XLAB : Formation Initiale

1. XLAB : Formation Initiale • Paramétrage • Commande – Service Fait – Factures • Missions • Echanges et sauvegardes • Outils et bases de données

2. Présentation : les fonctions Les fonctions du logiciel • Gérer les crédits de l’unité • Suivre les dépenses et les disponibles • Faciliter le travail du gestionnaire • Communiquer avec la Délégation

3. Fonction : Gestion des crédits Gérer les crédits de l'unité • Enregistrer les recettes • Suivre les dépenses des crédits sur les origines • Répartir les crédits sur les entités dépensières (équipes, opérations, services …) • Réserver certains crédits

4. Fonction : Suivi Suivre les dépenses et les disponibles • Gestion du fichier fournisseur • Traitement des demandes d’achat • Éditer des bons de commandes • Enregistrer les services faits • Enregistrer les factures • Saisir des demandes de mission

5. Une équipe peut saisir des demandes d'achat. Fonction : Faciliter le travail du gestionnaire Une équipe peut d’informer sur : • Le gestionnaire de l’unité les récupère et les transforme en commandes. • Le traitement de ses demandes d’achat • Son disponible • L’évolution de ses dépenses

6. Fonction : Communiquer avec la Délégation Intérêt du transfert des données • assurer la cohérence des données avec la délégation • il est donc recommandé de transférer régulièrement vos données vers la délégation : • -> Extractions : CHAQUE FOIS que vous saisissez des mouvements • -> Retours : QUOTIDIENNEMENT, même si vous ne transmettez pas régulièrement des commandes factures et missions Transmission par voie télématique Bien paramétrer le nombre de jours d’archivage des transferts

7. BASE DE DONNEES Origines de crédits Entités dépensières Fournisseurs/Produits Clients/Articles Matières Commandes Services Faits Factures Missions Personnel sur CD ... REPONSE IMMEDIATE Consultations individuelles Etats de synthèse Export de données Présentation : un schéma d'ensemble LABORATOIRE DELEGATION SERVICES FAIT COMMANDES FACTURES CREDITS MISSIONS BFC SIRHUS Bons de commande Factures clients Suivi des crédits et des dépenses Ordres de mission et documents annexes

8. Installation Xlab en Mono-poste Installation Xlab en Multi-poste Installation Xlab en Mono-poste / en Multi-poste Sur le Serveur sont installés Sur l’unique Poste de travail sont installés •  Runtime OMNIS • Application Xlab •  Base Xlab •  Runtime OMNIS •  Application Xlab •  Base Xlab Sur chaque poste de travail sont installés •  Runtime OMNIS • Application Xlab •  Runtime OMNIS • Application Xlab

9. Recommandations LES POSTES DE TRAVAIL CERTIFIES SUR PC Windows 2000 Windows XP Windows VISTA Pour les serveurs TSE : Windows 2000 /2003 server (possibilité de paramétrer TSE livré en standard) SUR MAC Mac OS X.4 et X.5, type de processeur Core Duo. EN CAS DE DOUTE http://www.dsi.cnrs.fr/Xlab_tech/pc/pc.asp

10. Paramétrage de la base • Application • Organisme • Unité • Paramétrage des transferts • Habilitations

11. Application : paramétrage de l’application Attention au paramétrage du nombre de jours archivage.

12. Organisme : paramétrage des tutelles

13. Unité : paramétrage du laboratoire

14. Unité : paramétrage des adresses

15. Paramétrages des transferts

16. Habilitations : modèles des fonctions prédéfinies pour les utilisateurs par défaut

17. Paramétrage utilisateurscarte achat

18. Structures des dépenses dans BFC Identique à votre Arborescence Xlab Code division = Codification du labo dans BFC Subventions D’état Ressources Propres banalisées Ressources Propres justifiables OTP2 1B1 OTP1 1B1 9ADO 0B1 PACR 0B1 9ADO 1B1 PACR 1B1 EOTP11 1B1 EOTP12 1B1 Non gérés dans vos bases xlab

19. Structure de l’arborescence type Xlab Niveaux laboratoire 1 CNRS Autre Tutelle (ex université) 2 Subvention D’état Ressources Propres banalisées Ressources Propres justifiables 3 9ADO0999 0B1INTER 9ADO0999 1B1INTER Personnel PACR0999 1B1INTER CONTRAT 1 CONTRAT 2 204571 1B1INTER 4 Personnel 227232 1B1INTER 5 Ttes dépenses 227231 1B1INTER

20. Structures des dépenses dans BFC Identique à votre Arborescence Xlab Code division = Codification du labo dans BFC Subventions D’état Ressources Propres banalisées Ressources Propres justifiables OTP2 1B1 OTP1 1B1 9ADO 0B1 9ADO 1B1 PACR 1B1 EOTP11 1B1 EOTP12 1B1

21. Structure de l’arborescencetype Xlab • Code de gestion 1 Xlab = Adresse analytique = 9ADO0999 9ADO0999 = (9ADO =Autres dépenses opérationnelles ; 0999 = Centre financier BFC = Code pour le laboratoire) • Code de gestion 2 Xlab = Adresse budgétaire = 0B1INTER 0B1= dotation globale sur Subvention d’Etat ; 1B1 = dotation globale sur Ressources Propres INTER = groupe de disciplines (Référence NCBC – Nouveau Cadre Budgétaire et Comptable) PACR = Centre de coût pour les dépenses de personnel autres que sur contrat à justifier (Ressources propres) En dépassement sur Xlab • Pour les contrats à justifier 227371 et 227372 = correspond à la codification de l’EOTP (Eléments d’organigramme technique de projet )

22. Originesde crédit il est possible de changer les codes origines

23. Origines de Crédit

24. APPT PARIS APPT MONTAGNE SALAIRE 1 SALAIRE 2 ALLOCATIONS REMBT SECU LOYERS PERÇUS ORIGINES DE CREDIT ENTITES DEPENSIERES REMBT PRETS IMPOTS VACANCES MAISON ENFANTS MAISON VOITURE LOCAUX FONCIERS REVENUS COURANT ENTRETIEN GARDE SCOLARITE NOURRITURE HABILLEMENT FOURNITURE CANTINE

25. Entités dépensières (exemple)

26. Entités dépensières il est possible de changer les codes entités

27. Ce qui est important ! • Sauvegardes et archivage des données à bien paramétrer. • Retours journaliers – extractions régulières • Bien saisir les codes de gestion dans les origines • L’arborescence des entités dépensières doit refléter la politique du laboratoire • Bien réfléchir aux accréditations des utilisateurs • Pas de gestion avec le code administrateur : l’administrateur n’est pas un gestionnaire.