Informacijska arhitektura za elektronsko arhiviranje velikih registrov Sodobni izzivi

1. e-ARHIVAR kot tehnološka nadgradnja okolju prijazne informacijske rešitve www.genis.si www.arhivar.si Informacijska arhitektura za elektronsko arhiviranje velikih registrov Sodobni izzivi Laško, 7. november 2006 Stane Štefančič direktor Stane.Stefancic@genis.si dr.Simon Vavpotič arhivski sistemi Simon.Vavpotic@genis.si

2. Razvoj velikih registrov Obdobje informatizacije Obdobje uvedbe elektronskega ARHIVIRANJA …2005 200?…

3. e-Uprava - projekt MR & nRSP • Projekt v letu 2005 USPEŠNO zaključili • dobro deluje • realizirali načrt (v roku & po dogovorjeni ceni) • Obvladali velik RIZIK • velikost projekta • kombinacija tehnologij • WebSphere, Lotus, ORACLE, MQ,.. • prenova procesov • integracija z okoljem • Pridobili nova znanja in izkušnje

4. Portal upravne enote

5. Veliki e-registri v državni upravi so tudi … … plod Genisovega znanja in izkušenj … PORTAL poslovne aplikacije e-pošta koledar workflow sočasnost skupni prostori dokumenti informacijska infrastruktura GENIS spletne rešitve za e-poslovanje ELEKTRONSKI ARHIV • CRP in e-CRP - centralni register prebivalcev • velika baza podatkov, G2G, G2B • VLOP - vpogled v lastne osebne podatke • spletne storitve - Web servisi, G2C • MR in RSP - matični register in register stalnih prebivalcev • POTN – register listin • RT, RD - register tujcev, register državljanstev • Web rešitve

6. Veliki e-registri v so tudi … PORTAL poslovne aplikacije e-pošta koledar workflow sočasnost skupni prostori dokumenti informacijska infrastruktura GENIS spletne rešitve za e-poslovanje ELEKTRONSKI ARHIV • RPE – register prostorski enot • PRS – poslovni register Slovenije • REN – register nepremičnim

7. Zakaj arhivirati velike registre? • so ključne evidence za delovanje države • zagotoviti popoln nadzor nad vpogledom in upravljanjem z osebnimi podatki • olajšati in izboljšati varovanje osebnih podatkov • ohraniti ključne informacije za zanamce • ohraniti izvorno digitalno obliko podatkov (e-obrazci) • omogočiti enostaven prenos podatkov v prihodnje informacijske sisteme • Zagotoviti večjo sledljivost sistemskih posegov v registre

8. Kaj arhivirati v velikih registrih? …… e-podpisane e-arhivske zapise: • Vloge(za izdajo listine, za spremembo stalnega prebivališča, za pridobitev dovoljenja za stalno ali začasno prebivanje v RS, za sprejem v državljanstvo, …) • Matična dejstva (rojstvo, poroka, smrt) • Spremembah osebnih stanj(razveza, sprejem v državljanstvo, …) • Dogodki v zvezi s prebivališčem (sprememba začasnega/stalnega prebivališča, prijava/odjava v gospodinjstvo, … ) • Dogodki v zvezi z izdajo listin (izdaja osebne izkaznice, izdaja potnega lista, izdaja potrdila o državljanstvu, izdaja dovoljenja za prebivanje, izdaja odločbe, …)

9. Kaj arhivirati v velikih registrih? …… e-podpisane e-arhivske zapise: • Vse vrste vpogledov v osebne podatke (vpogled v lastne osebne podatke, vpogled v okviru pristojnosti – referenti, pridobivanje podatkov s strani državnih organov, …) • Vsi sistemski posegi v registre(spremembe nastavitev, nadgradnje programske opreme, sistemske obdelave podatkov,…)

10. Kaj arhivirati v velikih registrih? … spremembe podatkov v repozitorjihih: • e-obrazci podajo vlog (za izdajo listine, za spremembo stalnega prebivališča, za pridobitev dovoljenja za stalno ali začasno prebivanje v RS, za sprejem v državljanstvo, …) • e-obrazci za prikaz/izpis/izdajo potrdil na osnovi o matičnih dejstev (rojstvo, poroka, smrt) • e-obrazci za prikaz/izpis o spremembah osebnih stanj(razveza, sprejem v državljanstvo, … ) • e-obrazci za prikaz/izpis dogodkov v zvezi s prebivališčem (sprememba začasnega/stalnega prebivališča, prijava/odjava v gospodinjstvo, … ) • e-obrazci za prikaz/izpis dogodkov v zvezi z izdajo listin (izdaja osebne izkaznice, izdaja potnega lista, izdaja potrdila o državljanstvu, izdaja dovoljenja za prebivanje, izdaja odločbe, …)

11. Kaj arhivirati v velikih registrih? …spremembe podatkov v repozitorjihih: • e-obrazci za prikaz vseh vrst vpogledov v osebne podatke (vpogled v lastne osebne podatke, vpogled v okviru pristojnosti – referenti, pridobivanje podatkov s strani državnih organov, …) • e-obrazci za prikaz vse sistemske posege v registre(spremembe nastavitev, nadgradnje programske opreme, sistemske obdelave podatkov,…) • šifranti(tip osebe, vrste potnih listin, …)

12. e-ARHIVAR kot tehnološka nadgradnja Arhiviranje velikih registrov CRP MR RSP RT RD PRS RPE REN POTN e-ARHIVSKI ZAPISI e-ARHIVSKI ZAPISI PODATKI IZ REPOZITORIJEV PODATKI IZ REPOZITORIJEV e-Arhivar

13. e-ARHIVAR kot tehnološka nadgradnja Arhiviranje velikih registrov ARHIVSKI ZAPISI & PODATKI IZ REPOZITORIJEV e-Registri ... … vodijo stanja (oseb, prostorskih enot, nepremičnin, listin, poslovnih subjektov…) ... imajo razne nastavitve (npr. sistemske nastavitve) … arhivira zapise in podatke iz repozitorijev v digitalni obliki za dolgotrajno Arhiviranje (npr. XML …) • Možnosti: • Samodejno sprotno arhiviranje • Ročno občasno (letno) arhiviranje celotnih žurnalov registrov

14. OSNOVNI IT MODEL IN e-ARHIVAR e-ARHIVAR IN e-UPRAVA PORTAL GENIS e-rešitve za e-Upravo in ostale GENIS e-rešitve e-pošta koledar workflow sočasnost skupni prostori dokumenti informacijska infrastruktura Informacijske rešitve ERP

15. SKLADNOST Z ZAKONODAJO? e-Arhivar zagotavlja skladnost z veljavno zakonodajo in svetovno priznanimi standardi (ZVDAGA, uredba o varstvu dok. In arh. gradiva, ZEPEP, Moreq, ISO/IEC 27001:2005, ISO/IEC 17799:2005, ITF, DoD 5015, ISO/IEC 19005:2005, …) Različne možnosti iskanja po arhivu (po metapodatkih, po vsebini,..) Pravila hrambe (roki hrambe oddaja v druge arhive, ..) Berljivost po dolgem obdobju (Shranitev podatkov v formatu XML in e-obrazcev, s katerimi so nastali (HTML)) Avtentičnost in dokazna vrednost (e-podpis, e-žig, e-certifikat) Zanesljiva shramba, sledljivost dostopov in varovanje tajnih podatkov (IBM Content Manager, IBM Records Manager, Genis lastniška prog.oprema)

16. STORITVENO ORIENTIRANA ARHITEKTURA (SOA)

17. e-ARHIVAR IN SOA e-Uprava: e-Registri

18. OSNOVNA ZGRADBA KAJ JE CENTRALNI ARHIVSKI SISTEM? Informacijski sistemi e-Uprava: e-Registri Spletni dostopni portal (IT: IBM WebSphere, Lotus, Genis) Vhodno/izhodni vmesniški moduli za pretvorbe, uvoz in izvoz podatkov Inteligentna arhivska podatkovna zbirka z visoko stopnjo varnosti podatkov in strogo nadzorovanim dostopom (IT: IBM DB2Content Manager, Genis)

19. PORTAL SPLETNI PORTAL Informacijski sistemi e-Uprava: e-Registri Spletni dostopni portal (IT: IBM WebSphere, Lotus, Genis) Vhodno/izhodni vmesniški moduli za pretvorbe, uvoz in izvoz podatkov Inteligentna arhivska podatkovna zbirka z visoko stopnjo varnosti podatkov in strogo nadzorovanim dostopom (IT: IBM DB2Content Manager, Genis)

20. PORTAL Sepletni portal e-Arhivar Spletni klient Aplikacija GENIS Dostopnost prek sodobnih Informacijskih poti Kako? Uporabniška aplikacija GENIS e-Arhivar Mobilni klient Aplikacija GENIS – dostop preko Telefona GSM na terenu

21. PORTAL – Primer ...

22. OSNOVNA ZGRADBA VHODNO/IZHODNI VMESNIŠKI MODULI Informacijski sistemi e-Uprava: e-Registri Spletni dostopni portal (IT: IBM WebSphere, Lotus, Genis) Vhodno/izhodni vmesniški moduli za pretvorbe, uvoz in izvoz podatkov Inteligentna arhivska podatkovna zbirka z visoko stopnjo varnosti podatkov in strogo nadzorovanim dostopom (IT: IBM DB2Content Manager, Genis)

23. PRIPRAVA ZA DOLGOROČNO HRAMBO e-Dokument e-Obrazec za prikaz (HTML) številka e-obrazca za prikaz Sistemski podatki (metapodatki) Vneseni podatki Pripete Datoteke Vhodno/izhodni vmesnik za pretvorbo v XML (za HTML pretvorba ni potrebna), uvoz in izvoz e-dokumentov iz e-registra v e-Arhivar e-podpisovanje Oblika zapisa za dolgoročno hrambo in opisni podatki hramba e-dokumentov v e-Arhivarju

24. VERODOSTOJNOST in AVTENTIČNOST PODPORA ZA e-PODPIS, e-ŽIG in VODENJE e-CERTIFIKATOV (modul za nadzor in upravljanje e-dokumentov) Časovni etalon (atomska ura, AC) Strežnik za upravljanje z e-certifikati, e-podpisi in e-žigi ter enkripcijo in dekripcijo (CST Server) Avtoriteta (strežnik), ki izdaja certifikate (CA) Podmodul za izvajanje e-podpisovanja in e-žigosanja

25. OSNOVNA ZGRADBA INTELIGENTNA ARHIVSKA PODATKOVNA ZBIRKA e-Arhivar Informacijski sistemi e-Uprava: e-Registri Spletni dostopni portal (IT: IBM WebSphere, Lotus, Genis) Vhodno/izhodni vmesniški moduli za pretvorbe, uvoz in izvoz podatkov Inteligentna arhivska podatkovna zbirka z visoko stopnjo varnosti podatkov in strogo nadzorovanim dostopom (IT: IBM DB2Content Manager, Genis)

26. PODROBNEJŠA ZGRADBA e-Uprava: e-Registri Spletni portal Vhodno/izhodni vmesniki za pretvorbe, uvoz in izvoz e-dokumentov IBM WebSphere, lastniška programska oprema Genis Lastniška programska oprema Genis Evidenca uporabnikov in skrbnikov Iskanje e-dokumentov Nadzor in upravljanje e-dokumentov Statistične obdelave Varnostna shema Evidentranje dostopov do podatkovne zbirke (izdelava kontrolne sledi) Modul za upravljanje strojne in programske opreme e-Arhivarja ter nosilcev varnostnih kopij e-arhiva IBM Tivoli Inventory manager + IBM Tivoli storage manager Baza znanja in e-usposabljanje shramba e-dokumentov e-evidenca shrambe fizičnih dokumentov (tudi filmski trakovi, magnetni trakovi …) IBM Content Manager na IBM DB2, lastniška programska oprema Genis

27. UVEDBA e-ARHIVARJA: Kako? ? GENIS e-Arhivar namestitev IR pri naročniku GENIS e-Arhivar kot Genisova storitev

28. UVEDBA e-ARHIVARJA Pomagamo reševati tudi VAŠE probleme GENIS pomoč: DOLOČITEV ZAHTEV ZA HRAMBO GENIS pomoč: IZVEDBA HRAMBE ?! GENIS pomoč: PRILAGANJANJE BODOČIM SPREMEMBAM ZAKONODAJE GENIS pomoč: PRIPRAVA NOTRANJIH PRAVIL GENIS pomoč: USPEŠNA IZVEDBA CERTIFIKACIJE ARHIVSKEGA SISTEMA (pri namestitvi) GENIS pomoč: NAČRTOVANJE IT INFRASTRUKTURE GENIS pomoč: SPREMEMBE NOTRANJE ORGANIZACIJE

29. e-ARHIVAR kot tehnološka nadgradnja okolju prijazne informacijske rešitve www.genis.si www.arhivar.si Vprašanja & odgovori Sodobni izzivi Laško, 7. november 2006 Stane Štefančič direktor Stane.Stefancic@genis.si dr.Simon Vavpotič arhivski sistemi Simon.Vavpotic@genis.si