Menyusun Proposal Kegiatan

1. Menyusun Proposal Kegiatan Oleh: Ricky Ferdianto

2. Proposal • Asal Kata : root verb (V)“Propose” yang berarti mengusulkan dan Proposal(kata benda) berarti usulan • Jadi proposal berarti suatu rencana usulan akan suatu proyek atau kegiatan

3. Jenis Proposal • Proposal Proyek : • Untuk Rencana Proyek • (biasanya ada analisa rugi – laba dan kelayakan proyek) • Ada mapping kondisi juga • Ada Rencana Kerjanya juga • Contoh: Proposal Proyek pembenahan sistem pengairan desa tengu abang ,proyek penghijauan (pokoke ada kata “proyek” berarti proposal proyek,^_^) • Ditawarkan ke pihak2 untuk dilibatkan dalam pengerjaan proyek • Proposal Kegiatan : • Untuk rencana kegiatan • Tematis • Tahapan pengerjaannya mungkin tidak selama proposal proyek • Ditawarkan ke pihak2 untuk terlibat dalam kegiatan yang direncanakan • Contoh : Proposal Acara Natal, Proposal Bakti anak bersama Syekh Puji

4. Isi proposal Kegiatan • Secara garis besar isi proposal tidak lepas dari prinsip 5W + 1H • Why : Berhubungan dengan kenapa kegiatan/acara harus dilaksanakan (di Latar belakang dan tujuan kegiatan/acara ) • What : Apa jenis kegiatan dan temanya • Who : Berhubungan dengan sasaran kegiatan dan penyelenggara kegiatan • When : Berhubungan dengan tanggal dan pelaksanaan kegiatan • Where : Tempat pelaksanaan kegiatan • How : Berhubungan dengan bagaimana konsep dan bentuk kegiatan, Bagaimana aturan – aturan untuk berpartisipasi dalam kegiatan( atau bagaimana event tersebut dikelola,(acara,dana,publikasi)

5. Format Proposal Kegiatan • Sebenarnya tidak ada yang baku,namun biasanya(atau lebih tepatnya yang saya tahu) format proposal kegiatan adalah sbb: 1.Halaman Sampul /Cover 2.Latar Belakang 3.Tujuan Kegiatan 4.Nama dan Tema Kegiatan 5.Bentuk Kegiatan 6.Peserta 7.Penyelenggara 8.Jadwal dan Lokasi Kegiatan 9.Susunan Acara 10.Susunan Panitia 11.Rencana Anggaran 12.Penutup 13.Penawaran Kerjasama (sponsorship)

6. Halaman Sampul/Judul/Cover • Berisi : • nama/judul kegiatan • lokasi dan waktu pelaksanaan kegiatan • penyelenggara yang bermaksud mengadakan kegiatan

7. Latar Belakang • Secara umum esensi isi latar belakang adalah kesenjangan antarafakta yang adadanapa yang seharusnya. • Biasanya penulisannya dari yang bersifat umum ke khusus (general to spesific) • Terdiri dari 3 tahap pendahuluan – isi – penutup • Prinsip “ Why”

8. Tujuan Kegiatan • Mengenai kenapa dan untuk apa kegiatan tersebut direncanakan • Tujuan dapat terdiri hanya 1 tujuan • Atau kalo tujuan lebih dari satu urutkan dari yang terpenting hingga yang kurang penting • Buatlah tujuan relevan dengan latar belakang yang dikemukakan sebelumnya. • Prinsip “Why”

9. Bentuk Kegiatan Buatlah relevan dengan tujuan kegiatan Berisi tentang format kegiatan Contoh : kegiatan/ acara Natal Tema : misal: Give light a Chance! Bentuk kegiatannya : • Kunjungan/Visitasi ke Panti Asuhan • Misa Natal bersama anak – anak panti asuhan • Pembagian baju – baju dan alat2 tulis kepada anak2 panti asuhan • Lomba mewarnai gambar Yesus bersama Anak2 • Dll Prinsip” What”

10. Peserta/Sasaran • Berisi tentang siapa yang menjadi sasaran dari kegiatan yang kita rencanakan • Kelompokkan sasaran ini kedalam segmen2 yang sesuai dengan bentuk kegiatan yang kita rencanakan • Buatlah relevan dengan tema dan bentuk kegiatan • Prinsip “ Who ”

11. Penyelenggara • Berisi keterangan siapa yang menjadi penyelenggara kegiatan. • Biasanya penyelenggara ini adalah suatu kelompok organisasi atau komunitas yang hendak melaksanakan kegiatan karena alasan tertentu(mengacu pada latar belakang) • Pada bagian penyelenggara ini perlu pula ditampilkan nama dan nomor kontak atau sekretariat yang dapat dihubungi • Prinsip” Who”

12. Jadwal dan Lokasi Kegiatan • Berisi keterangan “kapan dan dimana” kegiatan akan dilaksanakan • Prinsip where dan When

13. Susunan Panitia • Isinya susunan panitia yang udah dibentuk • Tujuannya agar pihak2 yang ditawari untuk bekerja sama tahu dengan siapa mereka bekerja sama • Susunan yang umum : Penanggung Jawab, Panitia Pengarah ( SC),Panitia Pelaksana(OC)> Ketupel,Bendahara,Sekretaris dan Seksi2 • Prinsip “who”

14. Rencana Anggaran • Berisi rincian pemasukan( Cash In), pengeluaran( Cash Out), dan jumlah kekurangan dana • Dapat di breakdown dengan merancang anggaran dana masing2 seksi kemudian ditotal secara keseluruhan • Pake sistem penyusunan anggaran yang sederhana aja asal rapi,jelas dan rinci • Biasanya di mark up antara jumlah dana kebutuhan riil dengan dana kebutuhan yg terlampir di proposal( mark upnya yang realistis)

15. Penutup • Isinya kalimat penutup yang menyatakan harapan dan dukungan kepada semua pihak agar tertarik untuk terlibat. • Ditandatangani oleh Ketua Pelaksana / Ketua Panitia dan mengetahui Penanggungjawab kegiatan

16. Penawaran Kerjasama (sponsorship) • Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor • Ada format perjanjiannya • Biasanya ada kategori sponsor utama/tunggal, sponsor pendukung dan sponsor partisipatif/Mitra • Baisanya pihak sponsor mau berpartisipasi dalam kegiatan jika : • Skala kegiatan besar, kegiatannya menarik dan marketable • Diberi kesempatan untuk menjual/promo/publikasi produknya (diberi stan,Spot Acara,pemasangan media promo dsb) • Urusannya mudah dan tidak berbelit –belit • Panitianya/Humasnya bisa meyakinkan pihak sponsor • sepadan dengan “Apa yang bisa ditawarkan / dijual“ panitia kepada pihak sponsor

17. Catatan • Penyusunan proposal Kegiatan yang baik disusun secara bersama –sama melalui curah gagasan dari seluruh panitia. • Prinsip 5w+1H merupakan kerangka dasar dalam mengonsep proposal • Semoga Kepengurusan periode2009 -2010 ini mampu menyambung langkah periode sebelumnya untuk membawa IKK kearah yang lebih maju • Terima Kasih dan Selamat Berkarya!