Informasjonsteknologi - en lederutfordring

1. Informasjonsteknologi - en lederutfordring ! SIV 6012 9. Mars 2000 Petter Gottschalk Handelsh�yskolen BI

2. Temavalg Implementering av IT-strategi Kritiske utfordringer i IT-ledelse IT-sjefens roller Kunnskapsforvaltning Kritiske suksessfaktorer IT-strategiplan

3. Implementering av IT-strategi Sp�rreunders�kelse v�ren 1997 Svar fra 471 bedrifter Hvorav 190 hadde skriftlig IT-strategi Sp�rsm�l om graden av implementering Sp�rsm�l om ti forklaringsfaktorer

4. Graden av implementering er avhengig av: Ressurstilgang X Brukermedvirkning Analyser Antakelse om endringer H�ndtering av motstand Tilgjengelig teknologi Prosjektenes relevans X Forankring av ansvar Ledelsens engasjement Dokumentets kvalitet

5. Kritiske IT-utfordringer Sp�rreunders�kelse h�sten 1998 24 kritiske IT-utfordringer Q-sortering Svar fra 90 IT-sjefer i Norge Rangering av utfordringer Gruppering av respondenter

6. Kritisk IT-utfording 1 Forbedre sammenhengen mellom IS/IT strategi og forretningsstrategi IS/IT strategi m� tilpasses forretningsstrategi for � sikre en forretningsdrevet teknologibruk. Altfor ofte er IS/IT utviklingen teknologidrevet og nytten ikke relatert til forretningsmessige m�l. Bedre kobling mellom IS/IT strategi fordrer at bedriftene tar hensyn til dette ikke bare i strategiutviklingsfasen, men ogs� i implementeringsfasen og strategi-revisjonsfasen.

7. Kritisk IT-utfording 2 Identifisere og planlegge IS/IT prosjekter som gir konkurranse-fortrinn Innenfor mange bransjer er overlevelse avhengig av evnen til � bruke informasjonsteknologi for � oppn� konkurransefortrinn. Ofte representerer dagens infrastruktur og informasjonssystemer et hinder for slik posisjonering. Ledelsens engasjement og involvering i forbindelse med planlegging av IS/IT prosjekter kan snu denne situasjonen.

8. Kritisk IT-utfording 3 Styrke IS/IT planlegging p� tvers av organisasjonsgrenser Bruk av informasjonsteknologi kan skape nye samarbeidsrelasjoner mellom organisasjonen, dens kunder og leverand�rer. Imidlertid m�ter de fleste organisasjoner denne utfordringen p� en tilfeldig og lite strukturert m�te. Raske endringer i teknologiske muligheter for relasjonsbygging krever bedre planprosesser innen dette felt.

9. Kritisk IT-utfording 4 Bedre planlegging og utvikling av en helhetlig IS/IT arkitektur Informasjonsarkitekturen er den spesielle m�ten data og applikasjoner er arrangert p� for � n� bestemte m�l eller utf�re bestemte funksjoner. Manglende planlegging f�rer ofte til at arkitekturen blir un�dvendig kompleks og fragmentert, og at helheten dermed ikke blir ivaretatt. En kontinuerlig planleggingsprosess kan sikre utvikling av en helhetlig IS/IT arkitektur.

10. Ikke kritiske IT-utfordringer 20 Implementere og forvalte l�sninger for elektronisk handel 21 Bedre tilgangen til nasjonale og internasjonale kommunikasjonsnett 22 Styre informasjonssystemenes teknologiske utvikling 23 Styre PC-bruk 24 Utvikle prosedyrer for overv�king av teknologiske trender

11. IT-sjefens roller Informat�r Ambassad�r G Beslutningstaker Sjefsarkitekt N Endringsleder Produktutvikler Teknologip�driver Mentor Strateg

12. Kunnskapsforvaltning �Knowledge Management inneb�rer en integrert tiln�rming til identifisering, styring og spredning av alle informasjons- og kunnskapsaktiva i virksomheten� Larsen, Ernst & Young, Magma 1998

13. Kunnskapsforvaltning �Knowledge is information combined with experience, context, interpretation and reflection� Davenport et al, Sloan Management Review 1998

14. Innholdshierarki Visdom: Kunnskap koblet til l�ring, innsikt og d�mmekraft Kunnskap: Informasjon koblet til erfaring, kontekst, interpretasjon og refleksjon Informasjon: Data i en sammenheng som gir mening Data: Bokstaver og tall

15. Stort potensiale Kunnskapsforvaltning kan bidra til bedret identifisering, styring, spredning og foredling av bedriftens kunnskapsaktiva. Men...

16. 11 fallgruver i kunnskapsforvaltning 1 Glemt � definere og operasjonalisere begrepet kunnskapsforvaltning 2 Fokuserer p� kunnskapsbaser i stedet for kunnskapsflyt 3 Tro p� kunnskap uavhengig av mennesker 4 Glemt � utvikle en felles forst�else av kunnskap i bedriften 5 Undervurderer individenes implisitte kunnskaper 6 Frikobler kunnskap fra kunnskapsbruk 7 Undervurderer tanker og resonnementer 8 Fokuserer p� historie og n�tid, ikke fremtid 9 Har ikke forst�tt betydningen av eksperimenter 10 Erstatter menneskelig kontakt med teknologikobling 11 Fors�ker � kvantifisere kunnskap Fahey & Prusak (1998): �The Eleven Deadliest Sins of Knowledge Management�, California Management Review.

17. Kunnskapsforvaltning Eksempel: Thommessen Krefting Greve Lund

20. Kunnskapskategorier Administrativ kunnskap: klienter, saker, kontaktpersoner etc. Deklarativ kunnskap: lover, forskrifter, dommer etc. Prosessuell kunnskap: dokumenter, parter, saksgang etc. Analytisk kunnskap: kriterier, konklusjoner, r�d etc. Edward & Mahling (1997): �Toward Knowledge Management Systems in the Legal Domain�, Proceedings of Group 97, ACM.

21. Kunnskapsniv�er Basiskunnskap: N�dvendig kunnskap for daglig drift Posisjonskunnskap: N�dvendig kunnskap for � sikre sin posisjon i bransjen Innovasjonskunnskap: N�dvendig kunnskap for � v�re ledende i bransjen Zack (1999): �Developing a Knowledge Strategy�, California Management Review.

22. Kunnskapsmatrise

24. IT-st�tte Intranett Ekstranett Lotus Notes Elektronisk post Databaser

25. Hva kan forklare graden av IT-st�tte til KM?

26. Tre perspektiver p� kunnskapsforvaltning Percent Definition 30 Culture-based perspective 19 Information-based perspective 10 Technology-based perspective 41 No response 100 TOTAL

27. Hva kan forklare IT-st�tte til interorganisatorisk KM? Predictors Beta t-test Firm Cooperation .539 7.048** Knowledge Cooperation .457 5.835** Inter-organizational Trust -.031 -.428

28. IT-st�ttet KM mellom advokatfirmaer Word processing (e.g., Word) 4.9 5.6 Electronic mail (e.g., Outlook) 3.5 5.8 External legal data bases 3.3 4.3 Spreadsheets (e.g., Excel) 2.9 4.1 Internal data bases 2.7 4.2 Other external data bases 2.1 2.9 Accounting systems 2.1 2.5

29. Eksempel: Eurojuris Groupware (e.g., Lotus Notes) 1 12 Electronic mail (e.g., Outlook) 2 2 Word processing (e.g., Word) 3 1 Corporate data bases 4 5 Legal data bases 5 3

30. Advokatfirmaer Konsulentfirmaer Word processing (e.g., Word) 4.9 5.3 Electronic mail (e.g., Outlook) 3.5 5.8 External data bases (e.g., law base) 3.3 1.7 Spreadsheets (e.g., Excel) 2.9 5.1 Internal data bases (e.g., standards)2.7 1.5 Other external data bases 2.1 1.3 Accounting systems (e.g., IFS) 2.1 1.2 Other firms' web pages on internet 2.0 3.7 Other office products (e.g., Access) 1.9 2.4 Presentations (e.g., Powerpoint) 1.9 5.0 Others things on internet 1.8 4.0 Groupware (e.g., Lotus Notes) 1.7 2.3 The firm's own web-pages on intern 1.7 4.2 The firm's own extranet 1.7 2.0 Library system (e.g., Bibjure) 1.6 1.8 The firm's own intranet 1.4 3.2 Document systems (e.g., Jasper) 1.4 1.8 Expert systems (e.g., artificial intell 1.3 1.0 Other firms' web-pages on extranet 1.3 1.8

31. IT-st�ttet Knowledge Management Kategorisering av kunnskap Identifisering av kunnskapsprosesser Identifisering av IT-verkt�y Etablering av teknisk infrastruktur Etablering av informasjonsarkitektur Etablering av applikasjonsarkitektur Utvikling av kommunikasjonsl�sninger Utvikling av applikasjoner Oppf�lging av effekter STORE VYER, sm� skritt! Petter Gottschalk Handelsh�yskolen BI

32. Ranking of Critical Success Factors in Norway 1 Achieving year 2000 compliance - - 2 Technical skills of IS staff 7 NW 3 Security of IS facilities 5 IT 4 Data availability to users 4 IT 5 Management of IS human resource 7 NW 6 Retiring obsolete systems 4 IT 7 Office systems facility 7 NW 8 IT for competitive or significant adv. 4 IT 9 End user service management 3 DP 10 Information architecture development 5 IT 11 Business skills of IS staff 6 IT 12 Integrating systems 4 IT 13 Strategic IT plan development 3 DP 14 Disaster recovery planning 5 IT 15 Assessment of business value of IT 4 IT 16 Alignment of IS and organ. objectives 5 IT 17 Reviewing IT organization 6 IT 18 Linking with external organizations 7 NW 19 Reduction of software maintenance 6 IT

33. Comparative growth and maturity of IT in various geographic regions

34. IT-STRATEGIPLANER Innholdsanalyse av 41 strategidokumenter 32 planer inneholder noe om ansvar 2 planer navngir implementeringsansvarlig(e) 8 brukte eksterne konsulenter 29 planer skrevet av IT-sjefen 15 planer beskrev IT-sjefens rolle