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II CONGRESO BINACIONAL DE BIBLIOTECARIOS ECUADOR – COLOMBIA 23, 24 Y 25 DE ABRIL DE 2014

II CONGRESO BINACIONAL DE BIBLIOTECARIOS ECUADOR – COLOMBIA 23, 24 Y 25 DE ABRIL DE 2014. GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICA. ¿QUÉ ES GESTIÓN DOCUMENTAL?. OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

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II CONGRESO BINACIONAL DE BIBLIOTECARIOS ECUADOR – COLOMBIA 23, 24 Y 25 DE ABRIL DE 2014

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  1. II CONGRESO BINACIONAL DE BIBLIOTECARIOS ECUADOR – COLOMBIA 23, 24 Y 25 DE ABRIL DE 2014

  2. GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICA

  3. ¿QUÉ ES GESTIÓN DOCUMENTAL? OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. • Resaltar la importancia que tienen los documentos de archivo generados en la institución, dentro del cumplimiento de sus funciones. • Fortalecer los sistemas de seguridad en los sistemas de la información, para garantizar la obtención de unos mejores resultados en el almacenamiento y manejo confidencial de la información. • Conocer el correcto manejo de un sistema de información, siguiendo las pautas estipuladas para ello, basados con la información obtenida principalmente del Archivo General de la Nación (Ley 594 / 2000, ley general de archivos). • Preservar correctamente la documentación, siguiendo estipulaciones como el manejo de la temperatura y humedad en el lugar dónde se estén almacenados.

  4. ¿QUÉ ES DOCUMENTO? ES DOCUMENTO CUALQUIER SOPORTE FÍSICO O ELECTRÓNICO, QUE CONTENGA INFORMACIÓN DE LA CUAL POSTERIORMENTE HAREMOS USO Y TENGA CAPACIDAD PROBATORIA (EVIDENCIA). CARACTERISTICAS: • INTEGRIDAD • AUTENTICIDAD • INGENUIDAD

  5. FALSEDAD DOCUMENTAL CÓDIGO PENAL: CÓDIGO ÚNICO DISCIPLINARIO : • ART. 294 Documento. • ART. 296-297 • Falsedad en documento público. • ART. 289 • Falsedad en documento privado • ART. 291 • Uso de documento falso. • ART. 34 • ART. 35 • Dar lugar al acceso y exhibir, documentos, expedientes o archivos a personas no autorizadas.

  6. CLASES DE DOCUMENTOS PÚBLICOS PRIVADOS

  7. TIPOS DE DOCUMENTOS • TEXTUALES • CARTOGRAFICOS O GRAFICOS • IMÁGENES • FONOGRAFICOS

  8. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS • Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

  9. RECEPCIÓN PRODUCCIÓN TRÁMITE DISTRIBUCIÓN ORGANIZACIÓN CONSULTA CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL

  10. NORMATIVIDAD CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA ART. 8 ART. 20 ART. 23 ART. 74

  11. LEY 80 DE 1989 SE CREA EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN • ART 1 Créase el Archivo General de la Nación. • ART 2 Funciones: • Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos. • Fijar políticas y expedir los reglamentos • Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental • controlar la política nacional de archivos • Promover la organización y fortalecimiento de los archivos • Establecer relaciones y acuerdos de cooperación • ART 7 Patrimonio

  12. LEY GENERAL DE ARCHIVOS • ART 1 Objeto. • ART 2 Ámbito de aplicación. • ART 11 Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. • ART 18 Capacitación para los funcionarios de Archivo. • ART 23 Formación de archivos. • ART 24 Obligatoriedad de las tablas de retención.

  13. LEY 1409 DE 2010 REGLAMENTA LA PROFESIÓN ARCHIVISTA • ART 1 Definición • ART 7 Ejercicio ilegal de la Profesión • ART 11 Principios Generales • ART 12 Deberes de los Profesionales • ART 16 Prohibiciones Generales

  14. CLASES DE ARCHIVO ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO

  15. ARCHIVO DE GESTIÓN ORGANIZAR= CLASIFICAR + ORDENAR + DESCRIBIR

  16. CLASIFICACIÓN DEPURACIÓN ELIMINACIÓN

  17. ORDENACIÓN FOLIACIÓN DESCRIPCIÓN Y LIMPIEZA

  18. MATRICULACIÓN UNIDADES DE CONSERVACIÓN A.G

  19. UNIDADES DE ALMACENAMIENTO A.G ARCHIVADOR DE AIRE ARCHIVADOR DE PISO ARCHIVADOR HORIZONTAL

  20. ARCHIVO CENTRAL HIGIENE INDUSTRIAL SALUD OCUPACIONAL EN EL ARCHIVO

  21. PROTECCIÓN, PREVENCIÓN Y RESTAURACIÓN PLAN DE CONTINGENCIA EN ARCHIVOS -PLAN DE SANEAMIENTO AMBIENTAL DE ARCHIVOS.

  22. MICROORGANISMOS • INSECTOS: • CUCARACHAS • ESCARABAJOS • PIOJOS • TERMITAS • PECECILLOS DE PLATA • RATAS Y RATONES

  23. FONDO ACUMULADO CONJUNTO DE DOCUMENTOS DISPUESTOS SIN NINGÚN CRITERIO DE OGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA, NI LAS MÍNIMAS CONDICIONES DE CONSERVACIÓN Y SIN LA POSIBILIDAD DE SER FUENTE DE INFORMACIÓN Y CONSULTA.

  24. UNIDADES DE CONSERVACION A.C UNIDADES DE ALMACENAMIENTO A.C ESTANTE METALICO CAJAS DE ARCHIVO INACTIVO

  25. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

  26. COMITÉ DE ARCHIVO

  27. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Proceso mediante el cual las entidades públicas o privadas trasladan la documentación de un archivo a otro, una vez cumplido el tiempo de retención en las tablas de retención documental (T.R.D) y tablas de valoración documental T.V.D.

  28. TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN MICROFILMACIÓN DIGITALIZACIÓN

  29. GRACIAS

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