Inköp i Västra Götaland

1. Inköp i Västra Götaland • Produkter, varor och tjänster >6 milj/år • Inkl köpt vård och läkemedel > 11 milj/år • 13 500 leverantörer • 600 000 fakturor • ca 300 ramavtal • Regionen omsluter ca 30 miljarder/år • ca 40 inköpare

2. Inköpsprocessen • Inköpsrådet • Upphandling i projektform • Konceptuella fasen • Upphandlingsfasen • Uppföljningsfasen • Sekretess, MBL

3. Uppdrag av regiondirektör Utveckla inköpsprocessen Utse styrgrupper Sätta mål - följa upp Servicedirektör, för-valtningschefer, inköpschef Rapporterar till regiondirektör och utförargrupp Uppdrag till projektledare Inköpsrådet

4. Upphandling i projektform • Uppdraget • Arbetsform • Roller

5. Uppdraget • Projektledaren utses av inköpschef • uppdrag från styrgrupp • Bildar projektgrupp utifrån förslag från styrgrupp • Sätter mål - genomför • Avrapporterar

6. Projektstyrning Från uppdrag till avrapportering Uppföljning under avtalstiden Verktygslådan - projekt planera - definiera - värdera - genomföra - leda/kommunicera - dokumentera - bygga team - hantera relationer Arbetsform

7. Roller • Inköpsråd • Styrgrupp • Projektledare • Inköpscontroller • Inköpare • Materialkonsulent

8. Definiera upphandlingsområdet Analysera avtal Inköps-förbruknings-statistik Kundens behov Marknadsanalys Totalkostnadsanalys - simuleringar Projektorganisationen är etablerad och styrgruppsordförande och projektledare, tillika inköpare, är utsedd Upphandling - konceptuella fasen

9. Analysera avtal • Styrkor - svagheter • Efterlevnad • Leverantörs-utvärdering • Reklamationer

10. Hur mycket har vi köpt? Av vem har vi köpt? Har vi köpt utanför avtal? Gjorda köp /avtalsutfästelser Ekonomiska konsekvenser Var finns informationen? -leverantörsreskontran -hos leverantören -i WESTMAs beställningsportal Analys av inköpsstatistik

11. Behovsanalys • Behov / dagens avtal • Nya krav, produkten, funktionen, miljö • Nya testade produkter • Marknadens erbjudanden

12. Marknadsanalys • Vilka leverantörer finns inom området? • Hur ser konkurrenssituationen ut? • Priserna och pristrenderna? • Hur byggs produktpriset, material-tjänster? • Hur vill jag att marknaden ska utvecklas?

13. Dagens kostnader - produktpriser och volymer Beräknade kostnader - bedömda produktpriser och volymer Kalkylering, LCC Underlag för upphandlingsstrategi Underlag för kravspecifikation Används i utvärdering Totalkostnadsanalys

14. Kravspecifikationen -allmän orientering -upphandlings-föreskrifter -kommersiella villkor -funktionella krav Mallar - F1 Anbudsinbjudan - F2 Kravspecifikation - F3 Mall för upphandlingskontrakt Upphandlingsfasen

15. Upphandlingsfasen • Mottagning och öppning av anbud • Utvärdering • Tilldelningsbeslut • Ev överprövning, skadestånd • Avtal • Upphandlingssekretess

16. 3.FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGETgrunden för en bra upphandling • Kravspecifikationens betydelse • Kravspecifikationens struktur • Specificering av krav på leverantör • Specificering av krav på produkt • Skall - och bör -krav • Rangordning och viktning • Miljökrav

17. Kravspecifikationens struktur • Inbjudan • F1. Kommersiella villkor och krav • F2. Produktkrav • F3. Avtalsmall

18. Inbjudan • Talar om vad som är på gång

19. Kommersiella villkor och krav • Krav på leverantören • Upphandlingsform • Sista anbudsdag, anbudets giltighet • Betalningsvillkor, valuta, • Prisjusteringar, valutajusteringar • Försäkringar • Leveransvillkor, viten • Prover, tester

20. Produktkrav Vara • Funktion • Egenskaper • Miljökrav • Systemkrav • Dokumentation • Tester Tjänst • Beskrivning • Åtagande • Installation • Uppföljning • Utbildning • Avveckling

21. Avtalsmall • Vad innebär avtalet • Inga överraskningar

22. Uppföljningsfasen • Implementering av nytt avtal • Följa upp avtal mot utfall • Samverka med leverantörer • Utvärdera leverantörer • Uppdatera kravspecifikation

23. Den goda cirkeln Samverkan köpare - säljare 2. Presentation av anbud 3. Tilldelningsinformation 4. Upprättande av avtal 1. Inför kommande upphandling Skarpt läge - upphandlingssekretess Analys Upphandling 5. Avtalsvård, kommersiellt 6. Avtalsvård, produkt 7. Mässor 8. Seminarier 9. Idéutbyten 10. Tester och provningar Utveckling Uppföljning LLi 0606

24. Den goda cirkeln 1. Inför kommande upphandling Analys Intresserade leverantörer bjuds in till presentation av kommande upphandling. Den bör i vissa fall vara muntlig och kan i vissa fall hanteras via nätet. En väl genomförd presentation kan resultera i att upphandlingsprocessen löper på ett mer planerbart sätt. Möjlighet till analys av alternativa utföranden finns i denna fas. Sondering av kommersiella förutsättningar kan göras. Lli 0606

25. Den goda cirkeln 2. Presentation av anbud Upphandling Anbudsgivaren kan ges möjlighet att muntligen presentera och förtydliga sitt anbud. Har genomgång gjorts med anbudsgivarna före aktuell upphandling blir det naturligt att den enskilde leverantören får presentera sitt anbud. Det ger inköparen möjlighet att direkt klara ut ev oklarheter Lli 0606

26. Den goda cirkeln 3. Tilldelningsinformation Upphandling Information till anbudsgivare gällande tilldelning bör ske såväl skriftligen som muntligen. Förlorande anbudsgivare får då en direkt information om fattade beslut och sakskälen för dessa Lli 0606

27. Den goda cirkeln 4. Upprättande av avtal Upphandling Juridiskt bindande avtal upprättas med vinnande företag. Avtalet, oavsett om det är ett ramavtal eller specieavtal, bör innehålla en skrivning som reglerar den fortsatta uppföljningen av kommersiella och produktrelaterade frågor. Lli 0606

28. Den goda cirkeln 5. Avtalsvård Uppföljning De kommersiella villkoren i ett ramavtal skall kontinuerligt följas upp. Förutsättningarna för att förändra ett avtalat pris skall finnas redovisade i avtalet. Det kan vara förutbestämda prisjusteringsterminer, valutajusteringar mm. Verkligt gjorda leveranser följs upp mot avtalade leveranser Lli 0606

29. Den goda cirkeln 6. Avtalsvård på produktnivå Uppföljning Förändringar i avtalat produktsortiment, utgående från såväl köpare som säljare, måste kontinuerligt följas upp och dokumenteras. ”produktförändringar, ändrade produktkrav/behov, förpackningsförändringar” Lli 0606

30. Den goda cirkeln 7. Mässor Utveckling Pågående marknadsutveckling kan avläsas på fackmässor. ”Användare, köpare och säljare ges möjlighet att stämma av utbud mot behov” WESTMA arrangerar vartannat år en mässa ”Vård i Väst” Lli 0606

31. Den goda cirkeln 8. Seminarier Utveckling Seminarier kopplade till specificerade frågeställningar kan skapa förutsättningar för utveckling och förändring. Erfarenheter vunna på ett seminarium vidgar referensramarna. I vissa sammanhang kan även besök hos leverantör tillföra värdefulla insikter Lli 0606

32. Den goda cirkeln 9. Idéutbyten Utveckling Idéutbyten kan utformas på olika sätt. Här finns möjligheter att skapa forum för att testa nya ideer, matcha marknadens kunskaper med vårdens krav och utveckla förfrågningsunderlag. Idéutbyten mellan köpare och säljare kan ske med både avtalsbundna och icke avtalsbundna leverantörer. Grunden för ett förändrat upphandlingsbeteende skapas i denna process. Rätt utformade idéutbyten kan vara en bra hörnsten för ständiga förbättringar. Lli 0606

33. Den goda cirkeln 10. Tester och provningar Utveckling Formerna för hur testning och provning ska göras i regionen bör tydliggöras så att såväl användare, inköpare som leverantörer vet hur detta tillgår. Testnings- och provningsverksamheten kan utvecklas genom att göra ex.vis Frölunda sjukhus till ett ”testsjukhus”. Lli 0606

34. Den goda cirkeln Inköpsmarknaden kräver olika bearbetning Många tänkbara leverantörer God leverantörskunskap, relationer Bevaka leverantörsutvecklingen Benchmarking, leverantörs- klassificering, prestationsmått God marknadskunskap Svängningar på marknaden Följ upp på marknadspriser 1 2 Standarderbjudanden Unika erbjudanden 3 4 Relation Kreativa jämförbara benchmarks Svåra bedömningar vid en leverantör Insikt om leverantörens produktion Kostnadsanalyser baseras på produktions-och ekonomiska faktorer - marknadspriset En tänkbar leverantör Lli 0606