Proceso Sistema Promociones

1. Proceso Sistema Promociones 2012

2. Contenido • Objetivo sistematización procesos promociones • Creación de Usuarios • Asignar opciones para los nuevos usuarios. • Pasos Promociones Recolección de Sobres 4.1. Recepción y despacho de sobres 4.2. Generar y enviar Reporte MD • Pasos Promociones Canje Con Dinero 5.1. Recepción de Premios por parte del Contratista 5.2. Distribución de premios hacia los puntos de venta o expendios 5.3. Recepción de premios por parte del asesor en el punto. 5.4. Entrega de premios a clientes en el punto. 5.5. Despacho de tapas, etiquetas y/o sobres a casa matriz. 5.6. Generar y enviar Reporte MD 5.7. Consignar a Avianca enviando interface de Tesorería. 5.8. Devolución de premios • Pasos Promociones Canje Sin Dinero 6.1. Recepción de Premios por parte del Contratista 6.2. Distribución de premios hacia los puntos de venta o expendios 6.3. Recepción de premios por parte del asesor en el punto. 6.4. Entrega de premios a clientes en el punto. 6.5. Despacho de tapas, etiquetas y/o sobres a casa matriz. 6.6. Generar y enviar Reporte MD. 6.7. Devolución de premios

3. 1. Objetivo Sistematización proceso promociones

4. 1. Objetivo Sistematización Procesos Promociones • Cliente: Tener la información de las redenciones en línea, para mantener al cliente informado sobre el estado de su actividad en tiempo real, con el fin de lograr la satisfacción y permanencia del cliente con un servicio a su medida. • Interno Deprisa: Tener el control de inventarios de los premios, hacer conteo de los sobres, control de las consignaciones realizadas, información de los empaques y tapas despachados por las bases, comisiones de puntos y expendios en línea.

5. 2. Creación de Usuarios

6. Para el uso de la aplicación www.sulogistica.com se debe acceder únicamente por el explorador Mozilla Firefox en versión superior a la 5.0

7. Ingresar a la página y digitar usuario y contraseña www.su-web.net Digitar usuario y contraseña y seleccionar “Entrar”

8. Creación de Usuarios (asesores puntos y expendios) • Seleccionar la opción Labores. Dar click en “Labores”

9. Creación de Usuarios (asesores puntos y expendios) • Seleccionar la opción “Biblios” y del menú que se despliega seleccionar la opción “Mis Usuarios” Dar click en “BIBLOS” y posteriormente en “Mis Usuarios”

10. Creación de Usuarios (asesores puntos y expendios) • Digitar los datos del usuario que se va a crear: “# Cédula”, Nombre Completo” (SIEMPRE EN LETRA MAYÚSCULA). Número de cédula del usuario nuevo Nombre Completo del nuevo usuario (LETRA MAYÚSCULA)

11. Creación de Usuarios (asesores puntos y expendios) • Elegir la ubicación en la que se creará al nuevo usuario: “Ciudad” y “Oficina” (PV o Exp) Elegir del menú la “ciudad” del nuevo usuario. Elegir del menú la “oficina” del nuevo usuario.

12. Creación de Usuarios (asesores puntos y expendios) Elegir el “perfil” del nuevo usuario y asignar la “clave”. Seleccionar del menú el Perfil que se esta creando. La clave debe ser alfanumérica y contener letras en minúscula y mayúscula. El sistema la genera automáticamente dando click en generar.

13. Creación de Usuarios (asesores puntos y expendios) Guardar la información para que el usuario quede creado en el sistema Dar click, para guardar la información y crear el usuario en el sistema.

14. 3. Asignar opciones para los nuevos usuarios

15. Asignar opciones a usuarios creados La opciones que se deben asignar a los asesores comerciales son:

16. Asignar opciones a usuarios creados www.su-web.net Digitar usuario y contraseña y seleccionar “Entrar”

17. Asignar opciones a usuarios creados • Seleccionar la opción Labores. Dar click en “Labores”

18. Asignar opciones a usuarios creados • Seleccionar la opción “Biblios” Dar click en “BIBLOS”

19. Asignar opciones a usuarios creados Del menú “Biblos” seleccionar la opción “Asignar Opciones” Seleccionar “Asignar Opciones”

20. Asignar opciones a usuarios creados Digitar el número de cédula del usuario al que se le asignarán las opciones de uso. Digitar # cédula del usuario, automáticamente se carga el nombre completo.

21. Asignar opciones a usuarios creados Dar click en “Módulo” y del menú que se despliega se debe seleccionar la opción “PROMOCIONES”. Dar click en la flecha de “módulo” para que se despliegue el menú. Del menú desplegado, se debe seleccionar la opción “PROMOCIONES”.

22. Asignar opciones a usuarios creados Después de seleccionar “PROMOCIONES”, en la parte inferior de la ventana se listarán las opciones disponibles para habilitarle al nuevo usuario.

23. Asignar opciones a usuarios creados La opciones asignadas al usuario, deben tener en el campo “ACCION”, el signo menos (-). Para obtener el signo menos se debe dar click sobre el sigo más (+)

24. Asignar opciones a usuarios creados; las opciones que se asigna deben tener el signo menos (-). Las opciones asignadas para los asesores comerciales deben ser “Movimiento de Inventarios” y “Recibo de Sobres”. Tal y como se muestra en la siguiente imagen para que sean asignadas deben tener el signo menos (-).

25. Ver opciones asignadas Las opciones quedaron asignadas a los usuarios creados, se pueden visualizar al dar click en el botón “Generar Reporte” así: Dar click para visualizar las opciones asignadas.

26. Ver opciones asignadas La siguiente es la ventana que se carga y es en la cual se visualizarán las opciones que el usuario tiene habilitadas. El usuario ANA CONSUELO, tienen habilitadas las opciones “Movimiento De Inventarios” y “Recibo de Sobres”

27. 4. Pasos Promociones Recolección de Sobres

28. 4.1. Recepción y despacho de Sobres • Ingresar a la página web www.su-web.net por medio del explorador Mozilla Firefox en versión superior a la 5.0. • Ingresar Usuario y Clave. Digitar usuario y contraseña y seleccionar “Entrar”

29. 4.1. Recepción y despacho de Sobres • Seleccionar la opción Labores. Dar click en “Labores”

30. 4.1. Recepción y despacho de Sobres • Seleccionar la opción promociones Seleccionar “Promociones”

31. 4.1. Recepción y despacho de Sobres • Seleccionar Recibo de Sobres Dar click en “Recibo de Sobres”

32. 4.1. Recepción y despacho de Sobres • Seleccionar la promoción Dar click en “Elegir” para que se despliegue la lista de promociones vigentes. Y seleccionar la promoción.

33. 4.1. Recepción y despacho de Sobres • Diligenciar los datos del cliente. Ingresa “cédula”, el “Nombre” y “Teléfono” del cliente que entrega el sobre.

34. 4.1. Recepción y despacho de Sobres • Digitar la cantidad de sobres que recibe de cada cliente y el peso de los sobres en gramos. Diligenciar los campos “Cantidad” y “Peso”.

35. 4.1. Recepción y despacho de Sobres • Guardar la información para que se cargue el reporte al cliente y las comisiones del punto de atención automáticamente. Dar click en el botón “grabar datos”.

36. 4.1. Recepción y despacho de Sobres • Recibir el sobre al cliente. • Consolidar los sobres recibidos de cada promoción vigente. • Despachar los sobres de la promoción con guía de servicios según indicaciones de la Notificación respectiva.

37. 4.1. Despacho de sobres a casa matriz 1. Dar click en “Labores” 2. Dar click en “Promociones” 3. Dar click en “Despacho de Canje”

38. 4.1. Despacho de sobres a casa matriz 4. Seleccionar rango de fecha en la que se recolectó las etiquetas/tapas/empaques que se van a despachar a casa matriz . 5. Seleccionar la promoción que corresponde a las etiquetas/tapas/ampaques que se despachan. Automáticamente sale la mecánica de la cantidad.

39. 4.1. Despacho de sobres a casa matriz 6. En el campo “premios entregados” se carga automáticamente la redenciones reportadas en el rango de fecha seleccionado en el paso 1. En el campo “Canjes enviados” debe digitar la cantidad de etiquetas/tapas/empaques que se despachan. 7. Digitar en el campo “peso” en gramos, el peso correspondiente al paquete de etiquetas/tapas/empaquese que despacha.

40. 4.1. Despacho de sobres a casa matriz 8. En este campo se visualizarán los despachos de etiquetas/tapas/empaques despachados a casa matriz con su respectiva fecha, peso y # de guía.

41. 4.1. Despacho de sobres a casa matriz 9. Guardar la información.

42. 4.2. Generar y enviar reporte MD Se debe tener en cuenta que en las promociones de recolección de sobres el MD siempre arrojará un valor negativo, en este caso el agente NO consigna ningún valor por concepto de Promociones por lo cual no generará ningún Reporte de Recaudo; los pasos que debe seguir son: • Incluir en el MD de Correo el Ajuste en la casilla de “PROMOCIONES”, ingresando el valor en positivo. (El MD de correo automáticamente restará este valor) • Enviar el MD de correo ajustado con como se indico en el paso anterior a control de ingresos.

43. 4.2. Generar y enviar reporte MD • Ingresar a la página web www.su-web.net por medio del explorador Mozilla Firefox en versión superior a la 5.0. • Ingresar Usuario y Clave. Digitar usuario y contraseña y seleccionar “Entrar”

44. 4.2. Generar y enviar reporte MD Seleccionar la opción Labores. Dar click en “Labores”

45. 4.2. Generar y enviar reporte MD • Seleccionar la opción promociones Seleccionar “Promociones”

46. 4.2. Generar y enviar reporte MD • Sacar el MD diario o semanal según aplique en cada base. • MD diario: Seleccione Reporte MD Promociones. • MD semanal: Seleccione Reporte MD Auditoría.

47. 4.2. Generar y enviar reporte MD • Selección la fecha del día del cual solicitará el reporte del MD diario. Seleccione el día a consultar.

48. 4.2. Generar y enviar reporte MD • Seleccionar la semana según calendario SAP sobre la cual solicitará el MD semanal. Seleccione la fecha inicial y automáticamente se carga la fecha final según calendario SAP

49. 4.2. Generar y enviar reporte MD • Seleccionar la nueva ventana para visualizar el MD solicitado. Seleccione el botón “generar reporte” y el MD se cargará en una ventana nueva.

50. 4.2. Generar y enviar reporte MD • Visualizar el valor negativo arrojado por el MD de promociones con el cual se hará el ajuste en el MD de correo. Este valor corresponde a las comisiones generadas para el punto o expendio por la cantidad de premios entregados de la promoción de canje sin dinero que se reportaron por medio de www.sulogística.com. Verificar que la fecha sea el mismo día o semana del MD de Correo para hacer el ajuste.