • Kurt Jans (Gemeentebestuur Kampenhout) • Ruud Van Calster (Gemeentebestuur Steenokkerzeel) • Kevin Hilderson (Gemeentebestuur Zemst) • Sabine Wijns (Gemeentebestuur Machelen) • GunterConvents (Gemeentebestuur Machelen) • Frederik Toetenel (OCMW Zemst) • Stefan Wuyts (VERA) Inleiding project

5. AGENDA Inleiding project Introductie gemeentebestuur Zaventem Verloop traject Introductie Topdesk Hoe nu afnemen? Vragen en demo

6. Virtuele Centrumstad ProjectHOSTED ICT KENNISPLATFORM 13 maart 2014

7. Project HOSTED ICT KENNISPLATFORM Virtuele Centrumstad Overkoepelend Helpdesksysteem ->Hosted ICT Kennisplatform • méér dan klassieke ticketing • informatie niet alleen voor IT’ers maar voor alle gebruikers binnen VCS • eenvoudig in gebruik -> tijd en geld besparen • meetinstrument -> vraag naar verandering -> professionele aanpak • delen van kosten is een extra bonus

8. Project HOSTED ICT KENNISPLATFORM Virtuele Centrumstad Dit project ligt volledig in lijn met de beoogde doelstellingen van het charter: • samenwerken als een virtuele centrumstad • werken aan ICT-maturiteit • zorgen voor meer informatica-capaciteit • IT-management op een hoger kennisniveau brengen • creatief denken • kwalitatief netwerken De project staat letterlijk voor samenwerkings overeenkomst.

9. Project HOSTED ICT KENNISPLATFORM Virtuele Centrumstad Wensenlijst = ideale tool: • individueel oplijsten functionaliteiten • ‘score’ toekennen via MoSCoW principe:Must havesShouldhavesCouldhavesWon’thaves3 pagina’s gevuld met vereisten, wensen en praktijkvoorbeelden

10. Project HOSTED ICT KENNISPLATFORM Virtuele Centrumstad

11. Project HOSTED ICT KENNISPLATFORM Virtuele Centrumstad dit document werd samen met een overzichtelijke lijst met scores en basis verdeelsleutel gemaild naar potentiële kandidaten

12. Project HOSTED ICT KENNISPLATFORM Virtuele Centrumstad Eind februari: demo selectie kandidaten te Zemst Mix 100% open, open platform met commerciële modules en 100% commercieel Na de demo’s werd besloten het project verder te zetten en een aanbesteding te doen Vervolg plan van aanpak: verloop traject Stefan

13. AGENDA Inleiding project Introductie gemeentebestuur Zaventem Verloop traject Introductie Topdesk Hoe nu afnemen? Vragen en demo

14. Opstart procedure • Na de demo’s heeft de werkgroep besloten een dossier / aanbesteding te doen. • VERA trad op als “opdrachtcentrale” • Op 6 juni 2013 vertrok het dossier naar 4 potentiële leveranciers. Verloop traject

15. Gunning • Midden juni 2013 werden de onderhandelingen gevoerd. • Op 6 augustus 2013 gunde VERA de opdracht aan Topdesk. • Midden augustus 2013 was het eerste overleg met Topdesk. Verloop traject

16. Resultaat • Hosted platform in beveiligd data center • Selfservice desk voor medewerkers • Kosten gedeeld over de deelnemers • Korting meer dan 22 % • Kennis delen over de besturen • Samenwerken en elkaar helpen • Begeleiding vanuit VERA Verloop traject

17. Resultaat Conform leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen blz 82 (www.auditvlaanderen.be) • Er is een systeem voorzien waarmee medewerkers incidenten en problemen kunnen melden. • De organisatie heeft zicht op de ICT waarover ze beschikt. Ze heeft dus actuele inventarissen van haar hardware, software, outsourcers en partners waarmee ze samenwerkt • Inventarissen van hardware, software, ... worden regelmatig geëvalueerd. • Incidenten/problemen worden opgevolgd en hieruit worden de nodige lessen getrokken Verloop traject

18. Voorbereiding productie omgeving • In de maanden oktober, november en december was de tuning van de omgeving. • In januari vond de opleiding plaats voor de VCS luchthaven. • Op 1 maart ging VERA zelf online. Verloop traject

19. Schematische voorstelling Raamovereenkomst Verloop traject

20. AGENDA Inleiding project Introductie gemeentebestuur Zaventem Verloop traject Introductie Topdesk Hoe nu afnemen? Vragen en demo

21. AGENDA Inleiding project Introductie gemeentebestuur Zaventem Verloop traject Introductie Topdesk Hoe nu afnemen? Vragen en demo

22. Hoe nu afnemen? Opdrachtencentrale? Raamovereenkomst?

23. Raamovereenkomst “De overeenkomst tussen één of meer aanbestedende overheden en één of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijs en, in voorkomend geval, de beoogde hoeveelheid”

24. Opdrachtencentrale: Definitie Artikel 2, 4°, Overheidsopdrachtenwet 2006: Een aankoopcentrale of opdrachtencentrale is een aanbestedende overheid die: • Ofwel leveringen of diensten verwerft die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten (“aankoopcentrale”); • Ofwel overheidsopdrachten gunt of raamovereenkomsten sluit met betrekking tot werken, leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten (“opdrachtencentrale” = niet gekend in de overheidsopdrachtenrichtlijnen);

25. Opdrachtencentrale: Voorbeelden België: • Centraal Bureau voor Benodigdheden • Federaal Aankoopbureau • Cel FOD-overschrijdende Raamcontracten • Cel aankoopbeleid en advies • Ziekenhuizen (zie bv. Parl. St. Kamer, 51e zittingsperiode, doc2237/010, p. 5 e.v.; Parl. St. Senaat, legislatuur 2005-2006, doc 1689/3, p. 4 e.v.) • VERA Bron: http://www.expo60plus.be/gastspreker/seminaries-pdf/seminarie32.pdf (GD&A advocaten)

26. Opdrachtencentrale: Doelstelling Een dynamische samenwerkingsvormen creëren door: • Know-how samenbrengen • Besparingen / gunstigere tarieven - beperking transactiekosten • Verbreden van de mededinging • Efficiënter plaatsen van overheidsbestellingen (ook interessant voor de private sector gelet op grotere volumes) • Uitbouw competenties binnen één organisatie Het is aangewezen om een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten tussen leden en aankoopcentrale, inbegrepen duidelijke afspraken rond aansprakelijkheden (wat indien centrale de regels niet goed heeft nageleefd…)

27. Rol van de opdrachtencentrale Penhouder = overheid of entiteit : • treedt in naam en voor rekening op voor ledensamengevoegde opdracht • treedt op in de hoedanigheid van AO onder eigen naam

28. Opdrachtencentrale: Rol van de aanbestedende overheid Een overheid die een beroep doet op een opdrachtencentrale (die uiteraard wél WOHOP moet naleven), is zelf vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren (artikel 15 Overheidsopdrachtenwet 2006) Maar! • Geen misbruik; • Met eerbiediging non-discriminatie en gelijkheid;

29. Opvolging VERA • VERA zal het platform onderhouden waarop alle informatie staat http://www.virtuelecentrumsteden.be • Voor een aanbestedende overheid: • Lid zijn van een Virtuele Centrumstad • Vertrouwelijkheidsverklaring • Toegang tot Virtuele Centrumsteden platform voor meer informatie en model raadsbesluit Hoe verder?

30. Praktische informatie • TOPDESK werkt op basis van het aantal melders. • VERA is beheerder van de verdeelsleutel • Factuur rechtstreeks van Topdesk naar het bestuur • We zitten nu in een staffel van 500. • Een gemiddeld bestuur betaald 2200 € incl BTW per jaar. • Hoe meer deelnemers hoe lager de prijs • Hoe meer deelnemers hoe meer kennis • Indien u nog geen lid bent van een Virtuele Centrumstad, kan u hier iemand aanspreken van VERA of mailen naar info@vera.be. Hoe verder?

31. Demo DEMO

32. Vragen? ?