Infosessie calls VLIR-UOS : projectvoorstel

1. Infosessie calls VLIR-UOS : projectvoorstel Dienst Internationalisering - Ontwikkelingssamenwerking 3 juli 2014

2. Structuur van de infosessie • Annex 1: “Format for a project proposal” • Overlopen formaat • Tips en voorwaarden voor een sterk voorstel • Annex 2: “Format for the logical framework and the indicative operational plan” • Logisch kader theorie en voorbeelden (Incl. KRA en indicatoren) • Samenhang met operationele planning • Annex 3: “Budget proposal” • Korte introductie tot financiële richtlijnen van VLIR-UOS • Veel voorkomende vragen

3. Annex 1: Projectvoorstel

4. Annex 1: Projectvoorstel • Nieuwigheden: • Aangeven van sectoren (8) en subsectoren (60) • Probleemanalyse krijgt politiek aspect • Aandachtspunten: • Beperkte ruimte (max. 10 blz.): ook gebruik maken van ruimte in andere formaten • Handtekeningen (en CV’s) • Overeenkomst met andere formaten • Belang van inbreng uit het Zuiden wordt nog groter • Goede titel

5. Annex 1: Projectvoorstel Selectiecriteria: • Wetenschappelijke waarde • Relevantie • Effectiviteit • Efficiëntie • Impact • Duurzaamheid (financieel, institutioneel, politiek en milieu)

6. Annex 1: Projectvoorstel Risico’s: • Geen synergiën met andere projecten in de buurt • Te ambitieus, niet haalbaar • Gebrek aan duidelijkheidwat betreft de objectieven en activiteiten • Succes afhankelijk van factoren buiten het project • Ontwikkelingsrelevantie, verwijzen naar de noden en prioriteiten van het partnerland: landenstrategie • De Zuid-partner is niet voldoende betrokken bij het opstellen van het project (blijkt uit een beperkt op de hoogte zijn van de lokale context) • Gebrek aan efficiëntie (bijv. als er veel geïnvesteerd wordt in zaken die weinig lijken op te leveren)

7. Annex 1: Projectvoorstel Kwaliteit: • Participatie en het analyseren van veronderstellingen en risico’s: geloofwaardigheid en inzicht in de context • Planning voor duurzaamheid: op voorhand samen nadenken over maatregelen die ervoor kunnen zorgen dat behaalde resultaten ook na het einde van het project blijven bestaan • Aandacht voor capaciteitsversterking • Transversale thema’s: Bijv.: Gender en milieubescherming (DGD)

8. Annex 2: Logisch kader en planning Wat en waarom? • Overzicht van de “logica” achter het project: Activities IntermediateResults  SpecificObjectives  Overall Objectives • Aantonen dat de context gekend is, en “onder controle”: voorwaarden voor succes • Vastleggen van monitoring en evaluatie

9. Annex 2: Logisch kader en planning

10. Annex 2: Logisch kader en planning • Conceptueel: • Mainactivities • Intermediateresults: het directe effect van de input en de activiteiten • Specificobjective:wat het project wil verwezenlijken. Het gevolg van het bereiken van een aantal “intermediateresults”. • Overall objective:verandering op langere termijn, kan niet door één project alleen bereikt worden Formulering is belangrijk

11. Annex 2: Logisch kader en planning • voorbeeld: • Mainactivities: enquête over praktijken rond gezinsplanning, groepsgesprekken met experten, en literatuuronderzoek • Intermediateresults: overzicht van praktijken en opvattingen rond gezinsplanning is beschikbaar • Specificobjective: de instelling is in staat advies te geven aan het beleid dat gebaseerd is op onderzoek • Overall objective:demografische druk neemt af Randvoorwaarden op elk niveau waar je geen directe controle over hebt.

12. Annex 2: Logisch kader en planning • voorbeeld: • Mainactivities: infosessie over VLIR-UOS calls organiseren, formaten beschikbaar maken • Intermediateresults: potentiële indieners hebben alle informatie om goede voorstellen in te dienen • Specificobjective: meer geselecteerde voorstellen bij deze calls • Overall objective:verbreding van de participatie in universitaire ontwikkelingssamenwerking aan KU Leuven Randvoorwaarden op elk niveau waar je geen directe controle over hebt.

13. Annex 2: Logisch kader en planning

14. Annex 2: Logisch kader en planning • Assumptions: • Tussen activiteiten en tussentijdse resultaten: risico’s? • Tussen resultaten en objectieven: context, theorie van verandering? • Preconditions: om te kunnen starten met het project

15. Annex 2: Logisch kader en planning • OVI: • “SMART”: Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar, Realistisch, Tijdsgebonden • Zie tabblad 3: “KRA - examples of indicators” • SOV: wat is de bron van die indicator

16. Annex 2: Logisch kader en planning Bijv: is het intermediateresult “overzicht van praktijken en opvattingen rond gezinsplanning is beschikbaar” behaald? • OVI: In jaar 2 is een elektronisch document beschikbaar met een overzicht In jaar 3 verschijnen 2 publicaties in een tijdschrift met A-ranking • SOV: Website waarop het document gepubliceerd wordt Journal jaargang X

17. Annex 2: Logisch kader en planning Bijv: is het specificobjective “meer geselecteerde voorstellen bij deze calls” behaald? • OVI: Percentage geselecteerde TEAM-voorstellen t.o.v. het aantal ingediende voorstellen van KU Leuven ligt hoger dan bij de TEAM-call uit 2013 • SOV: Verslagen van VLIR-UOS selectiecommissies

18. Annex 3: Budgetvoorstel

19. Annex 3: Budgetvoorstel - Investments • Duurzame goederen (> 125 €) met lange gebruikstijd • vb.: computers, kantoormeubelen, duurzaam labomateriaal, auto*, moto’s, software met lange duurzaamheid, GSM, fototoestel, etc. • Voor Z-I: beperkt tot max. 25% van het budget, geen auto’s en geen “gebouwen” • Woordje uitleg voor dure zaken is vaak welkom…

20. Annex 3: Budgetvoorstel - Operationals • B.1. Voorbereidingskosten (max. 2,500€ - aan te raden) • B.4. Communicatie: geen forfaits, op basis van bewijsstukken • B.5. Representatiekosten • Per diems: • lokaal (20€/dag): geen “sittingallowances” • internationaal (website VLIR-UOS: afhankelijk van de bestemming*)

21. Annex 3: Budgetvoorstel - Operationals • B.9. International travelcosts: ticket en andere onkosten voor het maken van de reis • B.10. International overnightexpenses: internationale per diem en hotelkosten (max. 21 nachten!) • Gratis visum voor bezoeken aan België

22. Annex 3: Budgetvoorstel - Personnel • Maximum 25% van het budget • Nooit personeelskosten in Vlaanderen • Personeelskosten in het Zuiden: • Service contracts: externen die een welomlijnde opdracht uitvoeren (consultancy, gidsen, handenarbeid, …) • Topping-up van het salaris (max. 40%) • Employmentcontracts: mensen in dienst nemen binnen de partnerinstelling voor onderzoeksopdrachten, administratie, enz. Vraag naar duurzaamheid!

23. Annex 3: Budgetvoorstel - Scholarships 3 types: • Short-term funding: 7 dagen tot 6 maanden • Master scholarship* • PhD scholarship*: max. 24 maanden in België, over een periode van 4 jaar En: • lokale beurzen (korte en lange duur) • verplaatsingskosten bursalen (dus niet op B.9)

24. Annex 3: Budgetvoorstel – Administration 5% forfaitair op het oorspronkelijke budget (cfr. contract) E.1. Coordinationcosts in Belgium • wordt niet vrijgegeven • 2,5% overhead • 2,5% voor promotor (na afsluiten project) E.2. Localcoordinationcosts • kosten voor administratie en coördinatie van projectbv. papier, postzegels, telefoon, verzendingskosten, bankkosten • Reserve voor niet aanvaarde kosten • opgelet bij Z-I: E.2. voorwaarde = openen lokale rekeningwaarvan de lokale uitgaven betaald worden

25. Annex 3: Budgetvoorstel Flexibiliteit: • Budgetverschuiving: verschuiving van een budget binnen hetzelfde jaar van één budgetlijn naar een andere budgetlijn • Budgetoverdracht: overdracht van een budget van één jaar naar een ander jaar • Budgetverlenging: verlenging van het project (niet mogelijk voor Z-I)

26. Annex 3: Budgetvoorstel Budgetverschuiving: • verschuiving tussen budgetlijnen • van hetzelfde werkingsjaar = mogelijk tot 20% overschrijding • mits motivering en goedkeuring door VLIR-UOS/DGD mogelijkheid om meer dan 20% te verschuiven • elektronisch via VLIR-UOS-formaten: Word-document: narratieve verantwoording Excel-document: cijfermatige verantwoording • steeds in te dienen vóór het einde van het betrokken werkingsjaar

27. Annex 3: Budgetvoorstel Budgetoverdracht: • onbesteed saldo van een werkingsjaar overdraagbaar naar volgende werkingsjaren • mits aanvraag en motivering (goedkeuring door VLIR-UOS) elektronisch via VLIR-UOS-formaten: Word-document: narratieve verantwoording Excel-document: cijfermatige verantwoording • in te dienen samen met AFR van het afgelopen projectjaar

28. Dank voor uw aandacht! Dienst Internationalisering - Ontwikkelingssamenwerking 3 juli 2014