BÜROLARDA VERİMLİLİK VE İŞ AKIM TEKNİĞİ A.Bürolarda Sistem İyileştirme Teknikleri

1. BÜROLARDA VERİMLİLİK VE İŞ AKIM TEKNİĞİ A.Bürolarda Sistem İyileştirme Teknikleri Büro sistemlerinin iyileştirilmesi; bürolardaki sorunların tespit edilmesi, önceliklerin belirlenmesi, sorunun ortadan kaldırılması için gerekli verinin toplaması ve paylaşılması, çözüm alternatiflerinin uygulanması ve sonuçların izlenmesi adımlarını içerir.

2. Büro sistemlerinin iyileştirilmesi amacıyla, büro çalışanının verimliliğini ve etkinliğini sağlayacak iş ve yöntem etütleri yapılır. Bunun yanında bürolarda hareket ekonomisi için iş akımı tekniği ve genel olarak büro sistemlerinde verimliliğin diğer kaynaklarının tespit edilmesi gerekir.

3. 1. Bürolarda İş ve Yöntem Etütleri İş etüdü, insanın bir iş yaparken, zaman ve maliyetleri azaltmak amacıyla işgören çabasını ve hatalarını azaltmak için yürütülen faaliyetlerdir. İş etüdü, sonuçdoğurmayacak faaliyetlerden işlerin arındırılmasını amaç edinir. Bir işin, en az zaman ve enerji harcanarak, yapılacak şekilde dizayn edilmesine iş ve yöntem etüdü denir.

4. “Yöntem etüdü”, işi doğru yapmakla birlikte, doğru iş yapmanın yollarını gösterir. Bu nedenle yöntem etüdü ile çalışana işini yaparken en az yorgunluk verecek koşullar hazırlanmaya çalışılır. • Zaman etüdü ise, çalışma sırasında işgörenin zamanının israf olmasına neden olan zaman tuzaklarından işlerin arındırılmasıdır.

5. 2. Bürolarda İş Akımı Tekniği İş akımı tekniği, bir işin yapılmasında, işlerin sırasını, alınan malzemeyi, harcanan zamanı bir şema yardımı ile gösterip bunun üzerinde analiz yaparak üretimin basitleştirilmesini amaçlar. Her iş çeşitli aşamalardan oluşur. Mal ya da hizmet üretimi işini oluşturan bu adımlar birbirini izlemelidir. İş akımı izlenmez ve sürekli gözden geçirilemezse işin veya hizmetin maliyeti artar, zaman kaybı, gecikme ve duraklamalar ortaya çıkar. İş akımı tekniği uygulanarak bu olumsuzluklar giderilebilir.

6. İş akımında her aşamadaki bir işlem sonrakini, bir sonraki ise daha öncekini desteklemelidir. İş akımı tablosunun analizi ile ters gidişler, tekrarlar, duraklamalar, gecikmeler, harcanan fazla zaman ve mesafe önlenir. Bu analizle işler daha çabuk, daha az zaman ve mesafede, verimli bir şekilde yapılır. Sonuçta hatalar azalarak iş verimi yükseltilmiş olur. İş akımını gerçekleştirmek için iş akım tablosu (şeması) kullanılır. İş akım şeması, bir işin bütün aşamalarının kaydedileceği bir çizelgedir (formdur).

7. İş akımı şemasının analizi ile şu amaçların gerçekleştirilmesi sağlanmaya çalışılır: •  İşin görülmesindeki aşamalardan gereksiz olanların yok edilmesi, •  Uygun olanların birleştirilmesi, •  İş görenler arasında işin yeniden ve ölçülü şekilde dağıtımı, •  İşin yapıldığı aşamaların yer ve zamanlarının yeniden düzenlenmesi, •  Verimin yükseltilmesi,

8. Bu şemada işlemler sembollerle gösterilir. Semboller şunlardır; • İşlem, bir daire (O) ile gösterilir. Bir yazının daktilo edilmesi, gönderilecek malzemenin ambalaj yapılması, evrakın kaydedilmesi, dosyalanması gibi düzenlemek, hazırlamak, birleştirmek, ayırmak hallerinin işlemidir. • Geçiş, bir çift ok (= >) ile gösterilir. Bir eşyanın ya da evrakın bir yerden diğer yere gidişi geçiştir. Bir yazının başka masaya gönderilmesi, evrakın postalanıp yollanması, ameliyathane malzemesinin depodan hastaneye sevk edilmesi gibi. • İnceleme, bir kare (□) ile gösterilir. Bir işin doğruluğunu denetlemek, bir malzemenin miktar ya da kalite bakımından incelenmesi, yazının gözden geçirilmesi ilaçların laboratuarda muayenesi, tahlili gibi • Bekleme, (D) harfi ile gösterilir. Bir madde ya da yazının, sonraki işleme başlamadan durması, beklenmesi (gecikme)dir. • Son işlem, ters bir üçgen(▼) ile gösterilir. Bir malzemenin depolanması, işlemi biten yazıların dosyaya kaldırılması gibi.

9. 3. Bürolarda Verimlilik Verimlilik belirli kaynaklarla en yüksek çıktı (ürün) veya belirli bir çıktıyı en az kaynak kullanarak elde etmektir. Verimlilik, bir üretim ya da hizmet sisteminin ürettiği çıktı ile bu çıktıyı yaratmak için kullanılan girdi arasında kullanılan ilişkidir

10. Yüksek verimlilik, aynı miktar kaynakla daha çok ürün elde etmek ya da aynı girdiyle daha çok çıktı elde etmektir. Verimlilik, zamanla ve üretilen mal ve hizmetin kalitesi ile doğrudan ilgilidir.

11. Az sürede (çabuk, süratli) • Az para( ekonomik, ucuz) ile • Az insan (insan gücü, emek) kullanarak • Az alanda (arazide, binada, salonda, odada), • Az makine, araç, gereç, kırtasiye kullanılarak, • Az mesafe katedilerek (kısa mesafede), • Az yorularak, • Basit usullerle, • Kaliteli olarak (kaliteyi yükselterek). • Yüksek morelle, yapılırsa VERİM YÜKSELİR.

12. 4. Bürolarda Verimlilik Teknikleri Bürolarda verimlilik, büroda kullanılan kaynakların eşgüdümü ve uyumu sonucunda ortaya çıkar. Büro çalışanları,büronun en değerli kaynağıdır. Bu nedenle işe alınmalarında, yükseltilmelerinde, ücretlendirme ve eğitimlerinde, Toplam Kalite Yönetiminin ilkelerine bağlı kalınmalıdır. Büro çalışanlarından gerekli verimliliği elde etmek için motive edilmeleri ve iş tatmini bulmaları sağlanmalıdır. Güdüleyici bir çalışama ortamı, iş görenlerin yaptıkları işten duydukları doyumu arttırır. Örgütün amaçlarını benimsemelerini ve ona karşı bağlanma duygularını güçlendirir.

13. Bürolarda verimliliği arttırmak için, insan kaynakları ve üretim/hizmet araçlarının verimliliğini arttırmak gerekir. Verimlilik artışı genel olarak işle, kaynakla ve örgütün iç ve dış çevresiyle ilgili faktörlerde iyileştirme yapmakla mümkün olabilir.

14. Verimi ve Verimliliği Etkileyen Faktörler • Birçok faktör verimi ve verimliliği olumlu ya da olumsuz olarak etkiler. Bunlar özet • olarak şöyle sıralanabilir: •  Yönetimin türü (klasik, liberal ve demokratik yönetim), •  Planlama, örgütlenme, koordinasyon ve denetim fonksiyonlarının uygulama • biçimi, •  İş bölümü-uzmanlık ilişkisi, •  Zaman ve kaynak kayıpları, •  Moral durumu,

15.  Eğitim durumu, •  Ücret sistemi, •  Kanun adedinin çok ve bunların bazılarının uygulamalarında güçlükler oluşu • Fiziksel koşullar (bürolarda ışık, havalandırma, rutubet, ısı, ses-gürültü durumları), •  Estetik ve dekoratif koşullar (bürolarda renk, müzik, biblo, tablo, dekor, temizlik, • çiçek kullanımı vb.), •  Çalışma yöntemlerinin eskiliği (geleneksel usullere bağlılık).

16. 6.Büro Otomasyonu ve Verimlilik Yöntemi Otomasyon, işgören tarafından makine üzerinde yapılan kontrolün, başka bir makine tarafından yapılamasıdır. Büro otomasyonu, büro işlerinin elektronik ortamdan daha kolay yürütülmesinin sağlanması, bilgilerin daha kolay ve daha düşük maliyetle saklanması, bir yerden başka bir yere hızlı ve doğru bir şekilde aktarılması, iş görenler arasındaki iletişimi kolaylaştırarak, verimlilik sağlanır.

17. Büro otomasyonu, çalışanların işlerine yardımcı olan, bilgisayar teknolojisine dayalı sistemlerdir. Büro otomasyonu sistemleri; kelime işlem sistemleri, doküman yönetim sistemleri, elektronik posta sistemleri, veri tabanı yönetim sistemleri, dosyalama sistemleri ve iletişim sistemlerinden oluşur.