1 / 81

PENULISAN SURAT RASMI

PENULISAN SURAT RASMI. Disampaikan Oleh: NOR HAFIDAH ABU HANIT. SURAT RASMI BERKUALITI. PENGENALAN. Surat rasmi merupakan teks yang berformat kerana mempunyai peraturan dan gaya persembahan yang perlu dipatuhi.

maille
Download Presentation

PENULISAN SURAT RASMI

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PENULISAN SURAT RASMI Disampaikan Oleh: NOR HAFIDAH ABU HANIT

  2. SURAT RASMIBERKUALITI Kampus Pendidikan Teknik

  3. PENGENALAN • Surat rasmi merupakan teks yang berformat kerana mempunyai peraturan dan gaya persembahan yang perlu dipatuhi. • Surat rasmi masih digunakan secara meluas pada hari ini walaupun sudah ada kemudahan ICT. • Surat rasmi ditulis oleh pihak tertentu, bertujuan menyampaikan maklumat. • Merupakan dokumen bercetak yang boleh dibaca berulang kali. Pusat Perkembangan Kurikulum

  4. Definisi Surat Rasmi • Menurut Shurter, R.L (1954), “ A message that attempt s to influence its recipient to take some action or attitude desired by the sender.” • Menurut Asmah Hj. Omar(1997), “ Surat yang ditulis untuk urusan rasmi, iaitu dalam urusan yang berhubung dengan pejabat, misalnya kerajaan, badan berkanun, syarikat perniagaan, institusi pengajian serta urusan persekolahan dsbnya.” Pusat Perkembangan Kurikulum

  5. Rumusan DefinisiSurat Rasmi • Surat yang ditulisolehpihakjabatan-jabatankerajaan, badan-badanberkanun, institusi-institusidanjugapihakswastauntukberhubungantarasatusama lain dalamurusanrasmi.

  6. FORMAT • Jabatan saya menggunakan format JPM Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5, 2007 • Pelajar sekolah menggunakan format Lembaga Peperiksaan,1987. KETINGGALAN ! !? MAMPU menyatakan, format JPM 1980 masih digunakan. Ubahsuai boleh dilakukan.

  7. PANDUAN KHAS Surat rasmi hendaklah ditulis dan diurus berpandukan pekeliling dan peraturan yang dikeluarkan oleh pihak yang berwibawa seperti INTAN dan MAMPU. INTAN = Institut Tadbiran Awam Negara UPTM = Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Tenaga Manusia (MAMPU = Manpower and Administrative Modernization Planning Unit).

  8. PANDUAN AMALI BUKU PANDUAN

  9. Jenis Surat Rasmi SuratPemakluman SuratPermohonan SuratRayuan SuratArahanatauPerintah. SuratPanggilanMesyuarat/ Taklimat SuratPengesahan/ Perlantikan SuratPenghargaan SuratPengiklanan SuratTawaran SuratJemputan SuratAduan SuratPerjanjian. SuratBantahan SuratTunjukSebab.

  10. PRINSIP PENULISAN SURAT RASMI Pusat Perkembangan Kurikulum

  11. Ciri-ciri Surat Rasmi • Mempunyai format yang khusus dan ciri teknikal yang perlu dipatuhi. • Meliputi empat ciri penting: A) Maklumat Pengirim B) Maklumat Penerima. C) Kandungan Surat. D) Penghujung Surat.

  12. FORMAT SURAT RASMI Pusat Perkembangan Kurikulum

  13. Bahasa Surat Rasmi Gunabahasasurat/bahasa formal • Katagantinamadiri. • GelaranRujukan. • FrasaPenanda

  14. Penggunaan Kata Ganti Nama Diri. a) Kata ganti nama diri pertama:. Saya, patik. Kami, kita b) Kata ganti nama diri kedua: • Tuan (panggilan umum) • Puan (umum untuk perempuan) • Encik (panggilan umum) • Cik (perempuan berkahwin/belum) • Yang mulia, Y.A. Berhormat, • Yang Berhormat, Yang amat Arif • Yang berbahagia (gelaran)

  15. c) Kata ganti nama diri ketiga • Beliau- merujuk sesiapa sahaja. • Mereka (ramai) • Tuanku, Seri Paduka • dll Pusat Perkembangan Kurikulum

  16. Gelaran Rujukan Bagi Jawatan-jawatan Mengikut Protokol • Yang di-Pertuan Agong: Duli Yang Maha Mulia Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong • Seri Paduka Baginda Raja Permaisuri Agong: D.Y.M.M.S.P.B. Raja Permaisuri Agong • Yang di-Pertuan Besar Negeri Sembilan Darul Khusus: Duli Yang Mulia Tuanku

  17. Gelaran rujukan bagi jawatan-jawatan mengikut protokol (samb) Duli Yang Maha Mulia: • Raja Perlis • Sultan Selangor • Sultan Terengganu • Sultan Pahang • Raja Perempuan Perlis • Tengku Ampuan Selangor • Tengku Ampuan Negeri Sembilan • Raja Perempuan Kelantan

  18. Gelaran Rujukan

  19. Yang Berhormat: • Yang di-Pertua Dewan Negeri • Yang di-Pertua Dewan Rakyat • Ahli-ahli Jemaah Negeri • Wakil-wakil Rakyat • Setiausaha Kerajaan Negeri • Timbalan Yang di-Pertua Dewan Negeri • Timbalan Yang di-Pertua Dewan Rakyat • Setiausaha Parlimen • Penyadang Gelaran Dato’ Negeri Johor Yang Arif: • Hakim-hakim Besar • Hakim-hakim Mahkamah Agong • Hakim-hakim Mahkamah Tinggi

  20. Yang Berbahagia: • Setiausaha Jemaah Menteri • Ketua Setiausaha Negara • Peguam Negara • Panglima Angkatan Tentera • Ketua Polis Negara • Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam • Ketua-ketua Setiausaha Kementerian • Penyandang Gelaran Dato’ (kecuali Negeri Johor) Yang Berusaha: • Setiausaha-setiausaha

  21. UNGKAPAN PENANDA WACANAFrasa Penanda Surat Rasmi Kampus Pendidikan Teknik

  22. UNGKAPAN KHUSUS • 1.Penandamakluman • 2. Penandamatlamat • 3. Penandapenamat • 4. Penandapendapat • 5. Penandapenghargaan • Penandapenyertaan • Penandaperintah • Penandaperwakilan

  23. UNGKAPAN KHUSUS (samb…) 9. Penandapermintaan/permohonan 10. Penandarujukan 11. Penandasambungan 12. Penandasebab - musabab 13. Penandasikap.

  24. 1) PENANDA MAKLUMAN Sukacitadimaklumkan/dinyatakan Sayadenganhormatnyamemaklumkan Denganhormatnyadimaklumkan Seperti yang tuansediamaklum Contoh: Denganhormatnyadimaklumkanbahawa… Kamiinginmemaklumituanbahawa… Seperti yang puansediamaklumbahawa...

  25. 2) PENANDA MATLAMAT • Untuktujuanini … • Untukmaklumantuan … • Untukpertimbangantuan … • Untukpengetahuantuan … • Bagipihakkami … Pusat Perkembangan Kurikulum

  26. 3) PENANDA PENAMAT - Sekianuntukperhatiandanmaklumantuan.- Sekiandimaklumkan.- Terimakasih. Pusat Perkembangan Kurikulum

  27. 4) PENANDAPENDAPAT - Padapendapatsaya … - Padafikirankami … - Padapandangansaya ... 5) PENANDA PENGHARGAAN - Ataskerjasamatuan, sayadahuluidengan ucapanterimakasih. - Kerjasamatuandidahuluidenganucapan terimakasih. Pusat Perkembangan Kurikulum

  28. 6) PENANDA PENYERTAAN Bersama-sama ini disertakan Dengan ini dikemukakan Saya lampirkan bersama-sama ini Sukacita dimaklumkan Contoh: Bersama-sama ini disertakan … Dengan ini dilampirkan...

  29. 7) PENANDA PERINTAH a) Perintah kurang halus Saya telah diarah Diharapkan dapat kiranya tuan Tuan diminta menjelaskan Contoh: Saya telah diarahkan… Tuan diingatkan… Puan dikehendaki...

  30. 8) PENANDA PERWAKILAN - Bagi pihak jabatan ini, saya … - Saya, bagi pihak rakan-rakan ... 9) PENANDA PERMINTAAN/PERMOHONAN a) Permintaan langsung Meminta, Diminta, Memohon, Contoh : Tuan diminta melaporkan diri…. Kami memohon kerjasama tuan...

  31. 9) PENANDA PERMINTAAN (Samb…) b) Permintaantaklangsung ingin , mendapatkan, suka c) Permintaanhalus … sudilah …. … berbesarhatisekiranya… Sila...

  32. 10) PENANDA RUJUKAN • Perkara di atas dirujuki. • Berhubung dengan…. • Sehubungan dengan itu…. • Berkenaan dengan…. • Mengikut arahan…. • Menurut kenyataan…. Contoh: • Merujuk kepada perkara yang tersebut di atas…. • Merujuk kepada perbincangan telefon antara…. • Berhubung dengan perkara di atas…. • Sehubungan dengan perkara di atas….

  33. 10) PENANDA RUJUKAN (Samb…) b) PerintahHalus i) Harapan Harap, Berharap, Mengharapkan, Harapan, Diharapkan Contoh: Harapmaklumbahawa… Diharapkan agar… ii) Nasihat, Menasihat, Dinasihati Contoh: Sayainginmenasihatituan... Tuan dinasihati …

  34. 11) PENANDA SAMBUNGAN/ KESINAMBUNGAN - Sebagailanjutankepadasuratsaya … - Merujukkepadaperbualantelefonantara … - Berikutandaripadapercakapanmelaluitelefon antara ...

  35. 12) PENANDA SEBAB-MUSABAB Oleh sebab tuan Atas kerjasama tuan saya/kami ucapkan Kerana keadaan tidak mengizinkan Contoh: Berhubung dengan kesalahan yang tuan lakukan … Atas kelewatan tersebut … Dengan kejayaan yang diperoleh, pihak kami ...

  36. 13) PENANDA SIKAP i) Positif: Terimakasih, menghargai / dihargai Sukacita, setuju Contoh: -Pihakkamimengucapkanterimakasih ... -Kamibersetujumembenarkanpuan … -Dengansukacitanyadimaklumkanbahawatuan … -Kerjasamatuanamatdihargai ... ii) Negatif:Kesal, berhalangan, tidaksetuju, dukacita Contoh: -Pihakkamitidakbersetuju ... -Kejadiantersebutamatdikesali ... -Dengandukacitanyadimaklumkan bahawa ...

  37. FRASA PENANDA (tambahan) i) PENANDA HARAPAN Harapmaklum,,,… Harapdapatkiranyatuan… Menjadiharapankami… Besarlahharapankami… Sudilahkiranya ii) PENANDA NASIHAT Tuan dinasihatkanmenjelaskan… Sayainginmenasihatkan…. Tuan diingatkan …

  38. iii) PENANDA ANTISIPASI/RAMALAN Dahulu Didahului Ataskerjasamatuanitusayaucapkan terimakasih. iv) PENANDA PENEGAS Tuan telahdidapati Tuan denganhormatnyadimaklumkan

  39. 5) PENANDA PENGHARGAAN - Ataskerjasamatuan, sayadahuluidengan ucapanterimakasih. - Kerjasamatuandidahuluidenganucapan terimakasih.

  40. PENGGUNAAN BAHASA • Penggunaan Ayat Pasif lebih diutamakan daripada ayat aktif atau jenis ayat yang lain. • Ayat Pasif lebih menimbulkan suasana lebih formal. • Contohnya: SR jenis - permohonan jawatan, kebenaran membuat lawatan, memohon biasiswa atau tajaan dll. Pusat Perkembangan Kurikulum

  41. MENGAPAKAH BANYAK BENTUK PASIF DALAM SURAT RASMI? • Jawapannya: • Ayatpasifmenimbulkansuasanatakperibadiandantakbersahaja. • Pelakutidakdisebut – memudahkansuasanatakperibadian, terutamanyadalamsuasanaperintah. • Contoh: Tuan diminta … (pasif) • Sayamemintatuan … (aktif) • Objekberkenaan yang dipentingkan / diutamakan. • Olehitu, objekdikedepankan..

  42. PENGGUNAAN BAHASAUNSUR KESANTUNAN Kampus Pendidikan Teknik

  43. BAHASA YANG BERSANTUN -Beradab, berbudi, bersopan santun Aspek Pilihan Kata Contoh: Tidak berapa bersetuju Agak keberatan Berhalangan Tidak berkelapangan

  44. BAHASA YANG BERSANTUN hormattakzimbesarhati dukacitanyaberathatiterkilan bertuahgembirasukacita RagamAyat: Sesungguhnyakehadirantuanamatlahkamiharapkan. Namun, sekiranyapihaktuanberhalangan, dapatlahkiranyapihakkamidimaklumidengan ...

  45. STRUKTUR SURAT RASMI Terbahagikepada 3 bahagian: a. Pengenalanpengirimdan penerima b. Badan (Isisurat) c. Penutup (Akhirsurat) Pusat Perkembangan Kurikulum

  46. STRUKTUR • Ditulismengikuturutan: • Pengenalan • > Pengirim • > Penerima. • ii. Badan / IsiSurat • > Perkara • > Pengenalanisi • > Isiutama/isisokongan • Penutup/Akhir • > Harapan • > Akhirkata • > Slogan • > Harapankesetiaan/pengakuan • > Tandatangan/nama/jawatan

  47. TEKNIK PENULISAN SURAT RASMI • Jarak Tepi (Indentation ) • Jarak perenggan/langkau baris • Jarak selepas koma( , ) • Jarak selepas noktah( . ) • Penekanan (highlight) • Penulisan rujukan fail. • Penulisan Tarikh • Penulisan “SULIT” • Penggunaan ‘ untuk perhatian” U/P • Penggunaan “ melalui” • Simbol lampiran (….) • Sambungan muka surat (..2/-) Pusat Perkembangan Kurikulum

  48. TeknikMenulis (samb…) • Rujukan dan tarikh (kanan) • Penulisan tarikh (14 November 2008/14 • NOVEMBER 2008/ 14hb. November, 2008.) • Alamat dan poskod (highlight) • Perkara/tajuk surat (highlight) • Ada sistem nombor • untuk perhatian (u.p. :) • Melalui (jika perlu) • Salinan (jika perlu)

  49. CIRI-CIRI SURAT RASMI Kampus Pendidikan Teknik

  50. Ciri-cirisuratrasmi Mengikutperaturan-peraturantertentu, iaitudarisegi: format, teknik, struktur, dan penggunaanbahasanya.

More Related