Tárgyalástechnika

1. Tárgyalástechnika

2. Tárgyalás fogalma A tárgyalás olyan kölcsönös tevékenység, kommunikáció, amelynek célja egy (vitatott) ügy szabad beleegyezésen alapuló elintézése. Tárgyalás célja: Tárgyaló partnerünk szabad elhatározásából és akaratából mondjon igent, adja beleegyezését. Tárgyalás jellemzője: A feleknek létezik valamilyen közös érdekük → érdekegyeztetés és érdekérvényesítés komplex folyamata

3. Tárgyalás típusa • Célja szerint: • Kapcsolatépítő (cél: az új partner bemutatása, megismerése) • Előkészítő tárgyalás (cél: piaci viszonyok felderítése, tárgyalás előkészítése) • Üzletkötő tárgyalás (cél: áru, tárgy, szolgáltatás értékesítése, keret-megállapodások, részmegállapodások, teljes megállapodások) • Zavarelhárító tárgyalás (cél: vitás kérdések megoldása, akadály elhárítása)

4. Tárgyalás típusa • Témája szerint: • Adás-vételi témájú (tárgya: az áru és szolgáltatás adásvétele; részei: ajánlat, alku, megállapodás) • Együttműködési témájú (tárgya: kooperáció, közös fellépés)

5. Tárgyalás típusa • Alkalmazott stratégia szerint: • Kölcsönös megegyezésre törekvő stratégia(együttműködő magatartás, cél: kölcsönösen, előnyös szerződés megkötése, kompromisszumkeresés, egyenlő felek) • Előnyszerzésre törekvő stratégia(eltérő értékrendi partnerek, cél: minden lehetséges előny kihasználása) • Győzelmi (harci) stratégia(nincs kölcsönösség, nyílt konfrontáció, nagy erőkülönbség a felek között, egyszeri üzletkötés, „pókerarc” taktika)

6. Az időtényező szerepe a tárgyalások során • Jelentősége • egyszeri üzletkötésnél van • új kapcsolat létrehozásánál • a korábbi együttműködésben történő alapvető változtatások esetén • Mikor legyen? • Meddig tartson? • Milyen napirendi pontokat tárgyaljon?

7. Az időtényező szerepe a tárgyalások során Mikor legyen? – a tárgyalás időpontjának kitűzése • Az időpont akkor jó, ha nem nekünk van igazán szükségünk az üzlet megkötésére, hanem a másik fél szorgalmazza. • Az együttműködő partnerek igyekeznek nem túlzottan kihasználni a helyzetből adódó előnyöket

8. Az időtényező szerepe a tárgyalások során • Meddig tartson? – a tárgyalás időtartamának meghatározása • Meghatározó tényező: • a megtárgyalásra kerülő témák jellege, komplexitása • a feladatmegoldásba bevont szervezetek száma • A tárgyalás elején egyeztetni kell a rendelkezésre álló időt!

9. Az időtényező szerepe a tárgyalások során • Milyen napirendi pontokat tárgyaljon? • Rendelkezésre álló időtől és megtárgyalandó témáktól függ a napirendi pontok száma • Napirendi pontok rögzítése a meghívón: • Témához kapcsolódó dokumentumok előkészítése • Tárgyaló partnerek személye, szakértők • Napirendi pontok száma: 3-4 témánál ne többet! • Fontos a témák kapcsolódása, egymásutánisága • Napszak megválasztása → reggeli, délelőtti órák: az emberek ekkor a legfrissebbek • Hosszabb tárgyalási idő esetén – szünet(ek) beiktatása!!

10. Környezeti feltételek • Helyszín kiválasztása • Kinek a felségterületén? Partnernél, saját telephelyünkön, semleges területen • Többfordulós tárgyalások esetén: helyszínek kölcsönös cseréje • Tárgyalóterem kiválasztása • Megfelelő alapszolgáltatások legyenek: megfelelő világítás, fűtés/hűtés, szellőztetés, hangszigetelés • Fontos a bútorzat, belső elrendezés (kényelem, megfelelő munkafelület), színek (pasztellszínek) kiválasztása • Zavartalan környezet kiválasztása • Megfelelő világítás (villogó, búgó fénycső kicserélése) • Árnyékolás • Megfelelő hőmérséklet • Zajszigetelés a külső zajok kiszűrésére • Telefonhívások kirekesztése

11. A tárgyalópartnerek jellemzői és a stratégiai típusok 1. Ösztönös stratégiát követő • korábbi tapasztalataira, ismertségére, kapcsolataira épít • az előkészületre kevés gondot fordít • fő módszere: a rögtönzés • tapasztalt emberismerő • jobbára csak a rutintárgyalások, rendelések megújítása során állja meg a helyét • rutinja sablonná alakulhat → új lehetőségeket elsiet • Előnye: • könnyed kapcsolatteremtés • magabiztosság • Hátránya: • kevéssé alkalmazkodó • igényes, új ajánlatokat nem tud hatékonyan képviselni

12. A tárgyalópartnerek jellemzői és a stratégiai típusok 2. Merev stratégiát alkalmazó • hosszasan és alaposan felkészül • rengeteg információt gyűjt • részletesen kidolgozza az ajánlattétel tartalmát és módját • precízen felépíti a leendő tárgyalás egyes pontjainak sorrendiségét • ha partnere eltér a hagyományos logikától, vagy váratlan helyzet kérdés merül fel → megzavarodik, kieshet szerepéből

13. A tárgyalópartnerek jellemzői és a stratégiai típusok 3. Rugalmas stratégiát alkalmazó: • tapasztalatra épít • egy-egy tárgyalásra tudatosan készül előzetes információi kiegészítésével • improvizálásra képes • gondolkodásmódja gyors • a kérdések nem zavarják • tárgyalásmódja könnyed • kapcsolatteremtése fejlett • egyensúlyhelyzetre törekszik

14. Kommunikáció jelentősége tárgyalás közben • Benyomáskeltés, benyomásszerzés, a tárgyalás légkörének megteremtése • Feszültség oldása – bevezető csevegés • Tárgyalás ritmusa • Kezdeményező szerep • Nyitási periódus • Tárgyalás célja • Tárgyalandó témák sorrendje • Mindkét fél koncentrál, nyitott az eseményekre • Tárgyalás

15. Tárgyalás Szakaszai: • Felderítés, információgyűjtés • Ajánlattétel • Alku • Megállapodás • Rögzítés, jóváhagyás, aláírás

16. Felderítés, információgyűjtés • Egymás igényeinek megértése • Álláspontok, kiindulópontok ismertetése, nem megvitatása! • Felfogásunk az egész témáról • Mit akarunk elérni • Mely kérdések a legfontosabbak számunkra • Mivel járulunk hozzá az eredményes alkuhoz • Reményeink és/vagy aggodalmaink a partnerrel kapcsolatban • Azok a témák, amelyekről beszélnünk kell

17. Ajánlattétel - alku • A feleknek együtt kell felderíteniük, hogy elérendő céljaik és ajánlataik mennyire fedik egymást • Elvi megegyezés • Nagy vonalakban való megegyezés • Részletekben való megegyezés

18. A meggyőzés • A meggyőzés mint szándék azt jelenti, hogy el akarom érni a partneremnél, hogy megértse, jónak tartsa, elfogadja az elgondolásom olyannyira, hogy ennek eredményeként mellé álljon, sőt, ha szükséges, ezután képviselje is

19. Meggyőzés vagy legyőzés? • Meggyőzés ≠ legyőzés!! • Meggyőzés: az együttműködés stratégiai eszköze • Legyőzés: a versengő stratégia eszköze

20. Meggyőzés - legyőzés

21. A meggyőzés folyamata • Első lépés: meghallgatni és megérteni a partnert • Tisztában lenni információs bázisával, fogalomrendszerével, gondolatmenetével • Megismerni és megérteni érveit, logikáját, következtetéseit • Második lépés: a saját elgondolás kifejtése • A megértést folyamatosan kontrollálva előrehaladni • A szükséges szemlélet kialakítása a befogadóban Nem a partner hibája, ha nem érti, amit közlünk!

22. Csoportos tárgyalás Delegáció hatékony működésének feltételei: • Létszám • Összetétel • Vezető személye • Felkészülés • Hátország

23. Létszám • max. a 7-8 fő • a 8 fős tárgyalási csoport: két négy tagú delegáció! • a delegáció irányítása szempontjából is ez a létszám a megfelelő • Gyakori: szélesebb körű vitára, megállapodásokra van szükség, mint amilyet a delegációvezető és 3-4 delegátus átfogni képes 

24. Létszám • delegációs tárgyalások három megoldási változata, illetve ezek kombinációja • 1. típus: • az ügylet bonyolultságától függően maximum 2-3 fős központi delegáció mellé a tárgyalás különböző szakaszaiban más-más szakember kapcsolódik

25. Létszám • 2. típus: • ha egy időben több szakértőre van szüksége a központi delegációnak  nem teljes értékű tárgyaló, hanem tanácsadók részvétele • a tanácsadónak nincs közvetlen beleszólási joga a tárgyalásba • a delegátusnak adhat, illetve a delegátus kérhet tőle információkat bizonyos szabályok szerint

26. Létszám • 3. típus: • a résztémák elkülönülnek, nagy jelentőségűek, ezért alapos szakmai ismeretükre van szükség • párhuzamosan több kiscsoport tárgyalását kezdeményezni a központi tárgyalás mellett

27. A delegáció összetétele • áttekintő és a szükséges mélységig részletező információk a tagok birtokában • kiválasztás szempontjai: • szakmai kompetencia • jó kifejezőkészség • jó kommunikációs kompetencia • döntési jogkör  hatalom, pozíció megléte a tárgyalt téma jelentőségének megfelelő mértékben • Gyakori: a delegáció vezetője a legmagasabb rangú személy, ő jogosult az ügy egészében dönteni

28. A vezető személye • meghatározó a személyiség  nincs általánosítható tapasztalat, hogy az előképzettsége szerint milyen szakmai háttérrel rendelkezzen • az ideális delegációvezető a szituációnak megfelelően tud : • erőskezű irányító, összefogó viselkedést tanúsítani • háttérbe vonulni • csoporttagokat aktivizálni, előtérbe engedni • a folyamatot mindvégig átlátni, tudatosan szabályozni, kézben tartani • a delegáció hatékony irányítása személyfüggő folyamat

29. A vezető személye • az ideális csoportvezető: • figyelemmel tud lenni a tagok egyéni stílusára • mérsékelni tudja az aránytalanul nagy dominanciával fellépőket • képes alkalmazkodni a csoporttagok megszokott munkastílusához

30. A felkészülés • néhány ember  bizonyos közös munka elvégzésére alkalmas csoport (delegáció)  megfelelő felkészítés szükséges  a tagoknak néhány alapvető dologban a tárgyalás előtt konszenzusra kell jutniuk • a kitűzött cél vagy célrendszer értelmezése, realitása • a cél elérését biztosító stratégia • bizonyos taktikai lépések • szereposztás • az egyetértésre jutás kemény viták eredménye • a konszenzusra jutás folyamatában egymás és a vezető stílusának, felfogásának, hozzáállásának megismerése • kommunikációjuk összehangolódik • kiderülnek az értelmezésbeli, terminus használati eltérések • információik nagy részét rendezve tisztázódnak lehetőségeik és korlátjaik • egymás szakmai, emberi jellemzőit megismerve  a stratégia és a szereposztás kialakítása

31. A felkészülés • a felkészületlendelegációkjellemzői: • megosztottság • értelmezésbeli különbségek • bizonytalanságok • egymás támogatásának hiánya, rivalizálás • egy jó delegációvezető mindezeket a törvényszerűségeket jól ismeri, és nem engedi el a konszenzusra jutással való felkészülést

32. A hátország • a tárgyaló delegáció ereje, egysége függ az otthoni kollégák támogatásától • támogatás: ha az otthon maradt és az ügyben dolgozó kollégák ismerik a kitűzött célokat, egyetértenek azokban, fontosnak tartják azokat • Bizalom: • a hátországbeliek szükség esetén mindent megtegyenek a tárgyalók támogatására • a tárgyalót hátországa akkor erősíti, ha ő is bízik az otthon maradottakban • bizalom kialakulása  előzetes munkakapcsolat szükséges • kapcsolat alapja a kétirányú kommunikáció mindkét fél korrekt módon és folyamatosan tájékoztatja a másikat, ügyelve a megértésre • a kölcsönös tájékoztatásnak a tárgyalások folyamán is fenn kell maradnia