1 / 50

PENULISAN SURAT RASMI

PENULISAN SURAT RASMI. BERSAMA : PN. SITI NOOR KHASIKIN BTE KALIMAN. SURAT. SEJENIS ALAT KOMUNIKASI BERTULIS SECARA SEHALA BAGI MENYAMPAIKAN SUATU PESANAN DARI SATU PIHAK KEPADA PIHAK YANG LAIN. SURAT RASMI. Surat untuk urusan rasmi sahaja

oleg-bass
Download Presentation

PENULISAN SURAT RASMI

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PENULISAN SURAT RASMI BERSAMA : PN. SITI NOOR KHASIKIN BTE KALIMAN

  2. SURAT SEJENIS ALAT KOMUNIKASI BERTULIS SECARA SEHALA BAGI MENYAMPAIKAN SUATU PESANAN DARI SATU PIHAK KEPADA PIHAK YANG LAIN

  3. SURAT RASMI • Surat untuk urusan rasmi sahaja • Boleh ditulis atas nama pribadi, jabatan atau syarikat • Tidak bersahaja • Perkataan atau ungkapan sesuai dengan maksud • Mempunyai peraturan-peraturan tersendiri

  4. CIRI-CIRI SURAT RASMI FORMAT STRUKTUR TEKNIK GAYA BAHASA ISI PROTOKOL

  5. FORMAT * Pengenalan pengirim dan penerima * Rujukan fail (pengirim/penerima) * Tarikh * Tajuk surat * Isi surat (satu perkara sahaja) * Akhiran surat (harapan, nama pengirim, jawatan) * Identation (jarak tepi permulaan menulis) * Jarak perenggan * Jarak baris

  6. STRUKTUR • DI TULIS MENGIKUT URUTAN • PENGENALAN • PENGIRIM • PENERIMA • ISI SURAT • PERKARA • PENGENALAN ISI • ISI UTAMA/ISI SOKONGAN • PENUTUP • HARAPAN • AKHIR KATA • SLOGAN • UNGKAPAN KESETIAAN/PENGAKUAN • TANDATANGAN/NAMA/JAWATAN

  7. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS • PENANDA RUJUKAN • Diwujudkan untuk merujuk kembali kepada perkara-perkara yang sudah berlaku atau sudah disebut atau yang wujud dalam konteks ini. • Contoh:- • Merujuk kepada perkara yang tersebut… • Sehubungan dengan perkara itu… • Mengikut maklumat yang disampaikan… • Berkenaan dengan maklumat tersebut… • Surat Kementerian ___ bil ___ tentang perkara di atas dirujuk

  8. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS • PENANDA PENYERTAAN • Memberikan isyarat bahawa ada disertakan sesuatu dengan sesuatu yang lain • Contoh:- • Bersama-sama dengan ini dikemukakan…. • Dengan ini saya lampirkan salinan…

  9. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS • PENANDA MAKLUMAN • Menunjukkan adanya pemakluman dibuat • Contoh:- • Dengan ini dimaklumkan… • Seperti yang tuan sedia maklum… • Sukacita dimaklumkan bahawa… • Dukacita dimaklumkan…

  10. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS • PENANDA SEBAB-MUSABAB • Menimbulkan perkaitan antara peristiwa yang menyebabkan peristiwa yang lain • Contoh:- • Berhubung dengan… • Atas kerjasama tua itu,… • Memandangkan keadaan demikian, dicadangkan supaya… • Disebabkan keadaan demikian, dicadangkan agar…

  11. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS • PENANDA PERINTAH • PERINTAN KURANG HALUS • Diarahkan, dikehendaki, diingatkan dan sebagainya • PERINTAH HALUS • Harap, diharapkan, mengharapkan, dipohon, dinasihati, menasihati, sudilah kiranya…

  12. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS • PENANDA MATLAMAT • Mewujudkan adanya matlamat atau tujuan yang hendak dicapai • Contoh:- • Untuk tujuan itu… • Untuk pengetahuan tuan… • Untuk makluman tuan.. • Untuk pertimbangan tuan…

  13. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS • PENANDA PERWAKILAN • Merupakan terjemahan daripada bahasa Inggeris, iaitu on behalf of. • Contoh:- • Bagi pihak rakan-rakan sejawat… • Saya, bagi pihak rakan-rakan dan diri saya sendiri, ingin…

  14. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS • PENANDA PENDAPAT • Ungkapan yang menggunakan kata pendapat, hemat, pandangan dan fikiran • Contoh:- • Pada pendapat saya,… • Pada hemat saya,… • Pada fikiran saya,… • Pada pandangan saya,…

  15. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS • PENANDA SAMBUNGAN • Menunjukkan perkaitan peristiwa dari segi waktu. (peristiwa terdahulu) • Contoh:- • Sebagai lanjutan daripada surat saya… • Berikutan daripada percakapan melalui telefon tempoh hari,…

  16. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS • PENANDA SIKAP • SIKAP POSITIF • Sukacita, tidak keberatan, bersetuju, terima kasih dan lain-lain • SIKAP NEGATIF • Dukacita dimaklumkan, sangat dikesalkan, saya keberatan dan lain-lain

  17. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS • PENANDA ANTISIPASI • Yang menunjukkan antisipasi ialah penggunaan perkataan didahului dan dahului • Contoh:- • Atas kerjasama tuan itu, saya dahului… • Kerjasama tuan didahului dengan ucapan…

  18. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS • PENANDA PENAMAT • Isyarat berakhirnya surat rasmi itu. • Contoh:- • Sekian untuk makluman dan perhatian tuan. • Sekian, terima kasih.

  19. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS • PENANDA KHIDMAT • Berupa moto atau slogan • Contoh:- • “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” • “SENTIASA DIHADAPAN” • “CINTAILAH BAHASA KITA” • “BAHASA JIWA BANGSA”

  20. SURAT MENYURAT HENDAKLAH JELAS • ANTARA JABATAN DENGAN JABATAN • ANTARA JABATAN DENGAN ORANG RAMAI

  21. BHG 6 : URUSAN SURAT KERJAAAN • PENYEDIAAN • Alamat Pengirim • Alamat Penerima • Nombor Rujukan

  22. 4) Tarikh Surat • 5) Tajuk Surat • 6) Pembukaan dan Pengakhiran Surat • 7) Penomboran Perenggan, Muka Surat dan Lampiran

  23. ALAMAT PENGIRIM • MENGGUNAKAN KEPALA SURAT • APA YANG PERLU DI KEPALA SURAT? • N _ M _ • _ L A _ _ T • NO : _ _ L _ _ ON • _ _ : F _ K _ _ I _ I

  24. ALAMAT PENERIMA • JABATAN / AGENSI KERAJAAN • Pegawai • Ketua Jabatan • ORANG RAMAI

  25. ALAMAT PENERIMA • PIHAK BERKUASA BERKANUN / PERTUBUHAN/ FIRMA • SURAT MELALUI PEGUAM

  26. PERMULAAN SURAT • JABATAN/ AGENSI KERAJAAN • TUAN • ORANG RAMAI • TUAN / PUAN • KATA HORMAT & GELARAN KEBESARAN

  27. PERMULAAN SURAT • KETUA JABATAN (KHUSUS) • KATA HORMAT & GELARAN KEBESARAN

  28. NOMBOR RUJUKAN • NOMBOR FAIL • SEBELAH KANAN SURAT = RUJUKAN KAMI • NO. RUJUKAN PENGIRIM = RUJUKAN TUAN ~ ATAS RUJUKAN KAMI~

  29. TARIKH SURAT • SEBELAH KANAN SURAT

  30. LAMBANG KERAJAAN MALAYSIA BAHAGIAN PENTADBIRAN JABATAN PERDANA MENTERI JALAN DATO ONN KUALA LUMPUR No. Telefon : No. Faksimili : E-mail : Ruj. Tuan: Ruj. Kami: Tarikh: Semua kepala surat bagi kegunaan umum adalah Menggunakan skrip dan lambang yang berwarna ‘royal blue’. ( Surat Pekeliling Am Bil. 4 / 1980 )

  31. TAJUK SURAT • MENGGAMBARKAN ISI SURAT • SATU PERKARA SAHAJA • SURAT JAWAPAN (TAJUK YANG SAMA)

  32. PEMBUKA KATA & AKHIR SURAT • PEMBUKA KATA • BAGI PIHAK : DIARAH • AKHIR SURAT • SAYA YANG MENURUT PERINTAH

  33. PEMBUKA KATA & AKHIR SURAT AKHIR SURAT • SUDUT KIRI SEBELAH BAWAH SURAT • SEBELUM TANDATANGAN • NAMA PEGAWAI = HURUF BESAR DI BAWAH T/T • b.p. (bagi pihak)

  34. PENOMBORAN PERENGGAN, MUKA SURAT & LAMPIRAN • PENOMBORAN PERENGGAN • KECUALI PERENGGAN PERTAMA : BERTURUTAN • MUKA SURAT • MUKA SURAT SETERUSNYA : NOMBOR BERTURUTAN

  35. PENOMBORAN PERENGGAN, MUKA SURAT & LAMPIRAN • LAMPIRAN • DINOMBORKAN DISEBELAH KANAN (LAMPIRAN A/1) • SAMA DENGAN YANG DIRUJUK DALAM SURAT • NO. RUJUKAN SURAT : BAHAGIAN ATAS SEBELAH KIRI

  36. SALINAN • 3 SALINAN • PERTAMA = PENERIMA • KEDUA = FAIL BERKENAAN • KETIGA = FAIL TIMBUL • SALINAN KEPADA : JIKA PERLU

  37. PENDAFTARAN & PENGEDARAN • SURAT KEPADA KETUA/ TIMBALAN KETUA JABATAN • SERAH KEPADA PA (TANPA DIBUKA

  38. PENDAFTARAN & PENGEDARAN • SURAT DI ALAMAT KEPADA KETUA JABATAN / SURAT u.p. PEGAWAI • SERAH KEPADA PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB URUS SURAT JABATAN

  39. PENDAFTARAN & PENGEDARAN • SEBELUM DIEDAR • MASUKKAN SURAT DALAM FAIL BARU DIEDARKAN UNTUK TINDAKAN

  40. PENDAFTARAN & PENGEDARAN • TINDAKAN SEGERA • SEBALIKNYA : MAKLUM MELALUI SURAT AKUAN TERIMA • PENGHANTARAN MELALUI FAKSIMILI

  41. PENDAFTARAN & PENGEDARAN • SURAT KELUAR • SALINAN ASAL • TARIKH • NO. RUJUKAN FAIL • ALAMAT YANG BETUL/ TEPAT • LAMPIRAN (jika ada) • TANDATANGAN

  42. PENGURUSAN SURAT TERPERINGKAT • RUJUK ARAHAN KESELAMATAN • SURAT DITERIMA DAN KELUAR HENDAKLAH DIKAWAL KETAT

  43. TAKRIF MEMO Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi.

  44. JENIS MEMO • MEMO ANTARA BAHAGIAN • Lebih bersifat rasmi • MEMO ANTARA UNIT • MEMO DALAMAN • Bergantung penggunaannya (rasmi dan tidak rasmi) Setiap memo boleh di bezakan dengan menggunakan warna yang berlainan.

  45. TUJUAN MENULIS MEMO • Penyampaian makluman dalaman • Pengumuman sesuatu perubahan dasar • Menjelaskan prosedur baru • Permohonan – dalam bahagian • Memberi nasaihat tentang membuat sesuatu keputusan • Laporan ringkas – status, apa yang berlaku pada ketika itu.

  46. FUNGI/PERANAN SURAT RASMI Pada umumnya surat rasmi mempunyai tiga fungsi;- • Sebagai penyampai maklumat bertulis • Menjadi dokumen yang boleh digunakan • Menjadi wakil duta (Duta Individu, Jabatan atau Negara)

  47. CIRI-CIRI PENULISAN MEMO • TAJUK • DARIPADA • KEPADA • NO. RUJUKAN • TARIKH • SALINAN KEPADA • TIDAK PERLU DI CATATKAN “SAYA YANG MENURUT PERINTAH” • PERLU DI TANDA TANGANI OLEH PENULIS • CATATKAN GELARAN JWATAN • SISTEM PERNOMBORAN • E-MAL DAN NO TELEFON

  48. CIRI-CIRI MEMO Ditulis secara ringkas. Yang penting hanya isi yang pada umumnya bertujuan; • Makluman • Permintaan/cadangan • Arahan

  49. CIRI-CIRI MEMO Ditulis dalam dua bentuk • Bentuk borang • Bentuk terbuka

  50. SEKIAN TERIMA KASIH

More Related