Ilustracja

1. Ilustracja Rozliczanie projektów o dofinansowanie w ramach Pilotażu Wsparcie na pierwsze wdrożenie wynalazku Warszawa, 11 października 2013 Departament Wsparcia Działalności Badawczo-Rozwojowej

2. Plan prezentacji • Realizacja projektu – umowa, przepisy prawa • Formy wypłaty dofinansowania • Wprowadzanie zmian do umowy • Występowanie z wnioskiem o płatność • Dokumentowanie wydatków • Rozliczanie zaliczek • Rozliczanie wydatków kwalifikowanych

3. Realizacja projektu zgodnie z umową oraz przepisami prawa • Projekt musi być realizowany w zgodzie z: • umową o dofinansowanie (w szczególności w zgodzie z opisem zawartym we wniosku o dofinansowanie, harmonogramem rzeczowo-finansowym), • obowiązującymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, • wytycznymi MRR obowiązującymi na dzień dokonywania odpowiedniej czynności, • wytycznymi MRR w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIG obowiązującymi w chwili ogłoszenia naboru.

4. Pełny zakres realizacji projektu • Realizacja projektu oznacza: • wykonanie rzeczowe projektu • zrealizowanie finansowe projektu – zapłata oraz udokumentowanie • wdrożenie wynalazku – tj. rozpoczęcie produkcji lub świadczenie usługi opartych o wynalazek • produkt / usługa ma posiadać co najmniej te funkcjonalności i cechy, co określono we wniosku o dofinansowanie

5. Formy wypłaty dofinansowania • zaliczka – w jednej lub kilku transzach, • płatności pośrednie – refundacja części wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem, • płatności końcowe – refundacja po zakończeniu realizacji projektu Łączne dofinansowanie w formie zaliczki lub płatności pośrednich nie może przekroczyć 90 % maksymalnej wysokości dofinansowania. Pozostała kwota dofinansowania zostaje przekazana Beneficjentowi po zaakceptowaniu przez Instytucję Wdrażającą wniosku o płatność końcową.

6. Zmiany w projekcie - § 8 umowy Sytuacje wymagające obowiązkowo zgłoszenia do Instytucji Wdrażającej: • wszelkie zagrożenia lub nieprawidłowości w projekcie (§ 7 ust. 12), • zmiany organizacyjno-prawne Beneficjenta (§ 8 ust. 10), • cesje praw z umowy na inny podmiot (§ 2 ust. 6), • zmiany terminów realizacji projektu, w szczególności opóźnienie rozpoczęcia projektu ponad 2 miesiące (§ 12 ust. 3 pkt 1), • sprzedaż środka trwałego nabytego z wykorzystaniem dofinansowania(§ 7 ust. 10).

7. Zmiany w projekcie - § 8 umowy Inne zmiany wymagające zgody Instytucji Wdrażającej: • zmiany terminu realizacji projektu, • zmiany terminu złożenia wniosku o płatność • przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikowanych > 10%, • inne zmiany w realizacji projektu w stosunku do opisu projektu przedstawionego w załącznikach do umowy o dofinansowanie

8. Zmiany w projekcie Zmiany niewymagające aneksu - § 14 ust. 2 i 3 Wymagające pisemnej informacji: • adres i reprezentacja Beneficjenta, • rachunki bankowe, • harmonogram płatności Wymagające wykazania we wniosku o płatność • przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikowanych < 10%, • zmiana całkowitego kosztu realizacji projektu, • wzrost docelowej wartości wskaźników.

9. Niedopuszczalne zmiany w projekcie • zmiany związane z zasadniczą modyfikacją projektu - (§ 7 ust. 3), • zmiany, które miałyby negatywny wpływ na osiągnięcie celów projektu – (§ 8 ust. 7),

10. Zmiany w projekcie - § 8 umowyTermin rozpatrywania wniosku o zmiany Instytucja Wdrażająca podejmuje decyzję o wprowadzeniu zmian w terminie 30 dni od daty otrzymania kompletnego wniosku. (§ 8 ust. 4 umowy)

11. Proces składania wniosku o płatność • Podstawą wypłaty dofinansowania jest złożenie wniosku o płatność, prawidłowo wypełnionego w Generatorze wniosków o płatność, w formie papierowej i tożsamej z nią formie elektronicznej (ta sama suma kontrolna) – (§ 6 ust. 1) wraz z następującymi załącznikami: • zestawieniem dokumentów księgowych potwierdzających poniesione wydatki, • oświadczeniem dotyczącym o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z wykonawcą, • zaktualizowanym harmonogramem płatności lub informacją o braku zmian,

12. Proces składania wniosku o płatność • w przypadku pierwszego wniosku o płatność rozliczającego wydatki kopiami dokumentów księgowych (faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) potwierdzających poniesione wydatki; kopiami dokumentów potwierdzających dokonanie zapłaty oraz dodatkowo kopiami dokumentów potwierdzających zgodność realizacji Projektu z warunkami Umowy (kopie dokumentów potwierdzających przyjęcie środków trwałych do użytkowania, kopie protokołów odbioru robót lub kopiami innych dokumentów potwierdzających zgodność realizacji Projektu z warunkami Umowy),

13. Proces składania wniosku o płatność • w przypadku pierwszego wniosku o płatność – pełną dokumentacją oddziaływania projektu na środowisko, zgromadzoną w ramach ponownej oceny oddziaływania przedsięwzięcia na środowisko, zgodnie z § 2 ust. 9, w przypadku, gdy Projekt uwzględnia przedsięwzięcia mogące znacząco oddziaływać na środowisko lub na obszar/potencjalny obszar Natura 2000 oraz przeprowadzana była ponowna ocena oddziaływania przedsięwzięcia na środowisko; • w przypadku wniosku o płatność końcową – sprawozdaniem potwierdzającym zrealizowanie Projektu, w zakresie określonym w § 2 ust. 3 pkt 3, sporządzonym zgodnie ze wzorem opublikowanym na stronie internetowej Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia.

14. Proces składania wniosku o płatność • Zrealizowanie projektu oznacza wdrożenie wynalazku rozumiane jako rozpoczęcie produkcji lub świadczenie usługi przez Beneficjenta opartych o wynalazek. • W przypadku wdrożenia wynalazku, który został zgłoszony w celu uzyskania patentu sprawozdanie zawiera informacje o statusie zgłoszenia wynalazku, którego wdrożenia dotyczy projekt.

15. Proces składania wniosku o płatność Beneficjent zobowiązany jest do złożenia co najmniej trzech wniosków o płatność do Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia, w danym roku kalendarzowym, w terminach określonych w Harmonogramie płatności. W przypadku rozpoczęcia realizacji projektu w III lub IV kwartale danego roku kalendarzowego Beneficjent zobowiązany jest do złożenia co najmniej jednego wniosku o płatność w tym roku kalendarzowym. Beneficjent ma obowiązek złożyć wniosek o płatność rozliczający zaliczkę otrzymaną w danym roku kalendarzowym najpóźniej do dnia 10 stycznia kolejnego roku kalendarzowego.

16. Proces składania wniosku o płatność Beneficjent zobowiązany jest, pod rygorem wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym, do złożenia w Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia wniosku o płatność końcową nie później niż w dniu zakończenia okresu kwalifikowalności wydatków Projektu, o którym mowa w § 5 ust. 3.

17. Proces zatwierdzania wniosku o płatność • Weryfikacja wniosku o płatność w terminie 20 dni (a w przypadku pierwszego wniosku o płatność rozliczającego wydatki – 30 dni) od dnia wpływu kompletnego wniosku - § 6 ust. 7 • Dokonanie przelewu/wystawienie zlecenia płatności w terminie 15 dnia od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność - § 6 ust. 13

28. Dokumentowanie ponoszonych wydatków • kopia dokumentu księgowego, opisana zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku • potwierdzenie zapłaty • inne, specyficzne dla poszczególnych kategorii wydatków

29. Dokumentowanie ponoszonych wydatków kwalifikowanych - grunty • Pokrycie kosztów przeniesienia własności gruntu lub użytkowania wieczystego gruntu -akt notarialny/faktura, potwierdzenie zapłaty • opinia rzeczoznawcy majątkowego potwierdzającą, że cena nabycia nie przekracza wartości rynkowej gruntu, określonej na dzień nabycia • oświadczenie podmiotu zbywającego grunt, iż w okresie 7 lat poprzedzających datę nabycia gruntu, jego zakup nie był współfinansowany ze środków wspólnotowych ani z krajowych środków pomocy publicznej lub pomocy de minimis.

30. Dokumentowanie ponoszonych wydatków - budynki/budowle 2. Pokrycie kosztów przeniesienia prawa własności budynku/budowli • akt notarialny/faktura, potwierdzenie zapłaty • opinia rzeczoznawcy majątkowego potwierdzającą, że cena nabycia nie przekracza wartości rynkowej nieruchomości, określonej na dzień nabycia; • opinia rzeczoznawcy budowlanego potwierdzającą, że nieruchomość może być używana w określonym celu, zgodnym z celami projektu objętego dofinansowaniem, lub określającą zakres niezbędnych zmian lub ulepszeń; • oświadczeniem podmiotu zbywającego nieruchomość, iż w okresie 7 lat poprzedzających datę nabycia nieruchomości, jej zakup nie był współfinansowany ze środków wspólnotowych ani z krajowych środków pomocy publicznej lub pomocy de minimis;

31. Dokumentowanie ponoszonych wydatków - środki trwałe 3. Pokrycie ceny nabycia albo kosztu wytworzenia innych środków trwałych • faktura, potwierdzenie zapłaty • dokument OT

32. Dokumentowanie ponoszonych wydatków - zakup używanego środka trwałego - oświadczenie sprzedającego o tym, iż w okresie 7 lat poprzedzających datę nabycia środka trwałego, jego zakup nie był współfinansowany ze środków wspólnotowych ani z krajowych środków pomocy publicznej lub pomocy de minimis; - oświadczenie Beneficjenta o tym, iż cena używanego środka trwałego nie przekracza jego wartości rynkowej określonej na dzień nabycia i jest niższa niż cena podobnego, nowego środka trwałego; - oświadczenie sprzedającego określające zbywcę środka trwałego, miejsce i datę jego zakupu;

33. Dokumentowanie ponoszonych wydatków - roboty budowlane, WNIP 4. Pokrycie ceny nabycia robót i materiałów budowlanych • faktury, potwierdzenie zapłaty • protokoły odbioru robót budowlanych 5. Pokrycie ceny nabycia wartości niematerialnych i prawnych w formie patentów, praw ochronnych, licencji, know-how oraz nieopatentowanej wiedzy technicznej, jeżeli: • będą wykorzystywane wyłącznie do celów projektu • będą podlegać amortyzacji zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości

34. Dokumentowanie ponoszonych wydatków - roboty budowlane, WNIP • będą nabyte od osób trzecich na warunkach rynkowych; • będą stanowić aktywa mikroprzedsiębiorcy, małego lub średniego przedsiębiorcy i pozostaną w przedsiębiorstwie przez co najmniej 3 lata od dnia zakończenia projektu WNIP – udokumentowanie: - faktura, potwierdzenie zapłaty

35. Dokumentowanie ponoszonych wydatków - leasing 6. Raty spłat wartości początkowej gruntów, budynków i budowli poniesione przez korzystającego do dnia zakończenia realizacji projektu oraz 7. Raty spłat wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych • umowa leasingu • faktura / nota, potwierdzenie zapłaty • kwalifikowane są wyłącznie raty kapitałowe z tytułu leasingu

36. Dokumentowanie ponoszonych wydatków - najem i dzierżawa 8. Pokrycie kosztów związanych z najem lub dzierżawą gruntów, budynków, budowli • faktura, potwierdzenie zapłaty • umowa najmu lub dzierżawy • metodologia wyliczenia kosztów, jeśli nie wynika z biznes planu lub innych dokumentów

37. Dokumentowanie ponoszonych wydatków - doradztwo 9. Pokrycie ceny zakupu usług doradczych, przy czym umowy nie mogą stanowić elementu stałej lub okresowej działalności gospodarczej lub być związane z bieżącymi wydatkami operacyjnymi przedsiębiorcy • faktura, potwierdzenie zapłaty • umowy cywilnoprawne, rachunek, potwierdzenie zapłaty

38. Dokumentowanie ponoszonych wydatków - tłumaczenia 10. Pokrycie kosztów tłumaczenia przysięgłego na język polski dokumentacji niezbędnej do złożenia wniosku • faktura, potwierdzenie zapłaty • umowy cywilnoprawne, rachunek, potwierdzenie zapłaty

39. Dokumentowanie ponoszonych wydatków - zabezpieczenia, rachunek bankowy 11. Ustanowienie lub utrzymanie zabezpieczenia należytego wykonania umowy 12. Pokrycie kosztów związanych z otwarciem i prowadzeniem odrębnego rachunku bankowego lub subkonta na rachunku bankowym • wyciąg z rachunku bankowego

40. Rozliczanie zaliczek Wypłata kolejnej transzy zaliczki następuje pod warunkiem rozliczenia przez Beneficjenta co najmniej 70% łącznej kwoty przekazanych transz zaliczki. Rozliczenie transzy zaliczki polega na wykazaniu we wniosku o płatność poniesionych wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem lub na zwrocie zaliczki. Do rozliczenia zaliczki – obowiązkowym załącznikiem jest wyciąg z rachunku zaliczkowego W przypadku rozliczenia co najmniej 70% łącznej kwoty przekazanych transz zaliczki, Instytucja Wdrażająca/Instytucja Pośrednicząca II stopnia może pomniejszyć kwotę kolejnych płatności o nierozliczone środki dotychczas otrzymanej zaliczki.

41. Rozliczanie zaliczek W przypadku: 1) nierozliczenia w terminie do 10 stycznia kolejnego roku kalendarzowego kwoty stanowiącej co najmniej 70% łącznej kwoty przekazanych transz zaliczki, lub 2) niezłożenia wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę w terminie określonym w § 6 ust. 4, lub 3) gdy kwota dofinansowania wynikająca z zatwierdzonych przez Instytucję Wdrażającą/Instytucję Pośredniczącą II stopnia wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem wraz z dokonanym zwrotem zaliczki, nie stanowi co najmniej 70% łącznej kwoty przekazanych transz zaliczki, • od środków pozostałych do rozliczenia 70% łącznej kwoty przekazanych transz zaliczki, nalicza się odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia:

42. Rozliczanie zaliczek a) zwrotu nierozliczonej zaliczki lub b) złożenia kolejnego wniosku o płatność. Beneficjent może w jednym wniosku rozliczać zaliczkę oraz wnioskować o wypłatę kolejnej zaliczki. Kolejna transza zaliczki lub kolejna płatność jest pomniejszana o odsetki bankowe narosłe na odrębnym rachunku bankowym dla płatności zaliczkowych.

43. Rozliczanie zaliczek W przypadku wyboru przez Beneficjenta wypłaty dofinansowania w formie zaliczki, Beneficjent jest zobowiązany do przestrzegania przepisów ustawy o finansach publicznych, dotyczących trybu wydatkowania, rozliczania i zwrotu środków dotacji celowej niewykorzystanych w danym roku budżetowym. Dofinansowanie udzielone Beneficjentowi w formie zaliczki w zakresie środków pochodzących z dotacji celowej w części niewykorzystanej do końca roku budżetowego podlega zwrotowi na rachunek wskazany przez Instytucję Wdrażającą/Instytucję Pośredniczącą II stopnia do dnia 10 stycznia następnego roku budżetowego.

44. Rozliczanie zaliczek – konsekwencje zapisów uofp Złożenie wniosku o płatność po terminie określonym w umowie – konieczność płacenia odsetek w wysokości jak dla zaległości podatkowych. Odsetki naliczane od dnia wypłaty środków z zaliczki do dnia rozliczenia środków (poprzez złożenie wniosku o płatność lub poprzez zwrot środków); Obowiązek płacenia odsetek jak dla zaległości podatkowych powstaje również, jeśli Beneficjent nie rozliczy przynajmniej 70 % otrzymanej transzy zaliczki.

45. Rozliczanie wydatków kwalifikowanych Warunkiem uznania wydatków za kwalifikujące się do objęcia wsparciem jest poniesienie ich w okresie kwalifikowalności wydatków (§ 5 ust 3 ), w związku z realizacją Projektu, zgodnie z postanowieniami Umowy, zgodnie z katalogiem wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem określonym w Rozporządzeniu oraz zasadami racjonalnej gospodarki finansowej, w szczególności zaś najkorzystniejszej relacji nakładów do rezultatów.

46. Rozliczanie wydatków kwalifikowanych Wydatkami kwalifikującymi się do objęcia wsparciem są wydatki, które jednocześnie: 1) są niezbędne do prawidłowej realizacji Projektu; 2) zostały wskazane w Harmonogramie rzeczowo-finansowym; 3) zostały faktycznie poniesione w okresie kwalifikowalności wydatków i nie wcześniej niż w dniu następującym po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie, z zastrzeżeniem wydatków na pokrycie kosztów tłumaczenia przysięgłego dokumentacji niezbędnej do złożenia wniosku o dofinansowanie; 4) zostały zweryfikowane i zatwierdzone przez Instytucję Wdrażającą/Instytucję Pośredniczącą II stopnia; 5) zostały prawidłowo udokumentowane.

47. Rozliczanie wydatków kwalifikowanych Wszystkie wydatki (poza działaniami przygotowawczymi np. tłumaczeniami dokumentacji niezbędnej do złożenia wniosku o dofinansowanie) ponoszone przed dniem rozpoczęcia okresu kwalifikowalności są wydatkami niekwalifikującymi. Wydatki poniesione po zakończeniu okresu kwalifikowalności wydatków nie będą uznane za kwalifikujące się do objęcia wsparciem. Zaliczka wypłacona przez Beneficjenta wykonawcy na poczet wykonania zamówienia nie stanowi wydatku kwalifikującego się do objęcia wsparciem. Wydatki mogą zostać uznane za kwalifikujące się do objęcia wsparciem w oparciu o dokument stwierdzający wykonanie zamówienia (faktura, protokół odbioru, OT).

48. Rozliczanie wydatków kwalifikowanych Wszelkie płatności w ramach Projektu są dokonywane za pośrednictwem rachunku bankowego Beneficjenta. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość dokonania płatności gotówkowej, z zachowaniem przepisów ustawy o rachunkowości oraz ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013.

49. Rozliczanie wydatków kwalifikowanych Wydatki kwalifikowane rozliczane są do wysokości budżetu określonego w załączniku do umowy o dofinansowanie – Harmonogramie rzeczowo-finansowym Wydatki rozliczane są w ramach budżetu w poszczególnych kategoriach w projekcie . Możliwe są przesunięcia pomiędzy kategoriami kosztów kwalifikowanych do wysokości 10 % (bez konieczności aneksowania umowy o dofinansowanie w tym zakresie).