Download
1 / 25
250 likes | 560 Views
PELAKSANAAN PELATIHAN AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK (AIMA) DAN JADWAL PELAKSANAAN AIMA 2 JUNI 2009. Oleh : Prof. Dr. H. Abdul Azis Wahab, M.A. UPI. Q. Berkembang menggapai mutu. MISI AIMA. Menjamin penc apaian standar mutu akademik Universitas/Fakultas/
E N D
PELAKSANAAN PELATIHAN AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK (AIMA)DAN JADWAL PELAKSANAAN AIMA2 JUNI 2009 Oleh : Prof. Dr. H. Abdul Azis Wahab, M.A UPI Q Berkembang menggapai mutu
MISI AIMA • Menjamin pencapaian standar mutu akademik Universitas/Fakultas/ Jurusan yang telah ditetapkan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga stakeholders memperoleh kepuasan atas lulusan yang dihasilkan.
Tujuan AIMA • Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan standar yang tetah ditentukan; • Memeriksa keefektifan pencapaian tujuan mutu yang tetah ditentukan; • Memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem mutu; • Memenuhi syarat-syarat peraturan/perundangan.
Ruang Lingkup AIMA Tingkat Universitas: • Kebijakan Akademik • Standar Akademik • Peraturan Akademik • Manual Mutu Akademik • Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu • Dokumen Pendukung (Rencana Strategis Universitas, Statuta dll.)
Ruang Lingkup AIMA Tingkat Fakultas: • Kebijakan Akademik • Standar Akademik • Peraturan Akademik • Manual Mutu Akademik • Manual Prosedur Implementasi sistem penjaminan mutu akademik • Dokumen Pendukung (Evaluasi Diri Fakultas, Rencana Strategis Fakultas, Borang)
Ruang Lingkup AIMA Tingkat Jurusan/Program Studi: • Manual Prosedur • Instruksi Kerja • Spesifikasi Program Studi • Kompetensi Lulusan • Dokumen Pendukung (Evaluasi Diri Program studi, Rencana Strategis Jurusan, Borang)
Alasan Pelaksanaan AIMA • Memfasilitasi evaluasi kinerja, sistem kontrol dan prosedur penjaminan mutu. • Meyakinkan bahwa institusi akuntabel pada mutu dan standar yang telah ditentukan. • Meningkatkan kemampuan institusi untuk memprioritaskan lingkup tertentu dan memfasilitasi pengambilan keputusan.
Alasan Pelaksanaan AIMA • Memudahkan institusi untuk memberikan tanggapan lebih baik pada persyaratan yang diminta audit mutu eksternal serta menilai mutu. • Menyediakan sarana bagi identifikasi cara kerja yang baik untuk disebarluaskan. • Merupakan sarana untuk peningkatan dan pengembangan mutu.
TugasKoordinator Tim Audit • merencanakan audit, mengatur piranti kerja untuk anggota tim dan mengarahkan tim audit • membuat jadwal audit yang disepakati oleh teraudit • melaporkan dengan segera setiap ketidaksesuaian dan hambatan yang dihadapi dalam melaksanakan audit kepada ketua AIMA • melaporkan hasil audit kepada ketua AIMA.
Tugas Auditor • mengkaji ulang kelengkapan dokumen mutu akademik yang bertaku (audit system) • menggali dan menganalisis bukti yang relevan agar dapat menyimpulkan pelaksanaan sistem mutu yang diaudit, • mempelajari indikasi yang dapat mempengaruhi hasil audit atau mungkin memerlukan audit lebih lanjut, • pada saat kegiatan konsultasi dapat menjawab pertanyaan tentang: (1) prosedur, dokumen, atau informasi lain yang menggambarkan atau mendukung unsur-unsur sistem mutu yang diperlukan, diketahui, tersedia, dipahami dan digunakan oleh teraudit, (2) semua dokumen dan informasi lain yang digunakan untuk menggambarkan sistem mutu yang memadai untuk mencapai tujuan mutu.
TugasAuditee • menginformasikankepadapenanggung-jawab unit kerja yang akandiaudittentangtujuandanlingkup audit, • menyepakatijadwal audit yang ditawarkanoleh Tim audit • menunjuk staf yang bertugas mendampingi tim audit, • menyepakatilingkup audit, • menyediakandokumendanruang yang diperlukanolehtim audit untukmenjaminefektivitasdanefisiensiproses audit,
TugasAuditee • membuka akses ke fasilitas dan bukti material yang diminta auditor, • melakukan kerjasama sinergis dengan auditor agar tujuan audit tercapai, menerima laporan hasil audit melalui Rektor atau Dekan, • menentukan dan berinisiatif melaksanakan tindakan koreksi berdasarkan laporan audit.
Persyaratan-Persyaratan Audit • Uraian Tugas dalam Audit • Inisiasi Audit • Persiapan Audit • Penugasan Tim Audit • Dokumen Kerja • Pelaksanaan Audit • Dokumen Laporan Audit • Kelengkapan Pelaksanaan Audit • Tindak Lanjut Permintaan Tindakan Koreksi
Wewenang Ketua Tim AIMA • Mengusulkan auditor yang akan dilibatkan dalam suatu penugasan audit; • Melakukan penilaian terhadap laporan tim dan dokumen pendukung; • Melakukan penilaian terhadap proses audit; • Melakukan penilaian terhadap sistem dan proses pengolahan data; • Menindaklanjuti hasil laporan audit untuk menentukan permintaan koreksi yang akan diusulkan ke Rektor.
Tanggungjawab Ketua Tim AIMA • Merencanakan kegiatan audit; • Mengatur dan mengarahkan kegiatan audit; • Mengkoordinasikan pelaksanaan audit, • Mengevatuasi prosedur yang ada untuk memperoleh keyakinan bahwa tujuan dan sasaran dari Fakuttas dan/atau program dapat dicapai secara optimal, • Melaporkan kegiatannya secara rutin kepada Rektor melalui Ketua SPM.
Peran Tim AIMA • perencanaan pengembangan UPI secara menyeluruh untuk melaksanakan audit. Audit dilaksanakan berdasarkan pada Standar, Manual Prosedur dan Kode Etik Auditor AIMA. Tim AIMA juga Auditor yang bersertifikat, kompeten, independen dan obyektif.
Fungsi Tim AIMA • fungsi akuntabilitas dan fungsi peningkatan. Fungsi akuntabilitas meliputi pemeriksaan dan verifikasi kesesuaian antara pelaksanaan dengan dokumen mutu, serta menyusun laporan audit. Fungsi peningkatan dilakukan dengan memberi umpan batik (Permintaan Tindakan Koreksi) bagi unit petaksana akademik, sehingga kondisi yang ada dapat diidentifikasi kekuatan dan kelemahannya serta dapat dilakukan penyempurnaan dan kebijakan dan praktek penyelenggaraan akademik .
PELAKSANAAN PELATIHAN AIMA • Pertemuan Pertama. • Hari : Senin • Tanggal : 13 April 2009 • Pukul : 09.00 s.d. 16.00 WIB • Tempat : Ruang rapat 2 lantai 3 UPI Center • Pemateri : Dr. Ir. Diah Kusumastuty, M.Sc. • Materi : Pelaksanaan AIMA di Perguruan Tinggi • Pertemuan Kedua. • Hari : Jum’at • Tanggal : 8 Mei 2009 • Pukul : 09.00 s.d. 16.00 WIB • Tempat : Ruang Auditorium Balai Bahasa UPI • Pemateri : David Sakti Satyawan, ST., M.BA. (Binus University) • Materi : Strategi dan Pelaksanaan Parkatek AIMA • Pertemuan Pertama. • Hari : Selasa • Tanggal : 29 Mei 2009 • Pukul : 09.00 s.d. 15.00 WIB • Tempat : Ruang rapat 2 lantai 3 UPI Center • Pemateri : Prof. Dr. H. Rochman Natawidjaya • Materi : Pengisian Borang Akreditasi
Hasil Kegiatan Pelatihan • Para peserta kegiatan dari setiap unit kerja memperoleh pemahaman dan pengalaman yang relatif komprehensif dan utuh tentang audit internal mutu akademik; • Peserta dapat melaksanakan pemeriksaan terhadap unit dasar tentang kesesuaian komponen peningkatan mutu akademik dengan standar yang telah ditetapkan; • Peserta dapat melaksanakan pemeriksaan terhadap unit dasar tentang hasil proses pencapaian mutu yang telah dilaksanakannya;
Hasil Kegiatan Pelatihan. (Lanjutan) • Menyiapkan sarana (laporan) kepada kepada auditee sebagai dasar perbaikan mutu selanjutnya; • Membantu institusi/fakultas/jurusan dalam mempersiapkan diri untuk audit eksternal; • Perserta dapat menganalisis hasil audit yang telah dipraktekkan di jurusan Biologi dan Laboratorium Kimia FPMIPA.
