1 / 40

Penulisan Surat Resmi Muhammad Rachman Mulyandi, SE, MBA

Penulisan Surat Resmi Muhammad Rachman Mulyandi, SE, MBA. @ yanditilly ; www.yanditilly.com “ Raharja Organization School” 2 April 2012. PENGERTIAN. Surat resmi adalah surat yang dibuat dan dikirim oleh suatu intansi / organisasi / kantor untuk keperluan resmi /formal

gilda
Download Presentation

Penulisan Surat Resmi Muhammad Rachman Mulyandi, SE, MBA

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PenulisanSuratResmiMuhammad Rachman Mulyandi, SE, MBA @yanditilly ; www.yanditilly.com “Raharja Organization School” 2 April 2012

  2. PENGERTIAN • Suratresmiadalahsurat yang dibuatdandikirimolehsuatuintansi/organisasi/kantoruntukkeperluanresmi/formal • Suratresmiharusditulisdenganbahasa yang bakudanharusmemperhatikankaidahkebahasaan yang benar

  3. SistematikaSuratDinas • Kop Surat/Kepalasurat • TanggalSurat • Nomor, Lampiran, Perihal • AlamatTujuanSurat • Salam Pembuka • Isi Surat • Salam Penutup • TandaTangandanNamaPenanggungJawab • Tembusan

  4. Kop Surat • MemuatInformasiTentang: • Nama/Lembaga/Institusi/Organisasi • AlamatLengkap • Logo/Lambang (Jika Ada) • Contoh:

  5. Fungsi Kop Surat/KepalaSurat • Mengetahuinamadanalamatkantorintansi/organisasi/kantor • Menginformasikanbidangusahaataujeniskegiatan • Alatpromosi

  6. TanggalSurat • Padabagianinitidakperlumenuliskannamakotakarenasudahterdapat di dalam kop surat/kepalasurat • Penulisantanggalselaludiikutidengannamabulandantahun • Contoh: 12 April 2012

  7. Nomor • Penulisantandatitikdua (: ), setelahnomor, lampiran, danperihaldiusahakansejajar • Penomoransuratinibergunauntuk: • Memudahkanpengaturan, baikuntukpenyimpananmaupunpenemuannyakembaliapabiladiperlukan • Mengetahuijumlahsurat yang diterimadandikeluarkanolehorganisasi • Memudahkanpengklasifikasiansuratberdasarkanisinya • Penunjukansecaraakuratsumberdalamhubungansuratmenyurat

  8. Nomor • Secaraumumrangkaiannomorsuratterdiriatasnomorurut, kode, bulan, dantahunpembuatansurat • Nomorurutmenggunakanangkabiasa, kodebervariasi, bulandenganangkaromawi, dantahunditulisutuhdandapatditulisduaangkadibelakangnyasaja • Penempatannomorsuratdisesuaikandenganbentukdansistempenulisannya, yaitu: • Diletakkan di sebelahkiriataskertasuntuksuratberperihal • Diletakkan di bawahjuduluntuksuratberjudul

  9. Lampiran Yang Disertakan • Pengirimansuratyang disertailampirandokumendisebutdalamisisurat • Penulisannyadibawahnomorsuratdisebutkanjumlahlembar, eksemplarataucukupsatuberkas • Penulisanjumlahditulisdenganhuruf, apabilajumlahkurangdarisepuluhmakaditulisdenganangka

  10. Hal atauPerihal • Hal atauperihalberfungsiuntukmemberipetunjukkepadapembacatentangpokokdalamsurat • Hal atauperihalsamadenganjudulpadasuratberjudul • Hal teknispenulisandalamperihal: • Perihaltidakditulisdenganhurufkapitalkeseluruhannya • Perihalditulisdenganhurufkapitalpadahurufpertama kata utamanyasaja • Padaakhirperihaltidakmenggunakantandatitikkarenaperihalbukankalimat

  11. AlamatTujuanSurat • Alamattujuanterdapatdalamduatempat, yaitudisampulsuratdanlembarkertassurat • Alamatpadasampulharuslengkapdanpadakertasbolehtidakselengkappadasampulsurat • Hal-hal yang harusdiperhatikandalampenulisanalamatadalah: • Kata “kepada” tidakwajibdipakai • Ungkapan “Yth”, dipakaiuntukmenghormati yang dikirimsurat, menghormatikedudukan orang yang dituju • Ungkapan “Yth”, tidakperludipakaiapabilaalamat yang ditujutidakmenyebutkannamaseseorangataujabatanseseorang • Sebutan “sdr”, hanyadipergunakanapabiladiikutinama orang dan kata tersebuttidakdigunakanapabilapihak yang ditujuadalahlembagaataujabatantertentu

  12. AlamatTujuanSurat • Padaakhirsetiapbaris, termasukbaristerakhirtidakdiperlukantandatitik, kecualiapabiladigunakansingkatan • Tandabaca, yang tidakbermanfaatsebaiknyatidakdigunakan • KodePossangatdianjurkanuntukdituliskarenaakanmembantupetugasposdalammengirimkansurattersebut

  13. Salam Pembuka • Salam pembukabergunauntukmembukapembicaraandalamsuratsecaraberadab. • Surat yang tidakmenggunakansalampembukajugatidaksalah • Biasanyasalampembukadigunakanuntuksurat-surat yang berisiberita

  14. Isi Surat • Surat yang baikterdiridariatastigabagianyaitu: • Bagianpembuka: bergunasebagaipengantarbagipembacauntuksegeramengertahuiberitapokok yang akandisampaikanmelaluisurattersebut • Bagianinti: bagian yang berisimaksudutamapengirimansurat • Bagianpenutup: merupakanpenegasan, simpulan, harapan, atauucapanterimakasih

  15. Salam Penutup • Salam penutupdigunakanuntukmenambahkesantunandalamberkomunikasi. • Salam penutuptidakwajibdigunakandalamsurat

  16. TandaTangandanNamaPenanggungJawab • Penandatangansuratadalah orang yang namanyatercantumdalamsuratitu • Pencantumannamaseseorangdanhakuntukmenandatanganinyatentudidasarkanataskewenangannyadanjabatannya • Apabilapenandatangansuratitudiwakilkankepada orang lain, makaharusdisebutkansebagaiatasnamadannamapenandatanganditulisjelas di bawahnya • Tidakbolehnama yang tercantum lain denganpenandatanganannya

  17. Tembusan • Tembusandigunakanbilaadapihak lain yang dianggapperlumengetahuiisisurattersebut

  18. SistematikaSuratDinasBentukLurus 1 2 3 4 5 6 7 8 9

  19. Pembuatan ProposalMuhammad Rachman Mulyandi, SE, MBA@yanditilly ; www.yanditilly.com Raharja Organization School 2 April 2012

  20. Pengertian • Proposal dibuatketikaakanmelaksanakansuatukegiatan • Tujuanuntukmembuat proposal adalahuntukmencari sponsor dandonatur • Ada lagi proposal yang lebihspesifikadalahuntukmemintaijindarisuatuinstansi, lembagaatauorganisasitertentuuntukmelaksanakansuatukegiatan

  21. Pendahuluan • Berisikantentanghal-haldankondisiumum yang melatarbelakangidilaksanakankegiatantersebut • Hubungankegiatantersebutdalamkehidupansehari-hariataukegiatan yang nyata • Point-point pembahasanpadapendahuluaninimengacupadakomponen SWOT yang telahdibahas

  22. DasarPemikiranKegiatan • Berisitentangdasar yang digunakandalampelaksanaankegiatan, misalnya: • Tri DarmaPerguruanTinggi, Program KerjaPengurus, dan lain-lain • Jikakegiatantersebutbukandariorganisasi, makadidasarkansecaraumum, misalnya: • PeraturanPemerintah yang tercantumdalamUndang-Undang

  23. TujuanKegiatan • Tujuan yang ingindicapaidalamkegiatantersebut, tujuantersebutsebaiknyadijabarkandalamduabentukyaitu: • Tujuansecarakhusus • Tujuansecaraumum • Contoh: • Memperolehkader-kader HMJ • Memberipengetahuanmanajerialdankepemimpinanbagicalonanggota HMJ

  24. TemaKegiatan • Tema yang diangkatdalamkegiatantersebut • Diusahakanmenarikdansedanghangatdibicarakan • HarusUptodate

  25. JenisKegiatan • Diperlukanuntukmenjelaskanrangkaiankegiatan yang akandilaksanakanjikakegiatannyalebihdarisatu • Menjelaskanbentukdarikegiatantersebut, misalnya: • Seminar • Pelatihan • PenyampaianMaterisecaralisan • Tanya Jawab • Simulasi • Dll

  26. Target • Berisiuraian yang lebihterperincidariTujuanKegiatanterutamamengenaiukuran-ukuran yang digunakansebagaipenilaiantercapaiatautidaknyasuatutujuan • Hasil yang diharapkandalammelaksanakankegiatantersebut • Target peserta, anggota, lokasidarisuatukegiatandiadakan

  27. SasaranPeserta • Menjelaskantentangobjekatausiapa yang akanmengikutikegiatantersebutataulebihkenaldenganpeserta

  28. WaktudanTempatPelaksanaan • Tentukandimana, hari, tanggal, bulan, tahunsertapukulberapaakandilaksanakankegiatantersebut • Harusjelasdanpasti

  29. Anggaran Dana • Dalamanggarandisini, hanyadisebutkansecara global pemasukandanpengeluaran yang dibutuhkanuntukkegiatantersebut • Anggaran yang lebihrincisebaiknyadipersiapkanjuga, namumterpisah • Apabila Proposal untukmemintaataumeminjamdanauntukusaha, berikanalasankenapalebihmenguntungkanapabilamenaruhinvestasinya di kegiatantersebut

  30. SusunanPanitia • Dicantumkanposisi-posisi yang pentingsajaseperti: • PelindungKegiatan • KetuaKegiatan • PenanggungJawabKegiatan • Pejabat-pejabatpentinglainnyadalamkegiatansepertiwakil, bendahara, dan lain-lain • Sedangkankepanitiaanlengkapdimasukkandalamlampiran

  31. JadwalKegiatan • Dibuatsesuaidenganperencanaandalamkalenderkegiatan yang telahdisusundandipersiapkansebelumnya • Ataubisajugadicantumkanterlampirapabilajadwaldarikegiatantersebutbanyakdanpadatacaranya

  32. Penutup • Berisitentangharapan yang ingindicapaidanmemintadukungandarisemuapihakdanbagisemuapihak • Ditutupdenganlembarpengesahan proposal, seperti logo organisasiresmi, cap organisasiresmi, tandatanganmengetahuiketuapelaksanakegiatan, tandatanganketuaorganisasi, lembaga, dan lain-lain • Lampiran

  33. LaporanPertanggungJawabanKegiatanMuhammad Rachman Mulyandi, SE, MBA@yanditilly ; www.yanditilly.com Raharja Organization School 2 April 2012

  34. Tujuan • Memberikangambarankepadapanitiakegiatandalampencairananggarandanmembuatlaporankegiatan yang telahdilakukan • Menjagaketertibanjalannyaorganisasi • Mendokumentasikankegiatan yang sudahdiselenggarakanolehorganisasi

  35. MateriPenulisan • Sampul: • Logo organisasi • TulisanLaporanpertanggungjawaban • Judulkegiatandantema • Namaorganisasi • Tahun

  36. SistematikaPenulisan • Latarbelakangmemuatsegalahal yang melatarbelakangidanalasanperlunyadilaksanakankegiatantersebut • NamadanTema, namakegiatansingkat, padat, menariksertamudahdimengertisehinggatidakmenimbulkanpenafsiran yang bertentangandengantema (bilaada) • Temaharusadaapabilakegiatantersebutberskalabesar • TujuanKegiatan, mencerminkanvisidanmisiorganisasidanselarasdengan program kerjavisidanmisiindukorganisasi

  37. SistematikaPenulisan • Sasarankegiatanmencakupperorangan/kelompok/institusi yang mudahdimengerti • Waktudantempatmemuat: • Hari/Tanggal: cantumkannamahari, tanggaldantahunnya • Waktu: waktudimulaidanberakhirnyakegiatan • Tempat: Lokasikegiatandenganalamatlengkap • DeskripsisingkatPelaksanaanKegiatan, berupakalimatsingkat yang menggambarkanpelaksanaankegiatan

  38. SistematikaPenulisan • Pelaksanaanacaradanhasilacara, mencantumkansusunanacarasecararincidanlengkapdenganalokasiwaktuperkegiatanbesertaNarasumber, hasil yang dicapaidan agenda tindaklanjut • Rincianpenggunaananggaran, harus detail danterperincisertadibuktikandenganbuktipendukung • Susunankepanitiaan, personaliakepanitiaan (harusmencantumkannomorindukanggotadariorganisasiinduk, bertujuanuntukmenjelaskanidentitaslebih detail)

  39. SistematikaPenulisan • Penutup, berisiantarasepertiucapanterimakasihkepadapimpinanorganisasiinduk, semuapihak yang membantuhinggadapatdilaksanakannyakegiatan • LembarPengesahan (tandatanganharusasli): • Berisitempatdantanggalpembuatan • Ketuaumum • Ketuapelaksana • PenanggungJawab • Lampiranberisitentangfotoataudokumentasikegiatan, materiataubahankegiatan, nota penggunaananggaran

  40. TERIMA KASIH @yanditilly www.yanditilly.com

More Related