Phare Access 2002 Infopäev

1. Phare Access 2002 Infopäev Helen Haab ja Riina Karik BDA Estonia

2. Infopäeva eesmärk • Anda lühiülevaade programmist • Nõustada taotlejaid taotluste ettevalmistamisel ja juhtida tähelepanu olulistele asjaoludele ning sagedamini esinevatele vigadele • Vastata taotlejate küsimustele

3. Programmi eesmärgid Pane tähele - 2 aspekti • Toetada III sektori organisatsioonide projekte, mis on suunatud ühiskonna riskigruppidele sotsiaalsele kaasamisele ja sotsiaalmajanduslikule arengule • Tugevdada III sektori organisatsioonide administratiivset suutlikkust

4. Projektitüübid • Mikroprojektid • Makroprojektid • Koostöövõrkude projektid • Mis neil vahet on?

5. Milles on peamised erinevused? • Toetuse suuruses • Projekti kestuses • Tegevustes (KV) • Partnerites • Makroprojektide puhul kaasfinantseerimise määras • Esitatavates lisadokumentides • Hindamises (KV)

6. Projektitüübid

7. Mida pean teadma projekti kavandades? • Lugema hoolikalt läbi juhendmaterjalid ja käsiraamatu • Taotlemise aluseks on inglisekeelsed juhendmaterjalid • Analüüsima, kas mu idee on sobilik projektiks • Omama projektijuhtimise alaseid teadmisi • Oskama koostada projektikavandit • Kasuta projektijuhtimise alast kirjandust

8. Kas minu idee sobib? • Vaatan vastavust programmi eesmärkidega • Vaatan käsiraamatut • Kas projekt või põhitegevus • Kas projekt lähtub vajadusest • Kas arvestan huvigruppidega • Kas projekt on jätkusuutlik • Millised on riskid

9. Mida pean arvestama? • Pidage meeles, et see on konkurss projektide vahel ja projektitaotlus on vahendiks, kus te tõestate, et just teie poolt pakutu on parim: parim idee, parimad lahendused ja parimad oskused. • Phare programmile projekti kava ja eelarvet koostades peate arvestama, et kogu Phare vahendite kasutamist reguleerivad kindlad reeglid (eriti olulised hangete puhul), mille kohta saab informatsiooni alljärgnevalt kodulehelt: http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/index_en.htm, kui ka käesolevast käsiraamatust

10. Taotleja • MTÜd või SAd, mis vastavad MTÜ-de või SAde seadustele • Peavad olema registreeritud ja tegutsenud vähemalt 1 aasta • Peab olema registreeritud ja asuma Eestis • Juhtimine peab toimuma Eestis

11. Taotleja 2 • Toetus ei tohi ületada 50% taotleja või taotleja ja partnerite aastaeelarvest • Taotleja on projekti koordinaator ja nii tehniline kui finantsjuht • Taotlejaga sõlmitakse leping ja ta kannab otsest vastutust projekti elluviimise eest

12. Mitu taotlust ma võin esitada? Iga organisatsioon võib olla • ühe mikro- või makroprojekti taotleja • ühes projektis partner • ühe koostöövõrkude projekti taotleja

13. Projektijuht

14. Partnerid • Mikroprojektide puhul partnerit ei ole vaja, kuid võib olla • Partnerid peavad olema seotud projekti ettevalmistamise ja elluviimisega • Partneritele kehtivad samad abikõlblikkuse kriteeriumid • Kohalik omavalitsus (s.h. OVL) võib olla partner

15. Partnerid 2 • Makroprojektide puhul peab projektis osalema vähemalt 2 organisatsiooni 2 riigist • Partnerorganisatsioon peab olema EL või Phare toetuspiirkonna riigist • Allhanke teostaja või teenuse osutaja ei ole partner

16. Tegevused • Kõikides projektides peab olema 2 komponenti • sihtrühmadele suunatud tegevus • organisatsiooni administratiivse suutlikkuse tõstmine • vt. programmi eesmärke

17. Abikõlblikud kulud • on vajalikud projekti teostamiseks • kantakse lepingu perioodi jooksul • on tegelikud ja kindlakstehtavad ning tõendatud kuludokumentidega • mitterahaline panus ja käibemaks EI OLE abikõlblikud

18. Abikõlblikud kulud 2: • personalikulud s.h. projektijuht • reisi- ja lähetuskulud • kontorikulud • seadmete ja teenuste ost • projekti tegevuskulud, koolitus, õppereisid, seminarid, trükised jms. • lepingu nõuetest tulenevad kulutused • remont ja renoveerimine max. 10% otsestest kuludest • administratiivkulud

19. Projekti kulud

20. Kaasfinantseerimine • On kohustuslik ja moodustab vähemalt 10% (20%) projekti eelarvest (abikõlblikest kuludest) • On taotleja ja partnerite peale ühine • Peab olema rahaline • Ei tohi tulla mingist teisest EL programmist • Lisaks kohustulikule kaasfinatseerimisele lisanduvad mitteabikõlblikud projekti kulud (KM), mis tuleb ka kanda taotlejal

21. Eelarve koostamisel kaalu • Kas kasutan eksperte • Kas ostan teenuse sisse lepinguga, sealjuures pane tähele, et Phare toetuse korral: • Hangete puhul 5000 ja vähem EUR otseost • Hangete puhul üle 5000 EUR tuleb kuulutada välja konkurss vastavalt Phare hankereeglitele (kui kasvõi 1 kroon on seal Phare raha)

22. Taotlusvormi täitmisel • ära kasuta liiga pikki ja keerulisi lauseid • kasuta kindlat kõneviisi, mitte peaks, oleks, võiks • jäta välja emotsionaalsed liialdused ja ole konkreetne • kasuta arvnäitajaid • jälgitavuse suurendamiseks liigenda teksti • jälgi, et taotlus oleks stiililt ja vormistuselt ühtne • tekst peab olema üheselt arusaadav

23. Pea meeles! • Ainult mikroprojekti võib esitada eesti keeles ja ole valmis selleks, et leping ja aruandlus on inglise keeles • Ära unusta lisada nõutavaid lisadokumente ja asu neid ette valmistama juba kohe, kui hakkad taotlust ette valmistama

24. Lisadokumendid Ära jäta viimasele minutile • Põhikiri • Majandusaasta aruanne ja bilanss • B-kaardi koopia • Raammaatriks makroprojektidel • CV-d • Inglisekeelne kokkuvõte

25. Lisadokumendid 2 • Koostöövõrgustiku ürituse kutse, kava • Partnerite kinnituskirjad • Kõik esitatud dokumendid peavad olema originaalid (v.a. põhikiri ja majandusaasta aruanne)

26. Olulisemad edutegurid • Tugev idee, mis on kooskõlas programmi eesmärkidega • Selge põhjendus ning hästi ülesehitatud, läbimõeldud ja elluviimiseks valmis • Tugev meeskond ja projektijuht • Hästi ja selgelt vormistatud taotlus

27. Lisaküsimused • Küsimusi programmi tingimuste, taotlusvormi täitmise ning muude küsimuste osas saab esitada kuni 26. jaanuarini, kuna vastavalt Phare reeglitele on viimane lisaküsimuste esitamise kuupäev 21 päeva enne taotluste vastuvõtmise tähtaega • Lisaküsimused on soovitatav esitada kirjalikult e-maili või faksi teel • Vaata ka Korduma Kippuvaid Küsimusi

28. Kuhu taotlus esitada? • Helen Haab BDA Estonia OÜ Tartu mnt. 29 10128 Tallinn • Hiljemalt 16. veebruar 2004 kell 16.00 • näide: kell 15.59

29. Mis saab edasi? • Projektide hindamine • Edukate teavitamine • Lepingute sõlmimine • Mitteedukate teavitamine

30. Ajakava

31. Millisesse ajaperioodi kavandan oma tegevused! • Tegevused saavad alata peale lepingute sõlmimist - orienteeruvalt mai 2004 • Vastavalt finantsmemorandumile ja protseduurireeglitele peavad tegevused olema lõppenud enne oktoobrit 2005

32. Millal võin alustada tegevustega • Peale lepingu sõlmimist, sealhulgas ka need tegevused, mida rahastatakse kaasfinantseerimise vahenditest

33. Projektide hindamine Enne taotluse esitamist jälgi, et sinu taotlus vastaks esitatud nõuetele • Hinda ka ise oma projekti vastavalt juhendmaterjalides p. 2.3. toodule • Administratiivne kontroll (vt käsir.) • Abikõlblikkuse kontroll (vt käsir.) • Projektide tehniline hindamine (vt juhendmaterjalides toodud tabelit)

34. Administratiivne kontroll, kas: • taotlus on taotleja poolt allkirjastatud (originaaleksemplaril originaalallkiri) • on olemas üks originaal ja 5 koopiat • taotlusvorm on täielikult vormistatud • on olemas kõik lisad ja need on täielikud • eelarve on eurodes ja inglise keeles • Puuduste puhul võidakse küsida lisa-dokumentide kohta täpsustavaid küsimusi • Taotlused, mis ei vasta eelpool toodud kriteeriumitele enam edasisele hindamisele ei lähe.

35. Abikõlblikkuse kontroll, kas: • taotleja on abikõlblik • kas eelarves toodud kulud on abikõlblikud • kas taotlused on õiges keeles ja formaadis • kas tegevusvaldkonnad ja tegevused on abikõlblikud • kas projekti kestus on lubatud piirides • kas taotletavad summad on nõutud miinimum- ja maksimummäära raamides • kas kaasfinantseerimise määr vastab nõutud miinimumile

36. Koostöövõrkude projekti hindamine • Vastavus programmi prioriteetidele ja eesmärkidele • Kas edendab programmi eesmärke ja tugevdab taotlejate suutlikkust • Kuidas saadud teadmisi levitatakse ja kasutatakse

37. Hanked • Teenuste, kaupade ning tööde hangete teostamisel tuleb juhinduda Phare hankeprotseduuridest ja Eesti riigihanke seadustest • Milliseid hankereegleid järgida, sõltub sellest, kas tegevuse (teenuste osutamine, seadmete ost, ehitus) rahastamiseks kasutatakse Phare programmi või kaasfinantseerimise vahendeid.

38. Hanked 2

39. Hanked 3

40. Käibemaks • Projekti eelarve koostatakse käibemaksuta, mis ei ole abikõlblik kulu • Välisabi korras soetatud kaubale või teenusele kohaldatakse maksusoodustusi vastavalt KMS § 31 • - käibemaksu 0% määra rakendamine • - käibemaksu tagastamine • Taotluse esitab välisabi saaja maksuameti kohalikule asutusele

41. Käibemaks 2 • Käibemaks tagastatakse kui: • - tegemist on EL programmi mitte kaasfinantseerimise vahenditega • - rahalised vahendid on eraldi kontol ja sellelt kontolt tasutakse teenuste ja ostude eest (sinna on keelatud kanda muid vahendeid) • - kauba või teenuse maksumus koos KMga on vähemalt 1000 krooni • - taotlus on esitatud kuue kuu jooksul arve väljastamise päevast arvates

42. Käibemaks 3 • Käibemaks on lubatud kuludesse kanda alla 1000 krooniste kulutuste osas • Kulud peavad oleme loogilised, et ei oleks kunstlikult jaotatud ning mõistlikult tõestatud

43. Kaasfinantseerimine ja käibemaks

44. Tänan tähelepanu eest! • Edukat projektide koostamist ja elluviimist!