SATINALMA VE TEDARİKÇİ YÖNETİMİ

1. SATINALMAVETEDARİKÇİ YÖNETİMİ Doç.Dr. A.Zafer ACAR Okan Üniversitesi, İİBF, Uluslararası Lojistik Bölüm Başkanı a.zaferacar@gmail.com

2. Satın Alma doğru tedarikçilerin bulunmasından başlayarak doğru kaynaktan teknik spesifikasyonları tanımlanmış doğru kalitedeki malzemelerin (ürün, makine vs.) doğru zamanda doğru maliyetlerle temin edilmesidir.

3. Satın Alma • Satınalma ürün / hizmet üretmek için gerekli olan her çeşit malzeme teçhizat ve servislerin temin edilmesiyle ve/veya kiralanmasıyla ilgili faaliyetlerin sorumluluğunu taşıyan ve malzeme yönetiminin pazar ile olan ilişkisini icraata dönüştüren stratejik bir fonksiyondur.

4. İhale • 4734 S.Kanunda yazılı usul ve şartlarla mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin istekliler arasından seçilecek birisi üzerine bırakıldığını gösteren ve ihale yetkilisinin onayını müteakip sözleşmenin imzalanması ile tamamlanan işlemlerdir.

5. Üretim (ürün / hizmet) programını aksatmayacak malzeme sürekliliğini sağlamak Bu amacı güvenlik ve ekonomikliği de göz önünde bulundurarak minimum yatırımla sağlamak Malzemenin iki kez alımını, ziyanını ve kullanım süresinin dolmasını önlemek Kullanıma uygun olmasını baz alarak malzemenin kalite standartlarına uymasını sağlamak İstenen kalite ve hizmet ile tutarlı olan en düşük fiyatta satın alma yapmak Kurumun sektördeki rekabetçi konumunu dikkate alarak çalışmak, malzeme maliyetleri ile ilgilenerek karını muhafaza etmek Satınalma Fonksiyonunun Amaçları

6. Yedi Kocalı Hürmüz İşletme içi ve dışı çok sayıda yönetici ile iletişim, satışçılarla mücadele, istihbarat çalışmaları, pazarlık taktik ve stratejileri, üretim süreçlerine destek, onayların alınması ve gerekli prosedürlerin tamamlanması ile birlikte performans kriterlerine uyum satınalma departmanını hayati bir konuma yükseltmektedir.

7. Satınalma Arayüzü Yasal Operasyonlar Muhasebe Veri İşleme Satınalma Tasarım Taşıma Tedarikçiler

8. REKABET GÜCÜ KAZANMAYA ODAKLANMIŞ HİÇBİR KURUMSAL ŞİRKET BÖYLE BİR TEDARİKÇİYİ TERCİH ETMEZ..!

10. TEDARİK LOJİSTİĞİNDE 7S MODELİSTRATEGYSTRUCTURE SYSTEM STAFF SKILLS SHARED VALUES STYLE • KALİFİYE • SEÇİLMİŞ • UZUN SÜRELİ İLİŞKİLERE DAYANAN • KONTRAT YÖNETİM ESASLI • BEKLENTLERİMİZİ İYİ ANLAYAN • BEKLENTİLERİN İYİ ANLADIĞIMIZ • İLETİŞİME AÇIK • GELİŞİME AÇIK, YARATICI • EN AZ SAYIDA TEDARİKÇİLERLE ÇALIŞMAK

11. TEDARİK LOJİSTİĞİNDE 7S MODELİSTRATEGYSTRUCTURE SYSTEM STAFF SKILLS SHARED VALUES STYLE • KALİFİYE • SEÇİLMİŞ • UZUN SÜRELİ İLİŞKİLERE DAYANAN • KONTRAT YÖNETİM ESASLI • BEKLENTİLERİMİZİ İYİ ANLAYAN • BEKLENTİLERİNİ İYİ ANLADIĞIMIZ • İLETİŞİME AÇIK • GELİŞİME AÇIK, YARATICI • EN AZ SAYIDA TEDARİKÇİLERLE ÇALIŞMAK • Finansal yapısı uygun • Mal ve hizmet yeterliliğine sahip • Saha ziyareti ile gözlemlenmiş • Bizi tanıyan • Kurumsal itibarı olan

12. TEDARİK LOJİSTİĞİNDE 7S MODELİSTRATEGYSTRUCTURE SYSTEM STAFF SKILLS SHARED VALUES STYLE • KALİFİYE • SEÇİLMİŞ • UZUN SÜRELİ İLİŞKİLERE DAYANAN • KONTRAT YÖNETİM ESASLI • BEKLENTİLERİMİZİ İYİ ANLAYAN • BEKLENTİLERİNİ İYİ ANLADIĞIMIZ • İLETİŞİME AÇIK • GELİŞİME AÇIK, YARATICI • EN AZ SAYIDA TEDARİKÇİLERLE ÇALIŞMAK • En az 2 tekliften sonra değerlendirilmiş • Onaylı tedarikçi listesi içinde yer alan • Denenmiş • Referansı olan

13. TEDARİK LOJİSTİĞİNDE 7S MODELİSTRATEGYSTRUCTURE SYSTEM STAFF SKILLS SHARED VALUES STYLE • KALİFİYE • SEÇİLMİŞ • UZUN SÜRELİ İLİŞKİLERE DAYANAN • KONTRAT YÖNETİM ESASLI • BEKLENTİLERİMİZİ İYİ ANLAYAN • BEKLENTİLERİNİ İYİ ANLADIĞIMIZ • İLETİŞİME AÇIK • GELİŞİME AÇIK, YARATICI • EN AZ SAYIDA TEDARİKÇİLERLE ÇALIŞMAK • Uzun süreli çalışma ile; • Dilbirliği • Anlayış birliği • Projelerin çıktılarını iyi anlama • Tedarikçilerle Ortalama • Çalışma Süresi • Ürün ile ilgili tedarikçilerde • = ? yıl • Hizmet ile ilgili tedarikçilerde • = ? yıl

14. TEDARİK LOJİSTİĞİNDE 7S MODELİSTRATEGYSTRUCTURE SYSTEM STAFF SKILLS SHARED VALUES STYLE • KALİFİYE • SEÇİLMİŞ • UZUN SÜRELİ İLİŞKİLERE DAYANAN • KONTRAT YÖNETİM ESASLI • BEKLENTİLERİMİZİ İYİ ANLAYAN • BEKLENTİLERİNİ İYİ ANLADIĞIMIZ • İLETİŞİME AÇIK • GELİŞİME AÇIK, YARATICI • EN AZ SAYIDA TEDARİKÇİLERLE ÇALIŞMAK • Kontratlı Tedarikçi Sayısı = ? • Büyük ölçekli işletme malzemelerinde kontrat esaslı satınalma • Satın almaların % ?’ından fazlası • kontrata bağlanmış • Kontratın Değeri • Güven ilişkisi • İlk seferinde doğruyu yapmak • Özel tedbire gerek bırakmamak

15. TEDARİK LOJİSTİĞİNDE 7S MODELİSTRATEGYSTRUCTURE SYSTEM STAFF SKILLS SHARED VALUES STYLE • KALİFİYE • SEÇİLMİŞ • UZUN SÜRELİ İLİŞKİLERE DAYANAN • KONTRAT YÖNETİM ESASLI • BEKLENTİLERİMİZİ İYİ ANLAYAN • BEKLENTİLERİNİ İYİ ANLADIĞIMIZ • İLETİŞİME AÇIK • GELİŞİME AÇIK, YARATICI • EN AZ SAYIDA TEDARİKÇİLERLE ÇALIŞMAK • Stratejilerimizi bilen ve anlayan • Şeffaf davranan • Şeffaf davrandığımız • Kurumsal ilişki ve iletişime açık • Müşteri temsilcisi olan

16. TEDARİK LOJİSTİĞİNDE 7S MODELİSTRATEGYSTRUCTURE SYSTEM STAFF SKILLS SHARED VALUES STYLE • GELİŞİME AÇIK, YARATICI • Değişime açık • Tasarım yetenek ve kapasitesi yüksek • Eğitimlerimizi paylaştığımız • İyileştirme odaklı • Başka iş alanlarına yönelmesi için cesaretlendirdiğimiz • “Tek müşteriniz BİZ olmayalım” diyebildiğimiz • “Yönetim sistemi” kavramına önem veren • Yüzü, dış dünyaya dönük • Meraklı • Heyecanlı • KALİFİYE • SEÇİLMİŞ • UZUN SÜRELİ İLİŞKİLERE DAYANAN • KONTRAT YÖNETİM ESASLI • BEKLENTİLERİMİZİ İYİ ANLAYAN • BEKLENTİLERİNİ İYİ ANLADIĞIMIZ • İLETİŞİME AÇIK • GELİŞİME AÇIK, YARATICI • EN AZ SAYIDA TEDARİKÇİLERLE ÇALIŞMAK

17. TEDARİK LOJİSTİĞİNDE 7S MODELİSTRATEGYSTRUCTURE SYSTEM STAFF SKILLS SHARED VALUES STYLE • KALİFİYE • SEÇİLMİŞ • UZUN SÜRELİ İLİŞKİLERE DAYANAN • KONTRAT YÖNETİM ESASLI • BEKLENTİLERİMİZİ İYİ ANLAYAN • BEKLENTİLERİNİ İYİ ANLADIĞIMIZ • İLETİŞİME AÇIK • GELİŞİME AÇIK, YARATICI • EN AZ SAYIDA TEDARİKÇİLERLE ÇALIŞMAK Tedarikçi Performans Değerlendirme Sistemi

18. TEDARİK LOJİSTİĞİNDE 7S MODELİSTRATEGYSTRUCTURE SYSTEM STAFF SKILLS SHARED VALUES STYLE • KALİFİYE • SEÇİLMİŞ • UZUN SÜRELİ İLİŞKİLERE DAYANAN • KONTRAT YÖNETİM ESASLI • BEKLENTİLERİMİZİ İYİ ANLAYAN • BEKLENTİLERİNİ İYİ ANLADIĞIMIZ • İLETİŞİME AÇIK • GELİŞİME AÇIK, YARATICI • EN AZ SAYIDA TEDARİKÇİLERLE ÇALIŞMAK

19. SATINALMA POLİTİKALARI Mali tasarruflar sağlayan satın alma politikaları, firmanın satış marjını artırmaktadır Daha iyi kalite ve lojistik ayarlamaları yaparak satın alma, firmanın sermaye devir oranına katkıda bulunmaktadır.

20. SATINALMA POLİTİKALARI Tedarikçiler doğru bir şekilde yönlendirildiğinde kurumun geliştirme süreçlerine önemli katkıda bulunmaktadır. Tedarikçilerle ilişkilerde yapılan en küçük geliştirmeler bile kurumun yatırımın geri dönüşü oranına önemli derecede etki etmektedir.

21. SATINALMA POLİTİKALARI Hangi pazar diliminin amaca uygun olduğu kararlaştırılır. Satın almalar için ödenebilecek fiyatların kararlaştırılması. Müşterilerin arzu edecekleri malzemelerin karşılaştırılması.

22. SATINALMA POLİTİKALARI • Satın Alma Fonksiyonu Satın alma departmanının etkili satın alma işlemini gerçekleştirmesi için en azındandört ‘N’ olarak adlandırılan; • Ne? • Ne zaman? • Nerede? • Niçin? sorularının cevaplarını iyi vermeleri gerekmektedir.

23. NE ? Satın alma departmanı veya müdürü işletmenin ne kadar ve ne tür malzemeye gereksinim duyduğunu bilebilmelidir. Satın almanın gerçekleşmesi işletmede uygulanan menü ve reçetelerin ne olduğunun bilinmesi ona uygun malzemenin alımını kolaylaştıracaktır.

24. NEZAMAN ? Malzemeye ne zaman gereksinim duyulduğunun bilinmesi demek onun ne zaman ve ne kadar süre depolanacağı demektir

25. NEREDE ? Malzemelerin nereden alınacağı,nerede depolanacağı ve nereden alındığında nereye gideceği konuları satın almada cevaplanması gereken önemli sorulardır.

26. NEDEN ? Malzemeler, hazırlanması düşünülen ürün, hizmet ya da proje için gerekli olduğu bilincinden hareketle satın alınmalıdır.

27. TEDARİK LOJİSTİĞİNDE 7S MODELİSTRATEGYSTRUCTURESYSTEM STAFF SKILLS SHARED VALUES STYLE • Takım bazlı • Esnek

28. TEDARİK LOJİSTİĞİNDE 7S MODELİSTRATEGYSTRUCTURESYSTEM STAFF SKILLS SHARED VALUES STYLE

29. TEDARİK LOJİSTİĞİNDE 7S MODELİSTRATEGY STRUCTURESYSTEMSTAFF SKILLS SHARED VALUES STYLE • Net olarak belirlenmiş satın alma yönergelerine bağlı: iş yapmak için tek bir yolun bulunduğu • Ölçüm ve ödüllendirme sistemlerinin yönetimin hedefleriyle uyumlu olduğu • Bilgi ve otomasyon sistemleriyle entegre edilmiş

30. TEDARİK LOJİSTİĞİNDE 7S MODELİSTRATEGY STRUCTURESYSTEMSTAFF SKILLS SHARED VALUES STYLE

31. Satın Almanın Temel Basamakları • İhtiyacın tespit edilmesi ve ihtiyaca ait özel gereksinimlerin tanımlanması • Tedarik kaynağının belirlenmesi • Fiyat ve pazar mevcudiyetinin belirlenmesi • Satınalma talimatının verilmesi • Satınalmanın gerçekleştirilmesi • Siparişin takip edilmesi • Satıcının faturasının alıcının siparişiyle karşılaştırılması • Reddedilen veya karşılanmayan siparişlerin bildirilmesi • Tamamlanan veya iptal edilen dosyanın kapatılması

32. Satın Alma Yöntemleri Rekabete dayalı ihale yöntemi Pazarlığa dayalı sözleşme yöntemi Grup satın alma yöntemi Birincil toptancılardan satın alma

33. 1. Rekabete dayalı ihale yöntemi Satın alma koşulları teknik şartname ile belirlenir. İlgili tüm firmalara duyuru yapılır. Gerekli ürün veya hizmeti uygun şartlarda en uygun fiyattan tedarik edeceğini taahhüt eden firmadan alım gerçekleştirilir. KİK mad.19 Açık İhale Usulü, rekabete dayalı ihale yöntemidir.

34. 1. Rekabete dayalı ihale yöntemi • Günlük piyasa sipariş listesine dayanarak satın alma diye ifade edilebilecek yöntemde isegenellikle işletmenin daha önce hazırlamış olduğu şartnamelere dayanılarak satıcılarla görüşmesi yapar ve aldığı fiyatlara uygun siparişler verir.

35. 2. Pazarlığa dayalı sözleşme yöntemi Peşin satın alma olarak da adlandırılabilecek bu metot genellikle orta ve küçük ölçekli işletmelerce uygulanır.Çünkü bu tür işletmeler az ve sürekli satın alma faaliyetinde bulunmak durumunda kalırlar.Malzemelerini ise genellikle toptancı veya perakendecilerden alırlar.Satın alma işleminden sorumlu kişi toptancı veya perakendeci satıcıları dolaşır ve anında kararını vererek alım işlemini gerçekleştirir.Bu usulde alıcının malları,fiyatları ve ödeme şekillerini anında belirlemesi söz konusudur.

36. 2. Pazarlığa dayalı sözleşme yöntemi Kamu ihale yöntemleri arasında ‘doğrudan temin’ (KİK mad.22) yöntemi olarak adlandırılan bu metot KOBİ’lerin ve özel hastanelerin sık tercih ettiği bir yöntemdir. Satın alınacak ürün veya hizmetin gerekli piyasa araştırması sonucunda uygun şartlarda tedarik edilebileceği firmayla doğrudan fiyat pazarlığı yapılarak gerçekleştirilir.

37. 3. Grup satın alma yöntemi • Satın alınacak malzemelerin ürün gruplarına göre birleştirilerek her bir grubun konuyla ilgili tedarikçilerden satın alınmasıdır.

38. 4. Birincil toptancılardan satın alma Uzun dönemli anlaşma ile çerçevesi belirlenmiş sürekli alımlardır. Hastane yönetimi, ürün ve hizmet alımları için sınırlı sayıda firmadan teklif alınır ve bu teklifler değerlendirilir. Veyahut, şartları ve nitelikleri daha önceden belirlenmiş ya da uzun süre alım yapılarak güveni dayalı karşılıklı ilişki geliştirilmiş firmalardan gerçekleştirilir.

39. KAMU İHALE KANUNUNA GÖRE SATIN ALMA YÖNTEMLERİ • Açık İhale Usulü (Mad.19) • Belli İstekliler Arasında İhale Usulü (Mad.20) • Pazarlık Usulü (Mad.21) • Doğrudan Temin Usulü (Mad.22)

40. KAMU İHALE KANUNUNA GÖRE SATIN ALMA YÖNTEMLERİ Açık İhale Usulü (Mad.19):Yaklaşık maliyeti 147.633 TL’den büyük olan alımlar için, bütün isteklilerin teklif verebildiği usuldür. Belli İstekliler Arasında İhale Usulü (Mad.20): Yapılacak ön yeterlik değerlendirmesi sonucunda idarece davet edilen isteklilerin teklif verebildiği usuldür. Yapım işleri, hizmet ve mal alım ihalelerinden işin özelliğinin uzmanlık ve/veya ileri teknoloji gerektirmesi nedeniyle açık ihale usulünün uygulanamadığı işlerin ihalesi ile yaklaşık maliyeti eşik değerin yarısını aşan yapım işi ihaleleri bu usule göre yaptırılabilir.

41. KAMU İHALE KANUNUNA GÖRE SATIN ALMA YÖNTEMLERİ Pazarlık Usulü (Mad.21): Yaklaşık maliyeti 147.633 TL.na kadar olan alımlar için aşağıdaki haller için kullanılan, ihale sürecinin iki aşamalı olarak gerçekleştirildiği ve idarenin ihale konusu işin teknik detayları ile gerçekleştirme yöntemlerini ve belli hallerde fiyatı isteklilerle görüştüğü usulü a) Açık ihale usulü veya belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan ihale sonucunda teklif çıkmaması. b) Doğal afetler, salgın hastalıklar, can veya mal kaybı tehlikesi gibi ani ve beklenmeyen veya idare tarafından önceden öngörülemeyen olayların ortaya çıkması üzerine ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması. c) Savunma ve güvenlikle ilgili özel durumların ortaya çıkması üzerine ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması. d) İhalenin, araştırma ve geliştirme sürecine ihtiyaç gösteren ve seri üretime konu olmayan nitelikte olması. e) İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin özgün nitelikte ve karmaşık olması nedeniyle teknik ve malî özelliklerinin gerekli olan netlikte belirlenememesi. f) İdarelerin yaklaşık maliyeti 147.633 TL.na kadar olan alımlar olan mamul mal, malzeme veya hizmet alımları.

42. KAMU İHALE KANUNUNA GÖRE SATIN ALMA YÖNTEMLERİ Doğrudan Temin Usulü (Mad.22): Yaklaşık maliyeti 44.287 (14.755) TL’den düşük olan her türlü alımlara dair ihtiyaçların ilân yapılmaksızın ve teminat alınmaksızın idare tarafından davet edilen isteklilerle teknik şartların ve fiyatın görüşülerek doğrudan temini için kullanılır. a) İhtiyacın sadece gerçek veya tüzel tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edilmesi. b) Sadece gerçek veya tüzel tek kişinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka sahip olması. c) Mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanması için zorunlu olan mal ve hizmetlerin, asıl sözleşmeye dayalı olarak düzenlenecek ve toplam süreleri üç yılı geçmeyecek sözleşmelerle ilk alım yapılan gerçek veya tüzel kişiden alınması. e) İdarelerin ihtiyacına uygun taşınmaz mal alımı veya kiralanması. f) Özelliğinden ve belli süre içinde kullanılma zorunluluğundan dolayı stoklanması ekonomik olmayan veya acil durumlarda kullanılacak olan ilaç, aşı, serum, anti-serum, kan ve kan ürünleri ile ortez, protez gibi uygulama esnasında hastaya göre belirlenebilen ve hastaya özgü tıbbî sarf malzemeleri, test ve tetkik sarf malzemeleri alımları.

43. Doğrudan Temin Nedir? • Kanunda belirtilen hallerde ihtiyaçların, idare tarafından davet edilen isteklilerle teknik şartların ve fiyatın görüşülerek doğrudan temin edilebildiği usuldür (Madde 4). • Bu usul ile 22 maddede sayılan bütün bentler için ilan yapılmaksızın, teminat alınmaksızın, ihale komisyonu kurma ve 10 uncu madde de sayılan yeterlilik koşullarını arama zorunluluğu olmaksızın ihtiyaçların temin edilmesi sağlanmıştır.

44. Yöntemle Getirilen Kolaylıklar • Bu usulde teminat (geçici/kesin) alınması ve ilan yapılması zorunlu değildir. • İhale komisyonu kurulması ve ihale kararı alınması zorunlu değildir. • İhale dokümanı hazırlanması ve yaklaşık maliyet tespiti zorunlu değildir. • Şartname hazırlanması ve sözleşme yapılması zorunlu değildir.

45. Yöntemle Getirilen Kolaylıklar • Yazılı teklif alınması ve pazarlık yapılması zorunlu değildir. • 4734 Sayılı Kanunun 10’uncu maddesinde belirtilen yeterlik kriterlerinin aranılması zorunlu değildir. • İhalelere katılmaktan yasaklamanın bulunup bulunmadığının teyidi zorunlu değildir. • Doğrudan temin bir alım yöntemidir, ancak, Kanunun 4 üncü maddesindeki “ihale” tanımına uygun katılıma ve rekabete açık bir ihale usulü değildir.

46. Doğrudan temin bir ihale usulü olmadığı için, Kanunun ihale usulleri için öngördüğü kuralların uygulanma zorunluluğu bulunmamakla birlikte, doğrudan teminin doğasıyla çelişmeyen genel kuralların (temel ilkeler, idarelerce uyulması gereken diğer kurallar gibi) uygulanması gerekmektedir.

47. Doğrudan temin konusu yapılabilecek ihtiyaçlar Kanunun 22 nci maddesinde sayılmış olup, sayılanlarla sınırlıdır ve bunların emsal, kıyas gibi yorumlarla genişletilmesi mümkün değildir.

48. İdarelerce uygulanabilecek Tip Şartname, Tip Sözleşme, standart form gibi hukuki metinler üretilmemiştir. Ancak idareler Kanunun 22 nci maddesinin verdiği esneklik içerisinde diğer ihale usulleri için öngörülmüş bulunan şartname ve sözleşme içeriklerinden yararlanarak kendi inisiyatifleri doğrultusunda uygun metinler hazırlayıp uygulayabileceklerdir.

49. Yöntemle Getirilen Zorunluluklar • Piyasa fiyat araştırması için yazılı “en az bir kişi” görevlendirilmelidir. • Görevlendirilen kişi/kişiler piyasada fiyat araştırması yapmalıdır. • Uygun olan kişiden alım yapılmadan önce, harcama yetkilisinden onay alınmalıdır. • Belli bir süreyi gerektiren işlerde, alımın sözleşmeye bağlanması zorunludur.

50. KAMU İHALE KANUNUNA GÖRE SATIN ALMA YÖNTEMLERİ