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第 3 章 办公自动化软件－－ Excel 2000

第 3 章 办公自动化软件－－ Excel 2000. §1 Excel 2000 的基本操作 §2 公式和函数 §3 工作表的格式化 §4 图表的建立 §5 数据库管理 §6 打印. §1 Excel 2000 的基本操作. 电子表格软件是用于数据处理的软件。电子表格中的每一个单元可以存储的数据可以是数值、字符、数值、变量、公式、图像、声音等信息。 电子表格可应用于金融、财税、行政、个人事务等领域，有助于提高工作效率，实现办公自动化。

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第 3 章 办公自动化软件－－ Excel 2000

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  1. 第3章 办公自动化软件－－Excel 2000 §1Excel 2000的基本操作 §2 公式和函数 §3 工作表的格式化 §4 图表的建立 §5数据库管理 §6打印

  2. §1 Excel 2000的基本操作 • 电子表格软件是用于数据处理的软件。电子表格中的每一个单元可以存储的数据可以是数值、字符、数值、变量、公式、图像、声音等信息。 • 电子表格可应用于金融、财税、行政、个人事务等领域，有助于提高工作效率，实现办公自动化。 • 在Excel2000中，工作簿（又称Excel文档）是处理和存储数据的文件，缺省的扩展名为.xls。Excel2000的工作表是用于存储、处理数据的主要文档，它由排成行和列的单元格组成。工作表总是存储在工作簿中。

  3. §1 Excel 2000的基本操作 一、 Excel 2000的新功能 二、 Excel 2000窗口的基本组成 三、在工作表中输入数据 四、Excel 中的选择操作 五、修改、插入、删除 六、移动、复制 七、查找与替换

  4. §1 Excel 2000的基本操作 一、Excel2000的新功能 透明查看 欧洲货币符号 用4位数表示的日期格式 清单自动填充 增强了数据透视表的功能 图表单位显示功能 与Web有关的功能

  5. §1 Excel 2000的基本操作 二、 Excel 2000窗口的基本组成 1、工具栏 • Excel的工具栏包含了有关求和、粘贴函数、排序、小数位数等按钮。 2、工作表区：表示工作表的整体 • 行号与列标 • 行号是位于各行左侧的灰色编号区，行号范围：1~65536标,采用数字表示。 • 列标是位于各列上方的灰色字母，列标一般采用字母编号，范围为：A~IV。

  6. §1 Excel 2000的基本操作二、 Excel 2000窗口的基本组成工作表区 • 工作表标签 • 位于工作簿窗口底部，工作表标签上显示着工作表的名称 • 工作表间切换：单击工作表标签 • 改变工作表名称的方法： • 方法一：双击要改变工作表名称的工作表标签，输入新名称 • 方法二：用右击要改变工作表名称的工作表标签，选择“重命名”命令项，输入新名称。

  7. §1 Excel 2000的基本操作二、 Excel 2000窗口的基本组成工作表区 • 单元格和活动单元格 • 单元格存放着最基本的信息元。每一个单元格都有一个行号和列标。 • 表示方法（单元格地址或单元格引用）：列标和行号的组合（列标在前、行号在后）。如“B15” • 活动单元格：用户选中的单元格，被一个较粗的框线包围着，其地址显示在编辑栏的名称框中。 • 填充柄：活动单元格右下角的一个小黑点 • 拖动填充柄可以将内容复制到相信单元格中。

  8. §1 Excel 2000的基本操作 二、 Excel 2000窗口的基本组成 3、编辑栏 • 用于显示活动单元格中的常数或公式， • 当用户正在编辑公式时，编辑栏的左端为用户提供可选择的函数，否则作为名称框，显示着活动单元格的地址（引用）。 4、鼠标指针 • 在Excel2000的窗口中移动鼠标指针时，在不同的区域会有不同的显示形状，分别表示不同的状态，

  9. §1 Excel 2000的基本操作 二、 Excel 2000窗口的基本组成 5、窗口操作 Excel允许打开多个窗口。 • 切换：“窗口”→已打开的文档名；单击任务栏上的相应文档按钮。 • 排列：“窗口” →“全部重排” • 拆分窗口：“窗口” →“拆分”或单击纵滚动条上方的“拆分条” 4.冻结窗格 • 用于冻结活动工作表中的上窗格、左窗格或同时冻结两者。冻结标题并不影响打印输出。 5.缩放窗口 • 操作同Word操作一样

  10. §1 Excel 2000的基本操作 三、在工作表中输入数据 操作方法： 1)先定位单元格（单击要输入数据的单元格） 2)键入数据或单击编辑栏，在编辑栏上输入数据 3)按Enter键（激活下方的相邻单元格）或Tab键（激活右边的单元格） 两种基本数据类型：常量数据和公式。

  11. §1 Excel 2000的基本操作 三、在工作表中输入数据 1、 输入文本（字符）的规则 • Excel中输入的文本是数字、空格和其他各类字符的组合 • 文本默认对齐方式：左对齐。 • 输入硬回车，按Alt+Enter键（按Enter键激活相邻单元格） • 输入的第一个数为0的数据的编号，应把编号当文本进行输入，输入时应在0前加上单引号。

  12. §1 Excel 2000的基本操作 三、在工作表中输入数据 2、输入数字的规则 • 键入的数字为数字常量，允许的数字字符有：0~9,+,-,(),/,$,%,E,e • 输入正数可忽略正号+，负数需输入-或（）。如-25＝（25） • 区别分数和日期格式：分数前必须有零和空格，且0在前 • 数字的默认对齐方式：右对齐

  13. §1 Excel 2000的基本操作 三、在工作表中输入数据 3、输入日期和时间的规则 • 日期格式：年-月-日、年/月/日 • 时间格式：时：分：秒 • Excel将日期和时间当作数字处理 • Excel2000采用4位的年表示法：2002-11-21 • 在同一单元格中键入日期和时间，要用空格作分隔。 • Excel允许对时间和日期进行运算，

  14. §1 Excel 2000的基本操作 四、Excel中的选择操作 1、单元格的选择

  15. §1 Excel 2000的基本操作 四、Excel中的选择操作 2、工作表的选定 • 单张工作表：单击工作表标签 • 多张相邻工作表：单击第一张工作表标签按shift键，单击最后一张工作表标签 • 多张不相邻工作表：单击一张工作表按ctrl键，单击每一个要选择的工作表标签 • 所有工作表：在某一张工作表标签上右击选择“选定全部工作表”命令 • 取消多张工作表的选定：在某一张工作表标签上右击选择“取消成组工作表”

  16. §1 Excel 2000的基本操作 五、修改、插入、删除 1、修改数据 • 方法一：选择单元格，鼠标单击编辑栏的编辑区，在编辑区中进行移动插入点、删除或插入数据等操作 • 方法二：双击单元格，在单元格中进行移动插入点、删除或插入数据等操作 注意：若用户在选择了该单元格后，直接键入数据或按Delete键，会删除原有的数据。若在键入数据确认以前，欲恢复原数据，可按Esc或用“撤消”命令

  17. §1 Excel 2000的基本操作 五、修改、插入、删除 2、插入 • 单元格插入 • 插入一个或多个单元格，新插入的单元格总是位于所选单元格的上方或左侧。 • 操作方法： • 选择一个或多个单元格 • 单击“插入” →“单元格”或右击已选择的单元格→选择“插入” →根据需要选择选项→

  18. §1 Excel 2000的基本操作 五、修改、插入、删除单元格插入 • 弹出的“插入”对话框中的选项： • 活动单元格右移：插入与选定单元格个数相同数量的单元格，并插在选定的单元格左侧 • 活动单元格下移：插入与选定单元格个数相同数量的单元格，并插在选定的单元格上方 • 整行：整行插入，插入的行数与选定单元格的行数相同，且插在选定的单元格上方 • 整列：整列插入，插入的列数与选定单元格的列数相同，且插在选定的单元格左侧

  19. §1 Excel 2000的基本操作 五、修改、插入、删除 • 整行（列）插入 选择若干行（列）→→ “行”（“列”） • 工作表插入 选择工作表→ “插入”菜单→ “工作表” 3、清除和删除 • 清除：清除单元格中的信息，不删除单元格 • 删除：删除单元格及其里面的信息

  20. §1 Excel 2000的基本操作 五、修改、插入、删除清除和删除 • 清除 选择单元格→“编辑” 菜单→“清除” →选择选项→ 选项： • 全部：从选定的单元格中清除所有内容和格式，包括批注和超级链接 • 格式：只删除所选单元格的单元格格式，不删除单元格内容和批注　 • 内容：删除所选单元格的内容，不影响单元格格式，不删除批注　 • 批注：只删除附加到所选单元格中的批注

  21. §1 Excel 2000的基本操作 五、修改、插入、删除清除和删除 • 单元格删除 • 删除一个或多个单元格后，右侧单元格左移或下方单元格上移 选择一个或多个单元格→“编辑” 菜单→“删除” →选择选项 • 整行（列）删除 选择行（列）→ “编辑” 菜单→“删除” →选择选项 • 工作表删除 选择工作表→ “编辑” 菜单→“删除工作表” →选择选项

  22. §1 Excel 2000的基本操作 六、移动、复制移动 1、移动 • 单元格中部分数据的移动 双击要移动单元格→选择移动数据→“剪切” →双击接收内容单元格→“粘贴” • 工作表中数据移动 • 移动一个或多个单元格中的数据 • 选择要移动单元格→鼠标指针移到选中单元格区域的边框，拖动鼠标到需要数据的位置 • 注意：移动后，新位置上单元格原有的数据消失，被移过来的数据所覆盖

  23. §1 Excel 2000的基本操作 六、移动、复制 移动 • 工作表移动 • 方法一：菜单法 选择一张或多张要移动的工作表→“编辑” → “移动或复制工作表” →选择工作簿、选择移到哪个工作表的前面 • 方法二：鼠标法 选择一张或多张要移动的工作表→鼠标指针移动到被选择的工作表标签上，拖动鼠标到适当的位置上，松手

  24. §1 Excel 2000的基本操作 六、移动、复制 复制 1、单元格中部分数据的复制 双击要移动单元格→选择移动数据→“复制” →双击接收内容单元格→“粘贴” 2、工作表中数据复制 复制一个或多个单元格中的数据，其操作与移动类似，可使用剪贴板或用鼠标拖动，拖动时须按住Ctrl键。 • 注意：复制后，新位置上单元格原有的数据消失，被复制过来的数据所覆盖。

  25. §1 Excel 2000的基本操作 六、移动、复制 复制 • 填充(数据) • 用于复制相邻单元格中的数据 • 方法：选定源单元格，将鼠标指针移到填充柄上，变成实心的十字形状时，拖动鼠标到需要数据的目标单元格 • 复制的数据以1为步长增长 • 方法：选定源单元格，将鼠标指针移到填充柄上，变成实心的十字形状时，按住Ctrl键，拖动鼠标到需要数据的目标单元格

  26. §1 Excel 2000的基本操作 六、移动、复制 复制 • 填充等差数列 • 在连续两个单元格里输入初值和第二个值 • 选定这两个单元格 • 拖动填充柄到需要数据的填充区域 • 填充等差数列/等比数列： • 在第一个单元格里输入初值 • 用鼠标右键拖动填充柄到需要填充数据的单元格，在弹出的快捷菜单中选择“序列” • 在对话框中选择等差序列或等比序列，输入步长，单击“确定”按钮

  27. §1 Excel 2000的基本操作 六、移动、复制 复制 5、工作表复制 • 方法一：菜单方法 选择一张或多张要移动的工作表→“编辑” → “移动或复制工作表” →选择工作簿、选择移到哪个工作表的前面,单击“建立副本”选项。 • 方法二：采用鼠标方法 选择一张或多张要移动的工作表→鼠标指针移动到被选择的工作表标签上，按住ctrl键并拖动鼠标到适当的位置上，松手

  28. §1 Excel 2000的基本操作 七、查找与替换 1、查找 选择要查找数据的单元格区域→“编辑”菜单→“查找”→在“查找内容”处输入要找的文字或数据→“查找下一处”按钮→ 2、替换 选择要查找数据的单元格区域→“编辑”菜单→“替换”→“编辑”菜单→在“查找内容”处输入要找的文字或数据→在“替换值”处输入要替换的新数据→单击“替换”按钮

  29. §2 公式和函数 一、公式 二、运算符 三、单元格引用 四、函数 五、出错信息

  30. §2 公式和函数 一、公式 • Excel中的公式是以等号开头的， • 语法：＝表达式（表达式是操作数和运算符的集合） • 操作数可以是常量、单元格或区域引用、标志、名称式工作表函数。若在输入表达时需要加入函数，可在编辑左端的“函数”下拉列表框选择函数

  31. §2 公式和函数 二、运算符 • 有4类：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。 1、算术运算符 • 运算符有：负号（-）、百分数（%）、乘幂（＾）、乘（＊）、除（/）、加（+）、减（-） • 运算优先级：高 低 2、文本运算符 • 只有一个“＆”，作用:将两个文本值连接起来产生一个连续的文本值。

  32. §2 公式和函数 二、运算符 3、比较运算符 • 比较运算符有：等于（＝）、小于（＜＝、大于（＞）、大于等于（＜＝）、小于等于（＞＝）、不等于（＜＞） • 比较运算符用来比较两个值，比较的结果是一个逻辑值：TRUE或FALSE。 • TRUE：表示条件成立 • FALSE：表示比较的条件不成立

  33. §2 公式和函数 三、单元格引用 • 引用的作用：标识工作表上的单元格或单元格区域，指明公式中所使用的数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表中不同部分的数据，引用同一工作簿中其他工a作表中的数据。 • 对单元格的引用分为：相对引用、绝对引用、混合引用。

  34. §2 公式和函数 三、单元格引用相对引用 1、相对引用 • 相对引用是相对于包含公式的单元格的相对位置。如：把A列5行的单元格表示成A5。 • 在复制包含相对引用的公式时，Excel会自动调整公式中的引用，将引用数据与公式的相对位置同时复制给其他单元格。 • 注意：复制公式时，单元格地址会随之变化。单元格公式移动时，单元格地址不会改变。

  35. §2 公式和函数 三、单元格引用 2、绝对引用　 • 如果在复制公式时不希望Excel调整引用，可使用绝对引用，其方法是在行号和列标前各加上一个美元符号（$）。 3、混合引用 • 根据需要只对行进行绝对引用或只对列进行绝对引用，即只在行号前加$或只在列标前加$。

  36. §2 公式和函数 三、单元格引用引用运算符 引用运算符：将单元格区域合并进行计算。 • 冒号（区域运算符）：对左右两个引用之间，包括两个引用在内的矩形区域内所有单元格进行引用。 • 逗号（联合运算符）：将多个引用合并为一个引用。 • 空格（交叉运算符，又称交） ：取引用区域的公共总分。 • 感叹号（三维引用运算符）：引用另一张工作表中的数据。 • 表示形式为：工作表名！单元格引用区域 • 表示某一行或几行：“行号：行号” • 表示某一列或几列：“列标：列标”

  37. §2 公式和函数 三、单元格引用 选择性粘贴 • 作用：将“剪贴板”上的内容按指定的格式粘贴、链接或嵌入当前工作表中 • 操作方法： • 使用“复制”命令，将内容复制到剪贴板上 • 选择要粘贴的位置，使用“编辑” →“选择性粘贴” • 在弹出的对话框中选择需要的选项，单击“确定”按钮

  38. §2 公式和函数 四、函数 • 函数：一些预定义的公式 • 语法：函数名（参数，参数，……） • 括号必须有，参数根据不同的函数而定，参数可以是数字、文本、单元格引用、公式或其他函数等。 • 函数类型：数学与三角函数、统计函数、日期与时间函数、数据库函数、逻辑函数查找与引用函数等。 • 打开公式选项板的方法： • 在编辑栏中单击“编辑公式”按钮，在工具栏左端选择函数； • 单击“常用”工具栏上的“粘贴函数”按钮，在“粘贴函数”对话框中选择函数。

  39. §2 公式和函数 四、函数常用函数介绍 1、求和函数SUM • SUM(number1,number2…) 2、求平均函数AVERAGE • 格式：AVERAGE（number1,number2,…） • 功能：返回参数所对应的算术平均数 • 说明：该函数只对参数中的数值求平均数 3、计数函数COUNT • 格式：COUNT(nuimber1,number2,…) • 功能：统计参数表中的数值参数和包含数字的单元格个数

  40. §2 公式和函数 四、函数常用函数介绍 4、求最大值函数MAX和求最小值函数MIN • 格式：MAX（number1,number2,……） MIN（number1,number2,……） • 功能：用于求参数表中对应数字的最大值或最小值 5、取整函数INT • 格式：INT（number） • 功能：返回一个小于number的最大整数 • 例：＝INT（3.5）值为3，＝INT（-4.9）值为－5

  41. §2 公式和函数 四、函数常用函数介绍 6、四舍五入函数ROUND • 格式：ROUND（number，num_digits） • num_digits＞0，舍入到指定的小数位 • num_digits＝0，舍入到整数 • num_digits＜0，小数点左侧（整数部分）进行舍入 • 例：＝round(3.1415926,2)，其值为3.14；＝round（3.1415926，4），其值为3.1416；＝round(456789,-4)，其值为460000。

  42. §2 公式和函数 四、函数常用函数介绍 7、根据条件计数函数COUNTIF • 格式：COUNTIF（range,criteria） • 功能：统计给定区域内满足特定条件的单元格的数目 • range：:需要统计的单元格区域 • criteria：条件，形式可以为数字、表达式或文本

  43. §2 公式和函数 四、函数常用函数介绍 8、条件函数IF • IF（logical_test,valuce_if_true,value_if_false） • 功能：根据条件logical_test的真假值，返回不同的结果。若logical_test的值为真，则返回valuce_if_true，否则，返回value_if_false • 函数IF最多可以嵌套7层

  44. §2 公式和函数 四、函数常用函数介绍 9、逻辑与函数AND(logical1,logical2,…) • 功能：所有条件参数（最多30个）的逻辑值均为真时返回TRUE；否则返回FALSE。 10、逻辑或函数OR(logical1,logical2……) • 功能：所有条件参数（最多30个）中只要一个参数的逻辑值为真时返回TRUE，否则返回FALSE， 11、逻辑非函数NOT（logical） • 功能：对参数值logical求反。 • 用法：当要确保一个值不等于某一特定值时，可以使用NOT函数

  45. §2 公式和函数 五、出错信息 • 用户输入的公式不能正确计算出结果，Excel将显示一个以＃开头的错误值。 • 错误值 原因 ### 单元格宽度不够 #VALUE 使用错误的或运算对象类型 #DIV/0 公式被零除 #NAME 公式中使用不能识别的文本 #N/A 函数或公式中没有可用的数值 #REF！ 引用了无效的单元 #NUM！ 在数学函数中使用了不适当的参数 #NULL！ 指定的两个区域不相交

  46. §3 工作表的格式化 一、改变行高和列宽 二、设置数据格式 三、设置对齐方式 四、保护工作表 五、设置条件格式 六、自动套用格式

  47. §3 工作表的格式化 一、改变行高和列宽 • 鼠标光标指向行标(列宽)底(右)边，当鼠标光标变成左右(上下)双向箭头时按下鼠标左键，)拖动鼠标。 • 要使某列的列宽与单元格内容宽度相适合（使行高与单元格内容高度适合），双击该列标（行号）的右（下）边界，系统选择最合适的行高。 • 单击“格式”→“列”→“最合适的列宽”（单击“格式” →“行”→“最合适的行高” ），系统选择最合适的列宽。 • “格式”菜单→“列”→“标准列宽” ，各列回到标准列宽。

  48. §3 工作表的格式化 二、设置数据格式 • 选中区域或单元格→“格式”→“单元格”→“单元格格式”对话框

  49. §3 工作表的格式化 四、保护工作表 • 保护工作表：防止更改单元格中的数据和公式、图表中的项目等，工作表中锁定的单元格，用户不能改变其中的内容。 • “锁定”：单元格的内容、格式不能被改变。 • “隐藏”：只能看到显示值(计算结果)，不能看到公式区的原值(公式本身)。 注意：要使“锁定”或“隐藏”有效，一定要“保护工作表” • 操作方法：选择工作表→“工具” →“保护” → “保护工作表” →选择欲保护的项目。

  50. §3 工作表的格式化 五、设置条件格式 • 条件格式标记单元格：突出显示公式的结果或某些单元格的值。 • 设置方法： 选择要设置格式的单元格区域→“格式”菜单→“条件格式”→在对话框中确定条件（多条件可用“添加”按钮并设置格式→

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