Czasopisma ( wersja 1 6/18 )

1. Czasopisma (wersja 16/18)

2. Program sesji Część 0: Wprowadzenie Część 1: Rekord bibliograficzny Część 2: Prenumeraty Część 3: Wzorce publikacji Część 4: Wpływ Część 5: Listy obiegu Część 6: Reklamacje Część 7: Oprawa Część 8: Finanse

3. Część 0:Wprowadzenie

4. Moduł Gromadzenia i Czasopism W module jest sześć zakładek, w tym dwie bezpośrednio związane z czasopismami: Zamówienia Faktury Administracja Wyszukiwanie zamówień Czasopisma Szukaj Uwaga: bezpośrednio są dostępne tylko te tytuły, które były już opracowane w module (np.dla których utworzono zamówienia). Dostęp bezpośredni do tytułów czasopism Dostęp bezpośredni do zamówień i faktur

5. Moduł Gromadzenia i Czasopism Po otwarciu rekordu czasopisma w module Gromadzenia, wszystkie funkcje od zamówień po wpływ są dostępne na poszczególnych zakładkach. Zarządzanie zamówieniami/budżetami/ prenumeratami Zamówienia Zarządzanie fakturami Faktury Definiowanie budżetów/dostawców/walut Administracja Prenumeraty/wzorce/wpływ/obieg/reklamacje Czasopisma

6. Moduł Gromadzenia i Czasopism Zaznaczenie opcjiPowiązania wyświetli w postaci drzewa wszystkie rekordypowiązane z rekordem BIB (ADM, HOL, egzemplarze, prenumeraty, zamówienia i wypożyczenia). Kliknięcie na gałąź spowoduje Wyświetlenie szczegółowych danych rekordu w prawym panelu.

7. Pasek operacji (na dole ekranu) Lewa strona ekranu: komunikacja z serwerem. Kiedy klient łączy się z serwerem, wyświetla się czerwona, pulsująca linia. • Prawa strona ekranu (prawy klawisz • myszy) logowanie, • zmiana hasła i nadawanie uprawnień • zmiana języka interfejsu • lista baz do połączenia • opcje drukowania • wyjście z klienta! Otwieranie modułów: Gromadzenia, Udostępniania, WMB i Alephadm

8. Połączenie z bazą Aby połączyć się z bazą administracyjną wybieramy Menu/ALEPH/Połącz Można też kliknąć prawym klawiszem myszy na ikonę biblioteki na dolnym pasku operacji. Na pasku tytułowym wyświetlą się dane biblioteki i serwera, z którymi moduł jest aktualnie połączony.

9. Import tablic W momencie łączenia się z wybraną bazą, system sprawdza, czy klient korzysta z najnowszej wersji formularzy wydruku. Jeżeli formularze były modyfikowane, system załaduje je na dysk lokalny komputera (zależnie od ustawień). W związku z tym przy pierwszym połączeniu z bazą pojawia się okno ‘Przesyłanie pliku’.

10. Funkcje czasopism • Prenumeraty • Wzorce publikacji • Wpływ • Listy obiegu • Reklamacje • Kontrola zasobu • Skrócone katalogowanie Co się robi poza czasopismami…Gdzie? • katalogowanie pełnego moduł Katalogowania rekordu bibliograficznego czasopisma • katalogowanie rekordu HOL moduł Katalogowania • zamawianie i zarządzanie finansamizakładka Zamówienia • definiowanie dostawców/budżetów/ zakładka Administracja walut

11. Definicje: prenumeraty i egzemplarze Przykładowy zeszyt: “Time”, T. 144, nr 26. Biblioteka posiada trzyPRENUMERATYczasopisma “Time” (jedną dla każdej podbiblioteki). TrzyEGZEMPLARZE: biblioteka otrzymuje trzy fizyczne kopie tego zeszytu.

12. Definicje: zamówienia vs. prenumeraty Zamówienie: zarejestrowano jedno zamówienie na trzy kopie czasopisma – w formularzu zamówienia wpisano: 3 egzemplarze. Prenumerata: każdakopia otrzymana od dostawcy musi mieć rekord prenumeraty w systemie. W czasopismach trzeba, wiec utworzyć 3 rekordy prenumeraty dla tych kopii.

13. Rekord czasopisma w systemie Rekord (BIB) bibliograficzny Rekord zasobu (Wzorzec*) Rekord (ADM)administracyjny Pow. HOL-egz Prenumerata Prenumerata Listy obiegu Listy obiegu Egz Egz *Pola wzorca mogą się również znajdować w rekordzie ADM.

14. Zasady kontroli czasopism w systemie Wzorzec + Prenumerata => Egzemplarze Na podstawie Wzorca publikacji (pola 853) w rekordzie zasobu (lub ADM), powiązanym z rekordemPrenumeraty, system tworzy oczekiwanezeszytydo rejestracji wpływu i wyświetlania (a następnie dla udostępniania i obiegu)

15. Zasady kontroli czasopism w systemie Rekordy prenumeratyzawierają informacjena temat indywidualnych prenumerat (kopii) czasopisma posiadanych przez bibliotekę. Rekord prenumeraty definiuje parametry egzemplarza, takie jak sygnatura, możliwość reklamowania, które zostaną przeniesione do rekordu każdegozeszytu powiązanego z danym rekordem prenumeraty. Wzorzec publikacjiw rekordziezasobu (HOL) lub ADM, powiązanyz rekordemprenumeraty, definiuje ilezeszytów powinien utworzyć system dla każdego cyklu publikacji i jak zeszyty powinny być opisane.

16. Kontrola czasopism – warunki wstępne • Rekord bibliograficzny (BIB) (moduł Gromadzenia/Czasopism lub Katalogowania) • Rekord zasobu (HOL) ze zdefiniowanym wzorcem publikacji(moduł Katalogowania) [Uwaga: metoda zalecana przez firmę Ex Libris] lub rekord ADM utworzony automatycznie ze zdefiniowanym wzorcem publikacji • Rekordy dostawców(funkcja Administracja w module Gromadzenia) • Kartoteka budżetów i walut,wymagana w procesie gromadzenia (funkcja Administracja w module Gromadzenia)

17. Scenariusz pracy: nowe czasopismo • Utworzenie/import rekordu bibliograficznego (moduł Katalogowania). PRZESŁANIE rekordu do modułu Gromadzenie/Czasopisma. • Utworzenie rekorduZAMÓWIENIA i PRENUMERATY. • Utworzenie rekordu zasobui powiązanie go z rekordem prenumeraty (jeden przycisk! –Utwórz nowynazakładce Powiązania HOL). PRZESŁANIE do modułu Katalogowania (przyciskEdytujnazakładce Powiązania HOL) • Utworzenie wzorca (dodanie pól 853/853X do rekordu zasobu). PRZESŁANIE z powrotem do modułu Gromadzenie/Czasopisma. • Otwieranie oczekiwanych zeszytów (Otwórz wszystkie w panelu listy prenumerat) – czasopismo jest przygotowane do rejestracji wpływu. • Opcjonalnie, tworzenie LIST OBIEGU.

18. Wyszukiwanie czasopism Są dwie metody wyszukiwania tytułu czasopisma: • Wybieranie bezpośrednio z podanego indeksutj. Tytuł, ISSN lub kod SICI. Dozwolone jest maskowanie. • ZakładkaSzukaj – wyszukiwanie przez słowa/przeglądanie listy tytułów.

19. Wyszukiwanie czasopism Po wyszukaniu rekordu na zakładce Szukaj, zaznaczmy go w górnym panelu, pełny rekord wyświetli się w dolnym panelu. Klikamy przyciskCzasopisma,aby przenieść się na Zakładkę czasopisma. W czasopismach, system wyświetli drzewo rekordu z odpowiednimi zakładkami.

20. Część 1:Rekord bibliograficzny

21. Rekord bibliograficzny czasopisma - ćwiczenie Za pomocą opcjiNowy opisw module gromadzenia, katalogujemy przykładowy tytuł: Poradnik Bibliotekarzax ISSN: 0099-1333 Wydano: Warszawa : Bibliotekarz sp z o.o. Częstotl.: dwutygodnik

22. Skrócone katalogowanie Opcja pozwala na wprowadzenie rekordu bibliograficznego, zwierającego minimum informacji. Niektóre pola można zdefiniować jako ‘Obowiązkowe’. Opcja jest dostępna zMenu/Zamówienia/Nowy opis. Na wstępie system poprosi o wybór bazy bibliograficznej, w której zostanie zapisany rekord.

23. Skrócone katalogowanie Następnie należy wypełnić wyświetlony formularz i potwierdzić dane przyciskiem <OK>.System wyświetli ekran Listy zamówień dla dodanego tytułu, na którym można dodać zamówienie.

24. Rekord czasopisma w module katalogowania Rekord bibliograficzny można również dodać w module Katalogowania (lub importować), a następnie ‘przesłać’ go do modułu Gromadzeni/Czasopisma do dalszego opracowania. Po zapisaniu nowego rekordu na serwerze, klikamy opcję Menu/Katalogowanie/Otwórz rekord czasopisma, aby przesłać nowy tytuł do modułu Gromadzenie/Czasopisma.

25. Część 2:Prenumeraty

26. Prenumeraty - uwagi • Rekord prenumeraty tworzony w moduleGromadzenie/Czasopisma jest wewnętrznym mechanizmem systemu ALEPH. • Okres prenumeraty podany w formularzu zamówienia jest informacją wyłącznie dla dostawcy tytułu. • Dane wprowadzone w rekordzie prenumeraty, tj. status egzemplarza, sygnatura, biblioteka, kolekcja, system automatycznie przenosi do egzemplarzy utworzonych na podstawie tej prenumeraty.

27. Tworzenie prenumerat Tworzymy rekord prenumeraty dla nowo dodanego tytułu: Ćwiczenie: Utwórz długoterminowy rekord prenumeraty (koniec prenumeraty - 31/12/2099).

28. Lista prenumerat Aby dodać nowy rekord prenumeraty, klikamyDodajna liście prenumerat. Rekord prenumeraty można również utworzyć korzystając z zakładki Zamówienia – opcja Egzemplarze/Prenumeraty, przyciskNowy. Utworzony w ten sposób rekord prenumeraty jest powiązany z zamówieniem i przejmuje część parametrów z zamówienia (tj. okres prenumeraty, numer zamówienia, dostawca, itp.).

29. Formularz prenumeraty Najważniejsze pola

30. Powiązanie z rekordem HOL Z rekordem BIB może być powiązany jeden lub więcej rekordów HOL (zasobu). W związku z tym, Prenumeratymogą być powiązane z rekordem HOL. Zaleca się, aby wzorce publikacji czasopism znajdowały się w rekordach zasobu. Powiązanie tworzy się w panelu Prenumeraty.

31. Powiązanie z rekordem HOL Otwieramyzakładkę4. Powiązania HOL . • Klikamy przyciskUtwórz nowy, aby utworzyć nowy rekord HOL i powiązać go z zaznaczoną na liście prenumeratą. • Klikamy przyciskPowiąż, aby powiązać prenumeratę z nowym rekordem HOL. • Klikamy przyciskEdytuj, aby przesłać rekord HOL do katalogowania.

32. Powiązanie z rekordem HOL i rekordzie: Zmiana informacji o zasobie w rekordzie: Zmiana widoczna w rekordzie: BIB Egz. Egz. HOL Prenumerata Egz. Egz. Prenumerata HOL Prenumerata HOL

33. Kronika prenumeraty Aby obejrzeć kronikę prenumeraty wybieramy opcjęKronika: Jeżeli prenumerata jest powiązana z zamówieniem, w oknie wyświetlą się też transakcje dla zamówienia. Transakcje związane z zamówieniem Transakcje związane z prenumeratą

34. Kronika prenumeraty Transakcje oddawane automatycznie : • Utworzenie rekordu prenumeraty • Zmiana danych prenumeraty • Zmiana daty wpływu • Modyfikacja zeszytu (ISSUE) Transakcje dodawane ręcznie : • Uwagi do historii prenumeraty • Korespondencja z dostawcą

35. Przedłużanie prenumerat Na podstawie daty przedłużenia prenumeraty podanej na Formularzu zamówienia (zakładka Dostawca),system może automatycznie wygenerować listy do dostawców (funkcja acq-23). Data przedłużenia prenumeraty jest automatycznie przesuwana o rok po wysłaniu listów.

36. Część 3:Wzorce publikacji

37. Wzorce publikacji Cykl ukazywania się czasopisma zależy zarówno od informacji zawartych we wzorcu publikacji (tj.częstotliwość, rodzaj numeracji) jak i od zawartości zbiorów biblioteki (tj. od numeru tomu i rocznika, podanego jako pierwszy kontrolowany). Podstawowa metoda tworzenia wzorca publikacji opiera się o istnienie pól 853 i 853X (format MARC 21 dla zasobu). Pola te katalogujemy w rekordzie HOL (ADM), tak, aby razem z aktualnym rekordem prenumeraty, pozwoliły utworzyć rekordy zeszytów przygotowane do rejestracji wpływu.

38. Wzorzec publikacji za pomocą pól 853/853X 853zawiera ogólne dane na temat publikacji czasopisma i opis egzemplarzy 853Xzawiera konkretne dane tego czasopisma w zbiorach biblioteki i wiąże je z prenumeratą. Przykład: 853definiuje tytuł jako miesięcznik i format opisu zeszytów jako “t.1:nr 1(2004:Stycz.)”. 853Xdefiniuje konkretne dane kontrolowanego zbioru, czyli, żerejestracja bieżących wpływów zaczyna się od zeszytu oznaczonego jako t.5:nr 6(2004:Stycz.), a data wydania kolejnego zeszytu przypada na 10go każdego miesiąca.

39. Schemat, czy wzorzec publikacji? W systemie dostępne są dwie metody definiowania sposobu ukazywania się czasopisma: SchematlubWzorzec(w rekordzieHOL/ADM). • Wzorzec (pola) „Wzorzec" korzysta z pól formatu MARC 21 dla wzorców (853/4/5) oraz numeracji i chronologii (853X/4X/5X). Pola powinny się znaleźć w rekordzie HOL (lub ADM) powiązanym z rekordem BIB. • Schemat (formularz) “Schemat” to sposób specyficzny dla systemu ALEPH. Z zasady, formularza schematu publikacji powinien być wykorzystywany tylko dla bardzo prostych, regularnych sposobów publikacji czasopism.

40. Schemat publikacji za pomocą formularza Metoda formularza schematu publikacji powinna być wykorzystywana tylko dla bardzo prostych, regularnych sposobów publikacji czasopism. NIEkorzystamy z niej, jeżeli: • biblioteka z założenia wykorzystuje pola wzorca formatu MARC; • występują wyjątki (np. “zeszyt nie publikowany w lipcu”); • czasopismo posiada więcej niż 2 poziomy numeracji (np. części); • wykorzystuje się drugi poziom chronologii (np. miesiące, pory roku); • zamierzamy importować wzorce z innej bazy/biblioteki.

41. Schemat publikacji za pomocą formularza Otwieramy schemat za pomocą opcjiSchemat publikacjiw drzewie Rejestracja. Wypełniamy formularz i klikamy Dodaj. Otrzymany w rezultacie wykonania operacji schemat wyświetli się na zakładceSzczegóły schematu publikacjiw dolnym panelu. Klikamy przyciskOtwórz zesz., aby otworzyć zeszyty do rejestracji wpływu.

42. Wzorzec publikacji za pomocą pól 85x Jeżeli w prezentacji jest mowa o polach “853 lub 853X”, informacje, które dotyczą tych pól odnoszą się także do pól854 lub 854Xi855 lub 855X. 853 i 853X: podstawowy wzorzec dla tytułu 854 i 854X: dla suplementów 855 i 855X: dla indeksów Przykład: Miesięcznik z 2 suplementamii jednym rocznym indeksemutworzy 15 zeszytów w cyklu.

43. Przykład wzorca: pola 853/853X Przykład wzorca utworzonego za pomocą szablonu dla dwumiesięcznika (w module Katalogowania):

44. Pola wzorca publikacji $$a - f numeracja (6 poziomów) $$g - h numeracja równoległa (2 poziomy) $$i - l chronologia (4 poziomy) $$m chronologia równoległa $$o typ materiału dodatkowego (w polach 854/855) $$u liczba jednostek kolejnego poziomu numeracji $$v sposób numerowania $$w kod częstotliwości (z MARC21) $$x zmiana kalendarzowa $$y regularność (definicje wyjątków we wzorcu) $$3 (ALEPH) data wydania pierwszego zeszytu $$8 (ALEPH) podpole wiążące parę 853/853X,jeżeli istnieje więcej wzorców dla jednego tytułu $$9 (ALEPH) powiązanie wzorca z rekordem prenumeraty

45. Wzorce publikacji Nowy wzorzec można dodać: • W module katalogowania – po utworzeniu rekorduprenumeraty • Za pomocą szablonu dla konkretnego wzorca (zalecane) , lub • Utworzyć od początku • W module Gromadzenie/Czasopisma – korzystając ze specjalnych formularzy.

46. Tworzenie wzorca publikacji w katalogowaniu Po otwarciu rekordu HOL lub ADM (w katalogowaniu), wybieramy zMenu/Edycja/Pobierz z szablonu(lub Ctrl+E), abywyświetlić listę dostępnych szablonów.

47. Tworzenie wzorca publikacji w katalogowaniu Wybierz odpowiedni szablon i kliknijOtwórz. Na ekranie wyświetli się brudnopis rekorduz polami 853/853X predefiniowanymi dla wybranego wzorca. Można w tym momencie modyfikować podpola, tak, aby odzwierciedlałyzbiory biblioteki, w szczególności w polu 853X. Aby wyświetlić podgląd zeszytów, które zostaną tworzone dla jednego cyklu publikacji na podstawie danych wzorca, klikamyEdycja/Podgląd schematu publikacji (musi być zaznaczone pole 853X).

48. Tworzenie wzorca publikacji - formularze Zamiast szablonów katalogowania, można wykorzystać formularze i szablony dla pól 853/853X w module Gromadzenia/Czasopism:

49. Tworzenie wzorca publikacji - czasopisma Aby utworzyć wzorzec w module Gromadzenia/Czasopism, trzeba najpierw dodać rekordprenumeratyi powiązać go z rekordem HOL. Schematy publikacji utworzone w Czasopismachsystem domyślnie powiąże z rekordem ADM, chyba żeistnieje już rekord HOL powiązany z prenumeratą. W takim przypadku, system wyświetli okno wyboru z rekordami ADM i HOL, które są powiązane z rekordem BIB.

50. Tworzenie wzorca publikacji w module Gromadzenie/ Czasopisma - scenariusz • Tworzymy rekord BIB wKatalogowaniu (opcjonalnie dodajemy również rekord HOL) • Przesyłamy do Czasopism (Menu/Katalogowanie/Otwórz rekord czasopisma) • Tworzymy rekord prenumeraty i wiążemy go(tworzymy HOL, jeżeli nie został dodany wcześniej)z rekordem HOL, klikamy opcjęWzorcepanelu nawigacji (wdrzewie Rejestracja). • KlikamyDodajw górnym panelu – w dolnym panelu otwiera się zakładka3.Wzorzec. • KlikamySzabloni wybieramy odpowiedni szablon. • KlikamyDodajw dolnym panelu. • Wybieramy zakładkę2.Poziom-Xw górnym panelu. • KlikamyDodaj – w dolnym panelu otwiera się zakładka4.Poziom-X. • KlikamySzabloni wybieramy szablon. Poprawiamy daty/numerację w polu 853X. • KlikamyDodajw dolnym panelu.