Stand 06| 2005

1. Prozess-Integration durch Portaltechnik • auf Basis von SAP Netweaver04 • Torsten Niemietz, CIO Nordzucker AG, Braunschweig Stand 06| 2005

2. Agenda • Nordzucker AG, Braunschweig • Kennzahlen zur IT • Das Nordzucker Portal-Projekt TIP (Transaktions- und Informations-Portal) • SAP TV • Ziel des Projektes • Budget & Auswahlprozess • Projektplan • Überblick (5 Themenbereiche) • Status & Betrieb • Live-Demo aus der Konserve • Pros & Cons (Was war gut? Was war weniger gut?) • Warum SAP NetWeaver04? • Fazit

3. Agenda • Nordzucker AG, Braunschweig • Kennzahlen zur IT • Das Nordzucker Portal-Projekt TIP (Transaktions- und Informations-Portal) • SAP TV • Ziel des Projektes • Auswahlprozess • Projektplan • Überblick (5 Themenbereiche) • Status & Betrieb • Live-Demo aus der Konserve • Pros & Cons (Was war gut? Was war weniger gut?) • Warum SAP Netweaver04? • Fazit

4. Nordzucker in ZahlenKonzern • Unsere Endverbraucher-Produkte (20% unseres Business) • 1,3 Mrd. EUR Umsatz • 2. größter Zuckerproduzent in Europa • 3800 Mitarbeiter in 14 Werken in 5 Ländern • 1,7 Mio. Tonnen Zuckererzeugung pro Jahr • Werk Uelzen: 18.000 Tonnen Zuckerrüben am Tag • Kampagne von September bis Dezember

5. Kennzahlen zur IT • Ca. 60 IT-Mitarbeiter (Braunschweig, Zuckerwerke DEU und International) • IT-Budget: ca. 10 Mio. € konzernweit (<1% vom Bruttoumsatz) • IT-Strategie steht auf den Säulen: • SAP (u.a. Netweaver) • HP (Desktops, Itanium und Eva) • Microsoft • Ca. 1500 PCs und 800 SAP-User europaweit • Wenig bis gar kein Outsourcing, … • … aber ca. 1,0 Mio € Consultingkosten (Projektunterstützung)

6. SAP TV

7. Das Nordzucker Portal-Projekt TIP (Transaktions- und Informations-Portal)Überblick – Hintergrund & Mission (aus dem Projektauftrag, Dezember 2003) Einführung einer Portallösung mit dem Ziel: • Verbesserung der internen Kommunikationsprozesse bei Nordzucker • Umfassende, gezielte und sichere Informationsversorgung • Weniger Papier, mehr Workflow (Self Services ESS, MSS) • Verlagerung von wesentlichen Teilen der Arbeitsprozesse auf/in die IT • Verringerung und Beschleunigung der Prozess-Schritte Das Nordzucker Portal: • Ist mittels Single Sign On (SSO) der zentrale Einstiegspunkt für jeden PC-Anwender • Stellt dem Mitarbeiter alle für seine Arbeit notwendigen betrieblichen Informationen bereit • Ermöglicht dem Mitarbeiter die von ihm für die betrieblichen Abläufe notwendigen Daten in die Nordzucker IT Systeme einzupflegen • Ist anders formuliert eine “individualisierte Nordzucker Homepage” für jeden Mitarbeiter

8. Das Nordzucker Portal-Projekt TIP (Transaktions- und Informations-Portal)Überblick – Auswahlprozess, Budget, Hardware • Ausschreibung im Okt./Nov. 2003 • SAP, itelligence und IS4/Melitta • Entscheidung für SAP im Dez. 2003 • Warum SAP: „Bermuda-Dreieck“ vermeiden • Budget: • Hardware für HP Itanium > 1,0 Mio. € • Consulting SAP > 0,7 Mio. € • Leitungskosten für 8 Werke (2 MB-Anbindung) ca. 0,25 Mio. € / Jahr •  Projektkosten ca. 2,0 Mio. €

9. Das Nordzucker Portal-Projekt TIP (Transaktions- und Informations-Portal)Überblick – Projektplan

10. Das Nordzucker Portal-Projekt TIP (Transaktions- und Informations-Portal)Überblick – Projektplan • 27.01.04: Kick-Off • 30.04.04: Genehmigung Business Blueprint/Fachkonzept •  zu wenig Zeit! • 03.05.04: Beginn der Installations- und Programmierarbeiten • 19.07.04: Beginn der Tests • 11.10.04: Beginn der Schulungen • 08.11.04: TIP live für den Standort Braunschweig (ca. 200 Mitarbeiter) • 15.11.04: Abschaltung der CM-Komponente • 15.02.05: TIP wieder im vollen Umfang live • 06.07.05: Kick-Off-Phase II, Werke • 31.10.05: Projektantrag für Phase II, Werke • 31.08.06: TIP wird auf die Zuckerwerke ausgeweitet (ca. weitere 1.000 Mitarbeiter)

11. Das Nordzucker Portal-Projekt TIP (Transaktions- und Informations-Portal)Überblick – 5 Szenarien/Funktionen • Für den Anwender wirkt das Portal wie „ein System“ • Single-Sign-On (SSO)-Technologie • Einbindung der Backend-Systeme SAP R/3 und MS-Office/Outlook (u.a.) • Mehr Workflow, weniger Papier • Urlaubsantrag, Gleitzeitkorrekturen, Reisekostenabrechnungen (u.a.) • ESS, MSS-Szenarien (Employee/Manager Self Services) • Einführung der CM-Komponente (Content-Management) • „Abschaffung“ des Public Drives F:\ und der öffentlichen Ordner in Outlook • Projektzeitenerfassung mit CATS • Abschaffung der Excel-basierten Projektzeiterfassung in Braunschweig • Virtuelle Projekträume/Collaboration • Vereinfachtes Arbeiten über Abteilungsgrenzen hinweg

12. Szenario I:Für den Anwender wirkt das Portal wie „ein System“ • Single Sign On – einmalige Anmeldung am Computer und Einbindung der Backend-Systeme SAP, Office, etc. • Einmalige Eingabe des Passworts • User ist authentifiziert über Logon-Tickets • Einbindung der Backend-Systeme SAP R/3 und MS-Office/Outlook (u.a.) • Excel, Powerpoint, Word, Outlook, SAP bleibt wie bisher • Nach Verlassen der Applikation ist man im Portal zurück • Vorteile: • 20%“ weniger HelpDesk-Calls, dadurch Personaloptimierung • Weniger Schulungskosten (z.B.: CRM-Report ins Portal eingebunden) • Client-Ausstattung praktisch wartungsfrei und unternehmensweit identisch • Auch nicht-SAP-Systeme werden über das Portal integriert

13. Szenario II:Mehr Workflow, weniger Papier • Workflow anstelle von Papier: Urlaubsanträge, Gleitzeitkorrekturen, Reisekostenabrechnungen über Self Services (ESS/MSS) • ESS-Szenarien (Employee Self Service) u.a.: • Who is who / Mitarbeiterverzeichnis • Workflow: Urlaubsantrag, Gleitzeitkorrekturen, Reisekostenabrechnungen (u.a.) • Abwesenheitsübersicht • MSS-Szenarien (Manager Self Service) u.a.: • Gehaltsübersicht, Informationen über das eigene Team • Überstundenantrag, Workflow-Genehmigung, Erinnerung an Geburtstage und Dienstjubiläen • Vorteile (u.a.): • deutliche weniger Papier • Keine redundante Dateneingabe mehr (Bsp.: RK-Abrechnung) • Kontrolliertes Feedback

14. Szenario III:Content-Management (CM) • Einführung eines Content-Management-Systems (CM) Gestern: Outlook FileServer Outlook Info F:\, P:\ E-mail • Features (u.a.): • Subskribierung • Time based Publishing • Persönliche Notizen Heute: • Suche: • Baumstruktur • Verschlagwortung / Taxonomie • T-Rex Content Management SAP EP 6.0

15. Szenario IV:Projektzeitenerfassung (mit CATS) • Vereinfachte Projektzeitenerfassung über Cross Applikation Time Sheets: • Ersetzt eine „alte“ Excel-Dateierfassungsmaske • Weitere Einsatzmöglichkeiten für CATS werden geprüft • Vorteile: • keine redundanten Eingaben • kein Medienbruch

16. Szenario V:Virtuelle Projekträume / Collaboration • Vereinfachtes Arbeiten über Abteilungsgrenzen hinweg: • Raum erstellen, Raum betreten • Ein Raum ist mehr als ein Projektordner, u.a.: • Schwarzes Brett, Aufgaben, Chat, Umfrage • Real-time Collaboration ermöglicht das gleichzeitige/simultane Arbeiten an Dokumenten auch über Standortgrenzen hinweg (ab Phase II, Werke) • Beispiel: gleichzeitiges Arbeiten an einer PPT-Datei vom Werkleiter (in Uelzen) und Produktionsdirektor (in Braunschweig) • Vorteile: • Funktioniert ohne IT-HelpDesk und –Support • Schnelleres, effizienteres Arbeiten in Projekten (-Ordnern) möglich (auch ad-hoc) • Einsparung von Reisekosten (realtime Collaboration) • Gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten möglich (realtime Collaboration)

17. Status TIP & Betrieb Status: • Produktiv-Start am Mo., den 08.11.2004 um 06:00 Uhr • Sehr geduldige, verständnisvolle Anwender • Es ist nie davon auszugehen gewesen, dass alles rund läuft in den ersten Tagen • Trotzdem ist der „Ärger“ auf beiden Seiten hoch wg. der Performance-Probleme • CM-Komponente wurde vorrübergehend abgeschaltet • Neues Live-Datum am 15.02.2005 • SAP und HP: höchste Eskalationsstufe erreicht • Fehler im Zusammenspiel CM/Portal unter Unix und Windows Filesystem F:\ Betrieb: • deutlich mehr Systeme und Abhängigkeiten verkomplizieren die Administration • das Einspielen von Updates ist derzeit noch immer mit ca. einem Tag Ausfallzeit verbunden; kaum haltbarer Zustand bei hoher Update-Frequenz (wird besser) • Service-Einschränkungen (Recovery von Einzeldokumenten aus CM nicht mehr möglich)

18. Demo TIP

19. Pros & Cons(Was war gut? Was war weniger gut?) PROS: • Hervorragendes Sponsoring durch einen Vorstand mit erheblichem Engagement • Genauso hervorragendes Sponsoring von SAP (Consulting & Marketing) • Projektleitung „hoch aufgehängt“; hier CIO als Mitglied der erweiterten Geschäftsleitung • Ramp-Up-Begleitung durch SAP mit direktem Durchgriff auf die Produktentwicklung • Einbindung der wichtigsten Fachbereiche über Projektgruppen-Mitglieder • umfassende interne Kommunikation/Marketing • Sehr aktive Einbindung des Betriebsrates (vgl. BSS) • Schulungen durch Mitarbeiter aus dem Business CONS: • Portal-Software war in einem „Vor-Beta-Stand“, reifte erst im Projekt • Updates behoben zwar Fehler, produzierten aber auch neue • Lasttests ergaben keine aussagefähigen Resultate • Downtime bei Updates zu lang • Updates fast all 3-4 Wochen, nicht kumulativ • Knowhow-Transfer in die eigene IT in einem Ramp-Up-Projekt ist sehr schwierig • Fehlende Transparenz der Rechnungsstellung durch SAP Consulting

20. Warum SAP Netweaver04? • IT bei Nordzucker ist seit 1993 auf SAP R/3 ausgerichtet; somit war SAP Netweaver04 ein nächster logischer Schritt • SAP ist ein Teil der IT Strategie • SAP sieht in der Nordzucker AG eine gute Referenzadresse für den gehobenen Mittelstand • Nordzucker ist zur Zeit bei der SAP AG Referenzkunde für EBP 3.5, CRM 4.0, EP 5.0 und nun auch Netweaver04 (EP 6.0, WAS 6.40 und XI 3.0) • Es wurden mit der SAP umfangreiche Marketingaktivitäten durchgeführt • SAP fühlt sich bei uns wohl und wir fühlen uns von der SAP gut betreut • Nordzucker glaubt, dass es richtig ist, dem Marktführer zu folgen

21. Fazit • Solche „Early Bird Projekte“/Ramp-Up Projekte muss man mit SAP machen • Es ist kaum externes Knowhow verfügbar • Selbst die SAP lernt an ihren eigenen Produkten • Auch innerhalb der SAP sind Ressourcen schwierig zu bekommen • >2 Partner bedeutet immer Reibungsverluste (Bermuda-Dreieck) • Vorstandssupport extrem gut bei Nordzucker • Ist ein Success-factor • Ist notwendig für das Gelingen eines solch großen Projektes • ROI ist kaum rechenbar • Somit muss das Projekt politisch gewollt sein • Mitarbeiter fangen nun an, die Vorteile von TIP zu erkennen, insbesondere bei: • ESS/MSS – weniger Papier, schnellere Prozesse • TOP-Hit: Zeitnachweis • Collaboration • SAP Netweaver04 ist und war die richtige Entscheidung

22. (Torsten.Niemietz@Nordzucker.de) • Vielen Dank • für Ihre Aufmerksamkeit! • Fragen?