SATINALMA VE SATIŞ YÖNETİMİ

1. SATINALMA VE SATIŞ YÖNETİMİ

2. “İŞLETME“ SATIN ALMAK VE SATMAK DEMEKTİR. Büyüklüğü ne olursa olsunBütün işletmeler satın almak,satmak ve kar etmek zorundadır.Satınalma olayı şu şekillerde gerçekleşebilir: • Doğrudan satın alma: Alınan ürünün ya tamamını bir kerede ödeyerek ya da ödemeyi belirli zaman dilimlerine ayırarak • Leasing:Sonuç olarak daha fazla paraya mal olabilir ancak aniden gerçekleşecek büyük bir harcama yapma gereksinimini ortadan kaldırır. • Kiralama Satın alma yapmadan önce uygulamamız gereken bazı kurallar vardır: • Neye ihtiyacımız olduğuna karar vermek • Üretmenin mi yoksa satın almanın mı daha karlı olacağına karar vermek.Bir işletme için bir şey satın almanın tek sebebi para kazanmaktır. • İşletmenize ihtiyacı olan şirketlerden satın alım yapılması daha uygundur.

3. SATIN ALMA YAPILACAK TEDARİKÇİLERİN ARAŞTIRILMASI • Potansiyel tedarikçilerin araştırılma işlemi ekonomik şekilde yürütülmelidir. Çok az sayıda işletme,rehberlerden uygun tedarikçilerin uzun bir listesini yapmak için zaman bulabilir. Ancak bu firmaların yeni işletmeler açılırken kimi işletmelerinde kapandığını akılda tutmaları gerekir. Hiçbir rehber bu nedenle tam anlamıyla güncel değildir.Şuanda gerekli olmayan ancak gelecekte ihtiyaç duyabileceğimiz firmaların fiyat listeleri ve kataloglarını dosyalayarak saklamamız tedarikçi araştırması yapmamızda bize yardımcı olacaktır..

4. İhtiyaçlarınızı yıl bazında ya da daha kısa dönemler için rakamlar halinde belirleyin. Bu sizi ilerisi için düşünmeye zorlayacaktır ve aşağıdaki soruları akla getirecektir. • Kaç tedarikçi ile çalışmalıyım • Bunlardan hangi sıklıkla ve ne miktarlarda mal almalıyım? • Malı nerede depolamalıyım? Küçük miktarda sık sık alarak depolamadan tasarruf etmek mi daha iyi yoksa büyük miktarlarda alarak fiyatı düşürmek mi? • En önemlisi, bu planları daha başarılı bir pazarlık için nasıl kullanabilirim?

5. TEDARİKÇİLERİ SINIFLANDIRMA SİSTEMLERİ • Fiyat • Vade • Satış elemanlarına ulaşabilme kolaylığı (en iyi tedarikçinin bile değeri, eğer telefonları çoğu zaman meşgul ise sınırlıdır) • Kataloglarındaki bilginin hacmi ve değeri • Teslimat • Ambalaj, malların korunması • Satış sonrası hizmetler

6. STOK DENETİMİStok denetimi,”ihtiyacınızı stoklarda bulmak ama fazlasını değil” anlamını taşır.Stokların gereken seviyede tutulması için dikkat edilmesi gereken unsurlar vardır: • Düzenli şekilde stoklamak ve gerektiğinde belirgin etiketler koymak • Stok miktarlarını kaydetmek • Farklı kullanım yada satış tarihleri varsa parti parti ayırmak • Uygun koşullarda saklamak • Stok biran önce kazanca dönüştürülecek ya da kazanç elde etmek için kullanılacak bir yatırımdır.Stokları uzun süre elde tutmak uygun değildir.

7. BU MALI KİM TEMİN EDEBİLİR? Karlı bir iş yürütebilmeniz için,ihtiyaç duyduğunuzdan daha fazla sayıda tedarikçi ve müşterilere sahip olmalısınız.Bir tedarikçi sizi tatmin etmemeye başladığında başka bir yere gidebilme imkanına sahip olmalısınız.Tedarikçi firmaları belirlerken insanlara özgü fakat tehlikeli olan alışkanlıklarda vardır.Bunlardan birincisi tanıdıklarla olan bağlantı,diğeri ise tedarikçi araştırmasının az yapılıp sonradan yeni tedarikçilerin bulunması için çok fazla araştırma yapılması

8. İHTİYAÇLARINIZI LİSTELEYİNHer türdeki satıcıdan neler istenileceğine ilişkin bir liste çıkarmanız gerekmektedir.Bu firmalardan çeşitli talepleriniz olacaktır. • Sipariş büyüklüğüne bağlı iskonto alma • Çok küçük miktarlardaki siparişleri temin etme isteği • Belirli zaman diliminde toplam iş hacmine göre iskonto (prim) • Acil durumlarda kısa süreli teslimat • Teslimat haftanın hangi günlerinde yapılabilir karar verme • Ürünlerde oluşan değişimlerden müşterileri haberdar etme • Gereken durumlarda teknik destek vermek • Teslimatı gecikecek olan ürünlerden haberdar etmek • Ödeme vadesinin belirlenmesi

9. NASIL SATIN ALIRSINIZ?Şuanda tedarikçi listeniz hazır ise bu listeyi test etmeniz gerekmektedir.Test etme işlemini birkaç şekilde yapabilirsiniz. • Mektup • Teleks • Fax • Telefon

10. MEKTUP AVANTAJLARI: • Kopyası takip kolaylığı sağlar • Posta sistemine herkesin ulaşımı kolaydır • Ucuz bir gönderi biçimidir • Alıcının kendi işletmesi için girdilerin en basitidir DEZAVANTAJLARI • Teslimatının çok geç olması • Gönderici ve alıcı yan yana olmadığı için birbirlerini etkileyememeleri,pazarlık yapılamaması

11. TELEKS AVANTAJLARI • Çok acil olduğu dikkatleri çeker • Her iki tarafın elinde üzerinde çalışabileceği bir kayıt bulunur. • Gönderi süresi mektupdan daha kısadır DEZAVANTAJLARI • Mektupdan daha pahalıdır • Faxın varlığı teleks kullanımını engellemiştir

12. FAX AVANTAJLARI • Hız • Kullanım kolaylığı DEZAVANTAJLARI • Postadan çok daha pahalıdır.

13. TELEFON AVANTAJLARI • Kullanımı kolaydır • Cihaz maliyeti düşüktür • İlişkiniz geliştikçe karşınızdakini kontrol altına alma fırsatı DEZAVANTAJLARI • Postaya göre daha fazla maliyet • Doğru kişiye ulaşmak için harcanan zaman • Konuşma sırasında not alma ve saklama zorunluluğu

14. Potansiyel müşteri,hatırlanabilmek ve kendisine yararlı bir gelir kaynağı olarak davranılmasını sağlayabilmek için şirket üzerinde olumlu etkiler bırakmalıdır.Bu çeşitli şekillerde başarılabilir:* Ne istediğinizi iyi bildiğinizi net olarak gösterin.* İşlerinizle ilgili bitim noktalarını saptayın ve konuşmalarınızda bundan bahsedin.* Tedarikçilerin yorumlarını dikkate alın* Sunduğunuz yazılı materyalde,pahalı olması gerekmeyen ama tasarımları ve kalitesi ile diğerlerinden farklı duran kağıtlar kullanın.Tedarikçilere başvuru için yapılacak hazırlıklar şu şekilde olmalıdır:* telefon kullanılacaksa not alma,* mektup* fiyat teklif isteği

15. Bu hazırlıklardan hangisi kullanılırsa kullanılsın içeriği aynı olmalıdır: • Açık bir başlık: Gönderilen yazının sipariş değil bilgi isteği olduğunun derhal anlaşılması gerekmektedir.bu nedenle başlıkta “fiyat teklif isteği” yazısı bulunmalıdır. • Giriş: Yazma ya da telefon etme sebebinin belirtilmesi • Olası ihtiyaçlar üzerine daha fazla ayrıntılı bilgi: Miktar,sipariş büyüklüğü,sipariş sıklığı,mal yada hizmetlere ilişkin ayrıntılı açıklama,yanıtın istenildiği tarih • İstenilecek ayrıntılı bilgi aşağıdakileri de içerebilir: • Fiyat • Miktara göre iskonto • Olağan indirim • Normal kredi imkanları • Kredi için referans gereklimi? • Minimum sipariş miktarı • Siparişten teslimata kadar geçecek süre • Parasını ödeyerek malı hemen alma imkanı

16. SATIN ALMA YAPILIRKEN UYULMASI GEREKEN KURALLAR • Bir teklif ve teklifin kabulü olmalıdır. • Eğer üzerinden belirli bir süre geçmesine rağmen,teklifin kabulü gerçekleşmemiş ise teklifin geçerlilik hükmü kalmamıştır. • Malları seçerken istenilen kullanım amaçlarına uygun olmalarına dikkat edilmelidir. • Yanlış tanıtım sonucu gerçekleştirilmiş satış,malzeme teslim edilse bile geçersiz sayılabilir.

17. SİPARİŞ FORMU TASARIMIEğer şirket kendi sipariş formunu hazırlamak istiyorsa bu form aşağıdaki bilgileri içermelidir: • Şirket ismi yasal hali ile basılı olmalıdır. • Firmanın vergi numarası • Sipariş numarası • Fatura ve sevk adresi • Tarih • Sipariş Miktarı • Ürün tanımlaması • İskontonun belirtilmesi • Toplam sipariş miktarı

18. STOKLARIN DÜZENLENMESİ Genel bir stok denetim yönteminiz olmalıdır. Bu yöntemler: • Depo alanının en az kullanımı • Hiçbir zaman stokların bitmesi nedeniyle satış kaçırmamak • Sermayeyi zorlamamak,stok düzeyini düşük tutmak • Stok denetimi amacıyla kendi zamanınızı ve personelin zamanını en az şekilde kullanmak Stoklardaki malzemelerin miktarlarının doğruluğunun sürekli olması için bazı önlemler alınması gerekmektedir: • Her ürünü her zaman aynı yerde saklayın • Güvenlik unsurunu düşünün • Taban alanını olabildiğince iyi değerlendirin • Değişik malların nerelerde kullanıldığını iyi kontrol edin • Mümkün olan en ucuz depo teçhizatını kullanın. • En eski ürünün ilk satılacağı yere yerleştirin • Standart bir yerleşim düzeni uygulayın

19. FATURA KONTROLÜ Fatura geldiğinde yapılması gereken ilk şey,hemen ödeme yapmanın maddi bir yarar getirip getirmeyeceğini tespit etmektir.Eğer böyle bi yarar yoksa birkaç gün bekletmek genellikle mantıklıdır. Çünkü birkaç faturayı birlikte değerlendirmek mümkün olur. Daha sonra faturayı sipariş ve teslimat belgesi ile karşılaştırın. Faturaların doğrulanmasından sonra sıra ödemeye gelir.