administer85.blogfa kaveh11@gmail

1. دومین همایش ملی نظام پیشنهادها در سازمان های دولتی و موسسات خدماتی تهران آذر ماه 1387 تالار وزارت کشور نظام پیشنهادها، عوامل مؤثر موفقیت آن در سازمان و مدل انتقال خلاقیت به ایده های عملی www.administer85.blogfa.com kaveh11@gmail.com کاوه محمدی

2. کلید واژه ها * مشارکت * مدیریت مشارکتی * نظام پیشنهادها * خلاقیت * مدل انتقال خلاقیت • www.administer85.blogfa.com • kaveh11@gmail.com Company Logo

3. تعریف مدیریت 1- هنر انجام دادن کار به وسیله دیگران (فالت1924، به نقل از علاقه بند، 1383). 2- مدیریت عبارت است از هماهنگ کردن منابع انسانی و مادی برای نیل به هدف (صادقپور و مقدسی، 1374: 68). 3- مدیریت را می توان علم و هنر متشکل و هماهنگ کردن رهبری و کنترل فعالیت های دسته جمعی برای نیل به هدف های مطلوب با حداکثر کارایی تعریف کرد(جاسبی، 1383: 123). 4- مدیریت فرآیندی است که به وسیله آن کوشش های فردی و گروهی به منظور نیل به هدف مشترک هماهنگ می شود( اقتداری، 1368: 61). مدیریت عبارت است از فرآیند منظم در جهت تحقق هدف های معین و از طریق ایجاد روابط میان منابع موجود مادی و انسانی به طور کارا و اثربخش در برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل. تعریف مدیریت مشارکتی مدیریت مشارکتی عبارت است از عملیاتی که طی آن کارکنان سازمان را در روند تصمیم گیری ها دخالت و شرکت می دهند، تأکید این شیوه مدیریتی بر همکاری و مشارکت داوطلبانه کارکنان استوار است و می خواهد از اندیشه ها، نظرات و ابتکارات آن ها در حل مسائل و مشکلات سازمان استفاده کند. البته ذکر این نکته و یادآوری آن در رابطه با مدیریت مشارکتی بسیار مهم و حائز اهمیت می باشد که در جریان مدیریت مشارکتی در یک سازمان کارکنان به صورت داوطلبانه در امور و فعالیت های مربوط به خود دخالت کنند به شرطی که توان و انگیزه مناسب برای دخالت موثر را داشته باشند. تا در این صورت بجای اینکه همواره مدیریت و رهبری شوند از توانایی های خود بهره گیرند، فکر کنند و قوه خلاقیت خود را بکار اندازند و در تصمیم گیری ها مشارکت و دخالت داشته باشند. • www.administer85.blogfa.com • kaveh11@gmail.com Company Logo

4. * سیر تکوین مدیریت مشارکتی * هدف مدیریت مشارکتی * مشارکت در دین مبین اسلام پیش نیاز های مدیریت مشارکتی 1- اهداف، ارزش ها و اولويت ها 8- بحرانی نبودن زمان اجرا 2- روش مؤثر انتقال اطلاعات 9- آمادگی و برنامه ریزی های قبلی صورت پذیرد 3- تعريف فرآيند تصميم گيري 10- تعریف حدود مشارکت 4- اعتقاد مدیریت ارشد و پشتیبانی جدی از مراحل اجرای نظام 11- تهدید آمیز نشود 5- اعتقاد کارکنان به بهبود مستمر 12- اجتناب از مبالغه گويي و مدگرايي 6- آموزش مشاركت 13- سبك رهبري 7- تعديل شرايط محيطي سازمان • www.administer85.blogfa.com • kaveh11@gmail.com Company Logo

5. اجزاء کلیدی برای اجرای مشارکت کارکنان 4- پاداش 3- اطلاعات 2- قدرت 1- آموزش مستمر مارکوس باکینگ هام در کتاب " چیزی که باید بدانید" به مدیران سفارش می کند که همه کارکنان را به یک چشم نبینند و برای هر فرد انگیزاننده هایی خاص توانمندی ها، ضعف ها، محرک ها و سبک های یادگیری آن ها طراحی کنند. بنابراین، از کارکنان خود بخواهید که علت بیتابی یا ناراحتی شان را به شما بگویند. پس از آن، فقط پول به پایشان نریزید. در عوض، به آن ها هدف بدهید و آزادشان بگذارید. (گزیده مدیریت، شماره 54، 1384). مفهوم نظام پیشنهادها نظام پیشنهاد ها یک شیوه رسمی است که کارکنان را به تفکر خلاق در باره کار و محیط کاری شان ترغیب می کند، و همچنین فراهم آورنده ایده هایی است که فایده خواهند رساند به سازمان برای کارکنانی که آگاهی دریافت می کنند، در یکی یا دیگر راه ها، چنانچه ایده ها برای سازمان قابل استفاده باشند(E Marx,2007:2). اساس این سیستم، احترام گذاشتن به ارزش ها و بها دادن به هوش و استعداد و نیروی تفکر کلیه کارکنان، در تمام سطوح و ایجاد روابط مطلوب انسانی بین مدیریت و کارکنان است. روش کار سیستم مذبور نیز به بیانی ساده و خلاصه عبارت است از مشارکت داوطلبانه و توام با تعلق خاطر و دلسوزی کارکنان، از طریق دادن پیشنهاد برای بهبود گردش کار شرکت، سازمان و نهاد( عامری، 1387: 156). نظام پیشنهادها گامی است در جهت خلق ایده های جدید، نمایش آن ها و نهایتاً اجرای آن ایده ها. به طور کلی نظام پیشنهادها سیستمی منظم در جهت بهبود مستمر و تبدیل سازمان به یک سازمان نوآور می باشد، سازمانی که در جهت پروسه نوآوری (شکل 2-5) حرکت می نماید، پروسه ای که ابتدای آن خلق یک ایده و انتهای آن خلاقیت می باشد. • www.administer85.blogfa.com • kaveh11@gmail.com Company Logo

6. خلق ايده Idea generation نمايش Screening امكان پذيري Feasibility اجرا Implementation Source:Majaro, S, 1988, Managing Ideas for Profit, McGraw-Hill, Maidenhead پروسه نوآوری شکل 1: پروسه نوآوری سازمان های زیادی نظام پیشنهادها را با درجات مختلفی از موفقیت برای کارکنان خود اجرا نموده اند، هدف اصلی نظام پیشنهادها در یک سازمان ناب جلب مشارکت اعضای تیم جهت استخراج ایده هایشان نیست، بلکه وسیله ای سازگار برای آموختن مهارت های حل مسئله فردی فراهم می نماید( S.Veech, 2004: 168). • www.administer85.blogfa.com • kaveh11@gmail.com Company Logo

7. ویژگی های نظام موفق پیشنهادها (عوامل مؤثر موفقیت نظام پیشنهادها) از جمله مواردی که در اکثر متون مدیریتی و پایان نامه های مختلف داخلی و خارجی در خصوص موفقیت نظام پیشنهادها به آن اشاره گردیده است می توان به موارد زیر اشاره نمود. تعهد و مشارکت مدیریت ارشد یا همان پشتیبانی مدیریت ارشد از سیستم پیشنهادها. درحقیقت تعهد مدیریت و پشتیبانی او از این نظام دارای بیشترین اهمیت بنیادی برای موفقیت سیستم پیشنهادهامی باشد. .(Reuter, (1976: 11,197: 84 & Wood, 2003: 22) این مدیران ارشد هستند که ناگزیر هستند خط مشی های برنامه را تایید کنند، همچنین وجوه پشتوانه ای ضروری را تامین نمایند و سیستم پاداش مناسبی را برای نگهداری سیستم فراهم نمایند. راه های زیادی درجهت حفظ مشارکت کارکنان در نظام پیشنهادها برای مدیران ارشد وجود دارد که در زیر به تعدادی از آن ها اشاره می گردد. • درگیری فعالانه در تدوین اهداف و استراتژی های برنامه پیشنهاد. • نظرکردن به برنامه پیشنهاد به عنوان یک ابزار مهم در بهبود مستمر اثربخشی، کارآمدی، بارآوری و سودمندی نهایی. • دریافت گزارش های مختلف از کمیته بررسی پیشنهادها در جهت تعدیل سیستم. • بررسی نگرش کارکنان به صورت دوره ای برای تصمیم گیری در خصوص اثربخشی برنامه. • ایجاد خط مشی های پشتیبانی کننده برای برنامه. • سهیم شدن فعالانه در جشن های اهدای پاداش و پافشاری در پوشش خبری[1] برنامه(تصویر در پیوست پایان نامه). • سخنرانی در فرصت های مناسب در خصوص برنامه. • نوشتن مقالاتی در مجلات داخل سازمانی و یا خبر نامه های سازمان. • www.administer85.blogfa.com • kaveh11@gmail.com Company Logo

8. ویژگی های نظام موفق پیشنهادها (عوامل مؤثر موفقیت نظام پیشنهادها) ازجمله موارد مهم دیگر در راه موفقیت نظام پیشنهادها طراحی، تدوین و وجود آیین نامه ی ویژه آن می باشد ویژگی های یک آیین نامه نظام پیشنهادها • هدف برنامه • تعریفی از یک پیشنهاد یا ایده • موضوعات یا عناوینی که به عنوان یک پیشنهاد واجد شرایط نیستند • کمیته (دبیرخانه) پیشنهاد • کارکنای که واجد شرایط ارائه پیشنهاد هستند • پاداش پیشنهادها • مالیات پاداش پیشنهادها • رویه های مربوط به داوری پیشنهادها • حق پژوهش خواهی (حق استیناف) • حق واگذاری پیشنهاد • پیشنهادهای دارای حق انحصاری • آیین نامه ها و همچنین قوانین مندرج در آن ها راهنماهای ویژه ای هستند که رفتار افراد را محدود و میزان می کنند(متیز و جکسون 2003: 529). • www.administer85.blogfa.com • kaveh11@gmail.com Company Logo

9. ویژگی های نظام موفق پیشنهادها (عوامل مؤثر موفقیت نظام پیشنهادها) تبلیغ و اطلاع رسانی درخصوص برنامه به همان اهمیت وجود برنامه است برای یک برنامه جدید. کارکنان بایستی به صورت یک اصل همیشگی اهمیت و منافع یک برنامه پیشنهادها (نظام پیشنهادها) را به یاد آورند. اهداف یک برنامه اطلاع رسانی * برای آگاهی دادن به کارکنان درباره اهداف، سیاست ها، روش ها و منافع برنامه. * توسعه و ادامه همکاری و اعتماد به نفس در برنامه. * برای برانگیختن کارکنان به تفکر خلاق در باره کار و محیط (E Marx, 2007: 15-16). نکته ای که نباید همواره از نظر دور داشت این است که نظام پیشنهادها به ندرت یک شبه منتج به موفقیت پرسروصدایی می شود. چرا که نیازمند افزایش شناخت کارکنان نسبت به آن و در آن هنگام است که مزایای آن آغاز شده و مزایای آن شامل حال کارکنان و سازمان می شود. یعنی در این نظام منفعت و سود هم برای کارکنان می باشد و هم سازمان از منافع نظام پیشنهادها بهره مند خواهد گردید. پس مدیریت بایستی شکیبایی را تمرین کند و در یک دوره یک ساله انتظار نتایج ملموس و معناداری را نداشته باشد(E Marx, 2007: 17). • www.administer85.blogfa.com • kaveh11@gmail.com Company Logo

10. شکل 2 : مدل انتقال خلاقیت به ایده های عملی فرهنگ ساختار استخراج ایده تشویق(ترغیب) تخلیه ایده پشتیبانی سازمانی پی گیری ایده منابع تعهد آور Source: Van Dijk& Van den End,2002:389 مدل انتقال خلاقیت به ایده های عملی واندیک و وان دن اند (2002:389) مدلی را تکامل دادند که سیستم های پیشنهاد را قادر می سازند که خلاقیت کارمند را به ایده های عملی انتقال دهد. این کار به خوشبینی طراحی یک برنامه پیشنهاد کمک می تماید که اکثریت فاکتور های اصلی موفقیت را که در این مقاله مورد بحث قرار گرفت را در برمی گیرد. شکل شماره 2 مراحل انتقال خلاقیت به ایده های عملی را توضیح می دهد. فرهنگ سازمانی و ساختار سازمانی تشکیل دهنده ها( تعیین کننده های) هماهنگ برای انتقال خلاقیت کارمند به ایده های اجرایی است. این مدل تعدادی از سرایطی را که دربرگیرنده طراحی یک سیستم پیشنهاد می باشد را به خوبی تبیین نموده و دربرمی گیرد، اما مواردی همچون: زمان اجرا، فضای کافی برای وفق دادن(تعدیل کردن) سیستم به مشخصات ویژه سازمان را برجای گذاشته و دربرنمی گیرد. • www.administer85.blogfa.com • kaveh11@gmail.com Company Logo

11. مدل انتقال خلاقیت به ایده های عملی مدل انتقال خلاقیت به ایده های عملی دارای سه فاز 1- فاز استخراج ایده 2- فاز فرود ایده ( تخلیه ایده) 3- فاز پی گیری ایده درصورت قرار دادن برنامه های نظام پیشنهادها (طراحی نظام پیشنهادها، استقرار و توسعه نظام پیشنهادها و اجرای آن) روی این مدل می توان نمونه ای کامل از نظام پیشنهادها را در سازمان اجرا نمود که دارای تمام ویژگی ها و عوامل مؤثر در موفقیت این نظام بوده و انتظار تحقق اهداف ازپیش تعیین شده این نظام را داشت. البته نبایستی از نظر دور داشت که زمان اجرا، فضای کافی برای وفق دادن(تعدیل کردن) سیستم به مشخصات ویژه سازمان از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت می باشد و بایستی این موارد باتوجه به ویژگی های خاص جغرافیایی و فرهنگی سازمان طراحی و اجرا گردد. • www.administer85.blogfa.com • kaveh11@gmail.com Company Logo

12. خلاصه و جمع بندی در کل می توان گفت که: نظام پیشنهادها می تواند ابزار مدیریتی بسیار قدرتمندی باشد درصورتی که خوب سازمان داده شود و تمامی فاکتورهای بنیادین را مراعات نماید. همچنین بسیار مهم است که هنگام شروع یک برنامه آغاز خوبی داشته باشد. زمانی که فردی به عنوان کارمند در سازمان استخدام می شود علاوه بر اینکه نیرویی فیزیکی او را استخدام نموده ایم بایستی در فکر مغز او و قدرت ایده هایی که از آن تراوش می کند درجهت بهبود وضع موجود سازمان نیز باشیم. چنانچه سینورث(1948) گفته بود: "قدرت ایده عظیم ترین نیروی انسانی در جهان است" که امروز هم هنوز کاراست. • www.administer85.blogfa.com • kaveh11@gmail.com Company Logo

13. دومین همایش ملی نظام پیشنهادها در سازمان های دولتی و موسسات خدماتی تهران آذر ماه 1387 تالار وزارت کشور با تشکر از توجه شما www.administer85.blogfa.com kaveh11@gmail.com