Big Box – Processamento de Pedidos

1. Big Box – Processamento de Pedidos Grupo nº10 – Marrom Alunos: Daniel Ferreira; Dannilo Nascimento; Erick Gob e Gustavo Santana.

2. Histórico da Organização • O Supermercado Big Box opera em Brasília desde outubro de 1989 e trabalha, principalmente, com produtos líquidos, de alto giro, seco/doce, seco/salgada e bazar/limpeza/perfumaria. A forma de organização de pessoal é marcada pela presença dos “encarregados”. Os mesmos são responsáveis pelas diferente seções ou setores, como por exemplo: açougue, peixaria, horti-fruti, padaria e frente de loja. Os encarregados dos diferentes setores se reúnem mensalmente para discutir as questões comuns. A reunião tem como principal objetivo aumentar a integração entre as partes.

3. Lojas • A rede de Supermercados Big Box conta atualmente com 11 lojas, são elas: 106 norte 402 norte

4. 413 sul Sudoeste 408 norte Lago Norte 1

5. Via Park (EPTG) Águas Claras Lago Sul 503 sul Lago Norte 2

6. Diferenciais do Big Box • O supermercado possui em seu cadastro mais de 300 empresas fornecedoras. Estas empresas enviam periodicamente um promotor de vendas que auxilia os “encarregados” a levantar as demandas para o próximo período. Nota-se uma grande preocupação com o cumprimento do prazo de entrega das mercadorias e das condições de pagamento • Há um rígido controle de estoques que engloba questões de acondicionamento, giro e perdas. Para tanto, o Big Box se utiliza de softwares que além de controlar fazem também projeções relacionadas a determinados períodos, auxiliando a tomada de decisão por parte dos gerentes.

7. Diferenciais do Big Box • O principal diferencial do Big Box é a integração com seus fornecedores. • Para isso está sendo implementado um novo sistema que trata da integração direta entre os supermercados e seus fornecedores. • Através da implantação do novo sistema, o estoque se manterá constante e adequado com a sazonalidade da demanda nas diferentes épocas do ano. • Com tal integração busca-se oferecer o melhor atendimento possível aos clientes, maximizando a satisfação dos mesmos.

8. O Processamento de Pedidos - Teoria

9. A importância do Processamento de Pedidos • Dentre as atividades individuais que refletem o nível de serviço oferecido pela empresa, a administração criteriosa do ciclo de pedido é uma das que melhor se presta para uma intervenção rápida e com resultados, na maioria das vezes, muito satisfatório. Através do acompanhamento de cada passo do ciclo de pedido, é possível melhorar o serviço oferecido e detectar onde a empresa satisfaz ou não o seu consumidor. (Shapiro, Rangan e Sviokla, 1992).

10. A Evolução no decorrer do Tempo • Seja qual for a situação, o tempo entre a formulação do pedido e a entrega do mesmo está diminuindo rapidamente. Seja um pedido de um consumidor individual, seja uma solicitação de compra de uma grande empresa, os consumidores estão demandando seus pedidos mais rapidamente, em termos e condições convenientes a eles, sem erros de entrega ou de fatura, sem itens faltantes e principalmente sem oscilações de prazo (Insights, 1991).

11. Etapas O processamento de pedidos, ou também chamado ciclo de pedidos, é todo o trajeto que engloba suas 4 etapas: • Preparação do Pedido: Que é a identificação da necessidade de aquisição de produtos e serviços; • Transmissão do Pedido: Que são as tecnologias de informações e de comunicação utilizadas para a transmissão do pedido; • Atendimento do Pedido: Consiste na entrada do pedido no sistema de processamento. Verificações possíveis de serem realizadas após a entrada do pedido no sistema são: disponibilidade de estoque, checagem de crédito e programação de produção, distribuição e compras; • Entrega do Pedido: Abrange a separação, embalagem, expedição, documentação e contratação de transporte.

13. Objetivo Principal No processamento de pedidos, são supridas mercadorias para satisfazer as necessidades das filiais, centros de distribuição e clientes. Essas necessidades são entradas manualmente pelo usuário ou determinadas automaticamente pelas funções de planejamento de necessidades, ordem de filial, promoção e ordem do cliente no sistema. As necessidades existem no sistema na forma de requisições de compra ou pedidos, para os quais o usuário deve entrar utilizando detalhes como o fornecedor ou a data de remessa.

14. As atividades do processamento de pedidos podem tomar mais de 50% do tempo do ciclo de pedido (que está diretamente ligado com o nível de serviço). O aprimoramento da forma com que a organização gira o seu ciclo de pedidos pode fazer com que ela tenha uma vantagem em relação às suas concorrentes. Algumas das vantagens competitivas com essa redução do tempo são: • Permitir melhores previsões, pois os eventos futuros mais próximos são fáceis de serem previstos; • Redução de Custos com a diminuição das despesas indiretas e dos estoques; • Confiabilidade com relação aos prazos de entrega e à qualidade fornecida; • Aumento da competitividade da empresa no seu mercado de atuação; • Aumento da flexibilidade de suas operações (tais como: compras, distribuição, vendas, etc.) • Facilidade para descobrir possíveis problemas dentro do ciclo, pois estes estarão mais expostos, já que os elos fracos de uma cadeia forte são mais facilmente reconhecidos. • Maior integração entre organização, fornecedores e consumidores.

15. Limitações Podemos citar entre as limitações dos sistemas de processamento de pedidos: • Percepções conflitantes entre clientes e fornecedores sobre o real desempenho do ciclo de pedido; • Ocorrência de variabilidades significativas nos tempos de resposta do ciclo; • Flutuações exageradas da demanda no tempo de resposta do ciclo.

16. Dentre as limitações vale destacar as principais causas da variabilidade dos tempos de resposta do ciclo: • Quatro delas estão relacionadas ao fluxo de informações: atrasos na transmissão do pedido, demora na aprovação do crédito, demora na negociação de descontos e prioridades no atendimento. As outras quatro estão relacionadas ao fluxo de produtos: disponibilidade de estoque, espera para consolidação de carregamentos, atrasos diversos no transporte e dificuldades para entrega nos clientes.

17. O Processamento de Pedidos aplicado aos Supermercados Big Box O grupo decidiu visitar a loja da 402 norte dos supermercados Big Box para a realização do trabalho. Foram realizadas 3 visitas e o contato foi feito diretamente com o gerente da loja, de nome Santos.

18. 1ª Visita à Loja da 402 Norte • O gerente, quando questionado pelo grupo a respeito da logística do Supermercado Big Box, relatou, de forma resumida, que a logística da loja está mais a cargo dos vários fornecedores cadastrados do que do supermercado em si. Frisou também que a integração e a parceria com os fornecedores era o ponto forte da empresa.

19. 2ª Visita à Loja da 402 Norte • Já durante a segunda visita, o gerente foi questionado a respeito do processamento de pedidos do supermercado e pôde então trazer informações relevantes para o enriquecimento do trabalho. Explicitou sobre algumas das etapas do processamento de pedidos e a sua adequação à organização. Falou, entre outras coisas, sobre a escolha dos fornecedores, estoque de segurança, presença do promotor de vendas nas lojas, sistemas utilizados para integração.

20. 3ª Visita à Loja da 402 Norte • Durante a terceira e último visita do grupo ao Supermercado Big Box, Santos entrou mais a fundo na questão do sistema que a loja implantará e afirmou que a mesma já está passando por reestruturações para receber e melhor se adaptar à mudança que está por vir. Santos se mostrou confiante quanto aos resultados obtidos após a implementação. Segundo ele, os supermercados que já adotam esse sistema só têm relatado benefícios e avanços em matéria de gerenciamento de ciclo de pedidos.

21. Referências • Alcântara, Rosane L. Chicarelli. “Logística, Nível de Serviço e Ciclo de Pedido: Compreender para otimizar”. DEP / UFSCar, 1997. • Insights. “Reengineering a New World Order”. Spring, 1991. • Shapiro, B.P.; Rangan, V.K.; Sviokla, J.J. “Staple yourself to an order”. Harvard Business Review. July-August, 1992.