ARŞİV DAİRE BAŞKANLIĞI 2011

1. ARŞİV DAİRE BAŞKANLIĞI2011

2. ARŞİVLİK MALZEMELERİN ARŞİV DAİRE BAŞKANLIĞI’NA TESLİMİ ESNASINDA KARŞILAŞILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜMLERİ Bilindiği üzere, Bakanlık Makamının emirleri doğrultusunda süresiz olarak saklanması gereken arşivlik malzemelerin devir teslimine ilişkin çalışmalara 25.12.2009 tarihinde plaka esasına göre başlanmış olup, Nisan 2011 itibariyle 47 plakalı ilimiz olan Mardin’e ait arşivlik malzemeler teslim alınmıştır.

3. Devir teslim sırasında listelerin hatalı, paketlerin de düzensiz hazırlanmasından dolayı bazı sıkıntılar yaşanmaktadır. Bu tür sıkıntıların yaşanmaması ve işlemlerin kolay yürümesi için aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir.

4. 1-Devir Teslim listeleri kaç adet hazırlanacak. • Listeler ( Ek- 1, Ek- 2 ve Ek-3 ) şeklinde dizayn edilmiş olup,eski nüfus aile kütükleri Osmanlıca / Türkçe, atik defterler, sicil defterleri, müsvedde defterleri, yersel yazım defterleri, vukuat defterleri ve dayanak belgeleri için ayrı ayrı ve 4’ er nüsha ve ( Ek-4 ) ise 2 nüsha olarak düzenlenecektir.

5. 2- Devir- Teslim listeleri hazırlanırken nelere dikkat edilecek. • İlçenin arşivlik malzemesi türlerine göre tasnif edilerek yazılması gereken listeye cilt veya vukuat numaraları küçükten büyüğe doğru yazılacak ve her sayfa için zincirleme sıra numaraları verilecektir. • En son sayfanın sonundaki sıra numarası listelere yazılmış olan arşivlik malzemenin toplam miktarını göstermiş olmalıdır.

6. Bir cilt içerisinde birden fazla idari birimin • bulunması halinde o kütüğe ait sütunlara cilt • numarası bir kez yazıldıktan sonra karşısına • ise cilt içinde bulunan bütün idari birim adları • ( eski / yeni ) mutlaka yazılacaktır. • Her cilt numarası için bir tek sıra numarası ve • birtek satır aralığı ayrılarak, birden fazla mahalle • ve köy olması durumunda satır aralığı • genişletilerek bütün köy veya mahalle adları alt • alta yazılacak.

7. Örneğin: a,b,c,d ve e idari birimleri olsun ve cilt numarası 4 olan, 3 adet defteri olsun, birinci defterde (a ve b) ; ikinci defterde (c ve d) ; üçüncü defterde ise (e) idari birimleri olsun. Birinci satırın,ikinci satırın ve üçüncü satırın cilt no bölümüne cilt numarası olan 4 yazılacak, (Çünkü üç adet defter var) mahalle ve köy bölümüne yukarıdan aşağıya doğru sırasıyla ilk satıra (a ve b);ikinci satıra (c ve d) ; üçüncü satıra ise ( e ) idari birimlerinin adları yazılacaktır. Burada esas olan aynı cilt numarasını taşısa bile defter adedini ve bu defterlerde kayıtlı olan idari birim adlarının tespitidir.

8. Her sayfanın sonunda ilçe müdürünün parafı ve mühürü mutlaka bulunacak. • Listelere her ilçe tarafından mutlaka giden evraktan tarih ve sayı verecek. • Listeler tamamlandıktan sonra Ek-4 adındaki icmal düzenlenirken Ek-1, Ek-2, ve Ek-3’le karşılaştırılarak toplamlarının aynı olması sağlanacak. • Hazırlanan listeler ayrıca elektronik ortama da aktarılarak Devir – Teslim esnasında merkezde bilgisayara yüklenmesi sağlanacak.

9. 3- Paketler nasıl hazırlanacak. • Talimatta belirtilen sayıda,kaldırılabilir durumda olacak şekilde ve talimatta belirtilen esaslar doğrultusunda hazırlanacak. • Paketlerin üzerine İl - İlçe adı ile malzemenin cinsi, cilt veya yıl numarası mutlaka yazılacak. • Devir- Teslim listesindeki sıra numarasına göre paketleme yapılacak ve aynı sıra numarası paketin üzerine yazılacak.

10. 4- Teslim nasıl yapılacak. Arşivlik malzeme, ilçelerin tamamını kapsayacak şekilde il bazında toplanarak teslim edilmek üzere Valilikçe temin edilecek araç ile gönderilecek. • Her ilçeden tecrübeli bir personel, bunun mümkün olmaması halinde, ilçe nüfus müdürü görevlendirilerek, Devir – Teslim yapılacaktır. Hizmetli kadrosunda bulunan kişiye devir-teslim işlemi yaptırılmayacaktır. • Görevlendirilen personel isimleri, araç plakaları ile yola çıkış tarihi teslim tarihinden en az bir hafta önce il müdürlüğünce (0312 )397 71 08 no’ lu Başkanlığımız faksına bildirilecektir.

11. 5- 1974 Öncesi özel kütükler ilgili çalışmalar nasıl yapılacak. Yıpranmış klasörler değiştirilecek ancak,sıralamada ve klasör içindeki belge adedinde değişikliğe gidilmeyecek. evlenme ve boşanma nedeniyle ayrıca nakilden de numara alınması durumunda, nakil dosyalarında bu nedenle atlanan numaralar tespit edilerek hazırlanacak liste klasörün üst kapağının iç kısmına yapıştırılacak. Ayrıca birçok ilçemizden yapılan yazışmaların hala Mikrofilm ve Arşiv Şube Müdürlüğüne hitaben yazıldığı görülmektedir. Arşiv Daire Başkanlığımıza bağlı olarak1-Özel Kütükler Şube Müdürlüğü , 2-Aile Kütükleri Şube Müdürlüğü ve Dosya Şube müdürlükleri bulunmaktadır. Yukarıdaki hususlara dikkat edilmesi halinde devir – teslim işlemlerinin daha düzgün bir şekilde gerçekleşmesi mümkün olacaktır.

12. Arşiv Daire Başkanlığına Teslim Edilen Arşivlik Malzemelerin Tesliminde Görülen Aksaklıklar 1- Türkçe yazılı defter listelerine ilişkin Ek-1’ ler genelde gelmiyor, 2- Kütük içerisinde bulunan bütün köyler yazılmıyor, 3- Kütük üzerinde olmasına rağmen cilt no’ları listeye yazılmıyor, 4-Her cilt de bir sıra no’su verilmesi gerekirken her köye bir sıra no’su veriliyor, 5- Osmanlıca, Atik ve Türkçe yazılı defterler karışık tutuluyor, aynı listeye yazılıyor, 6- İlçe nüfus Müdürleri Konu hakkında gereken hassasiyeti göstermiyor, 7- Arşivlik malzemeye ilişkin arşiv çalışması yapan, paketi ve listeyi hazırlayan kişi yerine konu hakkında bilgi sahibi olmayan aynı ve ayrı ilçe personeli gönderiliyor.

13. 8-1974 – 1987 yıllarına ait Özel Kütükler için düzenlenen Ek-3 formlarında yıllar itibari ile sıralama yapılmadığı ve vukuat türlerinin sıralamaları farklı yapıldığı gibi bir vukuatın bitiminden itibaren hemen diğerinin devam etmesi gerektiği halde bununda yapılmadığı, (Doğum, Evlenme, Boşanma, Tashih, Nakil, Yeniden kayıt ve Ölüm ) 9- Vukuat defterlerine ilişkin düzenlenen Ek-2 formlarda da vukuatlara göre devamının sağlanmadığı ve yıllarının da küçükten büyüğü doğru düzenlenmediği, 10- Sicil defterleri, Müsvedde defterleri ve yersel yazım defterleri aile kütüklerinden ayrı olarak Ek-1 formları düzenlenecektir.

14. 11- Ayrıca; Ek-1,2,3…. gibi listeler düzenlenirken buna ilişkin 01.10.2009 gün ve 10979 sayılı talimatımızın 5. maddesinde belirtildiği şekilde tasdik ve onay işlemi yapılacaktır. Ancak, birden fazla sayfa düzenlendiğinde her sayfanın başlık kısmında yer alması gereken tanıtıcı bilgiler yer almak kaydıyla,her sayfanın alt kısmında mühür, imza ve kaşe vurulacak kadar boşluk bırakılmak suretiyle, ilçe nüfus müdürü tarafından imza, mühür ve kaşe işlemi gerçekleştirilecektir. En son sayfaya ise örnek formlarda yer aldığı şekliyle onay bölüm açılarak mülki amir tarafından da imzalanacaktır.

15. DİNLEDİĞİDİNİZ İÇİN TEŞEKKÜR EDERİZ