Voortgangsrapportage t/m mei 2009 Service Organisatie

1. Voortgangsrapportage t/m mei 2009 Service Organisatie Eindhoven 18 juni 2009 naam KMT SO (Govers, vd Ploeg, Voulon) Welzijn Eindhoven, PeuterPlaza, Dynamo, Adviespunt Discriminatie, Speelpark de Splinter en het Vrijwilligerspunt zijn onderdeel van de Lumens Groep

2. Toelichting • Voortgangsgesprekken vinden maandelijks op derde donderdag plaats. • Manager Unit rapporteert aan RvB over uitvoering Managementafspraak. • MU is uitnodigende partij. Leidt het gesprek, stelt agenda op en draagt zorgt voor verslaglegging. • Agenda bestaat uit vaste agendapunten en overige door deelnemers vooraf in te brengen. • Geen schriftelijke rapportage. Lumis rapportage cockpit real time. (screenprints achteraf toevoegen aan verslag). • Rapportage via standaard format. Aan verslag ook afspraken toevoegen (vastlegging door procesmanager) zodat we maandelijks administratief gezien afgeronde set hebben. • RvB vraagt aan Service Organisatie maandelijks om aandachtspunten die zij hebben voor MU vast te leggen en toe te voegen als bijlage aan rapportage. Welzijn Eindhoven, PeuterPlaza, Dynamo, Adviespunt Discriminatie, Speelpark de Splinter en het Vrijwilligerspunt zijn onderdeel van de Lumens Groep

3. Agenda • Opening en vaststellen agenda • Afspraken vorig overleg • Succes van de maand • Rapportage Cockpit • Bijlage 1 Aandachtspunten door SO • Bijlage 2 Verslag afspraken Welzijn Eindhoven, PeuterPlaza, Dynamo, Adviespunt Discriminatie, Speelpark de Splinter en het Vrijwilligerspunt zijn onderdeel van de Lumens Groep

4. 2. Afsprakenlijst • Analyse salariskosten/schoonmaakkosten facilitair schoonmaakkosten stichtingsbesturen 5k versus 0k budget alle panden hogere schoonmaakkosten • Overige personeelskosten, uitsplitsing (forecast-actual) Werkelijke overige pers.kstn HRM jan/mei 49k vs 130k budget agv lagere wervingskosten 27k + advocaat/outpl 32k + bonus/arb.markttoeslag 19k • Opbrengsten SO –> interne doorbelasting betreft uren gemaakt tbv van projecten waar andere LG-afdelingen opbrengsten voor krijgen (worden daar als activiteitenkosten projecten geboekt) • 0,8fte I&A plus, wie/waarom? mw. Alaarrachi aangenomen ipv inhuur SPARQ dus hogere salariskosten maar ook minder kosten inhuur derden Welzijn Eindhoven, PeuterPlaza, Dynamo, Adviespunt Discriminatie, Speelpark de Splinter en het Vrijwilligerspunt zijn onderdeel van de Lumens Groep

5. 3. Succes van de maand HKZ certificering (kwaliteit) Welzijn Eindhoven, PeuterPlaza, Dynamo, Adviespunt Discriminatie, Speelpark de Splinter en het Vrijwilligerspunt zijn onderdeel van de Lumens Groep

6. 4. Rapportage cockpit financieel

7. 4. Rapportage cockpit financieel Conclusies: • 58k Euro hogere opbrengsten agv • hogere project opbrengsten 40k • hogere interne opbrengsten 23k (comm.+beleidsstaf) • 15k Euro hogere kosten door • +62 k meer salariskosten (+2.6 fte) • +45 k inhuur derden (o.a. I8, EB en extra jaarrek.) • - 91 k minder overige personeelskosten (o.a. W&S en juridische HRM kosten) • +18k meer huisvestingskosten (schoonmaak/telefoon) • -24 k minder organisatiekosten (minder P&R / meer acc./advieskosten / minder overige organisatiekosten) • per saldo 42k beter bedrijfsresultaat dan begroot Welzijn Eindhoven, PeuterPlaza, Dynamo, Adviespunt Discriminatie, Speelpark de Splinter en het Vrijwilligerspunt zijn onderdeel van de Lumens Groep

8. 4. Rapportage cockpit hrm

9. 4. Rapportage cockpit hrm • Ziekteverzuim: • Dalend ziekteverzuim. In mei slechts 1,54% • Het verzuim wordt bij de 93 personen door 7 medewerkers veroorzaakt. • Redenen van verzuim: operatie 1 x, griep 6x, bewegingsapparaat 1 x • Geen verzuim bij HRM, Beleidsstaf, Secretariaat en Communicatie • Zwangerschapsverlof binnen Communicatie • Acties om verzuim te verminderen: • Verzuimbegeleiding bij langdurend verzuim bij de afdeling Financiën stokt. Betrokkene is momenteel nog voor 15,42% van het dienstverband ao. UWV zal gevraagd worden de re-integratie-inspanningen van de werkgever te beoordelingen. Werkplekaanpassingen, door arbeidsdeskundige geadviseerd, zijn allemaal gerealiseerd. • Verloop: • Medewerker Financiën is per 1 mei intern overgeplaatst. • Per 1 mei is een nieuwe Vertrouwenspersoon intern gevonden • Per 1 mei is bij de Beleidsstaf tijdelijke medewerker tijdelijk met een min maxovereenkomst voor 12 uur in dienst t/m 31/10/2009 • Per 18 mei een nieuwe medewerker Communicatie Adviseur voor 20 uur (0,56 fte) in dienst. • Verhouding 70 – 30% • Binnen de serviceorganisatie is dit 79,73% en tijdelijk 18,15% • Bij HRM inclusief Beleidsstaf, Communicatie en Secretariaat is het percentage 26,60 % tijdelijke dv’s het hoogst; bij de Medewerkers Informatie & Advies 25,89% tijdelijk en bij Financien is 10,15% tijdelijk. • VOG’s: • Op 3 medewerkers na zijn alle VOG’s ingeleverd. In overleg met de betrokken manager zullen deze medewerkers dringend verzocht worden de VOG in televeren. Advies HR-adviseur is om een brief te sturen waarin een blokkering van het loon wordt aangekondigd. Na binnenkomst van de VOG wordt de loonbetaling gecontinueerd. Verzoek aan de Manager Unit om het startsein hiervoor aan HRM te geven. • Gesprekscyclus: • Van de 93 medewerkers hebben 25 hun doelstellingsverslag bij HRM ingeleverd; • Communicatie 1 x, Financien&Control 2 x, HRM 5 x, Informatie en Advies 11 x, Secretariaat 6 x • Forecast personeel: • 8 OV uren bij HRM lopen op 31/8 af – formatie wordt hoger. • Zw verlof bij HRM in de periode 24 juli t/m13 november 2009. Vervanging geregeld voor de periode 1 juni t/m 31 januari 2010 • Contract Beleidsmedewerker Pedagogische Aanpak wordt op 31/10/2010 teruggebracht naar 30 uur • Op 30 juni en 31 oktober 2009 lopen min/max overeenkomst bij de Beleidsstaf af • Zw verlof binnen Communicatie is op 13 juli afgelopen; vervanging eindigt op 31/7/2009 • Binnen Financiën ontstaat op 31 december 2009 een vacature voor Unit Controller; werving start na de zomervakantie • Binnen Facilitair gaan 3 medewerkers met de OBU in de juni, augustus en september 2009. • Vanaf 1 januari tot en met 331 mei 2009 zijn door HRM 568mutatie wijzigingen verwerkt. Welzijn Eindhoven, PeuterPlaza, Dynamo, Adviespunt Discriminatie, Speelpark de Splinter en het Vrijwilligerspunt zijn onderdeel van de Lumens Groep

10. 4. Rapportage cockpit uren productief

11. 4. Rapportage cockpit uren productief Conclusies: • 95% van uren geschreven (64% binnen fac.mgt.(incl.stichtingsbesturen omdat 10 personen geen uren schrijven) • 7% productiviteit (alleen fac.mgt beneden nivo/zie hierboven) Actie: * zorgen dat ALLE personen uren in TIM registreren Welzijn Eindhoven, PeuterPlaza, Dynamo, Adviespunt Discriminatie, Speelpark de Splinter en het Vrijwilligerspunt zijn onderdeel van de Lumens Groep

12. 4. Rapportage cockpit uren improductief Welzijn Eindhoven, PeuterPlaza, Dynamo, Adviespunt Discriminatie, Speelpark de Splinter en het Vrijwilligerspunt zijn onderdeel van de Lumens Groep

13. 4. Rapportage cockpit uren improductief Conclusies: • Innovatie: 307 uren door de SO geschreven waarvan 250 uren door beleidsstaf • Markt: 49 uren geschreven door beleidsstaf excl. uren Forra ter ondersteuning van accountmgt. regio • Opleidingen: al 47% van jaarbegroting geschreven (m.n. I&A, Communicatie en Beleidsstaf); piek Q 1 (37%) Welzijn Eindhoven, PeuterPlaza, Dynamo, Adviespunt Discriminatie, Speelpark de Splinter en het Vrijwilligerspunt zijn onderdeel van de Lumens Groep

14. Bijlage 1: aandachtspunten door Service Organisatie • veel (negatieve) opmerkingen over ICT , Facilitair en F&C geuit tijden “100 dagen blikvanger” bijeenkomst • hoe hier mee om te gaan? • aanvullende verbeterprojecten definiëren? Welzijn Eindhoven, PeuterPlaza, Dynamo, Adviespunt Discriminatie, Speelpark de Splinter en het Vrijwilligerspunt zijn onderdeel van de Lumens Groep

15. Bijlage 2: verslag afspraken • Diepere analyse overschrijding facilitaire diensten • 10 Facilitair niet-tijdschrijvers opjagen Welzijn Eindhoven, PeuterPlaza, Dynamo, Adviespunt Discriminatie, Speelpark de Splinter en het Vrijwilligerspunt zijn onderdeel van de Lumens Groep