Pertemuan-5 PENETAPAN TUJUAN ORGANISASI

1. Pertemuan-5 PENETAPAN TUJUAN ORGANISASI

2. Tujuan Organisasi • Menentukan tujuan organisasi merupakan fase pertama dalam perencanaan, mengingat begitu banyaknya suatu organisasi menetapkan tujuan-tujuannya, sehingga seolah semua tujuan itu sama pentingnya, sehingga sulit untuk menetukan mana yang harus didahulukan. • Dalam hubungannya dengan tujuan organisasi, menurut Packard, Philips.C dalam bukunya Crytical path analysis for development administration menyebutkan : • “When we plan, we prepare a plan for action. To prepare a plan for action means that we are looking toward future. in other word we are concerned with time”

3. Tujuan organisasi merupakan tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang tapi dimaksudkan untuk dicapai di waktu yang akan datang melalui kegiatan-kegiatan organisasi, jadi dua unsur penting tujuan adalah : • Hasil akhir yang digunakan di waktu mendatang • Usaha-usaha atau kegiatan sekarang diarahkan • Tujuan harus dapat dipahami oleh semua jajaran anggota organisasi / perusahaan mulai dari pimpinan tingkat bawah.

4. Tujuan organisasi dapat dibagi menjadi dua bagian: • Tujuan bersifat intern  yang bersifat kedalam organisasi sendiri • Tujuan bersifat ekstern  yang berkaitan dengan hubungan-hubungan dengan pihak luar

5. Lima tipe tujuan dilihat dari sudut pandang yang berkepentingan (masyarakat, pelanggan) • Tujuan Masyarakat (societal goals) yakni menjaga nilai-nilai budaya dimasyarakat. • Tujuan Keluaran (output goals) yakni berkenaan dengan jenis-jenis keluaran tertentu dalambentuk fungsi-fungsi konsumen, contoh: barang-barang konsumen, jasa-jasa bisnis, pemeliharaan kesehatan, pendidikan dll. • Tujuan sistem (system goals) yakni pernyataan atau cara pelaksanaan fungsi organisasi, tidak tergantung pada barang atau jasa yang di produksi/tujuan yang diambil. Contoh : Penekanan pada pertumbuhan, stabilitas, laba dll. • Tujuan produk (product goals) yakni berbagai karekteristik barang-barang atau jasa-jasayang diproduksi. Contoh : Penekanan atas kualitas atau kuantitas gaya, keaneka ragaman /pembaharuan produk. • Tujuan turunan (derived goals) yakni, tujuan digunakan organisasi untuk meletakkan kekuasaannya dalam pencapian tujuan-tujuan lain. Contoh : Pelayanan masyarakat, pengembangan karyawan.

6. Ada 5 fungsi tujuan yaitu • Pedoman Bagi Kegiatan untuk meberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi organisasi mengenai apa yang dan tidak harus dilakukan. • Sumber Legitimasi yakni pengakuan dari pihak luar akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan berbagai sumber daya dan dukungan dari lingkungan disekitarnya. • Standar Pelaksanaan, yakni bila tujuan dinyatakan secara jelas dan dipahami, hal ini akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi. • Sumber Motivasi, yakni tujuan organisasi dapat berfungsi sebagai sumber motivasi dan identifikasi karyawan yang penting, tujuan organisasi sering memberikan isentif bagi para anggota. • Dasar Rasional Pengorganisasian, yakni mana tujuan organisasi merupakan suatu dasar perencanaan organisasi, tujuan organisasi dan struktur organisasi berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan.

7. Proses penetapan tujuan merupakan usaha untuk menciptakan nilai-nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organisasi. Unsur dasar yang melatar belakangi penetapan tujuan suatu organisasi : • Barang dan jasa yang diproduksi organisasi memberikan manfaat paling sedikit sama dengan harganya • Barang dan jasa dapat memuaskan kebutuhan konsumen / langganan. • Teknologi yang digunakan dalam proses produk akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing • Dengan dukungan dan kerja keras seluruh sumber dayanya. Organisasi dapat beroperasi lebih baik untuk menjaga kelangsungan hidup (survive) yaitu untuk pertumbuhan (growth) dan menghasilkan laba (profitable). • Pelayanan manejemen akan memberikan public image menguntungkan.

8. MANAGEMENT by OBJECTIVE (MBO)

9. Management By Objectuve (MBO) MBO pertama kali diperkenalkan oleh Peter Druker dalam bukunya, The Practice of management tahun 1954, kemudian berkembang dengan nama yang lain seperti : - Manajemen berdasarkan sasaran, - Manajemen berdasarkan hasil, - Management by results, goals management dsb. Walaupun berbagai nama yang berbeda tetapi tujuannya adalah sama, pada hakekatnya MBO menekankan pentingnya peranan tujuan dalam perencanaan efektif.

10. Sukses penerapan MBO didasarkan dua hipotesa : • Bila seseorang melekat secara kuat pada suatu tujuan, dia akan bersedia mengeluarkan usaha lebih untuk meraihnya di banding bila sorang tidak merasa terikat. • Kapan saja sesorang memperkirakan sesuatu akan terjadi, dia akan melakukan apa saja untuk membuatnya terjadi.

11. Unsur-unsur umum yang selalu ada dalam berbagai sistem MBO yang efektif • Komitmen pada program, program MBO yang efektif masyarakat komitmen para manejer dari setiap tingkatan organisasi terhadap pencapaian tujuan –tujuan pribadi dan organisasi serta proses MBO • Penetapan tujuan manajemen puncak, program-program perencanaan efektif dimulai para manajer puncak, yang menetapkan tujuan-tujuan pendahuluan setelah berkonsultasi dengan para anggota organisasi lainnya. • Tugas-tugas perseorangan, dalam suatu program MBO efektif, setiap manajer dan bahawan merumuskan tanggung jawab dan tujuan jabatan secara jelas. • Partisipasi, semakin besar partisipasi bersama antara manejer dan bawahan, semangkin besar kemungkinan tujuan akan tercapai. • Otonomi dalam Impementasi rencana, setelah tujuan ditetapkan dan disetujui individu mempunyai kekuasaan dalam pemeliharaan peralatan untuk pencapaian tujuan. • Peninjauan kembali prestasi, manajer dan bawahan secara periodik bertemu untuk meninjau kembali kemajuan terhadap tujuan.

12. KEKUATAN & KELEMAHAN MBO

13. Kekuatan atau kebaikan-kebaikan berbagai program MBO : • Para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka • Membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan tujuan dan sasaran • Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan • Membuat para individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi • Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu.

14. Kelemahan-kelemahan untuk organisasi yang mempunyai program MBO formal : • Kelemahan yang melekat (inherent) pada proses MBO ini mencakup konsumsi waktu dan usaha dalam proses belajar untuk menggunakan teknik-teknik MBO dan meningkatkan banyaknya kertas kerja. • Diskripsi jabatan, yakni penyusunan daftar tanggung jawab pekerjaan dan ini sulit. • Penyesuaian dan perubahan, dengan menerapkan sisitem MBO akan memerlukan banyak perubahan dalam struktur organisasi, pola wewenang dan prosedur pengawasan. • Gaya dan dukungan manajemen, mereka memerlukan latihan dan pendidikan kembali sebelum mereka menerapkan sistem MBO. • Penetapan dan pengkoordinasian tujuan, penetapan tujuan yang menantang sekaligus realistik, merupakan sumber kebingungan manajer. • Pengawasan metoda pencapaian tujuan, manejer dapat mengalami prustasi bila usahanya untuk mencapai tujuan bergantung pada pencapaian bagian lain. • Konflik antara kreatifitas dan MBO, mengikatkan evaluasi prestasi dan kompensasi pencapaian tujuan meungkin berlawanan dengan tujuan prduktivitas bila hal itu cenderung tidak mendorong inovasi.

15. MBO seharusnya tidak dipandang sebagai “Obat Mujarab” bagi berbagai kebutuhan erencanaan, motivasi, evaluasi dan pengawasan suatu organisasi.

16. Beberapa unsur yang diperlukan bagi efektifitas MBO sbb : • Mendidik dan melatih manejer. Agar MBO sukses manejer harus mempunyai keterampilan yang sesuai. • Merumuskan tujuan secara jelas. Manejer dan bawahan harus dipuaskan bahwa tujuan adalah realistik dan mudah dipahami. • Menunjukan komitmen manajemen puncak secara kontinyu. Manajemen puncak harus memberikan dukungan yang kontinyu kepada bawahan agar program sukses. • Membuat umpan balik efektif setiap kebijakan selalu diadakan peninjauan kembali apakah sudah sesuai dengan tujuan organisasi dan memberikan umpan balik. • Mendorong partisipasi, manajer harus menyadari bahwa partisipasi bawahan dalam penetapan tujuan bersama dapat mengandung implikasi pengalokasian kekuasaan.