GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL

1. Justiça Federal GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL

2. Objetivos Gerais • Cumprir meta 5; • Desenvolver a cultura de gerenciamento de rotinas (Gestão de Processos de Trabalho).

3. Objetivos Específicos • Apresentar o conceito e histórico da meta 5; • Apresentar noções básicas de gerenciamento de rotinas; • Identificar a importância do gerenciamento de rotinas no contexto do planejamento estratégico da 5ª Região (novo modelo de gestão).

4. Objetivos Específicos • Apresentar os papéis • Apresentar a ferramenta bizagi • Apresentar o fluxo e as boas práticas do Procedimento Comum Ordinário Cível

5. CONCEITO E HISTÓRICO • Meta Prioritária 5: Implantar método de gerenciamento de rotinas (gestão de processos de trabalho) em pelo menos 50% das unidades judiciárias de 1º grau. • Metodologia sugerida pelo CNJ • Escopo para JF: fluxo do processo civil comum ordinário, da distribuição da petição inicial até a sentença • Metodologia sugerida: oficinas de mapeamento e modelagem de processos executados por Diretores e Servidores das unidades judiciárias e validados por Magistrados. • Ferramenta: Bizagi • Cumprimento da Meta: • Fluxo do processo otimizado implantados em pelo menos 50% das unidades judiciárias até 31 de dezembro de 2010

6. Definição de processos de trabalho “Conjunto de atividades ligadas que toma um insumo e o transformam para criar um resultado”. “Ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço com um começo, um fim, entradas (input) e saídas (outputs) claramente identificados.

7. Exemplo de processos de trabalho Entradas Insumos: Todo material para a instrução do processo judicial: Petições, Informações, requerimentos, etc. Saídas Produtos: Sentença, Certidões, etc.

8. Gerenciamento de Rotinas • É o conjunto de atividades que procura, entre outros: • Identificar problemas (gargalos / sobreposição) de atividades; • Identificar o tempo de execução de cada atividade;

9. Gerenciamento de Rotinas • Identificar possibilidades de delegação; • Elaborar manuais das rotinas, facilitando a multiplicação dos conhecimentos; • Padronizar as rotinas das unidades conforme suas competências;

10. Gerenciamento de Rotinas • Definir procedimentos mais ágeis; • Acompanhar o desempenho na execução dos processos de trabalho. • Evitar retrabalhos;

11. O novo modelo de gestão da justiça federal

12. Planejamento Estratégico parte do processo de gestão de uma organização, permitindo a construção do futuro que se deseja, a partir de objetivos viáveis e realistas. Esclarece a missão, traduz a visão e a estratégia em objetivos claros, associados a indicadores, metas e prazos. Planejamento Estratégico ALINHA AS ESTRATÉGIAS DA ORGANIZAÇÃO PARA OBTENÇÃO DE RESULTADOS COERENTES E QUALIFICADOS

14. Missão da Justiça Federal Garantir à sociedade uma prestação jurisdicional acessível, rápida e efetiva no âmbito da Justiça Federal da 5ª Região

15. Visão de Futuro da Justiça Federal Consolidar-se, até 2014,perante a sociedade, como referência de segurança jurídica, transparência,efetividade e rapidez na prestação jurisdicional, bem com de eficiência administrativa

16. Objetivos Estratégicos Eficiência Operacional Agilizar os trâmites judiciais e administrativos Otimizar a gestão dos custos operacionais

17. Novo Modelo de Gestão da Justiça Federal Amanha Estratégia Para onde Desejamos ir ? Quando devemos Chegar la ? 3 2 Hoje 1 Processos Projetos Como modificar O que estamos Fazendo para Chegar onde Desejamos ir ? O que estamos Fazendo ?

18. ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO SOBRE OS PROCESSOS DA JUSTIÇA FEDERAL ?

19. ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO SOBRE OS PROCESSOS DA JUSTIÇA FEDERAL? PESSOAS Relatório de Auditoria Sistemas Informatizados Notícias/Clippings e Sites Externos Planejamento estratégico Pesquisa de satisfação Prospecção de novas tecnologias e métodos Relatório Estatísticos sobre Processos Judiciais

20. Como utilizar o conhecimento da Justiça Federal SOBRE SEUS PROCESSOS PARA MELHORÁ-LOS

21. A necessidade de se conhecer e compartilhar os procedimentos da Justiça Federal

22. Contribuir COLEÇÃ0 DE BOAS PRÁTICAS DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL

23. Disseminar BOA PRÁTICA BOA PRÁTICA BOA PRÁTICA BOA PRÁTICA BOA PRÁTICA COLEÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL

24. gestão de processos PRÁTICA

25. Aplicando a Gestão de Processos 1 2 3 4 5 2) Modelar processos e CONTRIBUIR com boas práticas 3) UNIFORMIZARo repositório de boas práticas 4) DISSEMINAR e IMPLANTAR boas práticas 1) DESDOBRAR ESTRATÉGIA para Processos 5) MONITORAR O DESEMPENHO dos Processos Mapa Estratégico Mapa Estratégico PROCESSOS ESTRATÉGIA PROCESSOS ESTRATÉGIA

26. Papéis no gerenciamento de rotinas • Especialistas; • Analistas de Processo; • Coordenadores dos escritórios nacionais, regionais e seccionais;

27. APRESENTAÇÃO DA FERRAMENTA BIZAGI

28. APRESENTAÇÃO DO FLUXO

29. APRESENTAÇÃO DAS BOAS PRÁTICAS

30. Boas Práticas BP 1 –Em caso de declínio ou modificação de competência e havendo agravo, antes da atividade “Baixar processo”, verificar no site do TRF se há efeito suspensivo no agravo.

31. BP 2 – A remessa de processo para a Contadoria deverá ser sempre por despacho do Juiz, com orientações. Boas Práticas

32. BP 3 – Compartilhar com os servidores que elaboram minutas de despacho inicial os entendimentos do Juiz, referentes ao artigo 285-A CPC. Boas Práticas

33. BP 4 – Digitar e gravar as minutas de decisões e de sentenças em pastas temporárias, compartilhadas entre o juiz federal e todos os assessores, e não imprimir em papel imediatamente. Boas Práticas

34. BP 5 – Utilizar checklist abaixo para Analisar Petição Inicial (por servidor designado): a) Checklist formal: - Pedido de justiça gratuita; - Pedido de liminar/tutela; - Prioridade de tramitação; - Recolhimento de custas; -Verificação dos dados da autuação [partes e advogados (CPF e CNPJ), classe, objeto, assunto etc...]; Boas Práticas

35. - Adequação do valor da causa; - Representação processual (destacar MPF e DPU); - Contrafé; - Análise dos artigos 282 e 283 CPC; - Verificar litisconsórcio passivo necessário; - Análise de atos processuais (em caso de processo redistribuído). Boas Práticas

36. b) Checklist material - Competência; - Pressupostos processuais; - Condições da ação; - Art. 285-A; - Prescrição e decadência. Boas Práticas

37. BP 6 – Designar servidor ou equivalente para dar feedback sobre o retorno dos processos do Tribunal e resultados das reformas das sentenças, para melhorias. Boas Práticas

38. BP 7 – Compartilhar os modelos de documentos entre as varas, em local único. Boas Práticas

39. BP 8 – Padronizar, em cada vara, os modelos de despacho e expedientes. Posteriormente, avaliar a criação de banco único de modelos no sistema. Boas Práticas

40. BP 9 – Instituir método de gerenciamento de prazos: - Extração de relatório; - Método de controle de alertas; - Prazo máximo de monitoramento mensal, podendo ser menor; - Após o primeiro ano, reduzir o prazo de monitoramento para quinzenal ou menor. Boas Práticas

41. BP 10 – Sinalizar na capa do processo, quando cabível, usando etiquetas e/ou lembretes no Tebas de: - Prioridade; - Defensor Público; - Suspeição/impedimento; - Segredo de Justiça; - Partes com procuradores distintos; - Meta 2. Boas Práticas

42. BP 11 – Não acumular processo para publicação. Boas práticas

43. BP 12 – Cadastrar como petição no sistema Tebas na secretaria: ofícios, cartas precatórias, agravos devolvidos, petições recebidas por fax/e-mail, laudos periciais. Boas Práticas

44. BP 13 – No ato de elaboração de algumas minutas, juntar, quando possível, a execução da ordem (Ex. despacho determinando oficiar, acompanhado do expediente correspondente). Boas Práticas

45. BP 14 – No ato de juntada de substabelecimento sem reserva ou de nova procuração, atualizar a representação no sistema. Boas Práticas

46. BP 15 – Fazer remessa interna (via malote) dos expedientes para a Central de Mandados (onde houver) das Subseções e vice-versa. Boas Práticas

47. BP 16 – Criação e atualização de banco de dados centralizado de peritos, a cargo do Núcleo Judiciário, que viabilize consultas. Boas Práticas

48. BP 17 – Atualizar o banco de dados de peritos, por meio de consulta prévia e convites pelo website, acerca de seu interesse e disponibilidade, formalizando mediante formulário assinado. Boas Práticas

49. BP 18 – Sempre que o laudo pericial for favorável ao autor, intimar o INSS para se manifestar sobre o laudo, apresentando eventual possibilidade de acordo com memória de cálculo. Boas Práticas

50. BP 19 – Utilizar como checklist para Perícia: No ato do deferimento da prova pericial, contemplar, conforme modelo da vara, os seguintes itens: - Nomear perito; - Intimar as partes para apresentação de quesitos e indicação dos assistentes técnicos; - Intimar o perito por telefone/e-mail/pessoal, certificando nos autos; Boas Práticas