Projectmatig werken.

1. Projectmatig werken.

2. Inhoud • Deel 1: Wat is een project? • Deel 2: Wie maakt een project? • Deel 3: Activiteitmanagement.

3. Inhoud (1). • Deel 1: • Wat is een project? • Wat is projectmatig werken (PMW)? • Wie is betrokken? • Noodzakelijke voorwaarden • Deel 2: • Wie maakt een projectopdracht? • Projectmatig werken is teamwork. • Leidinggeven aan een team. • PMW is op de eerste plaats energiemanagement.

4. Inhoud (2). • Deel 3 • Projectmanagement is activiteitmanagement: • projectvoorbereiding; • het faseren; • het projectplan; • projectcommunicatie. • Basisprincipes voor het aanpakken van een project. • Conflicthantering bij PMW. • Het mislukken van een project.

5. Deel 1. • 1. Wat is een project? • 2. Wat is projectmatig werken (PMW)? • 3. Wie is betrokken? • 4. Noodzakelijke voorwaarden

6. Wat is een project? • Een project is een • tijdelijk en • resultaatgericht • samenwerkingsverband • tussen mensen.

7. Projectmatig werken is teamwork. • Projectmatig is bij uitstek TEAMWORK • Waar mensen werken – samenkomen wordt er gemenst!!!

8. Drie wijzen van werken. • Routinematig werken: • Improviserend werken: • Projectmatig werken: • heeft als voordeel dat men een meer resultaatgerichte aanpak of effectieve aanpak voorstaat.

9. Projectmatig werken is: • Tijd-management • Energie-management • Resultaat-management

10. Projectmatig werken is zinvol als: • Het gewenst resultaat veel nieuwe elementen of aspecten omvat; • Mensen uit verschillende disciplines of vakgebieden dat resultaat samen dienen te bereiken; • Men éénmalig een maximale prestatie dient te leveren; • Historisch gegroeide taak- en verantwoordelijkheids verdeling geheel of gedeeltelijk worden vervangen door een tijdelijke structuur.

11. Soorten projecten: • Objectgericht: bv. een gebouw; • Procesgericht: bv. zorgpad, productieproces; • Systeemgericht: bv. informatiesysteem; • Structuurgericht: bv. organisatiestructuur; • Gedragsgericht: bv. klantvriendelijk zijn.

12. Wat is projectmatig werken? • Bij nieuwe activiteiten vertrekken we vanuit 3 doelstellingen: • 1. Doelgerichtheid • 2. Doelmatigheid • 3. Aanpassingsvermogen bij kritieke momenten op het vlak van het nemen van beslissingen

13. Wie zijn betrokken? • Opdrachtgever • Projectleider • Hierarchische verantwoordelijken • Project teamlid • Toeleverancier • Toekomstige gebruiker

14. Motieven van de betrokkenen voor projectmatig werken: • Opdrachtgever: • Betere mogelijkheden om te sturen van op afstand. • Projectleider: • Meer resultaatgericht werken. • Hiërarchische verantwoordelijken: • Beter zicht op wat medewerkers gaan doen. • Project teamlid: • Meer in teamverband werken. • Toeleverancier: • Duidelijker zicht op wat wanneer geleverd moet worden. • Toekomstige gebruiker: • Eerder betrokken bij specificatie van het eindresultaat.

15. Mogelijke nadelen: • 1. Je maakt je kwetsbaar. • 2. Het is duur. • 3. Het vraagt discipline en zorgvuldigheid. • 4. Het vraagt veel van de projectleider. • 5. Men doet het er niet even bij. • 6. Men dient voldoende afstand te bewaren.

16. Noodzakelijke voorwaarden voor PMW. • 1. Tijdsmanagement en planning. • 2. De aanwezigheid van gemotiveerde teamleden. • 3. De afdwingbaarheid van het project. • 4. Slechts één projectleider als dirigent. • 5. Het project dient belangrijk en dringend te zijn. • 6. Het gezamenlijk belang gaat boven het eigen- of deelbelang.

17. Voorwaarden: Duidelijk begin en einde, tijdsdruk. Een belangrijk resultaat dat als dringend wordt ervaren door gemotiveerde teamleden. Afdwingbare middelen en bereidheid tot samenwerking, sturing en beheersing vanuit één dirigent. Zo niet dan kan het volgende gebeuren: Hobbyisme, vrijblijvendheid, geen vooruitgang, tijdsverspilling. Vage resultaatomschrijving, project is eerder statusverhogende activiteit of werkverschaffer. Onderlinge strijd, trage en gefrusteerde onderhandelings- processen. Samenvatting noodzakelijke voorwaarden:

18. De start van het project. • Het waarom kan zeer verschillend zijn: • 2 centrale begrippen: • Vertrekken vanuit een probleemsituatie. • Vertrekken vanuit een doel of doelstelling.

19. Een probleem: • Is een bestaande situatie die door bepaalde mensen onwenselijk wordt geacht, • of een te verwachten situatie die als een mogelijke bedreiging wordt ervaren.

20. Een doel of doelstelling: • Is een situatie die door bepaalde mensen als te bereiken of als wenselijk wordt gezien.

21. Deel 2. • Wie maakt een projectopdracht? • Projectmatig werken is teamwork. • Leidinggeven aan een team. • PMW is op de eerste plaats energiemanagement.

22. Wie maakt een projectopdracht? • 3 actoren: • De opdrachtgever. • De projectleider. • De projectmedewerkers.

23. De opdrachtgever. • Is degene die het project “kan latenwaar maken”; • Keurt de projectopdracht goed; • Beschermt het project tegen ingrepen van anderen; • Is de enige bevoegde instantie van het project.

24. De projectleider. • Is degene die het project “waar zal laten maken”; • Hij/zij initieert, coördineert, animeert, coacht, dirigeert in operationele zin de inhoudelijke projectwerkzaamheden van zijn/haar projectmedewerkers; • Is verantwoordelijk dat zijn/haar opdrachtgever volledig, juist en tijdig geïnformeerd wordt en is.

25. De projectmedewerkers. • Zijn degenen die het project samen “waar maken”; • Voeren de inhoudelijke werkzaamheden conform de met hen gemaakte afspraken uit; • Staan onder de operationele leiding van de projectleider.

26. Noodzakelijke vaardigheden. • 1. Projectvoorbereiding: • Analyseren. • Concretiseren. • Structureren. • Organiseren. • Creatief zijn. • Probleemverkennende gesprekken voeren. • Onderhandelen met opdrachtgevers – derden – toekomstige teamleden. • Creëren van commitment en samenwerking.

27. Noodzakelijke vaardigheden. • 2. Besturing uitvoering: • Synthetiseren. • Problemen oplossen. • Beslissen. • Coördineren. • Delegeren. • Enthousiasmeren. • Raadplegen. • Instrueren. • Conflicten hanteren. • Rapporteren. • Doen doen.

28. Noodzakelijke vaardigheden. • 3. Projectafsluiting: • Ananlyseren. • Organiseren. • Evalueren. • Afsluiten. • Rapporteren.

29. Mensen: project teamleden. • Professionele mensen met een zekere ervaring. • Onbekwame mensen. • Vrijwilligers. • Mensen die meedoen vanuit een visie van het doorbrengen van hun tijd – gezelligheid.

30. Mensen zijn mensen: • Mensenkennis is een voorwaarde om aan PMW te kunnen doen: • Mensenkennis heeft te maken met: • Willen – kunnen – passen • Gevers – nemers – volgers • Betrokkenheid / emoties • Motiveren versus disciplineren van mensen.

31. De factoren willen en kunnen: • De factor “willen” duidt op: • Fierheid voor een prestatie. • Bereidheid om zich op te offeren. • De factor “ kunnen” duidt op: • De verstandelijke aanleg. • De vaardigheid. • De ervaring.

32. Combinaties: willen en kunnen. • Niet willen / niet kunnen: • Kunnen nooit lid zijn van een PMW team. • Niet willen / wel kunnen: • Kunnen lid zijn van een team. • Vragen veel aandacht en energie. • Mogen niet gemotiveerd worden. • Kunnen enkel via discipline, duidelijke afspraken en opdrachten samenwerken in een PMW team. • Willen maar nog niet kunnen: • Deze PMW projectmedewerkers krijgen iets meer tijd in het samenwerken. • Willen en kunnen: • Dit zijn de ideale PMW teamleden.

33. Mate van bijdrage leveren aan een project. • Gevers • Volgers • Nemers

34. Een “gever” is iemand die: • een positieve invloed heeft op het team en het project; • steeds opnieuw bouwt en de goede dingen ziet in het leveren van een bijdrage; • de projectleider stimuleert en enthousiasmeert in moeilijke tijden en bij moeilijke beslissingen; • de leden van het team positief helpt evolueren; • dingen gedaan krijgt.

35. Een “volger” is een persoon: • waarvoor het allemaal hetzelfde is; • die geen leiding en initiatieven neemt ter verbetering; • die steeds dient gestimuleerd te worden; • die niet tijdig afwerkt en dingen laat aanmodderen. • Kortom is iemand die energie kost!

36. Een “nemer” is iemand die: • met plezier wanorde brengt in een team; • dingen met opzet niet afwerkt; • constant op de rem staat en verwarring brengt in het team d.m.v. fantaseren en roddelen; • Kortom met zulke mensen kunnen we niet werken en kunnen we enkel uit het team verwijderen.

37. Leidinggeven aan een projectteam houdt in: • Mensen doen doen. • Mensen enthousiasmeren en inspireren = motiveren. • Motiveren betekent mensen enthousiasmeren en energie geven. • Gedrag vertaalt zich immers via emoties!

38. Verband tussen emoties en energie: • Emoties zijn voor 90% basisoorzaak van het sturen en/of beïnvloeden van menselijk gedrag. • Een emotie betekent aan de basis: • betrokkenheid met de omgeving of met iemand, onder de vorm van een bepaalde energie! • Er is een bepaald verband tussen emoties en energie. • We kunnen een soort van toonhoogte herkennen bij mensen. • De hoogste vorm van emotie is integriteit! • Er zijn positieve en negatieve emoties.

39. Positieve emoties. • 1. Enthousiasme. • 2. Interesse. • 3. Tevredenheid. • 4. Verveling – ongeïnteresseerd zijn. • Deze emoties zijn analytische emoties.

40. Leidinggeven: • =gedragsbeïnvloeding; • =enthousiasmeren; • vertrekt van: • uzelf als projectleider via: • zelfbeheersing; • zelfvertrouwen; • zelfdiscipline. • anderen via: • groepsdiscipline; • teamgeest.

41. Basis van succes is: • Proces-beheersing & omgevingsbeheersing: • = dingen doen gebeuren • = doen doen • Een idee van A naar B omzetten: • = keuzen maken • = veranderings- en omgevingsbeheersing

42. Basis is: • Hoeveelheid energie & werk in stukjes snijden en gaan sturen: • = procesbeheersing • Doel is: komen tot een systematische methode om lopende projecten uit te werken volgens een systematisch plan.

43. PMW heeft met tijdsmanagement te maken: • Tijd is de duur van wat we doen. • We leiden niet de tijd maar activiteit = actie = resultaat. • Activiteit heeft te maken met energie. • Energie kan: • gericht zijn; • geblokkeerd zijn; • versnipperd zijn. • Energie die niet onder controle gehouden wordt gaat alle kanten op: • denk maar aan een minder goed geleide vergadering; • de tijd gaat voorbij maar er is geen “productie” dus geen “resultaat”.

44. PMW heeft op de eerste plaats te maken met het leidingnemen over energie. • De tijd speelt een positieve rol. • De projectleider coacht de energie van de deelnemende projectleden. • De projectleider is: • leider; motivator; coach; volger; participant • Energie kan vastlopen op tegengestelde krachten: • denk maar aan teamleden die hun eigen doel nastreven; • denk maar aan teamleden met een verborgen agenda.

45. De projectleider werkt als een investeerder: • Hij houdt rekening met volgende feiten: • we leren het moeizaam verwerven af; • we leven in een instantmentaliteit; • we leren het af om verantwoordelijkheid te nemen voor onze eigen keuzen.

46. PMW is dan ook: • 1. BESLISSEN wat je wil produceren. • 2. Het echt WILLEN. • 3. Het BEKOMEN ongeacht de omgevingsfactoren.

47. Tijdsverpillers: • Niet willen. • Nemen. • Afwachtende houding. • Verborgen agenda. • Onbekwaamheid bij mensen. • Te druk. • Te laat zijn op de vergadering. • Te laat zijn met uitwerken van opdrachten. • Onderbroken worden in de planning. • Beslissingen van de opdrachtgever.

48. PMW is Energiemanagement. • 6 wetten determineren het energiepeil van mensen. • Een wet heeft als voordeel dat we kunnen spreken van de hoogste vorm van beheersing.

49. De wetten die van toepassing zijn op het energiepeil. • 1. De wet van Parkinson. • 2. De wet van Pareto. • 3. De wet van de korste afstand. • 4. De wet van de kritiek. • 5. De wet van de pauze en variatie. • 6. De wet van het focussen op een doel.

50. 1. De wet van Parkinson. • Energie – activiteit breidt zich uit in functie van de beschikbare tijd. • Deze wet is van het meest van toepassing bij PMW onder de vorm van: • te lange vergaderingen; • niet halen van te voorzichtig opgelegde deadlines. • We kunnen deze wet slechts aanpakken door zeer bewust om te gaan met de tijd en het maken van een stricte tijdsplanning.