Fahrzeugbeschaffung „richtig ausschreiben“ Sichtweise der Industrie

1. Fahrzeugbeschaffung „richtig ausschreiben“ Sichtweise der Industrie M. Hausmann, 10.09.2012

2. Mathias Hausmann, Geschäftsführer der Josef Lentner GmbH Die Firma Lentner ist ein international agierendes Unternehmen Alleine im deutschen Markt wurden im Jahr 2011 etwa 350 Ausschreibungen durch die Firma Lentner angefordert. • Davon werden etwa 40% bearbeitet und angeboten M. Hausmann, 10.09.2012

3. 1) Die meisten kaufmännischenUnklarheiten - Vorbemerkungen kaum noch überschaubar – oft bis zu2/3 des LV - Unsicherheiten auf Grund der umfangreichen Regelwerke (VOL, EG- Richtlinien etc.) führen zu Unsicherheit auf Käuferseite -> und damit zu- Doppelnennungen z.B. Zahlungsbedingungen- gegenseitigen Ausschlüssen z.B. Nebenangebote in den Vorbemerkungen zugelassen, in der Auftragsbekanntmachung ausgeschlossen - fehlenden Mindestanforderungen wichtig für Vergleich von Nebenangeboten M. Hausmann, 10.09.2012

4. 2) Die meisten technischen Unklarheiten Bei den Losen Aufbau und Beladung - Nennung von Einzelpreis und Gesamtpreis (Stück / Satz) - keiner klaren Unterscheidung von Alternativen / Optionen - Lieferung und Einbau, Einbau beigestellter …, Einbau von … -Vermischung von Leistungsmerkmalen innerhalb der Lose z.B. - Schlauchhaspel am Fahrzeugheck • - Beladungskomponente Stromerzeuger - Funk: Einbau einer komplett beigestellten 4m Band Funkanlage … - Was bedeutet komplett? - vielfache Gestaltungsmöglichkeit der Funkmontage - kostenintensive Komponenten - Nicht einmal annähernd einheitlicher Aufbau eines LV M. Hausmann, 10.09.2012

5. 3) Gründe für fehlerhafte Ausschreibungentechnisch • obwohl • - alle Fahrzeugtypen genormt (Ausnahme Sonderfahrzeuge), • - und auf Länderebene zusätzliche Richtlinien vorhanden sind • Beispiel: HLF 20 nach DIN 14530-27:2011-11 • Sind diese aber den meisten Auftraggebern • nicht oder nur unzureichend bekannt! Dies führt zu: • - Problemen bei der technischen Abnahme (TÜD) • - Gefährdung von staatlichen Zuwendungen • - Teuren Sonderlösungen / Einzelanfertigungen • - Überschreitung von Gewichtsgrenzen M. Hausmann, 10.09.2012

6. 3) Spezielle Leistungsbeschreibungen => Nachvollziehbar bei - Sonderfahrzeugen oder bei - spezieller Anforderung an Fahrgestell oder Aufbau (Bauhöhen…) - Berufsfeuerwehren begründet in umfangreicher Fahrzeug- und Gerätelogistik Fuhrparkmanagement zentraler Wartungs- und Serviceabwicklung -Besondere Ansprüche an den abwehrenden Brandschutz Industrieanlagen Verkehrswege … M. Hausmann, 10.09.2012

7. 4) Eigenerklärungen zur Eignung des Bieters Angaben speziell auf den ausgeschriebenen Fahrzeugtyp! • - 3-seitiges Musterformular mit Angabe von - Umsatz nach Fahrzeugart wie im LV • - Referenznachweis für Fahrzeugart wie im LV- Nennung der Ansprechpartner, Telefonnummer, Auftragswert Zusätzliche Nachweise wie: - Angaben zu einer drohenden / bestehenden Insolvenz / Liquidation - Anzahl der Beschäftigten nach Lohngruppen (Azubi bis GF) - Beispiele M. Hausmann, 10.09.2012

8. 4) Eigenerklärungen zur Eignung des Bieters • Zusätzliche Nachweise wie: - Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt, Krankenkasse, Gemeinde - Auskunft aus dem Insolvenzregister - Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft - Auszug aus dem Handelsregister - Nachweis zur Energieeffizienz - Zertifizierungsnachweise zur ISO 9001 - Qualitätsmanagement - Zertifizierungsnachweise zur ISO 14001 - Umweltmanagement - Referenzlisten und Liefernachweise - … und viele weitere, je nach Kundenforderung - überwiegend nicht älter als 3 Monate! M. Hausmann, 10.09.2012

9. 5) Form der Ausschreibungen / Datenformate • - Etwa 90% der Ausschreibungen immer noch in Papierform -Der Rest kann über öffentliche Plattformen abgerufen werden wie z. B. „subreport“ - Trotz elektronischer Bereitstellung sind: - teilweise Funktionsfelder gesperrt - nicht editierbare PDF-Dateien vorhanden - selten frei editierbare Word- oder Excel-Tabellen bereitgestellt - Die Bearbeitung der Ausschreibungen wird dadurch unnötig erschwert M. Hausmann, 10.09.2012

10. 6) Mögliche Vergabearten / Aufteilung • - Vergabe aufgeteilt nach Losen wie beispielsweise Los 1 Fahrgestell Los 2 Aufbau Los 3 Beladung Los 4 Funkausstattung Los 5 Beschriftung / Beklebung • => unterschiedliche Bieter bzw. Auftragnehmer für ein Fahrzeug -Vergabe in einem Los => ein Bieter bzw. Auftragnehmer für die Gesamtleistung M. Hausmann, 10.09.2012

11. 6) Bereitstellung von Bürgschaften • In Form von: - Anzahlungsbürgschaft - Vertragserfüllungsbürgschaft - Gewährleistungsbürgschaft Sicherstellung von Bürgschaftssummen für die angebotenen Lose - Fahrgestell - Aufbau - Beladung / Funkausstattung Der Bieter muss also bei Gesamtangeboten auch Bürgschaften für Leistungen stellen, auf die er in erster Linie keine Einflussnahme hat!Beispiel: Aufbauhersteller - Bürgschaft für Fahrgestell und Beladung M. Hausmann, 10.09.2012

12. 7) Vorauswahl von Ausschreibungen ( ) • - Von den angeforderten Ausschreibungen werden nur etwa 40% zur Angebotsausarbeitung freigegeben - Die Beschaffer von nicht freigegebenen Ausschreibungen werden über den Grund der Nichtabgabe informiert - In manchen Fällen sind die technischen Anforderungen des LV nicht zu erfüllen, da mitunter Kernelemente von Mitbewerbern enthalten sind - Auszugsweise werden Beispiele auf die herstellerbezogenen Leistungsmerkmale im Abschreiben mit angeführt M. Hausmann, 10.09.2012

13. 8) Begründungen von Absagen -Wirtschaftlichkeit etwa 80% Jeder bewertet anders! -Preis etwa 20% - Qualität und Funktionalität - Anmutung und handwerkliche Ausführung -Lieferzeit, Gewährleistung und Service • -Konformität des Angebots zum Leistungsverzeichnis • -Kompatibilität zu vorhandener Ausstattung - Ausschluss auf Grund von Formfehlern / Unklarheiten => Keine Einheitlichkeit der Bewertungskriterien => Keine Nachvollziehbarkeit der Zuschlagsentscheidungen ohne aufwendige Rechtsmittel M. Hausmann, 10.09.2012

14. 9) Bewertung durch den Auftraggeber • - Bewertungs-Schema meist nicht vollständig in den Ausschreibungsdaten - Punkte-Bewertung einzelner Ausschreibungspositionen selten vorhanden - Kunde wertet nach kaufmännischen und technischen Gesichtspunkten - Punktevergabe nach technischen Gesichtspunkten für Bieter kaum greifbar -Sehr häufig verwendete Gewichtungsmerkmale wiederum nicht einheitlich geregelt - Musterbeispiel: Es wird der Aufbau nach dem LV und nochmals nach Technik und Bedienung mit jeweils unterschiedlichen Kriterien und Gewichtungen „bewertet“ M. Hausmann, 10.09.2012

15. 10) Wer erstellt die Ausschreibung - Kommune Feuerwehr - für die technischen Anforderungen Verwaltung - für die ausschreibungsrechtlichen Belange - Ingenieurbüros - Private Berater - Selbst ernannte „Sachverständige“ Bei Zuhilfenahme von Ausschreibungsdienstleistern ist zu hinterfragen: => Wer ist der entscheidungsrelevante Ansprechpartner? => Wer ist der tatsächliche Vertragspartner? => Wer haftet bei Ausschreibungsfehlern oder Rechtsverstößen? M. Hausmann, 10.09.2012

16. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Mathias Hausmann M. Hausmann, 10.09.2012