La strutturazione di una proposta progettuale vincente a cura di Attilio Orecchio

1. La strutturazione di una proposta progettuale vincente a cura di Attilio Orecchio

2. La premessa • Il processo di progettazione va pianificato e gestito con attenzione, per giungere ad un buon prodotto (cioè ad un application che abbia elevate possibilità di essere approvato e finanziato). • Il processo “ideale” è quello descritto dal Logical Framework Approach, adattato di volta in volta al contesto concreto.

3. La “materia prima” • Le risorse e attitudini indispensabili nel processo: • tempo • competenze di contenuto • (sulla materia di cui tratta il progetto) • umiltà

4. Un progetto è un tentativo innovativo di risposta ad un bisogno, ad una situazione problematica. Quindi in partenza serve un’ analisi approfondita della situazione di partenza Strumenti da utilizzare: letteratura scientifica, pre – ricerca sociale (interviste semistrutturate ad esperti del campo), brain storming, focus group con gli stakeholders, analisi SWOT… 1. L’analisi di partenza

5. Compiuta questa analisi, i problemi vanno “ribaltati” in obiettivi, da individuare con chiarezza e precisione e da declinare in termini di … finalità generali che esprimono la “filosofia” (il taglio politico e culturale, dunque il maggiore o minore grado di aderenza alle strategie Ue) outcomes (impatti) sugli stakeholders output tangibili 2. Gli obiettivi

6. 3. La relevance • Già a questo punto occorre chiedersi se la nostra idea è: • importante: cioè se affronta un problema effettivamente sentito dagli stakeholders e dai decision makers. • 2. pertinente rispetto al bando: cioè se è coerente con le politiche e se va incontro alle priorità individuate dall’Autorità che ha messo a bando le risorse finanziarie. In altri termini occorre individuare – se esiste – il bando più appropriato rispetto al quale candidare la propria idea. A volte questo matching tra bando e idea progettuale comporta una parziale modifica e integrazione degli obiettivi stabiliti nel passaggio precedente.

7. 4. L’innovazione • L’innovatività è un parametro essenziale della valutazione operata dallo sponsor (soprattutto se si tratta delle DG della Commissione europea che amministrano i Programmi a gestione diretta o le autorità che gestiscono i Programmi di Cooperazione territoriale). Essa può riferirsi all’approccio, alla metodologia, ai gruppi target, a singoli strumenti di intervento. • Quindi adesso dobbiamo chiederci se (e perché) la nostra idea presenta un passo avanti rispetto ad altri progetti già attuati, ad altre buone pratiche già esistenti. • L’innovazione può essere relativa (cioè riferita al nostro contesto di riferimento) o assoluta (stiamo tentando un approccio, stiamo inventando uno strumento mai realizzato prima). • A sua volta, essa rappresenta un elemento essenziale (insieme alla qualità della partnership) del Valore Aggiunto Europeo.

8. 5. La sostenibilità • Quando il finanziamento richiesto sarà terminato, chi pagherà la prosecuzione del progetto ovvero la sua messa a regime? Come si sosterranno le linee di produzione / i servizi pubblici messi in moto? • Il mercato? • Il settore pubblico? • In ogni caso dobbiamo porci la domanda e cercare una risposta convincente (per lo sponsor). • Spesso la risposta sta (anche) nella qualità e forza della partnership che riusciamo a costruire intorno all’idea progettuale iniziale.

9. Requisiti formali: Ammissibilità dei paesi in cui i partner hanno sede legale Ammissibilità dei soggetti (riguardo alla loro natura pubblica o privata o no – profit, riguardo alla loro mission) Requisiti sostanziali: Expertise (competenza sulla materia) Experience (capacità di lavorare in rete) 6. La costruzione della partnership

10. 7. Il piano di lavoro • Il parametro della fattibilità è dimostrato da un piano di lavoro: • Realistico • Fondato su una divisione dei compiti fra i partner che sia ragionevole ed equilibrata

11. 8. La valorizzazione del progetto • Un peso sempre maggiore viene dato al disegno della valorisation • Disseminazione orizzontale • Further exloitation • Disseminazione verticale • Mainstreaming

12. 9. Il budget • Preciso ed ispirato ai criteri di • Efficienza • Economicità • Equilibrio nella distribuzione delle risorse finanziarie tra i partner, con un’attenzione particolare a quelli dei paesi in ritardo di sviluppo • Equilibrio nella distribuzione del monte giornate / persone fra i partner

13. 10. Lo stile di scrittura • “A Barbiana avevo imparato che le regole dello scrivere sono: Aver qualcosa di importante da dire che sia utile a tutti o a molti. Sapere a chi si scrive. Raccogliere tutto quello che serve. Trovare una logica su cui ordinarlo. Eliminare ogni parola che non serve. Eliminare ogni parola che non usiamo parlando. Non porsi limiti di tempo”. • (Scuola di Barbiana, Lettera a una professoressa, • Libreria Editrice Fiorentina, pag. 20)

14. Un esempio di award criteria • Quella che segue è la griglia di punteggi attribuiti ai progetti presentati nell’ambito del LLP – call for proposals 2009. • I criteri sono però identici o almeno simili per quasi tutti i Programmi

15. RELEVANCE • The grant application and the results foreseen are clearly positioned • in the specific, operational and broader objectives of the Programme. • The objectives are clear, realistic and address a relevant issue / • target group. Where relevant, at least one of the priority areas of the • Call for Proposals for the action concerned is addressed. • … / 5 > 2 points • Points to be addressed in the assessment (non-exhaustive list): • 􀂾 The proposal clearly falls within the scope of the sectoral programme / key activity in which it • has been submitted. • 􀂾 Objectives and results of the proposal are clearly described, realistic and appropriate. • 􀂾 The proposal clearly addresses one of the priority areas set out in the Call. • 􀂾 Problems / challenges addressed by the proposal are clearly described, and the proposed • solutions are appropriate.

16. QUALITY OF THE WORK PROGRAMME • The organisation of the work is clear and appropriate to achieving the • objectives; the work programme defines and distributes tasks / • activities among the partners in such a way that the results will be • achieved on time and to budget. • … / 5 > 2 points • Points to be addressed in the assessment (non-exhaustive list): • 􀂾 Appropriate methodology for achieving the objectives stated in the proposal. • 􀂾 Adequate and clear scheduling of activities to achieve the results proposed, including • appropriate outputs and milestones to allow project progress to be monitored. • 􀂾 The work programme and project organisation ensure efficient, balanced and transparent cooperation • during the project work.

17. INNOVATIVE CHARACTER • The project will provide innovative solutions to clearly identified • needs for clearly identified target groups. It will achieve this either by • adapting and transferring innovative approaches which already exist • in other countries or sectors, or by developing a brand new solution • not yet available in any of the countries participating in the Lifelong Learning Programme. • … / 5 > 2 points • Points to be addressed in the assessment (non-exhaustive list): • 􀂾 Clear and convincing description of how the proposal offers something new to learners / • user-groups and / or their educators and / or decision-makers in terms of learning • opportunities, skills development, access to information, etc., • - by adapting / transferring existing processes or products to new target groups / • sectors / countries, or • - by developing brand new solutions. • 􀂾 If the proposal is based on a previous project, significant innovative added value compared • to the previous project results is demonstrated. • 􀂾 Demonstration that the field of operation has been sufficiently explored to guarantee that the • project is offering something new.

18. QUALITY OF THE CONSORTIUM • The consortium includes all the skills, recognised expertise and • competences required to carry out all aspects of the work • programme, and there is an appropriate distribution of tasks across • the partners. • … / 5 > 2 points • Points to be addressed in the assessment (non-exhaustive list): • 􀂾 The consortium is multi-actor, possessing the skills and competences required to ensure that • the work programme can be undertaken efficiently, effectively and professionally. • 􀂾 There is an appropriate distribution of tasks and a balanced implication of different partners • in the implementation of the work programme, taking into account the complementary • competencies, the nature of the activities and the countries involved

19. EUROPEAN ADDED VALUE • The benefits of and need for European cooperation (as opposed to • national, regional or local approaches) are clearly demonstrated. • … / 5 > 2 points • Points to be addressed in the assessment (non-exhaustive list): • 􀂾 Clear demonstration that the issues addressed need a European-level approach. • 􀂾 There are visible benefits accruing from the collaboration of organisations across national • borders including concrete opportunities for: • - trans-national, interdisciplinary, trans-sectoral etc. benefits; • - transfer of knowledge and experience. • 􀂾 The results of the project are exploitable in several European countries. • 􀂾 The project includes activities that will result in the conditions being met for the effective • generalisation / customisation of results (where appropriate). • 􀂾 Linguistic and cultural issues have been appropriately addressed.

20. THE COST-BENEFIT RATIO • The grant application demonstrates value for money in terms of the • activities planned relative to the budget foreseen. • … / 5 > 2 points • Points to be addressed in the assessment (non-exhaustive list): • 􀂾 There is a consistency between the work programme and the budget; all aspects of the • budget are clearly related to justified activities in the work programme. • 􀂾 The budget provides for adequate resources (personnel, equipment, travel, financial, etc.) • necessary for success, it is neither overestimated nor underestimated. • 􀂾 The proposal demonstrates overall an efficient and effective use of resources to implement • the project and guarantees value for money.

21. IMPACT • The foreseeable impact on the approaches, target groups and • systems concerned is clearly defined and measures are in place to • ensure that the impact can be achieved. The results of the activities • are likely to be significant. • … / 5 > 2 points • Points to be addressed in the assessment (non-exhaustive list): • 􀂾 Target groups are clearly identified and project results adequately address their needs. • 􀂾 The proposal demonstrates a clear and concrete contribution – in terms of its impact on the • target groups – to achieving the objectives of the sectoral programme / key activity, of the • Lifelong Learning Programme and of relevant Community policies referred to in the Call. • 􀂾 The foreseeable impact of the project on the target groups is significant.

22. QUALITY OF THE VALORISATION PLAN (DISSEMINATION AND EXPLOITATION OF RESULTS) • The planned dissemination and exploitation activities will ensure • optimal use of the results beyond the participants in the proposal, • during and beyond the lifetime of the project. • … / 5 > 2 points • Points to be addressed in the assessment (non-exhaustive list): • 􀂾 The proposal includes a plan for the exploitation / dissemination of results with appropriate • and adequate resources that: • - clearly identifies interested sectors and end users, and their needs • - ensures consultation and involvement of end users in the project life • - demonstrates clear activities throughout the project to ensure that the results / • benefits will be spread throughout and beyond the consortium. • 􀂾 The exploitation plan includes measures to ensure that the benefits will endure beyond the • life of the project and assures sustainability of project results.

23. E infine …. • Ricordiamoci che un’azione intelligente e corretta di lobby può essere d’aiuto, ma da sola non colma le eventuali lacune di un progetto. • Buon lavoro!