Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Teknisk nämnd Fastighet

1. Kommunfullmäktige • Kommunstyrelse • Teknisk nämnd • Fastighet

2. Utdrag av Tekniska Nämndens ansvar: Ägarföreträdare för kommunens fastigheter. Huvudansvarig för kommunens lokalförsörjning och lokalanvändning. I ansvaret ingår att besluta om policys, mål och strategier för lokalförsörjningen och lokalanvändningen, samt vilka styrmedel som ska användas för att nå målen. Lokalstyrdokument

3. Skolor/förskolor ca: 486 000 kvm Egna skolor: 412 000 kvm Förhyrda skolor: 17 000 kvm Egna förskolor: 55 000 kvm Förhyrda förskolor: 2 000 kvm Servicehus/sjukhem ca:86 000 kvm Egna: 36 000 kvm Förhyrda: 50 000 kvm Affärs- & servicelokaler ca: 66 000 kvm Förvaltningsfastigheter ca: 106 000 kvm Egna: 70 000 kvm Förhyrda: 36 000 kvm Totalt c:a 904 000 kvm Egna ca: 773 000 kvm Förhyrda ca: 131 000 kvm 2009-08-31 Fastighetsportfölj • Bokförda värden • c:a 2.6 miljarder • Försäkringsvärden c:a 9 miljarder

4. Några av Umeå kommuns fastigheter • Stadshusområdet • Nolia • Dragonskolan • Östra gymnasiet • Norrlandsoperan • Stadsbiblioteket • Rådhuset • Umeå Arena • Simhallen/idrottsplatsen Gammlia

5. Kapital Budget år 2009 UK/Fastighet 692 000 000 kr 317 000 000 kr Försäkringar o Skatt mm 5 000 000 kr Personal etc LPU/Reinvestering 40 000 000 kr Media/Skötsel & Tillsyn/AU 100 000 000 kr 130 000 000 kr

6. Fastighets verksamhetsidé • Vi anskaffar, förvaltar och avvecklar fastigheter. Det gör vi som partners till kommunens verksamhetsföreträdare kostnadseffektivt och ansvarsfullt. • Vi har hög kunskap i organisationen. • Vi skall i vårt arbete utveckla ett långsiktigt miljö- och kvalitetstänkande.

7. Fastighets Vision Vi ska betraktas som de som bäst kan tillgodose Umeå kommuns verksamheters behov av lokaler och bostäder. Vi ska kunna mäta oss med de bästa i branschen.

8. Fastighets perspektiv Ekonomi • Bevara/förädla fastigheternas värde • Ekonomi i balans Medarbetare • Samarbete, mål, kompetens Kunder • Nöjda, hög tillgänglighet • Behovsanalys Samhälle • Minskad miljöpåverkan, energianvändning

9. Strategiska utvecklingsområden • Kundfokusering • Organisationsutveckling • Energioptimering • Verktygsutveckling • Kvalitetsutveckling • Arbetsmiljö

10. Kundfokus • Kunderna är främst kommunens olika verksamheter som är hyresgäster i de fastigheter vi har i uppdrag att förvalta. Det är deras krav och önskemål vår kvalitetspolicy och vår kvalitetsdeklaration avser att uppfylla. • Vår uppdragsgivare är dock ytterst kommunstyrelsen och vid en eventuell konflikt mellan hyresgästernas krav och önskemål och kommunstyrelsens direktiv är det alltså i första hand kommunstyrelsens krav som ska tillgodoses. • Kvalitetsdeklarationen är fastställd av kommunstyrelsen och är styrande för servicenivån vi ska tillhandahålla våra kunder. • Fastighet består av flera enheter som samverkar i processflöden som möter och bygger på varandra. Det innebär att dessa är beroende av att uppgifter och underlag levereras enligt fastställda rutiner för att det interna arbetet inte ska försvåras. Fastighets enheter ska därför ha ett kundperspektiv även i det interna arbetet.

11. Organisationsutveckling • Fastighetsorganisationen inriktas mot kompetenta beställare och byggherrar. • Lokalförsörjning och lokalplanering med god omvärldsbevakning. • Ökad grad av outsourcing / alternativt genomförande. • Strategiska kompetenser för lokalförsörjning och teknik. • Ökad grad av ansvars- och befogenhetsomfördelning.

12. Fastighetsägandet Långsiktigt och totalekonomiskt bästa alternativ Investeringar och förhyrningar Behov av lokaler löses inom befintligt bestånd Vid investeringar ska lokaleffektivitet prioriteras Byggnadstekniska investeringar och underhåll Om de är nödvändiga för funktion, myndighetskrav, bevarandekrav, miljökrav eller lägre D o UH – kostnader. Anpassas till nytta och tid för verksamheten och efter förvaltningsplan. Inhyrning Fastighet hyr in alla lokaler och bostäder Avveckling Fastigheter, lokaler och bostäder som inte behövs långsiktigt Vakanser Bekostas av KS (sådana som Fastighet inte råder över) Strategi för kommunens lokalinnehav

13. Fastighetsförvaltaren • Har en nyckelroll • Omfattar flera kompetensområden • Juridik • Ekonomi • Teknik • Ständigt i utveckling

15. Fastighetsförvaltare Umeå kommun • Företräder Umeå Kommunsomhyresvärdochfastighetsägare. • Ärkommunenshandläggare och kontaktperson för lokal- och hyresfrågor för interna och externa hyresgäster. • Svarar för att utveckla och bibehålla goda kundrelationer. • Inom angivet förvaltningsområde svara för samordning av huvudprocesserna: Anskaffning, Förvaltning och Avveckling, vilket innefattar planering, budget, genomförande och uppföljning. • Initierar, samordnar och följer upp processerna, vilket omfattar bland annat budget, hyreskalkyler, hyresförhandlingar, upprättande av hyresavtal med hyresgästerna, fastighetsdrift, underhåll, investeringar, rivning och försäljning av lokaler samt verksamhetsanpassningar. • Fastighetsförvaltaren svarar också inför fastighetschefen för fastigheternas totalekonomi, lokalplanering samt bereder ärenden till TN och andra förekommande nämnder. • Back- up för andra fastighetsförvaltare.

16. Fastighetsförvaltarens roll • Då – Nu • Teknik – Service • Byggnad – Hyresgäst • Annonsering – Marknadsföring • Ensamvarg – Teamwork

17. Kommunens fastigheter • Utveckling fram till 90-talet • Lokaler = gratis resurs • Ekonomihänsyn endast vid nyproduktion • Förvaltning = låg status • Frånvaro av samordning • Låg flexibilitet • Lokalkostnadsandelen ökar på verksamheternas bekostnad

18. Kommunens fastigheter • Utveckling från 90-talets början • Ekonomin stagnerar • Medvetenheten om lokalkostnader ökar • Alternativa driftformer införs • Fokusering på lokaleffektivitet • Samordning • Professionalism

19. Kommunens fastigheter • Framtida utveckling? • Flernyttjande • Högflexibla lokaler – snabbt föränderliga • Dygnet runt-nyttjande • Många olika driftformer • Kundfokus – efterfrågestyrd förvaltning • Valfrihet • Grundservice – Helhetslösningar • Kvalitetstänkande – Miljötänkande • Lokalresursplanering

20. Omfattning • In- och uthyrning av lokaler • Lokalplanering • Hyresförhandlingar • Besiktningar • Fastighetsdrift • Skötsel och tillsyn • Underhåll • Investeringar i byggnader • Ny-, till- och ombyggnationer • Reinvesteringar

21. Stödprocesser • Fastighetsdrift • Hyresadministration • Fastighetsekonomi • Byggprojektledning • Underhållsplanering • Registerhantering

22. Fastighetsdrift • Skötsel/tillsyn • Avhjälpande underhåll • Förebyggande underhåll • El, värme, vatten, kyla • Myndighetsförelägganden • Arbetsmiljö • Miljö • Brand • Etc.

23. Hyresadministration • Hyresdebiteringar och utbetalningar • Avtalshantering inkl bevakning • In- och utflyttningsbesiktningar • (Krav- och inkassoverksamhet)

24. Fastighetsekonomi • Budget • Redovisning • Månadsuppföljning • Analyser

25. Byggprojektledning • Upphandling av konsulter • Upphandling av entreprenörer • Kontroll • Besiktningar • Överlämnande

26. Underhållsplanering • Långsiktigt planerat underhåll (LPU) • Statusbesiktningar • Rullande underhållsplan • Ajourhålla underhållssystem

27. Registerhantering • Fastighetsdatabas • Ritningsarkiv • Nyckel- & låssystem

28. Fastighetsdatabas • Struktur • Fastighetsbestånd • Lokalkategorier/verksamheter • Objekt • Fastighet • Byggnad • (Lokal) • Rum • (Komponenter)

29. Huvudprocesser Anskaffa Förvalta Vidmakthålla Förädla Avveckla

30. Anskaffa Bygga nytt Bygga till Förvärva Hyra in

31. Vidmakthålla Underhålla Långsiktigt planerat underhåll Förebyggande underhåll Reinvestera Utbyte av komponenter

32. Förädla Anpassa Effektivisera Förbättra

33. Avveckla • Sälja/avyttra • Riva • Säga upp avtal

34. FastighetsförvaltningOffentligsektor Privat sektor Förvaltningsmodellen Behovsstyrd Anslagsfinansierad Ramtänkande Självkostnad Interna transaktioner Interna avtal Politiska avvägningar • Privat regi • Avkastningsstyrd • Lönsamhetskrav • Flera överlåtelser • Högre flexibilitet • Mindre administration • Långa avtal

35. Yttre krav • Arbetsmiljöverket • Boverket • Räddningsverket • M.fl.

36. Obligatoriska kontroller • Systematiskt brandskyddsarbete (SBA) • Hissar • Tryckkärl • Kylmedia • Ventilation (OVK) • Elrevision • M.fl.