Grupo del Proceso de Iniciación

1. Grupo del Proceso de Iniciación • Fuentes: • Kathy Schwalbe, InformationTechnology Project Management, SeventhEdition, • A Guide tothe Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), FifthEdition

2. Objetivos de Aprendizaje • Conocer los procesos del grupo del proceso de iniciación • Exponer criterios para abordar un proyecto • Explicar la importancia del Acta de constitución del proyecto para iniciarlo formalmente • Explicar la importancia de identificar a los interesados

3. Grupo proceso iniciación – Áreas de conocimiento

4. Grupo proceso iniciación - ¿Qué hacer? • Seleccionar el director del proyecto • Determinar la cultura de la compañía y los sistemas existentes • Recolectar los procesos, procedimientos e información histórica • Dividir los proyectos grandes en fases • Entender el caso de negocio* • Identificar los requisitos, supuestos, riesgos y restricciones iniciales, y los acuerdos existentes • Evaluar el proyecto y la viabilidad del producto dentro de las restricciones dadas • Crear objetivos medibles • Desarrollar el acta de constitución del proyecto • Identificar a los interesados y determinar sus expectativas, su influencia y su impacto * Caso de Negocio según el PMBoK "Documento que proporciona la información necesaria, desde una perspectiva comercial, para determinar si el proyecto vale o no la inversión requerida. Normalmente la necesidad comercial y el análisis coste-beneficio se incluyen en el caso de negocio para justificar el proyecto. En el caso de proyectos externos, la organización solicitante o el cliente pueden elaborar el caso de negocio. El caso de Negocio responderá a una o más de las siguientes razones: demanda del mercado, necesidad comercial, solicitud de un cliente (que es el que financia), adelantos tecnológicos, requisitos legales, impactos ecológicos o necesidades sociales."

5. Grupo del proceso de Iniciación • Algunas organizaciones utilizan una fase de pre-inicio • Otras organizaciones incluyen otros elementos como parte del inicio, como por ejemplo, el caso de negocio • Se reconoce y se comienza un nuevo proyecto o fase del proyecto • El objetivo principal: formalizar la selección e inicio de los proyectos • Salidas importantes: • Asignar el gerente de proyecto • Realizar un caso de negocio • Elaborar el Acta de constitución del proyecto, firmada • Identificar los interesados

6. Iniciar un proyecto - ¿Qué se necesita conocer? • El caso de negocio para el proyecto • La descripción del producto o el enunciado del trabajo del proyecto donde se detallen los requisitos del producto conocidos hasta el momento; en otras palabras, ¿qué se supone que debe hacer el proyecto? • Cómo el proyecto se adapta o apoya el plan estratégico de la compañía • Una lista de los probables interesados • Las restricciones conocidas (por ejemplo, cronograma, presupuesto o recursos impuestos) y los supuestos • Los acuerdos pertinentes, incluidos los contratos, si el trabajo se realizará en virtud de un contrato • Estándares de la industria • Tendencias del mercado • El sistema de control de cambios de la compañía

7. Iniciar un proyecto - ¿Qué se necesita conocer? • Los procesos y procedimientos definidos para el modo de funcionamiento de la compañía • Relaciones previas con el patrocinador del proyecto, interesados probables y posibles miembros del equipo • Plantillas de los proyectos anteriores • EDT históricas • Estimaciones históricas • Lecciones aprendidas de los proyectos anteriores • Qué ocurre con la empresa actualmente, cuáles son los proyectos principales y cuál podría llegar a ser el impacto potencial de las iniciativas actuales y planificadas en este proyecto • Comprender el futuro de la compañía • Comprender la cultura de la compañía • Una lista de las personas que podrían ser buen,os miembros del equipo

8. Métodos de selección de proyectos • Generalmente hay disponibles mas proyectos que tiempo y recursos para desarrollarlos • Métodos para seleccionar proyectos: • Centrarse en las necesidades generales de la organización • Categorizar los proyectos • Calcular el valor presente neto u otros análisis financieros • Utilizar un modelo de calificación ponderada • Implementar un tablero de control balanceado* * Balancedscorecard

9. Enfocarse en las necesidades generales de la organización • A menudo es difícil dar una justificación sólida para muchos proyectos, pero todos están de acuerdo en que tienen un alto valor • Tres criterios importantes para los proyectos: • Existe una necesidad del proyecto • Hay fondos disponibles • Existe una fuerte voluntad para que el proyecto tenga éxito

10. Clasificación de proyectos • Por tema de ocupación • Un problema • Una oportunidad • Una directiva • Por tiempo para realizarlo • Por necesidades • Por prioridad

11. Procesos para Selección de Proyectos • Métodos Matemáticos • Lineal • No lineal • Dinámico • Algoritmos • Medida de beneficios • Contribución de beneficios • Acercamientos comparativos • Modelos Económicos • Análisis Financieros • Valor Presente Neto VPN* • Retorno de la inversión ROI** • Análisis de Retorno*** • Tasa Interna de Retorno IRR • Relación costo beneficio • Costo de oportunidad * NPV: Net present value ** ROI: Return on investment *** Payback analysis

12. Análisis del valor presente neto • El VPN es un método de cálculo de la ganancia esperada neta o la pérdida esperada neta de un proyecto mediante el descuento de las futuras entradas y salidas de capital esperados • Los proyectos con un VPN positivo debe considerarse, si el valor económico es un criterio clave • Entre más alto el VPN mejor

13. Cálculo del VPN • Determinar los costos estimados y los beneficios estimados para la vida del proyecto y los productos que produce • Determinar la tasa de descuento (consulte con su organización en qué utilizarla) • Calcular el valor actual neto • Nota: Algunas organizaciones consideran el año de inversión como el año 0, mientras que otros comienzan en el año 1; algunas personas ingresan los costos como números negativos, mientras que otros no • Consultar con su organización sobre sus preferencias

14. Retorno sobre la inversión • Retorno sobre la inversión (ROI) se calcula restando los costos del proyecto de los beneficios y luego dividiendo por los costos • ROI = (total de los beneficios descontados - los costos totales descontados) / costos descontados • Cuanto mayor es el retorno de la inversión, mejor • Muchas organizaciones tienen una tasa de retorno requerida o tasa mínima aceptable de retorno sobre la inversión en proyectos • Tasa interna de retorno (TIR o IRR*) se calculará encontrando la tasa de descuento que iguala el VPN a cero * IRR: InternalRate of Return

15. Análisis de Amortización • Otra consideración financiera importante es el análisis de amortización • El período de amortización es la cantidad de tiempo que se tardará en recuperar, en forma de entradas netas de efectivo, el total de dinero invertido en un proyecto • La amortización se produce cuando el beneficio neto acumulado de descuento es igual a los costos • Muchas organizaciones quieren que los proyectos tengan un periodo de amortización relativamente corto

16. Gráfica del Periodo de Amortización Retorno Retorno Año Costos acumulables Beneficios acumulables

17. Modelo de clasificación ponderada • Un modelo de calificación ponderada es una herramienta que proporciona un proceso sistemático de selección de proyectos basados en muchos criterios • Identificar los criterios importantes para el proceso de selección de proyectos • Asignar ponderaciones (en porcentaje) para cada criterio, que sumen en total 100% • Asignar puntajes a cada criterio para cada proyecto • Multiplicar los resultados de los pesos y obtener el puntaje total ponderado • Cuanto más alto el puntaje ponderado, mejor

18. Ejemplo de modelo de clasificación ponderada para la seleccion de un proyecto Promedio ponderado por proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto

19. Cuadro de mando Integral* • Los Drs. Robert Kaplan y David Norton desarrollaron este enfoque para ayudar a seleccionar y gestionar proyectos que se alinean con la estrategia empresarial • Balancedscorecard*: • Es una metodología que convierte los valores de una organización, tales como el servicio al cliente, innovación, eficiencia operativa y el rendimiento financiero, en una serie de métricas definidas * BalancedScorecard Ver www.balancedscorecard.org

20. Acta de constitución del proyecto • Después de decidir en qué proyecto se va a trabajar, hay que hacérselo saber a la organización • Un Acta de constitución del proyecto es un documento que reconoce formalmente la existencia del proyecto y provee dirección a los objetivos y la gestión • Elaborar el Acta de constitución del proyecto con los interesados • El Acta de constitución debe estar firmada por los Interesados Allí se consignan los acuerdos sobre la necesidad y la intención del proyecto salida clave: un documento firmado

21. Acta de constitución del proyecto Puntos típicos a tratar: • Objetivo del proyecto • Alcance del proyecto • Estructura de tareas • Metodología de Implementación • Gerente del proyecto • Equipo del proyecto • Hitos o Entregables del Proyecto • Procedimientos de entregas • Criterios de aceptación • Riesgos identificados • Factores de éxito • Solución de conflictos

22. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Gestión de la Integración del Proyecto Acuerdos Caso de negocio Enunciado del Trabajo del proyecto Acta de constitución Activos de procesos de la organización Factores ambientales de la Empresa

23. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto • Proceso que: • Pertenece al grupo del Proceso de Iniciación • Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto

24. Factores ambientales de la Empresa • Estructura y cultura de la organización • Normas de la Industria • Leyes y/o normas Gubernamentales • Infraestructura • Recursos humanos existentes • Administración de personal • Sistemas de autorización de trabajo de la compañía • Condiciones del mercado • Tolerancia al riesgo (por parte de los interesados) • Clima político • Canales de comunicación • Bases de datos comerciales

25. Activos de los Procesos de la Organización • Procesos • Procedimientos • Instructivos • Plantillas • Formatos • Bases de datos corporativas de conocimiento • Bases de datos comerciales • Cómo hacer las cosas • Normas • Políticas • Qué instrumentos utilizar • ... • Riesgos • Lecciones aprendidas • Registros • Documentos • Informes de resultados • Horas de trabajo • Costos incurridos • Archivos de proyectos • Información histórica • Medición de procesos • Líneas base (alcance, costo, …) • Cronogramas • Calendarios • Diagramas • Presupuestos • Datos financieras • Déficits • Gestión de riesgos • Gestión de problemas • Gestión de configuración • Gestión de Calidad

26. Acta de constitución - Ejemplo

27. Acta de constitución - Ejemplo de Plantilla • Título y descripción del proyecto ¿Qué es el proyecto? • Director del proyecto asignado y nivel de autoridad ¿A quién se le ha dado la autoridad de dirigir el proyecto, y puede determinar, gestionar y aprobar cambios al presupuesto, cronograma, personal, etc.? • Caso de negocio ¿Por qué se está realizando el proyecto? ¿Sobre qué base financiera u otra base se puede justificar que se lleve a cabo este proyecto? Describe el propósito y la justificación del proyecto. • Recursos pre-asignados ¿Cuántos o de cuáles recursos se va a disponer para el proyecto? • Interesados ¿Quiénes afectarán o serán afectados por el proyecto [influir en el proyecto} hasta la fecha? • Requisitos conocidos de los interesados Requisitos relacionados con el alcance, tanto del proyecto como del producto • Descripción del producto/entregables ¿Qué entregables específicos del producto se desean y cuál será el resultado final del proyecto? • Supuestos ¿Qué se considera verdadero o confiable en la situación? ¿De qué creemos que se trata la situación pero no tenemos suficientes pruebas o datos? • Restricciones ¿Qué factores pueden limitar nuestra capacidad de cumplir? ¿Dentro de qué límites o parámetros tendrá que funcionar el proyecto? • Objetivos medibles del proyecto ¿Cómo se ajusta el proyecto a las metas estratégicas de la organización? ¿Qué objetivos del proyecto apoyan a estas metas? Los objetivos deben ser medibles y dependerán de la prioridad definida de las restricciones del proyecto. • Resumen del cronograma de hitos • Resumen del presupuesto • Requisitos de aprobación del proyecto ¿Qué elementos necesitan ser aprobados para el proyecto y quién los aprobará? ¿Qué determina el éxito? • Riesgos de alto nivel del proyecto Amenazas y oportunidades potenciales para el proyecto • Patrocinadores del proyecto que autorizan este proyecto Firmas

28. Identificar a los Interesados • Identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto (involucradas y/o impactadas positiva y negativamente)

29. Análisis de los Interesados • Se recopila y analiza información cualitativa y cuantitativa con el fin de determinar intereses, expectativas y la influencia de los interesados • Identificar a los potenciales interesados relevantes • Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia de abordaje • Matriz de poder/interés • Matriz de poder/influencia • Matriz de influencia/impacto • Modelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidad • Para personas u organizaciones involucradas y/o impactadas negativamente • Conocer las razones de su oposición • Elaborar un plan de tratamiento • Para los implicados del equipo de trabajo • Elaborar plan de tratamiento

30. Análisis de los interesados en el proyecto • El análisis de los Interesados es un documento que brinda información importante sobre: • Las organizaciones y nombres de los interesados • Funciones de los interesados en el proyecto • Hechos únicos sobre los interesados • Nivel de influencia e interés de los interesados en el proyecto • Sugerencias para la gestión de las relaciones con los interesados

31. Ejemplo de análisis de interesados del proyecto (Stakeholders)

32. Registro de Interesados • Documento donde se identifica a los interesados. Contenido: • Información de identificación • Nombre • Puesto en la organización • Ubicación • Rol • Datos de contacto • Información de evaluación • Principales requisitos • Principales expectativas • Expectativas • Influencia potencial • Fase en el Ciclo de vida donde el interés es mayor • Clasificación de los interesados • Interno/Externo • Partidario/Neutral/Opositor …

33. Matriz de análisis de los interesados Ejemplo 1 Ejemplo 2

34. Estrategia de gestión de los interesados Matriz de Poder / Interés

35. Identificar a los Interesados Gestión de los Interesados del Proyecto Acta de constitución Documentos de adquisiciones Registro de interesados Activos de procesos de la organización Factores ambientales de la Empresa Registro de interesados

36. Identificar a los Interesados • Proceso que: • Pertenece al grupo del Proceso de Iniciación • Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Interesados del proyecto

37. Links de Interés • Sobre los interesados • http://www.marcor.com.mx/index.php?option=com_content&task=view&id=35&Itemid=48 • http://www.slideshare.net/jernestomejia/2-analisis-de-los-interesados-stakeholders • Inicio • http://www.nebrija.es/~jmaestro/LS5168/Slides_Iniciacion.pdf • http://www.burburaca.com/gestion-proyectos/11-gestion-de-integracion-de-proyectos.html • Identificar interesados • http://www.liderdeproyecto.com/articulos/identificar_stakeholders_por_que_molestarse_en_esto.html