Déposer un dossier auprès du CROSMS

1. Déposer un dossier auprès du CROSMS Toute demande d’autorisation doit-être examinée par le Comité Régional de l’Organisation Sociale et Médico-Sociale . ( Loi 2002-2 ) Document réalisé d’après la Revue DIRECTION (S) N°8 MAI 2004

2. 1 – Déposer sa demande . Les demandes d’autorisation pour créer , transformer ou étendre un établissement ou service ne se font plus tout au long de l’année . Un système de fenêtre met fin à la pratique du « premier arrivé , premier servi ». Les dates de début et de fin des fenêtres sont fixées par arrêté du Préfet de Région, après avis des Conseils généraux concernés . La date de clôture de la fenêtre marque le début de la période de six mois dont dispose l’autorité compétente pour se prononcer sur les autorisations . L’avis du CROSMS n’est pas nécessaire pour les demandes inférieures à 30% de la capacité initialement prévue ou jusqu’à 15 lits ou places supplémentaires. .2 – Le(s) rapporteur (s ) . Les demandes d’autorisations font l’objet de rapports introductifs réalisés par un représentant des autorités compétentes .Ils sont désignés par le Président du CROMS . Il s’agit depuis 2004 d’agents de l’Etat , des Collectivités territoriales ou des personnels des Organismes d’Assurance Maladie. Le promoteur envoie son dossier à l’autorité compétente avec AR . Le dossier est rattaché au rapporteur attaché au projet. Le promoteur peut s’il le souhaite être entendu par le rapporteur . .3 - Le dossier . Le rapporteur a 1mois pour demander les pièces manquantes au dossier . S’ils sont plusieurs rapporteurs ils sont censés se concerter. La mise en place des fenêtre oblige le promoteur de déposer son dossier au plus tard 1mois avant la clôture de la fenêtre. Certains points du projet peuvent faire l’objet d’aller –retour. Si le rapporteur n’a pas demandé de pièces manquantes par lettre avec AR , le dossier est réputé complet et n’est plus modifiable . Si le dossier n’est pas complet à la date de la clôture de la fenêtre , l’examen est reporté à la période suivante. . 4 – Un avis consultatif Les réunions se tiennent sur convocation du Préfet de Région. Le dossier doit être transmis 10 jours aux membres du CROMS avant la réunion dans les locaux de la Drass . La présence du promoteur n’est pas systématique mais ce dernier peut demander à être entendu , ayant au préalable averti le secrétariat. Une ou plusieurs personnes qualifiées peuvent être entendues à la demande du Président ou du promoteur . Document réalisé d’après la Revue DIRECTION (S) N°8 MAI 2004

3. 5 – Les critères du CROSMS . Après délibération en présence du rapporteur , le comité émet un avis sur l’opportunité des projets . Les avis sont appréciés selon les critères suivants: La compatibilité du projet avec le schéma dont il relève ; La conformité aux règles d’organisation et de fonctionnement ; Le coût doit être « raisonnable »d’après la circulaire du 11/12/2003 ; La qualité de l’avant-projet d’établissement ; Les garanties techniques et déontologiques présentées par le promoteur ; La pertinence du dossier financier produit. Si le coût est un critère nouveau pour le CROMS , ce dernier n’a pas à tenir compte de l’existence ou non des moyens budgétaires nécessaires. L’avis du CROMS n’a pas à être motivé .Il est consigné dans le cadre d’un procés - verbal et peut être communiqué oralement le jour même au promoteur. Document réalisé d’après la Revue DIRECTION (S) N°8 MAI 2004 6 – La délivrance des autorisations . Après avoir pris connaissance des différents avis, les autorisations sont délivrées soit par le Préfet de département ( le Préfet de Région n’est plus compétent ) lorsque les prestations sont prises en charge par l’Etat ou l’Assurance Maladie , soit par le Président du Conseil Général lorsque l’établissement ou le service fournit des prestations relevant de l’aide sociale départementale ou conjointement en cas de double financement. Durée d’autorisation:15ans renouvelable .La mise en œuvre doit commencer dans les 3ans à compter de la décision . Délai de réponse :l’autorisation ou le rejet est notifié par lettre AR dans un délai maximum de 6 mois. Le silence de l’administration vaut rejet tacite mais il est possible de demander par lettre AR dans les 2 mois qui suivent les motifs du rejet tacite. En cas de non réponse dans le mois qui suit , l’autorisation est réputée accordée au gestionnaire. A la réponse explicite , un recours contentieux peut être engagé auprès du Tribunal Administratif dans les 2mois. Liste d’attente : si l’avis est favorable mais que les financements ne sont disponibles, le promoteur reçoit un avis de rejet . Son dossier ( l’avis du CROSMS est réputé acquis ) est mis en attente selon un classement établi au niveau départemental par le Préfet et/ou le Président du Conseil Général. Deux critères : la réponse aux besoins prioritaires exprimés dans le schéma et, dans le cas de la compétence unique du département, le taux d’équipement.

4. En savoir plus Article L.312-3 du Code de l’action Sociale et des familles Décrets n° 2003-1135 et n° 2003-1136 du 26/11/2003 Décret n° 2003-1217 du 18/12/2003 Décret n° 2004-65 du 15/01/2004 Circulaire DGAS n° 572 du 11/12/2003 Circulaire DGAS n° 2004 -40 du 02/02/2004 7 – La visite de conformité . Le promoteur qui a reçu une décision d’autorisation doit, 2 mois avant l’ouverture de l’établissement demander une visite de conformité à l’autorité compétente et fournir un dossier complémentaire : ( projet d’établissement , livret d’accueil , budget provisionnel..) . La visite doit avoir lieu au plus tard 3 semaines avant l’ouverture prévue. Un procès-verbal , dressé par l’autorité compétente dans les 15 jours , permet de valider la conformité aux exigences et à la mise en fonctionnement . Ou bien de faire connaître les modifications à réaliser pour garantir la conformité .Dans ce cas une nouvelle visite doit être organisée ultérieurement . Document réalisé d’après la Revue DIRECTION (S) N°8 MAI 2004 (Pages 30 à 31) Déposer un dossier auprès du CROSMS