1 / 36

Diklat KESEKRETARIATAN DAN KEBENDAHARAAN

Diklat KESEKRETARIATAN DAN KEBENDAHARAAN. Untuk : BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA UNIVERSITAS LAMPUNG 2013. TUJUAN DIKLAT. Peserta Diklat dapat memahami peran dan fungsi sekretariat Peserta diklat dapat mengelola sekretariat organisasi mahasiswa dengan benar

haruko
Download Presentation

Diklat KESEKRETARIATAN DAN KEBENDAHARAAN

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. DiklatKESEKRETARIATAN DAN KEBENDAHARAAN Untuk: BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA UNIVERSITAS LAMPUNG 2013

  2. TUJUAN DIKLAT • PesertaDiklatdapatmemahamiperandanfungsisekretariat • Pesertadiklatdapatmengelolasekretariatorganisasimahasiswadenganbenar • Pesertadiklatdapatmembangunsuasanamenyenangkan di sekretariat • Pesertadiklatdapatmelaksanakanfungsi-fungsikesekretariatan • Pesertadapatmengadministrasikankeuanganorganisasidenganbaik

  3. Pendahuluan • ORGANISASI MERUPAKAN LEMBAGA YANG PALING DOMINAN DALAM MASYARAKAT MANUSIA • ORGANISASI MERUPAKAN BAGIAN FUNDAMENTAL BAGI KEHIDUPAN MASYARAKAT MANUSIA • ORGANISASI SEBAGAI SARANA UNTUK MEMPERMUDAH MANUSIA DALAM MENCAPAI TUJUAN YANG BERSIFAT KOMPLEKS DAN RUMIT

  4. KegiatanUtamadalamOrganisasidibedakanmenjadi: • KegiatanPokok merupakanmisiorganisasi • KegiatanPenunjang mempermudahorganisasimencapaimisi. • Kegiatan-kegiatanpenunjangorganisasidilaksanakanoleh SEKRETARIAT.

  5. PengertianSekretariat • Menurut Webster’s New Words Dictionary: • Sekretariatdapatdimaknaisebagaikantoratautempatkedudukansekretaris • Sekretariatadalahtempatdimanaseorangsekretarisitubekerja • Sekretariatmerupakankumpulan staff dalamberbagaidepartemen yang dipimpinolehsekretaris

  6. Menurut Edward Conrad Smith & Arnold John Zucher: • Sekretariatadalahsebuahkantorataubadan yang melakukanpengarsipandansejumlahfungsi-fungsi secretarial. • Jess Stein menyatakan: • Sekretariatadalahkantorataupejabat yang dipercayauntukmelalukanpengarsipandantugassekretariat.

  7. Funk & Wagnalss • Sekretariatadalahkeseluruhan staff sekretarispadasuatukantor, khususnyadepartemenpemerintahan yang dipimpinsekretaris. • Sekretariatadalahtempatdimanasekretarismelaksanakantransaksibisnisdanpemeliharanmaupunpengarsipanbeberapacatatanpenting.

  8. Jadi • Sekretariatadalahsuatutempatdimanasekretarisbersamadenganstaf-stafnyabekerjamenjalankanfungsi-fungsiadministrasi, pengarsipandanoperasionalsuatuorganisasi. • Kesekretariatanadalahkeseluruhanrangkaiankegiatanpenataanterhadappekerjaanperkantoran (surat-menyurat) dantugas-tugasbantuanlainnyadalamrangkamenunjangkelancaranpencapaiantujuanorganisasi.

  9. FungsiSekretariat • Sebagaisuatuorganisasiyang merupakantempatsekretarisdanpembantunyamelakukanrangkaiankegiatandemi menunjangpelaksanaantugaspokokorganisasi agar dapatmencapaitujuandenganlancar.

  10. Sekretaris? • SecaraSempit: • Sekretarisadalahseseorang yang bertugasuntukmengarsip, mengurussuratmenyurat, dantugas-tugasmenulislainnyauntukorganisasiataupunindividu. • Sekretarisadalahkaryawankantor yang tanggungjawabnyamelebihipetugasstenografi, dimanabiasanyamelakukantugasdikte, menjawabtelepon, membuatjanji, mengarsip, suratmenyurat, dan lain-lain. Dalamhalinisekretarisbertindaksebagaiasistenadministrasiataueksekutif junior.

  11. Sekretaris? • SecaraLuas: • Sekretarisadalahpejabatumum yang bertanggungjawabatastugasnya. • Sekretarisadalahpejabat yang memimpindepartemenpemerintahan. • Sekretarismerupakanseorang yang membantupimpinanmenyelenggarakanbagian-bagiankeciltugaspekerjaanpimpinandanmemilikikedudukan yang lebihbertanggungjawab.

  12. Jenis-jenisSekretaris • SekretarisEksekutif (Executive Secretary) • Sekretaris yang berfungsisebagaimanajerkarenasecara formal menjalankanfungsimanajer. Sekretarisinimemilikipegawaiataubawahanumumnyauntuksatu unit organisasi. • MisalnyaSekretarisJenderal, SekretarisYayasan, Sekretaris Wilayah dansebagainya. • SekretarisPribadi (Private Secretary) • Sekretarisuntukseorangpimpinan yang berperansemata-matasebagaipembantudantidakmemilikibawahan. • MisalnyaSekretarisManajer, SekretarisDirektur, SekretarisAnggotaDewan.

  13. ApaPeranSekretarisPimpinan? • Penjaga/BerandaOrganisasi menyeleksitamu • Filter danPengelolaInformasi • AsistenPribadi/TanganKananPimpinan • Secret Keeper/PemegangRahasia • Penasihatuntukdimintaipendapatnya • Penghubung/Humas • Perawat/Pelindung menjagasuasanakondusifbagipimpinan

  14. KedudukanSekretaris (sekretariat)

  15. AdministrasiKesekretariatan • AdministrasikesekretariatanadalahKeseluruhan proses pelaksanaanrangkaiankegiatanpenataanterhadappekerjaanperkantorandantugas-tugasbantuanlainnya, dalamrangkamenunjangkelancaranpencapaiantujuanorganisasi. • Dapatdiartikanjugasebagai Tata Usaha yaknisegenaprangkaiankegiatanmenghimpun, mencatat, mengolah, mengendalikan, mengirimdanmenyimpaninformasiatauketerangan yang diperlukandalamsetiapusahakerjasama (Liang Gie). • Administrasi (artisempit) merupakanprosespenyelenggaraanorganisasisecaramenyeluruh, ataukegiatanpencatatan, penggolongan data, dantulis-menulisdariprosestersebut(tatausaha/clerical work)

  16. Sifat Tata Usaha • Pelayanan melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan. • Menyeluruh mencakupsemuaurusandanketerangandalamperkantoran.

  17. TugasPokok Staff Sekretariat/ AdministrasiKesekretariatan • Merencanakan (Planning) • Menyusun (Arranging) • Menghimpun (Collecting) • Mencatat (Recording) • Mengolah (Processing) • Mengendalikan (Controlling) • Mengirim (Transfering) • Menyimpan (Filing)

  18. TujuanAdministrasiKesekretariatan • Memperlancarlalu-lintasdandistribusiinformasikesegalapihakbaik internal maupuneksternal. • Mengamankanrahasiaorganisasi. • Mengeloladanmemeliharaseluruhdokumentasiorganisasi yang bergunabagikelancaraanpelaksanaanfungsimanajemen.

  19. FungsiAdministrasiKesekretariatan • Mengadakanpencatatanataurecordingsemuakegiatanmanajemen. • Sebagaialatpelaksanaanpusatketatausahaan. • Pengendaliinformasi internal daneksternalorganisasi • Sebagaialatkomunikasiorganisasi. • Sebagaialatpelaksanapemegangrahasiaorganisasi. • Sentralteknologi transfer informasi. • Sebagaipusatdokumentasiataumaster file.

  20. ArtiPenting Staff SekretariatBagiOrganisasiMahasiswa • Administrasikesekretariatanberhubungandenganrangkaiankegiatanpenataan yang  berfungsisebagaiunsurpenunjangkelancaranuntukmencapaitujuanorganisasimahasiswa. • Kesekretariatansebagaisatukesatuantakterpisahkandariorganisasimahasiswasecarautuh. • Kegiatanpenunjanginidilaksanakandenganmenerapkanprinsipefisien, efektif, rasionaldanproduktif.

  21. Pekerjaan-2 Staff Sekretariat • Menyelenggarakanpembinaanketatausahaan, khususnya yang berhubungandengantugaspekerjaansurat-menyurat yang meliputiperencanaan, pembuatan, penerimaan, pencatatan, pengolahan, pendisposisian, pendistribusian, danpenyimpanansurat. • Menyelenggarakantatahubungankomunikasisecara internal maupuneksternalorganisasidengantetapberadadalamsatukesatuankomando. • Menyelenggarakandanmengaturpertemuanataurapat-rapat. • Menyelenggarakankegiatanorganisasi yang bersifatrahasia.

  22. Lanjut… • Menyelenggarakanpengaturanpenerimaantamuataukunjungan. • Menyelenggarakanpengaturanaktivitassekretariatsebagaitempatorganisasi. • Menyelenggarakantugasbantuan lain yang bersifatmenunjangdanmenyediakanfasilitasteknologi transfer informasi, terutamauntukmengkoordinasikanpelaksanaanpekerjaan-pekerjaanpokokorganisasi.

  23. PrinsipPelaksanaanTugasSekretaris/Sekretariat • Jelas. • Memilikimaksud, tujuandanarah yang tepatgunadanmasukakal. • Sederhana. • Ciptakan proses administrasikesekretariatan yang praktis. • Fleksibel. • Bersifattidakkakudanmemungkinkanadanyaimprovisasi. • Bermetode. • Dilandasiperhitunganmatang demi tercapainyatujuan. • SistemKesatuan. • Beradadalamsuatulingkaransistemkomandoorganisasi.

  24. PengelolaanKeuanganOrganisasi • Uangmerupakan ‘bahanbakar’ bagisetiaporganisasi. • Tanpaadanyauang yang cukup, makajalannyaorganisasiakantersendat. • Terkadangorganisasimemilikiuang yang banyak, tetapikarenatidakdikeloladenganbaikmakauangtersebuttidakdapatdimanfaatkansecara optimal. • Dalamhalinilahdiperlukanseorangpengelolakeuanganorganisasi yang disebutsebagaibendahara.

  25. Bendahara • Bendaharaadalahpejabatfungsional yang bertanggungjawabkepadapimpinanorganisasiataspengelolaanuang yang menjaditanggungjawabnya. • Bendaharaadalah orang yang bertugasuntukmembuatpembukuandanmengaturkeuangandalamsebuahorganisasiataukepanitaan. • DalamsebuahorganisasitugaspertamaseorangbendaharaadalahmembuatRencanaAnggaranPengeluaranBelanjaOrganisasi (RAPBO) untuksatuperiodekepengurusan.

  26. PembagianBendahara • BendaharaPenerimaan • orang yang ditunjukuntukmenerima, menyimpan,menyetorkan, menatausahakan, danmempertanggungjawabkanuangpendapatanorganisasi • BendaharaPengeluaran • orang yang ditunjukuntukmenerima, menyimpan,membayarkan, menatausahakan, danmempertanggungjawabkanuanguntukkeperluanbelanjaorganisasi

  27. TugasdanFungsiBendahara • Menyimpandanmengeluarkanuang • Membukukansegalapengeluarandanmenerimadanmencatattanggaluangmasukbesertasumberdanjumlahdana. • Mengeluarkanuangsertamencatatjumlah (banyaknyauang), tanggal, penerima, sertakegunaanuangtersebut. • Menyediakannota (kwitansi) uangmasukdandanmeminta nota pembelianataskegunaandana. • Membuatlaporankeuangan, danmembukukankeuanganiuranpokok, wajibmaupunsumbangansukarelaanggota. • Memintapersetujuanketuasebelummengeluarkanuang, dandapatberkoordinasidengananggota

  28. Apa yang perludilakukanbendaharadalammenyusunanggaran • Memeriksapembukuansatutahunkebelakang • Mempelajarirencanakegiatanselamaperiodekepengurusan • MenyesuaikanRAPBO denganperkiraanpemasukan yang akandiperoleh

  29. RAPBO berfungsisebagaisalahsatubahanpertimbanganketikamengeluarkananggaran. RAPBO harusdibuatdenganbaikdandirencanakandenganmatang agar tidakterjadihal yang tidakdiinginkan, Sehinggabuatlahrencanakegiatan yang sesuaidengananggaran yang dimiliki agar dalampelaksanaannyakegiatantidakmengalamikendaladalamanggaran.

  30. Bentukstandarlaporantransaksikeuanganorganisasi

  31. Pengeluarandanpemasukanberadadalamsatupembukuandimaksudkanuntukmengetahuiaruskasdanmemudahkanuntukmengeceksaldoakhir yang masihdimiliki.

  32. Bendaharaharusmengelolabuktitransaksi. Setiapbuktitransaksi yang masukharusdisimpandenganbaik. • Jangansampaibuktitrsebutrusakatauhilang. Setiapbukti yang masukdisimpandenganrapidandisusunberdasarkantanggalmasuk. • Ketikatelahsatubulan, sebaiknyabukti yang sudahterkumpul di Hegteruntukmemudahkanpenyimpanandanmenghindarihal yang tidakdiinginkan.

  33. Setiapbuktitransaksihendaknyadiberinomorsesuaiurutankejadiantransaksi.Setiapbuktitransaksihendaknyadiberinomorsesuaiurutankejadiantransaksi. • Misalnya: • BKM-1, tanggal 5 september 2013 • BKK-1, tanggal 7 Oktoober 2013 • Setiapbuktitransaksi yang masukharusdiperhatikankeabsahannya. • Buktitransaksidikatakansahapabilaterdapattandatanganataustempel. • Perhatikanpula nominal danketerangannya.

  34. Kesimpulan • AdministrasiKesekretariatanmerupakanfungsipenunjangkelancaranpelaksanaantugas-tugasorganisasi. Sebaikapapunrencanakerjaorganisasi, tanpadidukungolehstafsekretariat yang handalakansulittercapai. • Uangmerupakanbahanbakarorganisasi. Tanpauangorganisasitidakakanberjalan. Olehkarenaitusekecilapapunuang yang dimilikiharusdikeloladengansebaikmungkin. • Organisasimahasiswaadalahminiaturorganisasi yang sesungguhnya di masyarakat, makasebagaipenggiatnya, mahasiswaharusbelajarmengelolaorganisasinyasecaraProfesional.

  35. SekiandanTerimakasih

  36. SumberBacaan: • http://pramareola14.wordpress.com/2009/05/22/administrasi-kesekretariatan-organisasi-kemahasiswaan-1/ • http://prestasipustakaraya.com/manajemen-kesekretariatan.html/ • http://www.organisasi.org/1970/01/manajemen-sekretaris-pengertian-tugas-fungsi-peran-syarat-tata-kerja-dll.html • http://ajichrw.wordpress.com/2009/07/18/pengetahuan-kesekretariatan/ • http://materikerja.blogspot.com/2011/06/mpplb-bab-ii-jenis-dan-tugas-pokok.html • http://elneza-qathrunnada.blogspot.com/2013/04/tugas-seorang-bendahara.html

More Related