23 avril 2013 Journée de suivi annuelle du programme Erasmus et Fonds nationaux

1. Outil de gestion de la mobilité des étudiants OUT de l’HENALLUX 2013-2014 • 23 avril 2013 • Journée de suivi annuelle du programme Erasmus et Fonds nationaux • Marie-Anne LECOMTE • Coordinatrice institutionnelle des relations internationales • marie-anne.lecomte@henallux.be • Alain ROTH • Responsable de la sphère développement du service informatique • alain.roth@henallux.be

2. 1. HENALLUX 5600 étudiants 800 membres du personnel • répartis sur 11 sites et un siège central • Large éventail de baccalauréats • Plusieurs spécialisations • Trois masters

3. 2. Service des relations internationales de l’HENALLUX 1,1 ETP Siège central Gestion globale Paramédical Siège central Seraing 4,42 ETP Gestion quotidienne Virton Bastogne Arlon Eco Arlon Tech Malonne Marche Champion Social Namur IESN 175 étudiants OUT 2012 / 2013

4. 3. Objectifs de la plateforme internationale Améliorer la gestion administrative de la mobilité des étudiants Offrir un service d’aide aux étudiants Responsabiliser les étudiants par rapport à leur dossier de mobilité Raccourcir les distances entre les implantations de l’HENALLUX

5. 4. Candidature de l’étudiant

6. 5. Ouverture du dossier de mobilité de l’étudiant

7. 6. Interaction automatisée - Mail

8. 7. Ecran de l’étudiant : son dossier de mobilité

9. 8. Ecran du coordinateur RI implantation : les dossiers de son implantation

10. 9. Ecran du coordinateur RI institutionnel : tous les dossiers

11. 9. Ecran du coordinateur RI institutionnel : tous les dossiers

12. 10. Services offerts aux étudiants Visualiserl’état de sa candidature et de son dossier Fournirles informations utiles Téléchargerles documents de mobilité Posterles documents de mobilité dûment remplis et signés Stockerses documents personnels de mobilité Echangerpar e-mail avec le coordinateur RI Contacter le service informatique

13. 11. Services offerts aux coordinateurs RI des implantations Personnaliser le contenu du dossier de mobilité selon les besoins de son implantation Visualiser l’état des candidatures et des dossiers de son implantation Valider/refuser les documents déposés par les étudiants Poster les documents Informer les étudiants Communiquer avec les étudiants via un système de mail archivés au niveau de la plateforme

14. 12. Services offerts au coordinateur RI institutionnel Personnaliser le contenu du dossier de mobilité selon les besoins de l’institution Visualiser l’état des candidatures et des dossiers de l’HENALLUX Visualiser l’état d’avancement des dossiers Valider /refuser les documents déposés Extraire des tableaux Excel par type de mobilité Extraire des tableaux Excel par implantation Extraire des informations nécessaires au rapport AEF

15. 13. Contraintes Nécessité de se référer au mode d’emploi Nécessité d’initier l’étudiant Nécessité de se conformer aux règles établies par tous

16. 14. Avantages Structure claire du dossier Amélioration de la gestion administrative Suppression des distances entre les implantations Accessibilité universelle (temps et lieu) Outil d’information et statistique sur la mobilité Outil d‘archivage des dossiers de mobilité Confidentialité des données (outil sécurisé) Collaboration entre le service des relations internationales et le service informatique (partie développement)

17. 15. Perspectives Intégrer les informations au supplément au diplôme (en lien avec le service académique) Intégrer des informations financières (en lien avec le service comptabilité) Réaliser les rapports officiels AEF Intégrer le rapport en ligne de l’étudiant dans son dossier Développer l’outil pour les étudiants IN Développer l’outil pour la mobilité du personnel de l’HENALLUX

18. Merci de votre écoute Vos questions? • Marie-Anne LECOMTE • Coordinatrice institutionnelle des relations internationales • marie-anne.lecomte@henallux.be • Alain ROTH • Responsable sphère développement service informatique • alain.roth@henallux.be