Descrizione archivistica

1. Descrizione archivistica Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

2. Voci che vogliono uscire A proposito dei nastri con le registrazioni sonore di interviste raccolte nel corso di ricerche di storia orale, Sandro Portelli ha detto: “Conservo armadi pieni di voci che dicono: Voglio uscire! Voglio uscire” Questa immagine suggestiva si adatta a tutti i documenti di archivio che recano tracce di vita cristallizzate in attesa che qualcuno ascoltandole le riporti a vivere. Compito dell’archivista è rendere possibile questo risveglio. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

3. Gli strumenti di ricerca Il primo contatto tra l’utente/ricercatore e i documenti avviene attraverso gli strumenti di ricerca predisposti dagli archivisti sulla base di tecniche che si sono raffinate nel corso dei secoli. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

4. Le guide e gli inventari • Le guide descrivono sistematicamente in maniera più o meno dettagliata i fondi conservati in uno o in diversi istituti archivistici. • Gli inventari descrivono con diverso livello di analiticità tutte le unità che compongono un archivio ordinato. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

5. La normalizzazione nell’attività editoriale dell’Amministrazione archivistica A partire dal 1951 l’Amministrazione archivistica ha pubblicato nelle proprie collane quasi 130 inventari ed oltre 30 guide. Per individuare le collane sono state definite e mantenute nel tempo alcune caratteristiche formali, quali il corpo e la dimensione dei caratteri, nonché l’impostazione della pagina, data ad es. da giustezza, posizione del numero, disposizione dei titoli correnti. Nella preparazione dei testi per la stampa si è affinata l’esigenza di rigore, intesa come controllo sia del linguaggio utilizzato che della presentazione redazionale delle informazioni. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

6. Norme redazionali La necessità di elaborare un codice di comunicazione visiva per la presentazione in modo uniforme di informazioni omogenee nella successione dei volumi a stampa ha permesso di superare il vecchio punto di vista secondo cui l’unicità di ciascun archivio non è riconducibile a modelli predeterminati e unitari di presentazione. Le modalità di presentazione delle citazioni bibliografiche e archivistiche sono state inizialmente fissate nelle Norme per i collaboratori, diramate con la circolare 28/66 del 29 aprile 1966, successivamente riviste e nuovamente pubblicate nella «Rassegna degli archivi di stato», LX (1991), 2-3. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

7. Attività redazionale • Analisi del contenuto La natura fortemente specialistica dei volumi pubblicati rende necessaria al momento della preparazione per la stampa anche un’analisi approfondita del contenuto, effettuata dal redattore in un dialogo serrato con l’autore. • Confronto autore / redattore Quando è svolto con la dovuta competenza e con sincera volontà di reciproca comprensione il dialogo tra autore e redattore sicuramente allunga i tempi di pubblicazione ma garantisce la qualità della stesura finale del testo, a giudizio unanime degli autori stessi. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

8. La Guida generale come laboratorio di descrizione archivistica Questa prassi di lavoro ha avuto il suo momento più alto nel periodo di intensa elaborazione metodologica che ha accompagnato la ventennale gestazione della Guida generale degli archivi di stato italiani, la cui preparazione ha avuto inizio alla fine degli anni Sessanta, mentre il primo volume è uscito nel 1981 e il quarto nel 1994. In quegli anni l’allora Divisione studi e pubblicazioni ha costituito un vivace laboratorio di ricerca, artigianale ma fortemente avanzato anche nel campo specifico che oggi chiameremmo di rappresentazione delle informazioni. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

9. MINISTERO PER I BENI CULTURALI E AMBIENTALI, UFFICIO CENTRALEPER I BENI ARCHIVISTICI, Guida generale degli Archivi di Stato italiani • I (A-E), Roma 1981, pp. XVIII,1.042 • II (F-M), Roma 1983, pp. XVI,1.088 • III (N-R), Roma 1986, pp. XIV,1.302 • IV (S-Z), Roma 1994, pp. XVI,1.412 Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

10. Cura per la presentazione delle informazioni Il rigore nell’affrontare importanti questioni metodologiche si è tradotto tra l’altro nella cura con cui sono state individuate le soluzioni redazionali più idonee. Rende testimonianza dell’attenzione dedicata a questi aspetti lo spazio ad esse riservato nelle pagine introduttive alla Guida, dove le soluzioni grafiche adottate per la presentazione delle informazioni vengono dichiarate nelle note metodologiche e non riunite in un paragrafo finale. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

11. Criteri redazionali della Guida generale: - il fondo La Guida generale ha assunto come livello base di descrizione il fondo o archivio evidenziandone tipograficamente il nome con il carattere spaziato. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

12. Criteri redazionali della Guida generale: - livelli superiori al fondo Quando la struttura di un livello documentario è particolarmente ricca, articolata e complessa, e fondi molteplici appaiono uniti da vincoli che è apparso necessario rispettare e porre in evidenza, allora nella stesura della voce, al di sopra del livello base costituito dal fondo, sono stati accolti uno o due ulteriori livelli gerarchicamente sovrastanti, contraddistinti tipograficamente da titoli in maiuscolo collocati l’uno al margine, l’altro in corpo più grande al centro della pagina. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

13. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

14. Caratteristiche della Guida • Struttura omogenea • rigorose regole redazionali nella presentazione dei dati Si può parlare di standardizzazione ante litteram. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

15. La Guida on line Nel 2000 è stata effettuata la trasposizione in formato digitale, tramite • elaborazione di un modello astratto di rappresentazione dei dati, nel linguaggio tecnico una DTD Document Type Definition. • acquisizione del testo nel linguaggio di marcatura SGML I diversi elementi dell’edizione a stampa hanno trovato posto senza sbavature nelle articolazioni delIa DTD e il successo dell’operazione ha confermato il livello di rigore formale raggiunto della Guida. http://www.maas.ccr.it/h3/h3.exe/aguida/findex_guida Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

16. Il modello Guida Le scelte elaborate in forma così meditata per la Guida generale hanno costituito un riferimento per le guide pubblicate successivamente in formato cartaceo • da quella dell’archivio del Pci conservato presso l’Istituto Gramsci di Roma • fino alla più recente sulle fonti riguardanti l’Unione fra l’Albania e l’Italiadal1939 al 1945 • e infine anche per loro eventuali trasposizioni in digitale ai fini della consultazione on line Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

17. Guida agli archivi della Fondazione Istituto Gramsci di Roma, a cura di LINDA GIUVA. Guida agli archivi degli Istituti Gramsci, a cura di PATRIZIA GABRIELLI e VALERIA VITALE, Roma 1994, pp. XXXVIII,290 Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

18. L’Unione fra l’Albania e l’Italia. Censimento delle fonti (1939-1945) conservate negli archivi pubblici e privati a Roma, a cura di SILVIA TRANI, Roma 2007, pp. 586 Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

19. Esempio di trasposizione in formato digitale: la Guida agli archivi della Fondazione Istituto Gramsci di Roma Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

20. Il modello Inventario Gli inventari, pur costituendo una percentuale consistente della produzione editoriale della Direzione generale (sono ad oggi 126), non hanno avuto un momento di elaborazione intensa in vista di un prodotto di eccellenza, come sono stati gli anni di dibattito per l’impostazione della Guida generale, dal quale potessero derivare scelte altrettanto profondamente meditate. Sintetiche linee guida sono comunque offerte dalle Norme per la pubblicazione degli inventari diramate nel 1966, in parallelo con le già ricordate Norme per i collaboratoridelle pubblicazioni archivistiche. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

21. Norme per la pubblicazione degli inventari (1966) Prima sistematizzazione di abitudini di lavoro già in parte consolidate e che si sono poi affermate stabilmente. Ad esempio: «Riportare, fra virgolette, il titolo originario dell’unità archivistica.Se questo manca, o è inesatto, o insufficiente, si dovrà sostituirlo o integrarlo con una descrizione, cercando di raggiungere la massima chiarezza, pur usando espressioni concise» «Di ogni unità archivistica va indicata la data iniziale e terminale con l’anno e nell’ordine, quando rilevabili, il mese e il giorno». Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

22. Norme per la pubblicazione degli inventari (1966) . 2 Anche per la compilazione dell’introduzione all’inventario vengono date indicazioni ancora valide, quali: «Le notizie storiche necessarie sono quelle che inquadrano il problema dell’ordinamento. Si devono, come è ovvio, evitare le divagazioni anche se dotte, che allontanino dal tema centrale». Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

23. Prima esperienza di normalizzazione in formato digitale: l’Anagrafe degli archivi italiani Progetto condotto su scala nazionale negli anni ’90 per l’acquisizione con il supporto informatico di dati omogenei da utilizzare a fini gestionali (coordinamento del servizio di sala studio, delle attività di versamento e di sorveglianza) e di fruizione (produzione di strumenti di ricerca). Criteri descrittivi normalizzati tradotti in tracciato per la raccolta dei dati. Presenza di un Manuale del catalogatore Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

24. LA DESCRIZIONE ARCHIVISTICA Glossario ISAD: L’elaborazione di un'esatta rappresentazione di una unità di descrizione e delle parti che eventualmente la compongono attraverso la raccolta, l’analisi, l’organizzazione e la registrazione di informazioni che permettano di identificare, gestire, localizzare ed illustrare il materiale documentario e il contesto ed i sistemi di archiviazione che lo hanno prodotto. Il termine indica anche il risultato di tale processo. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

25. La descrizione archivistica in Italia In Italia la pratica descrittiva ha uno sviluppo secolare ma la descrizione archivistica è stata oggetto di riflessione metodologica soprattutto negli ultimi anni, in particolare ad opera del collega Stefano Vitali, che ha avuto nel settore diversi incarichi internazionali • prima membro (1996-2000) e poi presidente (2000-2004) del Comitato per gli standard di descrizione del Consiglio internazionale degli Archivi • adesso membro del Comitato per le buone pratiche e gli standard del Consiglio internazionale degli Archivi. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

26. Rapporto tra descrizione e ordinamento nella tradizione archivistica italiana Vitali individua nella tradizione archivistica italiana un’ideale gerarchia al cui primo posto compare l’ordinamento come rispecchiamento della storia e delle funzioni dell’istituzione (cfr. G. Cencetti, Inventario bibliografico e inventario archivistico) Rispetto ad esso, la descrizione occupa una posizione “ancillare” ed è intesa come una sorta di appendice all’attività di ordinamento finalizzata a rendere verbalmente espliciti i significati storico-istituzionali già tutti compresi nell’ordine originario – conservato o recuperato - delle carte Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

27. Teoria della descrizione archivistica In contrapposizione a questo tradizionale atteggiamento, Vitali ha posto le basi per una teoria della descrizione archivistica, affermando che: La descrizione è un’attività strettamente connessa ad altre operazioni compiute dall’archivista, prima delle quali l’ordinamento, ma ciò non toglie che sia fondamentalmente distinta da esse e fondata su principi e logiche propri. Fondare una teoria della descrizione archivistica significa affrontare il problema delle forme di comunicazione attraverso le quali l’elaborazione teorico-pratica dell’archivista viene comunicata a chi è esterno alla disciplina e ne utilizza i prodotti per soddisfare esigenze e finalità diverse.

28. Descrizione come rappresentazione La descrizione archivistica - prosegue Stefano Vitali - si propone di fornire una rappresentazione astratta di realtà archivistiche concrete e delle loro relazioni, sia mediante modelli formali di articolazione della descrizione stessa che con l’utilizzo di elementi descrittivi pertinenti e l’adozione, nella loro formulazione, di un linguaggio appropriato. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

29. Elementi per una teoria della descrizione archivistica La descrizione archivistica implica quindi: • tecniche di rappresentazione della realtà archivistica; • convenzioni formali; • linguaggi di comunicazione che siano i più autoesplicativi ed efficaci possibile Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

30. Finalità della descrizione archivistica La descrizione archivistica ha lo scopo di : • rappresentare la struttura dell’archivio; • identificare in modo univoco le singole entità archivistiche; • fornire – attraverso le informazioni di contesto - gli strumenti essenziali al ricercatore per formulare una valutazione critica della documentazione descritta in relazione alle proprie finalità e ai propri interessi; • dare conto dei criteri adottati. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

31. Perché oggi viene data tanta importanza alla descrizione archivistica? Con l’aumento della distanza fisica e culturale tra la documentazione archivistica e l’utente interessato a raggiungerla la descrizione archivistica è l’unico strumento disponibile per • mantenere il controllo intellettuale sulla documentazione • garantire l’accesso agli utenti • fornire agli utenti le conoscenze di contesto acquisite dagli archivisti e tradizionalmente da questi trasmesse ai ricercatori in sala studio. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

32. Qual’era la visione ottocentesca? Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

33. La situazione odierna Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

34. La situazione odierna. 2 Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

35. Elementi del cambiamento • Trasformazione del paesaggio archivistico • Nuovi soggetti promotori di lavori archivistici (a partire dagli ordinamenti fino ai sistemi informativi); • Nuovi operatori (accanto agli archivisti di Stato quelli impegnati presso altri enti e i c.d. archivisti liberi professionisti); • Nuovi utenti con nuove richieste • Innovazione tecnologica • Informatica • internet Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

36. Informatica in archivio • L’incontro con l’informatica ha comportato nel lavoro d’archivio : • un’accresciuta esigenza di rigore; • nuovi modelli concettuali; • l’affermazione degli standard. • Dal punto di vista operativo si è assistito a: • sviluppo di programmi di automazione per la gestione e la descrizione degli archivi, • creazione di sistemi archivistici. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

37. Internet in archivio Conseguenze della diffusione di internet: • rottura dell’autoreferenzialità degli Archivi e degli archivisti; • centralità della comunicazione. Ne deriva l’esigenza di individuare strumenti per rendere possibile lo scambio e la cumulazione dei dati. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

38. Il termine standard è un vocabolo inglese che proviene dal francese antico estendart “stendardo”. Il dizionario della lingua italiana Devoto Oli lo definisce: Tipo, modello, norma cui viene uniformata una data produzione o attività Complesso di elementi che individuano le caratteristiche di una determinata prestazione o processo tecnico. Mutuato da ambiti di attività tecnica o commerciale, il termine standard è di uso recente nel lessico archivistico italiano. STANDARD Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

39. Standard archivistico Il complesso delle norme e delle convenzioni adottate da una comunità di esperti con il fine di uniformare il comportamento di coloro che creano le rappresentazioni e di coloro che cercano rappresentazioni. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

40. Standard come modelli di rappresentazione • Rappresentazione formalizzata dell’entità archivistica che si vuol descrivere; • Individuazione delle componenti formali generali della descrizione indipendentemente dai caratteri specifici che caratterizzano da un lato i singoli archivi e dall’altro le singole tipologie di strumenti di ricerca (guide, inventari etc) Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

41. Standard di descrizione Modelli di rappresentazione condivisi il cui livello di astrazione è tanto maggiore • quanto più ampia è la realtà da rappresentare • o quanto più vasta è la comunità archivistica che ad essi si riferisce Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

42. Tappe nell’elaborazione degli standard in ambito internazionale Meeting per esperti in materia di standard descrittivi: Archivi nazionali canadesi e ICA (Ottawa, 1988). Costituzione di un gruppo di lavoro ICA per lo sviluppo di uno standard internazionale di descrizione archivistica. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

43. Tappe nell’elaborazione degli standard in ambito internazionale. 2 Commissione ad hoc ICA sugli standard di descrizione (ICA/DDS) (Wroclaw, 1990). Comitato permanente ICA sugli standard descrittivi (ICA/CDS) (Congresso internazionale di Pechino, 1996). Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

44. Documenti ICA Statements of Principles Regarding Archival Description ISAD(G): General International Standard Archival Description, 2 ed ., 2000 ISAAR(CPF): International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, 2 ed.. 2004 ISDIAH: International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings, 1 ed, 2008 Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

45. Statement: concetti e principi • Principio del respect des fonds (e invito a definire in ambito nazionale il concetto di fondo) • Concetto di unità di descrizione • Descrizione dal generale al particolare • Recupero della provenienza del materiale archivistico descritto • Ruolo delle chiavi di accesso (access points) e del controllo di autorità (authority control) Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

46. Testi degli standard internazionali di descrizione • Versioni originali nel sito web del CIA http://www.ica.org/en/standards • Traduzioni in italiano di ISAD G e ISAAR (CPF) nella «Rassegna degli archivi di Stato», LXIII (2003), 1 • Traduzione in italiano di ISDIAH nella «Rassegna degli archivi di Stato», III (2007), 1 http://www.archivi.beniculturali.it/servizioIII/pub/rassegna/index.html Anche nel sito dell’Anai www.anai.org Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

47. Elaborazione degli standard Procedura complessa che prevede il coinvolgimento dell’intera comunità archivistica mondiale, chiamata ad • analizzare e commentare una prima stesura, • sperimentare per cinque anni la versione consolidata • presentare osservazioni e richieste di modifiche in vista della seconda edizione. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

48. Elaborazione condivisa Tale procedura complessa • costituisce occasione di dibattito e crescita professionale • permette di giungere a una stesura condivisa Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

49. Gli standard internazionali Intendono fornire alla comunità internazionale un quadro generale di riferimento e criteri efficaci per l’elaborazione di descrizioni archivistiche. Promuovono lo sviluppo di standard nazionali Le norme non costituiscono un tracciato, né definiscono un formato di scambio Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi

50. ISAD (G): descrizione della documentazione archivistica • Identificare ed illustrare il contesto e il contenuto della documentazione archivistica per promuoverne l’accessibilità • Fornire un mezzo per il controllo intellettuale della documentazione La descrizione archivistica è intesa come un processo Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi