Exchange Server 2010 E-Mail Archiving

1. Exchange Server 2010 E-Mail Archiving Alessandro Appiani Microsoft TechNet Speaker & Certified Traineremail: v-alessa@microsoft.com Pulsar IT Founder & CEO sip/im/email: alessandro.appiani@pulsarit.net

2. L’eccellenza sulle tecnologie Microsoft • Pulsar IT è stata tra le prime società in Italia a certificarsi sulle infrastrutture di rete Microsoft (1995) e sulle soluzioni in area Server • Pulsar IT è specializzata sulle soluzioni per la comunicazione, la collaborazione e la sicurezza • Le persone di Pulsar IT sono Speaker tecnici in conferenze ed eventi Microsoft da oltre 15 anni • Pulsar IT è Microsoft Voice-Ready Partner specializzato nell’integrazione delle tecnologie Microsoft Unified Communications con i sistemi VoIP e legacy PBX

3. Agenda • E-mail store & archive • esigenze • Exchange 2010 Archiving & Retention • obiettivi e design goal • Exchange Personal Archive • principi e funzionalità • configurazione e management • Archiving Policies • criteri di archiviazione, conservazione e gestione dei contenuti • eDiscovery • search e multi-mailbox search

4. E-mail store & archive Introduzione e obiettivi

5. Dove sono le e-mail? SharePoint Outlook PSTs Exchange Server Webmail Third Party Archive Backups

6. E-mail “store” • Mailbox • Highly Available/Reliable • Rich Client Access • PSTs • Circumvent Quota • Highly Portable • Personal Archive • Circumvent Quota • Allow Org Control • Organization Archive • Keep all E-mail • Allow Org Control • Optimized for Search End User Access Exchange (MBs) Outlook PSTs (GBs) Personal Archive (TBs) Org Archive (PBs) Backup Backup Replicated Backups Replicated Backups • Replication Common • Backups Less Common • Backups uncommon and hard • Users do manual backups • IT does unsupported backups • Tape/Disk Backups Common • Item Level Backups Common • Replication Only Choice • Datasets Require Replication

7. Le problematiche

8. Le caratteristiche

9. Exchange 2010 Archiving & Retention Principi e funzionalità

10. Exchange 2010: E-mail in Exchange SharePoint Outlook PSTs Exchange Server 2010 Webmail Backups Third Party Archive

11. Exchange archiving, retention, discover • Uniformare l’interfaccia utente e gli strumenti tra store primario ed archivio • Uniformare i metodi di configurazione client, i protocolli e le modalità di accesso • rete privata/geografica/internet • outlook/web/mobile/... • Uniformare e semplificare la gestione dello store • Uniformare e semplificare l’amministrazione delle componenti di exchange con quelle dell’archiving • Favorire/sensibilizzare gli utenti alle tematiche di retention (conservazione) e consentire personalizzazioni • Consentire la conservazione e la consultazione di grandi volumi di e-mail

12. Exchange 2010: conservare e trovareArchiving, message retention & discovery • Conservazione Affidabilità • Ricerca

13. Exchange 2010 ArchivingCome funziona • L’amministratore abilita/crea personal archive • Alla creazione dell’archive vengono automaticamente generate le folder (se configurate) • L’amministratore può imporre criteri (policy) di “movimentazione” automatica di elementi • archive/move/delete/hold/... Messaging Record Management • le policy possono essere automatiche a livello mailbox, folder, item • L’utente può spostare contenuti • da PST oppure da primary mailbox ad archive e viceversa • L’utente (se consentito) può variare/scegliere (non creare) quali policy applicare ad una nuova folder

14. Personal Archive Caratteristiche, funzionalità utente, management

15. Personal ArchiveArchitettura ed accesso • Archive in Exchange 2010 è basato sul concetto di “secondary” mailbox* • La sua configurazione è una proprietà dell’utente (in AD) • è abilitato by-user • c’è un’associazione diretta tra user mailbox (primary) e archive • ogni utente/mailbox ha al più un solo archive • L’archive risiede nello stesso DB della primary mailbox* • L’amministratore può imporre quota differenti tra mailbox e archive • L’archive è aperto automaticamente da Outlook e OWA • architettura assolutamente uniforme tra mailbox e archive • nessun problema per accesso interno/esterno/anywhere • Non c’è offline store per l’archive * informazioni relative alla versione RTM

16. Personal ArchiveFunzionalità e caratteristiche • Semplice per l’utente • molto simile al concetto di PST o Outlook archive, ma server-side • comportamento ed interfaccia identica tra mailbox primaria ed archive • stesso approccio per Outlook ed OWA • PST possono essere importati nell’archive direttamente dagli utenti in modo semplice (drag-n-drop) • Garantisce la persistenza e l’”ordine” della mailbox anche per gli utenti non attenti alle normative

17. { • } Demo

18. Exchange 2010 AD Schema Archive è un’estensione della mailbox Proprietà specifiche per l’archive: Archive GUID Archive Name Archive Database Archive Quota User Object in AD Exchange User Properties Legacy-Exchange-DN ms-Exch-ADC-Global-Names ms-Exch-AL-Object-Version ms-Exch-Configuration-Unit-BL ms-Exch-CU ms-Exch-Dirsync-ID ms-Exch-Edge-Sync-Cookies ms-Exch-Edge-Sync-Source-Guid ms-Exch-Heuristics ms-Exch-Hide-From-Address-Lists ms-Exch-Inconsistent-State ms-Exch-OU-Root ms-Exch-Provisioning-Flags ms-Exch-Recipient-Validator-Cookies ms-Exch-Replicated-Object-Version ms-Exch-Replication-Signature ms-Exch-Server-Association-BL ms-Exch-Server-Association-Link ms-Exch-Setup-Status ms-Exch-Unmerged-Atts ms-Exch-Unmerged-Atts-Pt ms-Exch-Version Show-In-Address-Book ms-Exch-Archive-Name ms-Exch-Archive-Warn-Quota ms-Exch-Archive-Quota ms-Exch-Archive-GUID ms-Exch-Archive-Database-Link ms-Exch-Archive-Database-BL ms-Exch-Availability-Org-Wide-Account-BL ms-Exch-Availability-Per-User-Account-BL ms-Exch-Delegate-List-BL ms-Exch-Device-Access-Control-Rule-BL ms-Exch-Mailbox-Move-Source-MDB-BL ms-Exch-Mailbox-Move-Target-MDB-BL ms-Exch-Mobile-Remote-Documents-Allowed-Servers-BL ms-Exch-Mobile-Remote-Documents-Blocked-Servers-BL ms-Exch-Mobile-Remote-Documents-Internal-Domain-Suffix-List-BL ms-Exch-Organizations-Address-Book-Roots-BL ms-Exch-Organizations-Global-Address-Lists-BL ms-Exch-Organizations-Template-Roots-BL ms-Exch-OWA-Allowed-File-Types-BL ms-Exch-OWA-Allowed-Mime-Types-BL ms-Exch-OWA-Blocked-File-Types-BL ms-Exch-OWA-Blocked-MIME-Types-BL ms-Exch-OWA-Force-Save-File-Types-BL ms-Exch-OWA-Force-Save-MIME-Types-BL ms-Exch-OWA-Remote-Documents-Allowed-Servers-BL ms-Exch-OWA-Remote-Documents-Blocked-Servers-BL ms-Exch-OWA-Remote-Documents-Internal-Domain-Suffix-List-BL ms-Exch-OWA-Transcoding-File-Types-BL ms-Exch-OWA-Transcoding-Mime-Types-BL ms-Exch-Parent-Plan-BL ms-Exch-RBAC-Policy-BL ms-Exch-RMS-Computer-Accounts-BL ms-Exch-Server-Association-BL ms-Exch-Server-Site-BL ms-Exch-SMTP-Receive-Default-Accepted-Domain-BL ms-Exch-Supervision-DL-BL ms-Exch-Supervision-One-Off-BL ms-Exch-Supervision-User-BL ms-Exch-User-BL ms-Exch-X500-Access-Control-List ms-Exch-Availability-Org-Wide-Account-BL ms-Exch-Availability-Per-User-Account-BL ms-Exch-Delegate-List-BL ms-Exch-Device-Access-Control-Rule-BL ms-Exch-Mailbox-Move-Source-MDB-BL ms-Exch-Mailbox-Move-Target-MDB-BL ms-Exch-Mobile-Remote-Documents-Allowed-Servers-BL ms-Exch-Mobile-Remote-Documents-Blocked-Servers-BL ms-Exch-Mobile-Remote-Documents-Internal-Domain-Suffix-List-BL ms-Exch-Organizations-Address-Book-Roots-BL ms-Exch-Organizations-Global-Address-Lists-BL ms-Exch-Organizations-Template-Roots-BL ms-Exch-OWA-Allowed-File-Types-BL ms-Exch-OWA-Allowed-Mime-Types-BL ms-Exch-OWA-Blocked-File-Types-BL ms-Exch-OWA-Blocked-MIME-Types-BL ms-Exch-OWA-Force-Save-File-Types-BL ms-Exch-OWA-Force-Save-MIME-Types-BL ms-Exch-OWA-Remote-Documents-Allowed-Servers-BL ms-Exch-OWA-Remote-Documents-Blocked-Servers-BL ms-Exch-OWA-Remote-Documents-Internal-Domain-Suffix-List-BL ms-Exch-OWA-Transcoding-File-Types-BL ms-Exch-OWA-Transcoding-Mime-Types-BL ms-Exch-Parent-Plan-BL ms-Exch-RBAC-Policy-BL ms-Exch-RMS-Computer-Accounts-BL ms-Exch-Server-Association-BL ms-Exch-Server-Site-BL ms-Exch-SMTP-Receive-Default-Accepted-Domain-BL ms-Exch-Supervision-DL-BL ms-Exch-Supervision-One-Off-BL ms-Exch-Supervision-User-BL ms-Exch-User-BL ms-Exch-X500-Access-Control-List Garbage-Coll-Period ms-Exch-Alternate-Mailboxes ms-Exch-Approval-Application-Link ms-Exch-Archive-Database-Link ms-Exch-AutoReply ms-Exch-Delegate-List-Link ms-Exch-Deleted-Item-Flags ms-Exch-Dumpster-Quota ms-Exch-Dumpster-Warning-Quota ms-Exch-ELC-Expiry-Suspension-End ms-Exch-ELC-Expiry-Suspension-Start ms-Exch-ELC-Mailbox-Flags ms-Exch-External-OOF-Options ms-Exch-Home-MDB ms-Exch-Home-Server-Name ms-Exch-Mailbox-Guid ms-Exch-Mailbox-Move-Flags ms-Exch-Mailbox-Move-Remote-Host-Name ms-Exch-Mailbox-Move-Status ms-Exch-Mailbox-Move-Target-MDB-Link ms-Exch-Mailbox-OAB-Virtual-Directories-Link ms-Exch-Mailbox-Template-Link ms-Exch-Mailbox-Url ms-Exch-Max-Blocked-Senders ms-Exch-Max-Safe-Senders ms-Exch-MDB-Over-Hard-Quota-Limit ms-Exch-MDB-Over-Quota-Limit ms-Exch-MDB-Rules-Quota ms-Exch-MDB-Storage-Quota ms-Exch-MDB-Use-Defaults ms-Exch-Mobile-Allowed-Device-IDs ms-Exch-Mobile-Blocked-Device-IDs ms-Exch-Mobile-Debug-Logging ms-Exch-Mobile-Mailbox-Flags ms-Exch-Mobile-Mailbox-Policy-Link ms-Exch-Pf-Root-Url ms-Exch-Previous-Home-MDB ms-Exch-UM-Addresses ms-Exch-UM-Audio-Codec ms-Exch-UM-Audio-Codec-2 ms-Exch-UM-Enabled-Flags ms-Exch-UM-Enabled-Flags-2 ms-Exch-UM-Fax-Id ms-Exch-UM-Mailbox-OVA-Language ms-Exch-UM-Max-Greeting-Duration ms-Exch-UM-Operator-Number ms-Exch-UM-Phone-Provider ms-Exch-UM-Pin-Checksum ms-Exch-UM-Server-Writable-Flags ms-Exch-UM-Template-Link ms-Exch-Use-OAB

19. Archive Autodiscover (4) OLK connects to the Archive User Object Mailbox Props Archive Props MRM Props (3) OLK receives Archive props in Auto- Discover response (1) OLK does Auto- Discovery No Outlook Restart! AD CAS (2) Auto-Discover reads Archive props

20. Primary e archivestore accoppiato (es: move mailbox) (6) Outlook connects to target CAS server CAS for Target DB (5) Auto-Discover finds new database User Object Mailbox Props Archive Props (4) OLK does Auto Discovery E2010 Source DB E2010 Target DB CAS for Source DB Move Request Service (3) MRS updates AD with new target database MRS starts move request Archive Mailbox Archive Mailbox AD Primary Mailbox Primary Mailbox (2) MRS moves data to target

21. { • } Demo

22. Archiving Policies Criteri di archiviazione, conservazione e gestione dei contenuti

23. Archiving & Retention • La gestione dei contenuti delle mailbox e l’archiviazione avviene utilizzando le tecnologie di Message Record Management di Exchange Server 2010 • Retention Policy • può essere associata ad una mailbox • raggruppa un insieme di retention tag • Retention Tag • Retention policy tags (RPTs): sono quelli che si applicano alle default folders (Inbox, Sent items, Deleted Items, ...) • Default policy tags (DPTs): si applicano agli item privi di altri retention tags • Personal tags: sono quelli che l’utente può applicare a singoli item all’interno della propria mailbox e delle proprie folder • Retention Age Limit Actions • MoveToArchive, MoveToDeletedItems, DeleteAndAllowRecovery, PermanentlyDelete, MarkAsPastRetentionLimit

24. Un esempio

25. Archiving Policy • Exchange Server Setup crea la retention policy “default archive policy” che contiene i seguenti retention tags (system tags*) * Built-in retention tag gestiti separatamente dalle cmdlet (switch IncludeSystemTags)

26. Message Retention Policy • Move Policy: spostano automaticamente messaggi nell’archive • aiutano l’utente a mantenere la mailbox entro le dimensioni della quota • concetto simile a Outlook Auto-Archive, ma server-side ... e senza PST • Delete Policy: cancellano automaticamente messaggi • consentono la rimozione degli elementi da non conservare • aiutano a ridurre le dimensioni delle mailbox (quota) • sono regole globali, condivise tra mailbox e archive • le policy con durata maggiore “vincono” • Hold Policy: conservano automaticamente un messaggio • trasparente per l’utente • garantiscono la persistenza delle informazioni aziendali

27. { • } Demo

28. eDiscovery Ricerca dei contenuti

29. Ricercare i contenuti • Utente • ha necessità di ricercare e consultare i contenuti recenti ed archiviati nella propria mailbox • Auditor/Legal/HR/... • ha necessità di ricercare e consultare i contenuti recenti ed archiviati in una o più mailbox • la ricerca può coinvolgere grandi quantità di dati • la ricerca deve normalmente essere mirata • specifiche mailbox • range di date • keyword/contenuti specifici • ...

30. Ricerca Possibilità di definire l’ambito di ricerca includendo anche l’archive Anche la ricerca avanzata può agire su mailbox primaria ed archive

31. eDiscoveryricerca Multi-Mailbox User Friendly flessibile e semplificata per auditor, legal, HR, ...

32. { • } Demo

33. In sintesi

34. Riepilogo • Archiving nativo in Exchange (finalmente ) • semplice per l’utente • semplice per il sysadmin • Sfrutta la nuova architettura di Exchange • I/O più leggero • facilità di mantenimento e gestione di grandi masse di dati • pensata per storage “large/slow/low-cost” • Parte del modello di Messaging Record Management • retention policy potenti • sensibilizzazione degli utenti • eDiscovery semplificato • security integrata in Exchange (con RBAC) • interfaccia semplice e familiare per multi-mailbox search

35. Risorse (1) • Understanding Personal Archives • http://technet.microsoft.com/en-us/library/dd979795.aspx • Managing Personal Archives • http://technet.microsoft.com/en-us/library/dd776121.aspx • Understanding Retention Tags and Retention Policies • http://technet.microsoft.com/en-us/library/dd297955.aspx • Understanding Messaging Records Management • http://technet.microsoft.com/en-us/library/dd335093.aspx • Understanding Legal Hold • http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee861123.aspx • Understanding Multi-Mailbox Search • http://technet.microsoft.com/en-us/library/dd335072.aspx

36. Risorse (2) • Microsoft Exchange Server TechCenter • http://technet.microsoft.com/en-us/exchange • Microsoft Exchange Team Blog • http://msexchangeteam.com • Microsoft Unified Communications Group Team Blog • http://blogs.technet.com/uc • Microsoft Unified Communications | TechNet Edge • http://edge.technet.com/unifiedcommunications • Microsoft Exchange Server Home • http://www.microsoft.com/exchange • Microsoft Unified Communications (UC) Home • http://www.microsoft.com/uc • Microsoft Exchange Server Italy Home • http://www.microsoft.com/italy/server/exchange

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