SAPERION ® - das Produkt

1. SAPERION® - das Produkt © SAPERION AG

2. Agenda Prozesse und Abläufe Strukturen und Server Optionen

3. Prozesse und Abläufe

4. Herrn Max Mustermann Schloßallee 168 81370 München Unser Zeichen: vW/ga Datum: 24. September 1993 Dokumenten-Management Sehr geehrter Herr Mustermann, wie besprochen erhalten Sie beigefügt Unterlagen über unsere neueseste Entwicklung, genannt ImageX. IMAGEX aus der Reihe ArChief Professional ist die zukunftsweisende Alternative zur Bearbeitung von Papierbergen und bietet die Möglichkeit einer exakten Nachbildung Ihres bisherigen Ablagesystems aus Akten- schränken, Ordnern, Unterordnern und Dokumenten. FlowPATH ist die BULL-Lösung zur umfassenden elektronischen Vorgangsbearbeitung und schafft einen reibungslosen Übergang von der manuellen Vorgangsbearbeitung zur elektronisch unter- stützten Abwicklung von Arbeitsgängen im modernen Büroumfeld. Mit freundlichen Grüßen Gesellschaft für integrierte Dokumenten-Management-Systeme Oberdoedel Capturing - Indexing • Erfassen gescannter Dokumente • Treiber für zahlreiche Scanner, Laden und Speichern von Scankonfigurationen • Stapelmanagement • Scannen definierter Dokumentausschnittte • Erfassen sonstiger Dokumente • Laden von Bilddateien (.bmp, .tiff, .jpeg etc.) • Laden von Anwendungsdateien (.doc, .xls etc.) • Automatische Übernahme eingehender Emails oder Faxe • Vollautomatische Druckdatenübernahme (COLD) • Indexierung und Archivierung • vorgegebene Masken • Zusätzliche Möglichkeiten zur automatischen Indexierung (Barcode, ICR/OCR, Formularerkennung etc.)

5. OCR-Erkennungsrahmen ... Barcode-Erkennungsrahmen ... SAPERION® – Indexing Um Dokumente wieder auffinden zu können, müssen mit geeigneten Schlagworten versehen werden ... • automatisierte Zeichen- oder Barcodeerkennung • halbautomatische Erkennung mit Korrekturmöglichkeit • Formularerkennung • manuelle Zeichenerkennung per „Point & Shoot“ für unterschiedlich gestaltete Dokumente

6. „Treffer“- Listenausgabe mit Sortiermöglichkeit Retrieval (Query) • erweiterte SQL-Statements nutzbar • Auswahllisten und Nachschlagetabellen • Volltextrecherche • Zugriff aufs Archiv von jedem SAPERION® Arbeitsplatz mittels Eingabe von Suchbegriffen • benutzerspezifische Abfragemasken mit Vorbelegungen • Markierung der Treffer im Dokument bei der Volltextrecherche

7. Viewing - Imaging • Anzeigen und Bearbeiten von Anwendungsdateien • Anzeige und Bearbeiten in Ursprungsanwendung • automatischer Start per Shell-Aufruf • Anzeige und Druck wahlweise über SAPERION® Datei-Viewer • Anzeigen und Bearbeiten von Bilddateien • Formate bis A0 und größer, Graustufen, Farbbilder • Blättern in mehrseitigen Dokumenten • Miniaturansicht • Export in beliebig wählbare Grafikformate, Kompression

8. Viewing - Imaging • Spezielle Objekte • Notizzettel mit Zugriffsberechtigungen • Textmarkierung, Pfeile • Stempel mit Signatur • Black-Marker zum Einschwärzen geschützter Passagen • Drucken der Objekte • Exportieren der Objekte mit dem Dokument

9. Rechnung-Nr. Rechnung-Datum “Rechnung” Klassifikation Liefer-Datum Lieferant “Lieferschein” “Bestellung” Bestell-Nummer “Sonstige” Klassifizierungs- + Index-Daten Dokumenten-Mix Coded, Non Coded Sortierte Dokumente Klassifizierung, Indexierung und Verarbeiten Klären Sie einfach über Vorindizierung, wer das Dokument zur weiteren Verarbeitung erhält!

10. Dokumenten-Management allgemein • Verwenden gemeinsamer Arbeitsmappen • Weitergeben von Dokumenten über Ablagekörbe • Versenden von Dokumenten als Email • Volltextbearbeitung • Dokumentenschutz - Sicherheit über Zugriffslisten (ACL) • Check in - Check out • Revisionsverwaltung • Tabellen und Archiv übergreifende Verwaltung von Links zu anderen Dokumenten, Smartlinks

11. mySAPERION.com – das Portal • vollständig personenbezogenes Portal • unterstützt Universal Client Technologie • vielfältige Portal-Möglichkeiten • Web Links • Web pages • Static queries • Dynamic queries • Stocks, weather reports

12. SAPERION® Portal

13. Höchste Sicherheit im Archiv ... • Sicherheit für die archivierten Daten • eigenes sequentielles Dateiformat, das von außen weder eingesehen noch manipuliert werden kann • Verschlüsselung von Dokumenten und digitale Signatur möglich • Speicherung aller Dokumentinformationen inklusive aller Änderungen auf dem Medium (auch in XML- Format) • kompletter Neuaufbau der Suchdatenbanken von den Medien jederzeit möglich • Sicherheit durch Rechteverteilung • Zugang nur über Benutzernamen und Passwort • rollenspezifische Funktionsrechte • Zugriffsrechte für Dokumente, einzelne Seiten oder Annotationen über ACLs

14. ... auch bei Nutzung über das Internet • Zugang für einzelne Benutzergruppen frei konfigurierbar • Zugriffsrechte behalten bei Zugang über Internet volle Gültigkeit • keine Ausführung von Administratorenaufgaben über Internet • Schutz von Dokumenten durch kryptographische Verfahren auch während der Archivierung möglich

15. SAPERION® IT-Integration • Integration in vertraute Arbeitsumgebungen auch ohne SAPERION® Oberfläche: • Lotus Notes • MS Outlook • MS Office • SAP R/3 (zertifiziert) • OSG • u.a.

16. Strukturen und Server

17. HTML-Client Erfassungs-stationen Host SAPERION® Client Cold WWW Webserver ( Broker, Gateway) Cache Cache Web- Native-Client SQL Datenbank- server high-end Dokumenten-server (weitere Server: Cache, Broker, DocFlow) System-Konzept (Multitier-Architektur)

18. Slim Client Broker DocumentRepository Multitier Architektur • Klassische SAPERION® Architektur war ein Client-Server-Modell (2 Ebenen). • Der neue Broker-Server erweitert diese durch eine Mehrebenen-Architektur der Datenbank-Logik. • Mehrebenen-Architektur erweitert Skalierbarkeit und einfache Administra-tion.

19. Slim Client Broker DocumentRepository Front end – der Slim Client • Vollständige Funktionalität beinhaltet DMS, Scanning, Imaging, Cold. • Komponenten benötigen • Memory Bedarf ca. 8 MB • Download Größe ca. 3.4 MB • CPU-intensive Vorgänge wie Scanning, Kompression werden durchgeführt, um “Bottlenecks” zu verhindern.

20. SAPERION® Clients für unterschiedliche Aufgaben • Query Client:Recherche • Query/Index Client:Index-/ Imaging-Client • DocFlow Client: Workflow Client • Scan – und Highend Scan Client: für low-end - und high-end Scanner, inkl. Kofax- Anbindung • Universal/Admin Client: zur System-Administration, inkl. aller verfügbaren Client Funktionen • Web Query Client: Recherche über Web-Browser im Intranet/Internet • Web Index Client: Indexierung, Ablage und Recherche über Web- Browser im Intranet/Internet

21. SAPERION® Clients Lizenzierung nach dem Concurrent-User-Prinzip: • Installation beliebig vieler Clients • Gleichzeitiger Zugriff entsprechend der Anzahl der Lizenzen

22. SAPERION® Benutzeroberfläche

23. Outlook User Interface • vollständige Überarbeitung der klassischen SAPERION® Benutzeroberfläche • Körbe und andere Objekte zur Archivierung sind im Fenster enthalten. • Die Benutzeroberfläche ist vollständig konfigurierbar. • Die klassische Oberfläche lässt sich bei Bedarf einstellen.

24. Multi-Format Viewer • Durch den SAPERION® Viewer werden diverse Image-Formate unterstützt. • ActiveDocument – Technologie wird genutzt. • Microsoft Office Dokumente (Word, Excel, Powerpoint) • HTML, XML durch den Microsoft Internet Explorer • PDF–Files nutzen den Adobe Acrobat Reader. • Auto-Check-Out Technologie

25. Slim Client Broker DocumentRepository Middle tier - der Broker Server • behandelt alle Datenbank-Anfragen. • ODBC-Setup nur auf diesem Server • verwaltet alle Postkörbe lokal • läuft als NT-Service • entfernt Abhängigkeiten vom Netzwerk-File-Server • Masken, Definitionen, Skripte und sonstige Konfigurations-Dateien werden durch den Broker- Server verwaltet.

26. Brokerserver • zentrale ODBC-Konfiguration und ODBC-Zugriffe • Verwaltung Konfigurationsdateien, Masken und Definitionen • Broker kann für alle Clients Aufgaben übernehmen. • Rendering • Verwaltung sämtlicher Körbe aller Benutzer • Bündelung Datenbankzugriffe • SQL-Datenbankzugriff - Client benötigt keine ODBC-Konfiguration. • Volltextdatenbank - kein File-Sharing nötig

27. Slim Client Broker DocumentRepository Back-end – die Dokumenten Ablage • Mehrschichten-Dokumenten-Server • enthält die direkte Unterstützung für optische Librarys (Jukebox) • läuft als NT-Service • Remote Administration durch Microsoft Management Console • kann bei Betrieb administriert werden • unter diversen Betriebssystemen verfügbar (NT/W2K/ Linux, Solaris)

28. SAPERION® Dokumenten-Server • gesamte Verwaltung des elektronischen Archivs • Archivierung aller Daten auf den Archiv-Medien • Ausgabe angeforderter Daten aus dem Archiv • Verwaltung eines Tera-Cache für schnellen Dokumentenzugriff • Steuerung der angeschlossenen Geräte (Jukebox)

29. Benutzerverwaltung Eine eigene Benutzerverwaltung entfällt, SAPERION® übernimmt Rollen, ACLs und User direkt aus der NDS oder NT- Domäne.

30. SQL-Anschluss • umfassend konfigurierbarer ODBC-Anschluss mit Unterstützung komplexer Features • gleichzeitige Verbindung zu verschiedenen Datenbankservern

31. Unterstützte Grafikformate • Schwarzweiß: • TIFF, Komprimierung nach CCITT Group 4 (TIFF G4) • Farbe oder Graustufen: • JPEG - effektive Komprimierung, einstellbarer Qualitätsverlust-Faktor (incl. JPEG 2000) • LEAD - noch effektivere Komprimierung, einstellbarer Qualitätsverlust- Faktor, geringere Verbreitung als JPEG • TIFF - verlustfreie, aber geringere Komprimierung mit PKZip • PNG - verlustfreie, aber geringere Komprimierung mit PKZip • Weitere Grafikformate: • At Work Fax, CALS, DCX, EPS, IMG, MacPaint, Photo CD, PhotoShop, PICT, SDL, SUN, TGA, USP, WMF, WPG u.a.

32. Optionen

33. SAPERION® Optionen • COLD Konverter • zur speicherplatzsparenden Archivierung von Dokumenten aus Spooldateien, mehrseitige Formularhinterlegung • Barcode • für die Erkennung gängiger Barcode-Typen • OCR • als Schnittstelle zu verschiedenen OCR-Programmen (CAERE, Recognita, FineReader u.a.) • Protokoll, Report und Qualitätssicherung • administrative Überwachung von Systemereignissen und Durchführung von Qualitätsprüfungen • Event Script • zur weitgehenden Konfiguration von SAPERION®inklusive der Einbindung in Workflow-Prozesse

34. SAPERION® Optionen • High-End Dokumenten Server • mit Cachepool und Replikationsmechanismen • Security Modul • zur kodierten Dokumentenarchivierung und Verwendung elektronischer Signaturen • CD-R Query Archiv • zur Generierung selbsttragender Archive auf CD-R • Broker Server • zur Bündelung von Client-Gruppen • DocFlow Server • zur dokumentbasierten Workflow Verwaltung

35. Übernahme von Massendruckdaten Konfiguration mittels grafischer Benutzeroberfläche Greybars - Indexfelder über aufziehbare Markierungsbalken bestimmbar Erweiterbar durch benutzerspezifische DLLs COLD - Computer Output on Laser Disk

36. flexible Hintergrundseiten - Hinterlegung Darstellung von Cold- Dokumenten im SAPERION® Viewer mit Annotationen Formate ASCII, ANSI, EBCDIC PCL und Postscript optional AFP, IPDS, Metacode E COLD

37. Barcode • Erkennung von Barcodes auf einer gescannten Seite oder einer Bilddatei. • hohe Erkennungsgenauigkeit im Vergleich zu Texterkennung (OCR) oder Handschrifterkennung (ICR)

38. Rendering • konvertiert Anwendungsdateien in Standardformate für die „Langzeitarchivierung“ • Unterstützt Image- und PDF- Ausgaben • HTML und XML in Vorbereitung • läuft Server basierend auf dem Broker Server • Broker benötigt eine Lizenz vom Acrobat Distiller zur PDF-Wandlung. • keine Lizenz für Client benötigt • enthält neue Druckertreiber für SAPERION® • Windows 2000 kompatibel • Farbunterstützung

39. OCR Schnittstelle • Recognition Frames: • frei positionierbare Erkennungsrahmen, Drehen der Erkennungsrichtung in 90°-Schritten • Page Separation: • Trennbedingungen für automatische Dokumententrennung beim Scannen • Point & Shoot: • Übernahme der Ergebnisse in Felder der Indexierungsmaske • Index Recognition: • automatisierte Indexierung durch Übernahme der Erkennungsergebnisse vordefinierter Erkennungsrahmen

40. OCR Schnittstelle • Index Cover Sheet: • Erkennen eines Deckblatts mit Indexierungsdaten; Deckblatt kann von Indexierung ausgeschlossen werden. • Contrast Optimizing: • Automatische Korrektur einzelner Pixel zur Kontrastverschärfung • Multipage Text-Retrieval: • Volltexterkennung über mehrere Seiten • Popup Verifier: • Markierung von zweifelhaften Erkennungsergebnissen in der Indexierungsmaske • Scan Optimizing: • automatisches Drehen von schief gescannten Dokumenten (CAERE)

41. Event Script • leistungsfähige Makros und Routinen, um anwendungsspezifische Vorgangs- und Ablaufstrukturen in SAPERION® einzufügen oder zu beeinflussen • spezifische Workflow-Mechanismen • komplexe Dokumentenübernahmen • komfortable Schnittstellen zu anderen Workflow-Systemen oder Anwendungen

42. Groupware-Anbindung an Microsoft & Lotus • Mail-Anbindung über MAPI-Schnittstelle von SAPERION® (cc:Mail; Exchange) • Versenden von Dateien oder Referenzen auf Dateien an Anwender oder Verteiler • Dateien werden im Originalformat oder gewähltem Bildformat versandt. • vordefinierte Schnittstellen zu Lotus Notes oder MS-Exchange/MS-Outlook • Outlook: Arbeiten in der gewohnten Benutzeroberfläche mit zusätzlichen SAPERION® Funktionen • Lotus Notes: Clientanbindung mit der Möglichkeit direkter Archivierung vom Notes Client aus • Einbindung von SAPERION®Funktionen über COM • SAPERION® Funktionen (Scannen, Ausschneiden, Bearbeitung der Indexierung etc.) stehen im Groupware-Produkt zur Verfügung.

43. Office Integration Modul zur SAPERION-Anbindung an Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Visio

44. Workflow • eigener DocFlow Server • Definition von Dokumenten basiertem Workflow über grafischer Oberfläche • Workflow Management in SAPERION® • Kopplung zu Workflow-Systemen von Staffware, COSA u.a. • Initiierung von Workflow-Vorgängen in SAPERION® nach Eintreffen bestimmter Dokumente • Zugriff auf Dokumente, prozessgesteuert aus der Oberfläche des Workflow-Systems oder aus SAPERION® • Implementierung von Arbeitsabläufen in MS Outlook • Erzeugung von Tasks mittels Event Script aus SAPERION® heraus • individuelle Programmierung in Event Script, DocFlow Event Manager mit VBA-kompatibler Makrosprache • Kopplung zu Lotus Notes®

45. Option DocFlow Standard- DocFlows für „Standard“ Geschäftsvorfälle

46. Durch Integration in die SAPERION® Abfragemasken kann jeder beliebige Docflow gestartet werden ! Start aus jeder SAPERION® Maske

47. Indexierung mit R/Index • Nachindexierung von archivierten Business Dokumenten • konsistenter Systemzugriff über SAP-Automation und dem SAPERION COM-Interface • Dokumenten bezogenes Indexprofil • selektive Verarbeitung von Dokumenten • zeit- oder ereignisgesteuerte Verarbeitung • optional: ABAP-basierende Lösung (Funktionsbaustein)

48. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!