7. Zadávání (definice) projektu

1. 7. Zadávání (definice) projektu • Zadávání (vznik) projektu • Zadání projektu • Formalizované zadání projektu • Zadávací list projektu

2. Zadávání (vznik) projektu - 1 • Zadávání • je cesta (často strastiplná) od nápadu / myšlenky / požadavku až ke schválení projektu vedením organizace • v jeho průběhu se provádí • konkretizace a upřesňování • zdůvodňování, zdůvodňování, zdůvodňování… • přesvědčování o potřebnosti dosažení cílů (projektu) – interní marketing Někdy též boj proti zahájení neefektivnícha nesmyslných projektů

3. Zadávání (vznik) projektu - 2 • Rozdílné přístupy • Postup zadávání (vzniku) projektu závisí na způsobu chápání projektu v organizaci • Projekt jako realizace dílčího záměru, prosazeného uvnitř (částí) organizace – ad hoc změna („klasický“ přístup) • Projekt jako nástroj realizace změny v organizaci – řízená změna v organizaci

4. Zadání projektu - 1 Zadání projektu se v průběhu zadávací fáze upřesňuje, předělává, ruší, rozšiřuje, zužuje…Postup je ukončen formalizovaným zpracováním následujících bloků: • CO – název projektu, kdo požaduje, cíle a výstupy • KDY – zahájení a ukončení • JAK – koncepce řešení, hlavní milníky a aktivity • ZDROJE – rozpočet, projektový tým, spolupracující strany (interní, externí) + • OKOLÍ – vazby, dopady, omezení, rizika, podmínky realizace, prostředí podniku • KDO náklady zaplatí (komu to půjde do nákladů..) • KDO výstupy převezme do rutinního provozu • (PROČ) – poslání projektu

5. Zadání projektu - 2 • Význam • Definuje projekt • Umožňuje navrhovaný projekt vidět v kontextu ostatních projektů a podnikových aktivit (podklad pro koordinaci projektů - multiprojektové řízení) • Je prostředkem, umožňujícím zúčastněným stranám projekt stejně chápat • Pomáhá předcházet nedorozuměním • Je to základní materiál pro manažerské rozhodnutí, zda projekt realizovat Při procesním řízení podniku je zadání projektu dílčím výstupem z procesu řízení změn • Používané názvy pro zadání projektu - Zadávací list projektu, Project Charter, Rámec projektu

6. Formalizované zadání projektu - 1 • Poslání projektu – PROČ z pohledu celého podniku • Vyjadřuje smysl projektu v kontextu strategie podniku. Poslání je většinou dosaženo několika koordinovanými projekty • Cíl projektu – měřitelné konkrétní PROČ • Změny, které chceme realizací projektu dosáhnout. Základní důvod pro existenci projektu a vynaložení peněz, času a zdrojů – Čeho má projekt dosáhnout Cíle projektu • Srozumitelné pro všechny • Jednoznačné – bez možnosti různých výkladů • Jsou výzvou (motivující) • Akční (dokonavé sloveso)

7. Formalizované zadání projektu - 2 • Charakteristiky cíle projektu - SMART • Specific – specifický (pro banku, resp. její oblast) • Measurable - měřitelný (upřednostňujeme numerické hodnoty, ale přijatelné jsou také jinak měřitelné hodnoty, např. zařazení mezi TOP 100) • Achievable – dosažitelný, splnitelný • Relevant – podstatný / Result oriented • Trackable – sledovatelný / Time framed – časově ohraničený

8. Formalizované zadání projektu - 3 • Výstupy – CO bude realizováno • Konkrétní výstupy, které musí být vytvořeny k dosažení cíle. Každý výstup by měl být definovaným způsobem realizován (kvalita), otestován a předán. • Činnosti • Které musí být vykonány + zdroje, které budou k dispozici, pro dosažení výstupů • Koncepce řešení (strategická) • V souladu • se strategií organizace, skupiny apod. • S mezinárodními aliancemi, resp. řešeními • Pilotní v dané oblasti (obchodní, IT…)

9. Formalizované zadání projektu - 4 • Klíčové faktory úspěchu (pro projekt jako celek s určením jejich priorit – podklad pro pozdější zásadní rozhodování) • je jich jen několik • jsou měřitelné • Odsouhlasené zadavatelem, resp. Zákazníkem • Omezení - limity, které projekt nesmí překročit (vnitřní podmínky) • Termíny (nová služba bude nabízena nejpozději 1.1.) • Zdroje (požadavek na zahraniční specialisty nepřevýší 50 čld) • Parametry (Maximální množství kyanidu v odpadní vodě nepřevýší …) • Vazby na ostatní činnosti v podniku (musí skončit před zavedením xzy do výroby..) • Kritické předpoklady – vnější podmínky, které musí nastat, aby bylo dosaženo cíle projektu

10. Formalizované zadání projektu - 5 Měřitelné parametryCíle a výstupy musí mít měřitelné parametry (jinak nelze zjistit jejich dosažení!) U měřitelných parametrů se definuje • Metrika – množství, čas, finance • Způsob zjištění a zdroj dat (z existujících reportů např. denní výkaz, nutné udělat zvláštní sestavy, přímé měření, zpráva z objednaného průzkumu spokojenosti zákazníků..) • Náklady a potřebné zdroje na zjišťování indikátorů je nutné zahrnout do rozpočtu projektu • Nelze-li indikátor vyhodnotit (nebo jeho vyhodnocování je příliš drahé) je nutné ho změnit

11. Formalizované zadání projektu - 6 • Metrika • přesně vymezený finanční či nefinanční ukazatel, nebo hodnotící kritérium • jsou objektivně měřitelné • v čase zachovávají konzistenci • jsou srozumitelné a dostupné • Popis metriky obsahuje • název a identifikace • Definice (včetně algoritmu) • Vlastník • výchozí a cílová (požadovaná) hodnota • zdroj dat pro měření • Způsob měření

12. Zadávací list projektu – 1Project Charter / Rámec projektu • Název projektu / priorita • Zadavatel projektu • Hlavní cíle (výstupy) projektu • Zahájení / ukončení projektu • Očekávané přínosy • Kritické faktory úspěchu • Hlavní vazby(identifikace všech klíčových známých vazeb na ostatní projekty, aktivity apod. v organizaci) • Strategická koncepce řešení

13. Zadávací list projektu – 2Project Charter / Rámec projektu • Dopady projektu(…v průběhu implementace, po nasazení do provozu. Sumarizace dopadů na IT, na obchodní procesy, organizační strukturu, využití zdrojů ..) • Rozpočtový limit • Nakupované výkony • Investice • Rizika projektu • Omezení projektu • Milníky projektu • Požadavky na personální zdroje (a nositele know-how) • Organizace projektu (sponzor, řídící komise, projektový vedoucí, tým)