TRABAJO EN EQUIPO

1. TRABAJO EN EQUIPO UNIDAD DIDÁCTICA 6 FOL

2. EQUIPOS DE TRABAJO. Un equipo de trabajo es un grupo de personas interrelacionadas que colaboran organizadamente en la realización de un trabajo para alcanzar un objetivo común prefijado y que además se sienten integradas en el grupo. Los puntos esenciales de un equipo de trabajo, según esta definición, son: • Es un grupo de personas interrelacionadas. • Colaboración organizada • Objetivo común prefijado • Sentimiento de pertenencia: • Efecto de sinergia.

4. VENTAJAS DEL TRABAJO EN EQUIPO. • VENTAJAS PARA LA EMPRESA: • Aumenta la productividad. • División del trabajo más eficaz. • Mejora de la comunicación • Mayor implicación del trabajador con los resultados. • Decisiones más imaginativas y controladas. • Mejora del ambiente laboral, ya que existe una comunicación más fluida y se conocen todos los objetivos y funciones del resto de los integrantes del equipo.

5. VENTAJAS PARA EL INDIVIDUO. • Mayor satisfacción personal. • Mayor seguridad personal. Aunque las propuestas se pueden realizar individualmente, las decisiones son tomadas por el equipo, por lo que se reparte la responsabilidad entre todos. También es más fácil enfrentarse a la realización de tareas complejas gracias al apoyo del grupo. Además el equipo ayuda a cada miembro a superar los momentos de desánimo, inseguridad, desmotivación, etc… • Estimula la creatividad y se analizan soluciones y tareas desde más puntos de vista.

6. INCONVENIENTES • Se requiere más tiempo. • Problemas relacionales. • Asunción de riesgos mayores. • Holgazanería social. La labor de la figura del coordinador o jefe de equipo es fundamental. Una de sus principales tareas es vigilar y reconducir los problemas habituales que surgen por los inconvenientes que tiene trabajar en equipo.

8. LOS ROLES EN LOS EQUIPOS DE TRABAJO Podemos definir rol o papel como el comportamiento esperado o asignado a alguien que ocupa una determinada posición en un grupo de personas. Como el carácter social de un equipo de trabajo es evidente, podemos decir que cada uno de sus miembros desempeña un rol determinado dentro del grupo. Es importante identificar los roles que desempeñan cada uno de ellos y el efecto que tendrán en el resultado final de su trabajo para garantizar la eficiencia del trabajo en equipo.

9. LOS ROLES DE BELBIN

11. LA COMUNICACIÓN EN LOS EQUIPOS DE TRABAJO • La comunicación es el proceso por el cual un emisor codifica y transmite un mensaje, a través de un canal, a un receptor dentro de un contexto. En este proceso se produce una retroalimentación si el emisor recibe algún tipo de respuesta por parte del receptor. • Gran parte del éxito de un equipo de trabajo se basa en una buena comunicación entre sus miembros. Del mismo modo, gran parte de los conflictos que surgen entre ellos se deben a problemas comunicativos.

13. TÉCNICAS COMUNICATIVAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN • Eliminación de barreras comunicativas: Consiste en eliminar o minimizar la influencia de aquellos elementos que afectan negativamente al proceso comunicativo. Las barreras más destacadas son: • Barreras semánticas y gramaticales. Afectan al código que se emplea. • Barreras físicas. • Barreras personales.

15. La escucha activa. • Consiste en escuchar y entender la comunicación desde el punto de vista del que habla (emisor). La escucha activa nos permite ser capaces de repetir, con nuestras propias palabras, el mensaje que nos quiere transmitir el emisor, sin cambiar su sentido ni olvidar los aspectos importantes.

16. Para favorecer la escucha activa se recomienda: • Concentrarnos en el otro y en su mensaje, eliminando las barreras comunicativas que puedan existir y aplazar lo que estemos haciendo. • Mostrar empatía comprendiendo la situación y sentimientos del otro. • Cuidar y usar la comunicación no verbal. Mirar a los ojos de nuestro interlocutor y estar atentos a sus señales. • Extraer las ideas claves. Asegurándonos con el emisor que son esas ideas las que ha querido transmitir. • Dejar hablar. No debemos interrumpir a nuestros interlocutores. En un equipo debe haber tiempo para que hablen todos. Seguir la técnica IPR (Intervención-Pausa-Respuesta, con un periodo de tiempo de al menos uno o dos segundos entre la Intervención del otro y la Respuesta) • Retroalimentar. Dejar claro que se está entendiendo lo que se está comunicando por parte del o los emisores.

17. La asertividad. La práctica reflexiva y consciente de conductas asertivas en los equipos de trabajo multiplica la efectividad de los mismos y disminuye los problemas de comunicación.

19. LA REUNIÓN. HERRAMIENTA BÁSICA DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO. Es una puesta en común de los asuntos propios del equipo de trabajo. Puede ser presencial o telemática en tiempo real. Según su funcionalidad, las reuniones pueden ser: • Informativas. • Consultivas • Deliberantes En una misma reunión se pueden cumplir los tres aspectos. Es recomendable diferenciarlos en el tiempo de la reunión dejando un espacio a cada cosa y distinguiendo qué se está haciendo en cada momento.

20. Causas de la falta de eficacia de las reuniones • La falta de un objetivo concreto y claramente definido a lograr. • La dispersión, los cambios de tema o el salirse del mismo. • La ausencia de un orden del día. • Falta de interés del asunto a tratar. • La susceptibilidad entre los asistentes. La falta de confianza. • La falta de participación de los asistentes. • La falta de habilidad de quien dirige la reunión. Ausencia de liderazgo. • El que existan participantes que hablen demasiado, “protagonistas”, y no dejen hablar a los demás. • El convocar la reunión a una hora inapropiada. • Las reuniones demasiado largas. • El que haya demasiados participantes o estén mal elegidos. • El exceso de enfrentamientos con tensiones personales. • Las interrupciones externas constantes al responsable o a los miembros. • Cuando no se comprende o no se conoce suficientemente el tema a tratar. • La falta de acuerdos y conclusiones al final de la reunión. • Se habla mucho y no se concreta al final “qué” hay que hacer, “quién” lo tiene que hacer y para “cuándo” hay que hacerlo. • La toma de decisiones confusas o contradictorias.

21. Para evitar la ineficacia de las reuniones • En las reuniones debe haber un reparto de tareas específico de las reuniones. Dichas tareas deben asumirse antes de iniciar la reunión. Con frecuencia están definidas en los equipos de trabajo y siempre las asume la misma persona. • Moderador/a: Persona que conduce la reunión, explica los motivos, modera las intervenciones, motiva a la participación, genera buen clima y resume las conclusiones. Suele ser el coordinador del equipo y quién convoca la reunión. • Secretario/a: Recoge por escrito las conclusiones y decisiones adoptadas levantando el acta de la reunión. • Participantes. Son el resto de las personas del equipo que participa en la reunión.

22. El éxito de una reunión de trabajo radica fundamentalmente en una buena preparación y planificación de la misma. Es importante que el coordinador o el encargado de convocar o moderar la reunión, tenga en cuenta, antes de hacerla, una serie de aspectos importantes.

23. Aspectos importantes a tener en cuenta. • Necesidad • Asuntos. • Asistentes • Lugar • Fecha • Duración Una vez planificada la reunión se debe realizar la convocatoria que incluye: lugar, fecha, hora, duración y orden del día. Esta convocatoria debe entregarse personalmente a cada participante o asistente por la vía pactada. (correo, e-mail, etc…)

24. Cuidar la conducción de las reuniones. • Inicio. • Exposición. • Desarrollo. • Conclusión. • Evaluación de la reunión. • La anotación ordenada de los acuerdos, Acta o Informe.

25. EL CONFLICTO EN LOS EQUIPOS DE TRABAJO. El conflicto surge en el seno del equipo de trabajo cuando se enfrentan: los intereses, la visión sobre los objetivos y procedimientos o las relaciones interpersonales de dos o más miembros del equipo.

26. Los conflictos pueden tener diversos orígenes: • Relaciones personales • Competencia directa. • Asignación de tareas • Recursos limitados • Mala comunicación Las mejores soluciones a los conflictos se obtienen por medio de la negociación.

27. LA NEGOCIACIÓN • Es un proceso que se establece entre dos o más personas que tienen intereses enfrentados y que aspiran a alcanzar un acuerdo satisfactorio para ambas partes, mediante el diálogo y la reciprocidad.

28. Las negociaciones pueden clasificarse como: • Negociación distributiva. También conocida como “negociación de suma cero”. • Negociación integradora. También conocida como “negociación de suma positiva”.

29. Todo negociador debe comenzar la negociación con unos límites prefijados en los que establezca la petición máxima a realizar y el mínimo que espera conseguir. • Es conveniente establecer una estrategia adecuada previa a cualquier negociación como un medio para conseguir los objetivos propuestos.

30. Las cuatro principales estrategias que se pueden adoptar ante una negociación son: • Imposición. • Adaptación. • Compromiso. • Cooperación.

31. LA TOMA DE DECISIONES EN EQUIPO. • Un problema es una dificultad imprevista que se presenta cuando se pretende alcanzar un objetivo y que no puede solventarse de forma inmediata. • Los Equipos de Trabajo deben enfrentarse a menudo a problemas en el desarrollo de su trabajo y deben tomar las decisiones adecuadas que sirvan para solucionarlos. • El primer paso para solucionar un problema es delimitarlo claramente, para ello es conveniente formularlo, enunciándolo por escrito, con ello se consigue definir dónde radica la esencia del mismo.

32. MÉTODOS PARA LA TOMA DE DECISIONES: • La elección por mayoría. • Consenso. • Votación simple. • Votación múltiple. • La suma de rangos.

33. TÉCNICAS PARA LA TOMA DE DECISIONES: • El método de la doble columna. Se basa en anotar en una columna los resultados positivos esperados y en otra columna los resultados negativos esperados de la toma de una decisión. Si es posible, conviene cuantificar cada resultado con el fin de poder tomar una decisión adecuada. Lo más importante de esta técnica no es el resultado numérico que se obtenga, sino el hecho de que nos obliga a sentarnos frente a un papel y reflexionar sobre las ventajas y los inconvenientes de tomar la decisión.

34. El análisis DAFO. Es una técnica de decisión surgida en el mundo de la empresa pero que se ha extendido a otras situaciones en las que se hace preciso valorar las potencialidades y dificultades propias y del entorno frente a una posible decisión. DAFO son las siglas correspondientes a: • Debilidades, aspectos internos de la organización que suponen una desventaja. Por ejemplo falta de apoyo de la institución, falta de recursos económicos. • Amenazas, aspectos externos desfavorables para la organización. Falta de colaboración de otros equipos, una visión negativa del equipo o de la intervención por parte de la comunidad. • Fortalezas, aspectos internos de la organización que suponen una ventaja. Equipo completo, con todos los profesionales, buena formación, gran cohesión. • Oportunidades, aspectos externos favorables para la organización. Apoyo de las asociaciones, ayudas económicas o subvenciones.

36. El pensamiento lateral • Es una forma no convencional de enfrentarse a los problemas y las decisiones, consistente en la búsqueda de vías alternativas basadas en la imaginación y la creatividad. • En la mayoría de las ocasiones, nuestros esquemas mentales han trazado un camino para resolver problemas o tomar decisiones habituales, es lo que se conoce como pensamiento vertical. Esta forma de pensamiento es la que habitualmente usamos y es muy útil pues permite obtener resultados satisfactorios en poco tiempo, ayudándonos en gran parte de las decisiones. • Cuando los problemas o las decisiones que debemos tomar no responden a los esquemas habituales, el pensamiento vertical puede no ser suficiente e incluso puede bloquearnos ante el problema. Es cuando se hace útil pensar lateralmente, usar la imaginación para encontrar una idea analizando todas las alternativas posibles, invirtiendo las ideas habituales, descomponiendo el problema en partes o simplemente dibujándolo.

37. Brainstorming o tormenta de ideas. Es una técnica de equipo que busca nuevas ideas o soluciones creativas para la toma de decisiones y resolución de problemas. El procedimiento para realizar una tormenta de ideas es: • Se expone el problema a resolver o la decisión a adoptar. • Uno de los miembros hace de moderador y se sitúa ante una pizarra en la que se puedan visualizar todas las ideas propuestas. • Los miembros del equipo van expresando sus ideas con toda la libertad y el moderador las va anotando. • Ninguna idea es criticada, censurada o ridiculizada por los demás mientras se expone. • Cuando se terminan de exponer todas las ideas, se depuran, eliminando las repetidas y pidiendo aclaración de las dudosas a sus creadores. • Se discuten las ideas una a una, filtrando solo las que puedan ser útiles. • Al final se elegirá la que se considere más adecuada.