La transformation de la formation à la Régie des rentes du Québec

1. La transformation de la formation à la Régie des rentes du Québec 3 avril 2014 CEGO

2. Yannick Roy Direction du soutien aux opérations Conseiller stratégique Équipe de la transformation de la formation

3. Direction du soutien aux opérations (DSO) 2 lignes d’affaires principales La formation à la tâche (Normes et systèmes) La rédaction des aides à la tâche

4. Direction du soutien aux opérations (DSO) Ses clients Renseignements Régime de Rentes Soutien aux enfants Autres clientèles

5. Un service qui fonctionne mais qui doit être transformé 294 diffusions 1090 jours de formation

6. 1522 apprenants 539 personnes

7. 12 700 pages d’aide à la tâche 3800 m.à.j. par année (30 %)

8. http://www.chaostoorder.com/wp-content/uploads/2011/03/IMG_84561.jpghttp://www.chaostoorder.com/wp-content/uploads/2011/03/IMG_84561.jpg

9. Ça fonctionnait mais… on devait tout de même se transformer + Clientèle externe + Besoins de formation Ressources restreintes Transformation des formations Mouvements de personnel (effet domino)

10. Ça fonctionnait mais… on en profite pour améliorer Indicateurs de gestion Processus et outils Communication interne-externe Collaboration avec nos clients Planification Encadrement des activités

11. Ce que nous avons fait jusqu’à maintenant 2010-2013 - Analyse des tâches et des besoins - Mise à jour des outils d’aide à la tâche - Sélection des contenus - Conception pédagogique • 10 projets de transformation réalisés (10 formations – 3 aides opérationnelles)

12. Ce que nous avons fait jusqu’à maintenant 2010-2013 -25 % - Durées - Flexibilité organisationnelle - Satisfaction des clients - Efficacité et efficience • 10 projets de transformation réalisés (10 formations – 3 aides opérationnelles)

13. Ce que nous avons fait jusqu’à maintenant 2010-2013 -25 % - Durées Économies Flexibilité organisationnelle 62diffusions depuis 2010 300 j-p.(diffusion) Efficacité et efficience 1175j-p. (participants) • 10 projets de transformation réalisés (10 formations – 3 aides opérationnelles)

14. Ce que nous avons fait jusqu’à maintenant 2010-2013 • Des façons de faire transformées • Processus révisés • Outils de gestion plus performants • Outils de travail plus efficaces

15. La démarche en 3 étapes 1 Un plan réaliste Une équipe de transformation 2 Transformer en se transformant 3

16. La démarche en 3 étapes 1 Un plan réaliste Une équipe de transformation 2 Transformer en se transformant 3

17. Faire un état de situation réaliste 1a Processus Processus De travail Outils de travail De décision De coordination Production Gestion Produits Ressources Internes Externes Matérielles Humaines Relations avec les clients

18. Se donner une vision 1b • Ce qu’on veut être • Les défis à relever • Les priorités • Les valeurs Le tout dans une image « simple » ou dans un texte court et facile à partager

19. Se donner une vision 1b • Ce qu’on veut être • Les défis à relever • Les priorités • Les valeurs Le tout dans une image « simple » ou dans un texte court et facile à partager

20. Créer le mouvement 1c • Appui de la haute direction • Appui de la gestion • Appui des clients Se donner le temps, les moyens et les mandats

21. Planifier, s’adapter, avancer 1d • Accepter que la planification soit vivante et active • Choisir les projets: • Critères de sélection appropriés • Opportunités • Se mettre en action rapidement

22. Notre démarche en 3 étapes 1 Un plan réaliste Une équipe de transformation 2 Transformer en se transformant 3

23. Équipe permanente 2a Chargée de projet Conseiller stratégique Conseillers pédagogiques Intégrateur multimédia Conseillers soutien à la tâche

24. Équipes projets 2b Chargée de projet Formateur à la tâche Conseiller stratégique Formateur normes Rédacteur Conseillers pédagogiques Expert contenu Intégrateur multimédia Conseillers soutien à la tâche Décideur client

25. Équipes projets 2b Chargée de projet Formateur à la tâche Conseiller stratégique Formateur normes Rédacteur Conseillers pédagogiques Expert contenu Intégrateur multimédia Conseillers soutien à la tâche Décideur client

26. L’équipe de transformation 2013 2 Chargée de projet Formateur à la tâche Conseiller stratégique Formateur normes Rédacteur Conseillers pédagogiques Expert contenu Intégrateur multimédia Conseillers soutien à la tâche Décideur client

27. Notre démarche en 3 étapes 1 Un plan réaliste Une équipe de transformation 2 Transformer en se transformant 3

28. Notre démarche en 3 étapes 1 Un plan réaliste Une équipe de transformation 2 Transformer en se transformant 1- Formation 3 2- Façons de faire

29. Se donner des principes de travail 3.1a • Concrétiser la vision dans les projets • Orienter les stratégies • Encadrer le développement

30. Se donner des principes de travail 3.1a • Concrétiser la vision • Orienter les stratégies • Encadrer le développement • Analyser et utiliser les tâches comme base du contenu • Impliquer les ressources client dans nos travaux • Réviser les aides à la tâche avant la conception • Mettre les apprenants en action en favorisant le traitement de cas réels

31. Se donner un processus de travail 3.1b • Expliquer les étapes de travail • Définir les rôles et responsabilités • Expliquer les efforts et les durées • internes • clients

32. Se donner un processus de travail 3.1b • Expliquer comment le travail sera fait • Définir les rôles et responsabilités • Expliquer les efforts et les durées

33. Se donner un processus de travail 3.1b • Expliquer les étapes de travail • Définir les rôles et responsabilités • Expliquer les efforts et les durées • internes • clients

34. Se donner un processus de travail 3.1b • Expliquer les étapes de travail • Définir les rôles et responsabilités • Expliquer les efforts et les durées • internes • clients

35. Se donner des outils de travail 3.1c • Encadrer la production • Assurer une uniformité entre les projets • Concrétiser les principes de travail

36. Se donner des outils de travail 3.1c • Encadrer la production • Assurer une uniformité entre les projets • Concrétiser vos principes de travail

37. Se donner des outils de travail 3.1c Ateliers d’identification des tâches et procédures • Encadrer la production • Assurer une uniformité entre les projets • Concrétiser vos principes de travail Processus de tâche

38. Se donner des outils de travail 3.1c Fichier d’analyse des procédures • Encadrer la production • Assurer une uniformité entre les projets • Concrétiser vos principes de travail

39. Se donner des outils de travail 3.1c Fichier d’analyse des procédures • Encadrer la production • Assurer une uniformité entre les projets • Concrétiser vos principes de travail

40. Se donner des outils de travail 3.1c Fichier d’analyse des procédures • Encadrer la production • Assurer une uniformité entre les projets • Concrétiser vos principes de travail

41. Se donner des outils de travail 3.1c • Encadrer la production • Assurer une uniformité entre les projets • Concrétiser vos principes de travail Ratios utilisés (rédaction AO) Modification simple Modification complexe Nouvelle simple Nouvelle complexe 1 j-p. 1,5 j-p. 2,5 j-p.

42. Se donner des outils de travail 3.1c • Encadrer la production • Assurer une uniformité entre les projets • Concrétiser vos principes de travail Ratios utilisés (formation) Analyse et recommandation 20 à 50 j-p. Conception pédagogique De 13 à 20 / 1* *Concepteur expert de contenu

43. Se donner des outils de travail 3.1c • Encadrer la production • Assurer une uniformité entre les projets • Concrétiser vos principes de travail

44. Se donner des outils de travail 3.1c • Encadrer la production • Assurer une uniformité entre les projets • Concrétiser vos principes de travail

45. Se donner des outils de travail 3.1c • Encadrer la production • Assurer une uniformité entre les projets • Concrétiser vos principes de travail

46. Se donner des outils de travail 3.1c • Encadrer la production • Assurer une uniformité entre les projets • Concrétiser vos principes de travail

47. La technologie, un moyen et non une fin 3.1d Besoins = moyens • Formation en salle • Classe virtuelle • Elearning • Capsule de formation • Etc.

48. Notre démarche en 3 étapes 1 Un plan réaliste Une équipe de transformation 2 Transformer en se transformant 1- Formation 3 2- Façons de faire

49. Profiter du momentum 3.2a • Profiter de l’élan créé par la transformation des formations pour transformer les façons de faire • Processus • Outils de gestion • Outils de travail • Planifier des rencontres de travail

50. Mandats en fonction des besoins 3.2b Donner des mandats en parallèle des projets de transformation • Concevoir un lexique pédagogique • Élaborer des processus et outils de travail • Tester des idées ou des solutions • Etc.