Universidad Nacional del Sur

1. Universidad Nacional del Sur Implementación del Sistema SIU-Guaraní 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes

2. GESTIÓN DE EXÁMENES 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes

3. Mesas de Examen 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes

4. ¿Qué es una Mesa de Examen? • Una mesa de examen identifica el examen de una materia en una fecha de un turno determinado. • Es posible definir varias mesas en un turno, incluso para la misma materia. 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes

5. Definición y Actualización de Mesas de Examen • El Docente responsable de cada materia define las Mesas de Examen correspondientes a los diferentes turnos. • Los Departamentos Académicos registran en el sistema las Mesas de Examen. • Las Mesas de Examen deben quedar definidasantes de la fecha del examen. 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes

6. Atributos de una Mesa de Examen: Definición de Turnos • Antes de crearse mesas de examen se deben definir los turnos de examen. • En la UNS no está vigente el sistema de turnos de examen, pero se requiere incorporar esta información para operar el sistema. 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes

7. Atributos de una Mesa de Examen: Definición de Turnos • Se definirá un turno de examen por mes • La DAE será la responsable de registrar en el sistema los turnos de examen 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes

8. Atributos de una Mesa de Examen: Restricciones sobre la inscripción • Letras del apellido del alumno. • Alumnos de una carrera. • Alumnos de una carrera y plan. • Alumnos de un grupo de carreras. • Actualmente no maneja restricción por cupo. 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes

9. Importante - Mesas de Examen • Debe definirse una mesa de examenpara cada fecha de examen que el docente desee fijar. • Las mesas de examen deben incorporarse al sistema antes de la fecha fijada para el mismo. 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes

10. Importante – Mesas de Examen • Los alumnos se inscriben a Mesas de Examen y no a Materias. • Las Actas de Examen se asocian a las Mesas de Examen. 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes

11. Circuito Administrativo para la Gestión de Exámenes 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes

12. Circuito Administrativo - Exámenes • La DAE registra en el sistema turnos de examen (uno por mes) • El Docente informa sus fechas de examen al Departamento para cada turno • El Departamento registra las mesas de examenen el sistema • La Oficina de Asignación de Aulas asigna el aula a la mesa y carga la información en el Sistema de Aulas 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes

13. Circuito Administrativo - Exámenes • A voluntad, cada Departamento podrá registrar la información de aulas junto con la información de la Mesa (hasta que el Sistema de Aulas se integre totalmente al Guaraní). • Los alumnos registran su inscripción a mesas de examen por autogestión (materias curriculares, extracurriculares e idiomas). 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes

14. Circuito Administrativo - Exámenes • Según el resultado del Control de Correlatividades en línea: • Se emite un Permiso de Examen y se registra la inscripción como ACEPTADA. • Se emite una Declaración Jurada y se registra la inscripción como PENDIENTE. • Se rechaza la inscripción. • Los Departamentos registran la inscripción a mesas de examen de un alumno que tenga dificultades con los puestos de autogestión (materias curriculares, extracurriculares e idiomas). 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes

15. Circuito Administrativo - Exámenes • La DAE registra la inscripción a mesas de examen de alumnos con problemas académicos (materias curriculares, extracurriculares e idiomas). • El Departamento registra inscripciones a examen fuera de término(materias curriculares, extracurriculares e idiomas). 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes

16. Circuito Administrativo - Exámenes • Antes de generar el Acta de Examen el Departamento procesa las inscripciones a examen en estado PENDIENTE. • El Departamento otorga excepciones a alumnos que continúan con inscripciones en estado PENDIENTE y las informa a la DAE. • La DAE incorpora las excepciones otorgadas a alumnos con inscripciones pendientes. • El Departamento genera el Acta de Examen de una mesa particularuna vez pasada la fecha límite de inscripción. 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes

17. Circuito Administrativo - Exámenes • El Departamento imprime el Acta de Examensin notas para el Docente (este acta tiene solo a los alumnos ACEPTADOS). • El Departamento imprime un Listado con los Alumnos PENDIENTES, que se adjunta al Acta Impresa sin notas (esta es la única constancia que va a tener el Departamento para poder pasar las notas de los alumnos que vayan regularizando su situación y necesiten rectificativas). • El Departamento entrega al Docente el Acta Impresa sin Notas y el Listado de Pendientes. 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes

18. Circuito Administrativo - Exámenes • El Docente califica el examen y completa manualmente el Acta Impresa sin Notas y el Listado de Pendientes y adjunta los Permisos de Examen entregados por los alumnos. Actualmente, los documentos válidos son los Permisos de Examen con la nota escrita por el profesor (con esta documentación se cargan las notas en el depto). A partir de la implementación del nuevo sistema se van a exigir como documentos válidos el Acta Impresa sin Notas, el Listado de Pendientes y los Permisos de Examen. 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes

19. Circuito Administrativo - Exámenes • El Departamento carga las notas en el Acta de Examen utilizando la documentación anterior. • El Departamento imprime DOS COPIAS del Acta de Examen con Notas. • El Departamento cierra el Acta de Examen. • El Docente firma las DOS COPIAS del Acta de Examen Impresa con Notas. • El Departamento archiva UNA COPIA del Acta de Examen Impresa con Notas y el Listado de Pendientes • El Departamento envía la OTRA COPIA del Acta de Examen Impresa con Notas a la DAE. 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes

20. Circuito Administrativo - Exámenes • La DAE archiva laOTRA COPIAdelActa de Examen con Notas. • Una vez cerrada el Acta, en caso de que se quiera: • Agregar un alumno • Borrar un alumno • Cambiar algún dato del examen de un alumno El Departamento Académico debe emitir una Resolución que avale la modificación. Corresponderá generar un Acta Rectificativa 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes

21. Circuito Administrativo - Exámenes • El Departamento imprime DOS COPIAS del Acta de Examen Rectificada, una copia para archivar y otra para enviar a la DAE • El Departamento cierra el Acta de Examen Rectificativa. • El Docente firma lasDOS COPIASActa de Examen Rectificada. • El Departamento sella el Acta Original y escribe manualmente el número de Acta Rectificativa, como así también la referencia a la documentación de aval correspondiente. 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes

22. Circuito Administrativo - Exámenes • El Departamento archiva una COPIA del Acta de Examen Rectificativa, envía la SEGUNDA COPIA del Acta de Examen Rectificativa a la DAE. • La DAE sella el Acta Original y escribe manualmente el número de Acta Rectificativa. • La DAE archiva el Acta de Examen Rectificativa. 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes

23. Inscripción (autogestión) Definir Mesas de Examen Procesar Inscripciones Pendientes Inscripción (gestión) Cargar Mesas de Examen Cargar Turnos de Examen Inscripción (gestión) Cargar Excepciones Otorgar Excepciones Gestión de Exámenes Generar Actas Imprimir y Cerrar Actas Rectificativas • DAE • Deptos. • Alumnos Imprimir Pendientes Imprimir Actas sin Nota Generar Actas Rectificativas • Docentes Calificar Pendientes Calificar Actas Manualmente Cerrar Actas Imprimir Actas con Nota Cargar Resultados en Actas 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes

24. Universidad Nacional del Sur Implementación del Sistema SIU-Guaraní 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes