Kontroly, audity, aneb jak je zvládat a udržet si zdravý rozum

2. Kontroly, audity, aneb jak je zvládat a udržet si zdravý rozum Ing. Jan Karásek, Mgr. Richard Hubl

3. STRUKTURA PREZENTACE • 1. ČÁST • HOSPODÁRNOST, EFEKTIVNOST, ÚČELNOST – NÁKLADY NA PROJEKT • VÝKONNOSTNÍ AUDIT • Ing. Jan Karásek • 2. ČÁST • Externí audity ROP, aneb proč to všecko chceme VĚDĚT • Audit Evropského účetního dvora • Mgr. Richard Hubl

4. S jakými zdroji? S jakými náklady? Co chceme uskutečnit a čeho chceme dosáhnout? Co jsme uskutečnili a čeho jsme dosáhli? HOSPODÁRNOST, EFEKTIVNOST, ÚČELNOST 3 E = 4 otázky = 1 odpověď Ekonomická výhodnost!

5. NÁKLADY NA PROJEKT • Projekt = komplexní problém • Náklady životního cyklu stavby: • celkové náklady pořízení stavby = cena pozemku + náklady pořízení stavby + náklady na užívání + provoz opravy a údržbu + náklady na likvidaci • Investiční projekt prochází různými fázemi: • Záměr • Příprava • Projektování • Realizace • Uvedení do užívání (nehovoříme o případně likvidaci) • A v každém stadiu je stanovení ceny odlišné !

6. METODICKÝ POSTUP • Ekonomická efektivnost pořizování dlouhodobého majetku je v největší míře ovlivněna správnou předprojektovou a projektovou přípravou. • Je nutné zásadně potlačit většinu neprofesionálních rozhodnutí učiněných na základě intuice, neodborných odhadů nebo nekvalifikovaných doporučení provedených v časové tísni.

7. DVĚ ZÁKLADNÍ FÁZE PROCESU POŘÍZENÍ INVESTICE • PŘÍPRAVNÁ FÁZE • uskutečňují se zásadní rozhodnutí o budoucí veřejné investici na úrovni programů a projektů, zpracovávají se pro ně potřebné podklady, definují se cíle, provádějí se potřebné průzkumy a šetření, probíhá územní a stavební řízení atd. • Přípravná fáze končí zadáním veřejné zakázky zhotoviteli stavebního díla. • REALIZAČNÍ FÁZE • představuje vlastní provedení díla zhotovitelem. Knut Samset ProfessorNTNU

8. VÝKONNOSTNÍ AUDIT • Výkonnostní audit, rovněž nazývaný audit hodnoty získané za vynaložené prostředky (Value-For-Money nebo VFM) má především za cíl: • přezkoumání výstupů organizace z hlediska zajištění  hospodárnosti, efektivity a účelnosti  při zabezpečování těchto výstupů; • porovnání vybraných ukazatelů se standardy (performance measures, benchmarks); • zjistit, zda je účelné, hospodárné a efektivní užívání veřejných prostředků; • napomoci zlepšení výkonnosti.  • Zprávy o provedení auditu věnují velkou pozornost jejich závěrům a zjištěním. Kromě doporučení ke zlepšení auditoři napomáhají zavedení těchto doporučení svou účastí při vypracování podrobných plánů činnosti.

9. VÝKONNOSTNÍ AUDIT • Ve smyslu § 4 zákona č. 166/1993 Sb., o Nejvyšším kontrolním úřadu, v platném znění a zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole) a vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č.320/2001., o finanční kontrole se zkvalitňuje proces kontroly a jejího zaměření. Kontrola se již převážně nezaměřuje pouze na účetní evidenční a informační činnost s jednoznačnou preferencí dodržování zákonů a předpisů. • Ve většině případů již nejde pouze o finanční aspekty a jednotlivě pojatá kritéria výkonnosti, ale o komplexní posouzení a kontrolu, jak jsou plněny úkoly veřejné správy s vyhodnocením účelnosti a hospodárnosti použitých veřejných prostředků – kritérium efektivnosti se tak stává jedním z nejdůležitějších kritérií pro hodnocení dosažených cílů a jsou s ním úzce provázány pojmy účelnosti a hospodárnosti.

10. TAKÉ ROP JV JE KONTROLOVÁN • 180 dnů z 225 byla na ROP JV externí kontrola (2010) • Evropský účetní dvůr • Audit DG Regio Evropské komise • Nejvyšší kontrolní úřad, Územní odbor XIII. Brno • Ministerstvo pro místní rozvoj, odbor rozpočtu • Městská správa sociálního zabezpečení • Všeobecná zdravotní pojišťovna • Deloitte (outsourcing auditního orgánu) • Ministerstvo financí, odbor kontroly • Ministerstvo financí, Platební a certifikační orgán • Oba kraje NUTS 2 Jihovýchod, odbory Regionálního rozvoje • Zjištěná pochybení jsou minimální

11. MEZI AUDITY JSOU ROZDÍLY • Rozdíl mezi audity „českými“ a „evropskými“ je nikoliv procesní, ale spíše „přístupový“. • Různé přístupy NKÚ, MF, EK, EÚD – obtížné proniknutí do problému. • Evropský audit je spíše VÝKONNOSTNÍ – HLEDÁ SE SMYSL PROJEKTU, POUŽÍVÁ SE „SELSKÝ ROZUM“ (3E) • ROP JV MUSÍ BÝT PŘIPRAVEN NA VŠECHNY TYPY AUDITŮ! X

12. Audit Evropského účetního dvora1/7 • Evropský účetní dvůr (EÚD) se sídlem v Lucemburku, jenž je obdobou Nejvyššího kontrolního úřadu v České republice, přezkoumává účetnictví všech příjmů a výdajů Unie, tedy přezkoumává legalitu a správnost příjmů a výdajů a přesvědčuje se o řádnosti finančního řízení. • Kontrola se provádí na základě účetních dokladů a na místě v prostorách jakékoli instituce, která spravuje příjmy a výdaje jménem Unie, včetně prostor fyzických a právnických osob, které přijímají platby z rozpočtu, a v členských státech. • Účetní dvůr má právo na přístup k informacím, které jsou nutné pro přezkoumání příjmů a výdajů Unie. • Účetní dvůr vypracuje po skončení každého rozpočtového roku výroční zprávu. Tato zpráva se předkládá ostatním orgánům Unie a zveřejňuje se v Úředním věstníku Evropské unie spolu s odpověďmi orgánů na připomínky Účetního dvora.

13. Audit Evropského účetního dvora2/7 • Vybraná nejčastější zjištění EÚD na úrovni příjemců (EU27): • Nedostatečné zveřejnění informací – (ne)dostupnost informací - načasování VŘ • Nekvalitně připravená zadávací dokumentace (nedostatečný geologický průzkum, chyby v projektu nebo výkazu výměr) • Podmínky na míru vítěznému uchazeči • Nedůsledné uplatňování smluvních pokut a reklamací • Rozšíření předmětu zakázky - vícepráce nezahrnuté v původní dokumentaci • Změna použitých materiálů a technologií • Projekt neplní funkci pro kterou byl schválen • Vícenásobné uplatnění výdajů - uplatnění stejného nákladu v rámci dvou různých projektů stejným příjemcem • Konečný příjemce není vlastníkem - prodej aktiva do 5 let od jeho nabytí - také zpětný leasing

14. Audit Evropského účetního dvora3/7 • Ve dnech 6. – 17. 12. 2010 byl v souladu článkem 287 Smlouvy o fungování EU vykonán zástupci Evropského účetního dvora audit ROP Jihovýchod. • Ukončení auditu bylo po vyjednáváních v Luxemburgu na začátku července 2011 • Za vynaložené výdaje je zodpovědný jak řídící orgán, tak příjemce.

15. Audit Evropského účetního dvora4/7 • Požadované dokumenty před zahájením auditu - příklady • Pokud projekt generuje příjmy: analýza nákladů a výnosů, které byla součástí projektové žádosti včetně všech podkladů, vstupních dat a výpočtů v elektronické formě. • Pokud to vyžadují příslušné právní předpisy, rozhodnutí o umístění stavby, stavební povolení, studii dopadu daného projektu na životní prostředí, povolení zkušebního provozu a kolaudační souhlas/rozhodnutí. • K uskutečněným veřejným zakázkám (podlimitním i nadlimitním), které se týkají auditovaných výdajů, by měla být na místě k dispozici následující dokumentace, zejména: • počáteční studie k zadávacím podmínkám, telefonický a emailový kontakt na jejich autora; • zadávací dokumentace včetně výkazu výměr v elektronické formě; • zveřejnění v Úředním věstníku a/nebo v národním či regionálním tisku (předběžné informace, oznámení o zakázce, oznámení o zadání zakázky); • údaje o zrušených zadávacích řízeních, změnách, opravách a doplnění zadávacích řízení týkajících se projektu s písemným zdůvodněním; • seznam potenciálních uchazečů (subjektů, které obdržely zadávací dokumentaci) • seznam a originály nabídek obdržených v rámci veřejné soutěže a doklad o datu jejich doručení a otevření; • seznam neotevřených a odmítnutých/nepřijatých nabídek; • informace o odvolání a stížnostech podaných účastníky tendru; • provedená hodnocení nabídek včetně hodnotících tabulek, použitá kritéria a zdůvodnění konečné volby; • podepsaná smlouva s vítězným uchazečem včetně výkazu výměr v elektronické podobě, včetně všech dodatků, k dodatkům, které měnily smluvní cenu nebo použité materiály a technologie písemné zdůvodnění; • výkazy výdajů, doklady o technické způsobilosti (jak osvědčení vystavená během realizace, tak osvědčení uvedená na potvrzení o dokončení projektu), stavební plány a osvědčení a osvědčení nezávislých stavebních inspektorů; • ostatní dokumenty související s průběhem veřejné zakázky. • Fakturované částky: • seznam společností, které fakturovaly náklady na projekt a seznam společností s nimi propojených (personálně i vlastnicky); • objednávky; • faktury včetně případných výkazů výměr a zjišťovacích protokolů (nejlépe v elektronické podobě); • dodací listy a předávací protokoly; • doklad o provedení platby (externí doklad, ve většině případů výpis z bankovního účtu). • Bankovní výpis potvrzující přijatí dotací souvisejících s auditovanými žádostmi o platbu. • Seznam spolufinancovaného dlouhodobého majetku, včetně inventárních čísel. • U spolufinancovaných nemovitostí výpis z katastru nemovitostí. • Nejaktuálnější účetní závěrka příjemce a veškeré zprávy interních a externích auditorů. • Seznam osob (právnických a fyzických) propojených vlastnicky i personálně s příjemcem. • Podklady z účetní evidence: • výpis z účetního deníku za auditovaný projekt (projektové účetnictví) od počátku realizace projektu, pokud možno v elektronické podobě; • účetní závěrka příjemce za období, ve kterém bylo účtováno o auditovaných výdajích; • registr dlouhodobého majetku k rozvahovému dni, pokud k tomuto datu byl spolufinancovaný majetek zařazen do užívání; • rozpis zůstatku účtu pořízení dlouhodobého majetku k rozvahovému dni, pokud obsahuje náklady na spolufinancovaný majetek; • kompletní výpis transakcí na účtu přijatých dotací za období, ve kterém bylo účtováno o auditovaných výdajích. • Přehled všech ostatních projektů implementovaných příjemcem a spolufinancovaných z fondů EU s uvedením jména operačního programu, čísla projektu a seznamu způsobilých nákladů uplatněných k proplacení za daný projekt.

16. Audit Evropského účetního dvora5/7 • V průběhu auditu návštěva všech projektů • Kontrola na místě – zda projekt stojí, zda má publicitu, sběr dokumentů

17. Audit Evropského účetního dvora6/7 • Požadované dokumenty po ukončení auditu na místě

18. Audit Evropského účetního dvora7/7 • Celkové zaměření auditu EÚD zejména na VŘ • Veškerá dokumentace, procesní prověření VŘ, ekonomické vazby účastníků • Práce ŘO s příjemci – newsletter, školení

19. SMLUVNÍ POKUTY – NEWSLETTER 11–12/2010 • VŘ na rekonstrukci investice, hlavní kritérium pro zadání zakázky byla hospodářsky nejvýhodnější nabídka. Dílčí kritéria pro zadání zakázky: • (1) 55% cena • (2) 15% smluvní pokuta (A) za zpoždění při dokončení díla • (3) 10% smluvní pokuta (B) za zpoždění při vyklizení staveniště • (4) 10% smluvní pokuta (C) za zpoždění při opravě vad dokončeného díla • (5) 10% smluvní pokuta (D) za zpoždění při opravě vad vzniklých v záruční době.

20. VÍCEPRÁCE – METODIKA FIDIC • Podmínka objektivně nepředvída(tel)né skutečnosti: • Definice FIDIC všeobecných podmínek pro stavební smlouvy: • 1.1.6.8 "Nepředvídatelný" znamená takový, jenž nemůže být rozumně předpokládán zkušeným zhotovitelem k datu podání nabídky. • 4.10 Údaje o staveništi: Objednatel … zpřístupní zhotoviteli své informace a všechny významné údaje … o hydrologických a podpovrchových podmínkách na staveništi, včetně ekologických aspektů. ... Zhotovitel bude odpovídat za interpretaci všech těchto údajů.

21. ROP JV NADÁLE BUDE KONTROLOVÁN • VYBRANÉ PROBÍHAJÍCÍ A PLÁNOVÁNÉ AUDITY V ROCE 2011 • Evropský účetní dvůr – AUDIT AO • Nejvyšší kontrolní úřad • Ministerstvo pro místní rozvoj, odbor rozpočtu • Ministerstvo financí, odbor kontroly • Ministerstvo financí, Platební a certifikační orgán • Oba kraje NUTS 2 Jihovýchod

22. DĚKUJEME VÁM • ZA POZORNOST!