Perttu Tolvanen

1. Intranet-järjestelmätjatoteuttajatSuomessavuonna 2012 Perttu Tolvanen Alustoja, tuotteita, legopalikkakokoelmia, digitoimistoja, konsulttitaloja, erikoistuneitaintegraattoreita, yleisosaaviaintegraattoreitajasekalaisia it-taloja. Tämäkoulutustuojärjestystätähän intranet-ostajankohtaamaankaaokseen. TalentumEventsinjärjestämänseminaarinintentensiivipäivä 21.9.2012 • Intranettienjajulkaisujärjestelmienasiantuntija • Projekti55 Oy • www.projekti55.fi

2. Isot kysymykset joihin koulutus vastaa • Millä julkaisujärjestelmillä intranetteja Suomessa rakennetaan? • Ketkä IT-toimittajat tekevät intranetteja eniten Suomessa? • Millaisiin tehtäviin eri järjestelmät parhaiten sopivat? • Millaisia intranetteja Suomessa tehdään? Millaisilla projektimalleilla? • Mihin eri aloihin ja ongelmiin eri järjestelmät ovat erikoistuneet? • Miten eri työkalut osaavat ryhmätyötilat ja dokumenttienhallinnan? Voiko ryhmätyötilat rakentaa erillisinä? • Miten intranet-työkalut saadaan toimimaan yhteen erillisten dokumenttienhallintajärjestelmien kanssa? • Miten eri järjestelmät toimivat keskenään? Voiko käytännössä esimerkiksi ryhmätyötilat ja hakukoneen ostaa erikseen? • SharePoint-kumppanit erityiskatsauksessa - keneltä kannattaa mitäkin palveluita ostaa? • Millaisia erilaisia tapoja on ostaa SharePointtia? Miten paketoidun intranet-ratkaisun ostaminen eroaa "tavallisesta SharePoint-projektista"? Millaisia koiria on haudattuna halpoihin pakettiratkaisuihin?

3. Ohjelma • 9.00-10.00 Intranet-konseptien historiaa & intranet-konseptit Suomessa • 10.00-10.30 Oman projektin/tilanteen haastavuuden arviointi • 10.30-11.00 Hankkeistamisen kulmakivet • 11.00-12.00 Erilaisia intranet-projekteja & erilaiset verkkopalvelukokonaisuudet (intranet vs. extranet vs. internet) • 12.00-13.00 Lounas • 13.00-14.30 Järjestelmät Suomessa, katsaus tyypillisiin vaihtoehtoihin (Drupal, Confluence, SharePoint, ym.) • 14.30-15.30 Erityishaasteet: toteuttajayrityksen valinta, mobiilin huomiointi, integraatioihin varautuminen, käyttäjätiedot- ja käyttöoikeuksien hallinta • 15.30-16.00 Yhteenveto & vastauksia erityiskysymyksiin • Huom. Materiaali ei sisällä kaikkea käsiteltävää asiaa. Esimerkiksi toteuttajayrityksien toimintaa käsitellään suullisesti, ja ei-jaettavien esimerkkimateriaalien kautta.

4. Suhde intraan vaihtelee...

5. ”Intranet”-konseptin evoluutiosta Intran peruskulmakivet. ”Yhteystiedot, lounaslistat, johdon propagandaa” ”Uutiset, tapahtumat, työpaikat” ”Tärkeät dokumentit yhdessä paikassa” ”Kahvipöydän laajennus” ”Yhteinen sanasto, yhteiset pelisäännöt” ”Ilmoitustaulu” HR:n tuottamat ohjeet ja säännöt

6. ”Intranet”-konseptin evoluutiosta Viime vuosien haaveilut. Intran peruskulmakivet. ”Sosiaalinen intranet” – keskusteluja? kysymyksiä? ”Yhteystiedot, lounaslistat, johdon propagandaa” Roolin mukaan personoituva henkilökohtainen työpöytä, ”mitä seuraavaksi?” ”Uutiset, tapahtumat, työpaikat” ”Tärkeät dokumentit yhdessä paikassa” ”Kahvipöydän laajennus” ”Liikkuva toimisto” (intramobiilissa) Haku kaikkeen tietoon organisaatiossa ”Yhteinen sanasto, yhteiset pelisäännöt” ”Ilmoitustaulu” Ryhmätyötilat HR:n tuottamat ohjeet ja säännöt Kaikki dokumentit

7. Isoin muutos viime vuosina... ... mutta toimivia kehityssuuntia on tullut lisää. Peruskivet ovat pysyneet... ”Sosiaalinen intranet” – keskusteluja? Kysymyksiä? ”Yhteystiedot, lounaslistat, johdon propagandaa” Roolin mukaan personoituva henkilökohtainen työpöytä, ”mitä seuraavaksi?” ”Uutiset, tapahtumat, työpaikat” ”Tärkeät dokumentit yhdessä paikassa” ”Kahvipöydän laajennus” ”Liikkuva toimisto” (intramobiilissa) Haku kaikkeen tietoon organisaatiossa ”Yhteinen sanasto, yhteiset pelisäännöt” ”Ilmoitustaulu” Ryhmätyötilat HR:n tuottamat ohjeet ja säännöt Kaikki dokumentit

8. Nousevia isoja aiheita • Järjestelmien ”sosiaalistuminen” ja ”virtuaalisen kohtaamispaikan” konseptin kehittyminen • Sähköpostin ongelmat aletaan ymmärtää kaikilla tasoilla  kaivataan ryhmätyövälineitä ja fiksumpia tapoja dokumenttien jakamiseen, mutta samalla ahdistutaan useiden kanavien ja työkalujen tuomasta sekamelskasta. • Dokumenttien merkitys laimenee – aletaan siirtyä dokumenttien ja sivujen sekamaailmaan. Uutena ”dokumenttityyppinä” tulevat keskustelut. • Konsepti- ja sisältöratkaisujen pitää kestää järjestelmäpäivityksiä, esim. hakukonetta ei saa räätälöidä omien sisältö- ja metatietorakenteiden takia. • Tietojen jäsentelymallit joutuvat koetukselle yhteisten tietovarastojen laajentuessa entisestään. Onko enää edes mahdollista löytää yhteisesti ymmärrettäviä jäsentelymalleja sisällöille?

9. Erikonseptit Perttu Tolvanen Viestinnällinen intranet vs. sosiaalinen intranet vs. sähköinentyöpöytä • Intranettienjajulkaisujärjestelmienasiantuntija • Projekti55 Oy • www.projekti55.fi

10. Suhde intraan vaihtelee...

11. Suhde intraan vaihtelee... ”Sähköinen työpöytä” (haaveillaan ”yhdestä joka tekee kaiken”) Viestinnällinen ”majakka”

12. ”Sähköinen työpöytä” ”Sosiaalinen intranet” ”Viestinnällinenmajakka”

13. 1) Viestinnällinen intranet • Viestinnällinen sydän joka kertoo sen mitä virallisesti organisaatiossa tapahtuu. Toimitus, tai jokin nimetty organisaatio, ylläpitää tietoja ja julkaisee uutisia. Intranet (luotettavat ohjeet, henkilöhaku, yhteiset uutiset) Haku

18. 2) Sosiaalinen intranet • ”Sosiaalinen intranet” = viestinnällinen intranet + henkilöhaku + profiilisivut + virta (tapahtumista, keskusteluista). • Olennaisin ero viestinnällisiin introihin on, että sosiaalisissa introissa sisällöntuotantojoukoksi aidosti nähdään koko organisaatio. ”The feed”. Mahdollisesti uusi organisaation ”sydän”, ei välttämättä intran etusivu. Intranet (luotettavat ohjeet, henkilöhaku, yhteiset uutiset) Profiilisivu (yksi henkilön mastersivu, joka löytyy hakukoneista)

20. 3) Sähköinen työpöytä • Sähköiseen työpöytään on pari erilaista ”filosofista” näkemystä. Isoin jakolinja on välillä a) tietotyöorganisaatio vai b) prosessiorganisaatio. • Tuotteiden kautta katsottuna löytyy myös pari erilaista näkemystä: a) SharePoint edustaa ryhmätyö- ja dokumenttikeskeistä sähköistä työpöytää, b) Liferay/Oracleportaalit ym. edustavat integraatio- ja asiointikeskeistä sähköistä työpöytää. Intranet (luotettavat ohjeet, henkilöhaku, yhteiset uutiset)

21. Evoluutiokohtisähköistätyöpöytää TASO 5 : Sähköinen työpöytä ohjaa toimintaa – mittarit ja sovellukset Liiketoimintasovellukset osana intraa/työtiloja. Esim. “myynnin työtila”, “tuotannon työtila”, “projektipäällikön työtila”. Sosiaalinen sähköinen vuorovaikutus arkipäivää. TASO 4 : Sähköinen työpöytä lähestyy – oma sivu yhdistää tietovirrat Vuorovaikutusta tukeva personoitu sähköinen työpöytä. Yritystason hakupalvelu. Tapahtumavirrat. Ryhmätyötilat. Raportit. “Oma sivu yhdistää tietovirrat”. TASO 3 : Kommentointi ja keskustelu arkipäivää - vuorovaikutus toimii Vuorovaikutus blogeissa, wikeissä, chateissä ja online-kokoustiloissa. Reaaliaikainen organisaatio: läsnäolo- ja tilatietoisuus. Intran uutisissa on kommentointi. Tehostuminen & yhteishenki TASO 2 : Ryhmätyötilat intran rinnalla – dokumentit hallinnassa Intranet arkinen työväline, joka sisältää ryhmätyötiloja ja dokumenttivarastoja. Dokumentit hallitaan suunnitelmallisesti. Itsepalvelulomakkeet. Raportteja jaetaan mm. excel-tiedostoin. TASO 1 : Viestinnällinen intranet – tiedostojen yhteiskäyttö Verkkolevyt laajassa käytössä. Intranet sisäisen uutisoinnin ja viestinnällisten dokumenttien jakoväline (johdon propagandaväline). Yritysidentiteetin rakennusväline. TASO 0 : Sähköpostikivikausi Sähköposti keskeinen viestintäkanava ja dokumenttivarasto. Verkkolevyt satunnaisessa käytössä. Tieto siiloutunut toisiinsa kytkeytymättömiin tietovarastoihin. Sähköposti = työlista. Inspiraatiota otettu useista eri lähteistä. Mm: Razorfish intranet maturity model & Peltola, T.: Tiedonhallinta – avain tietotyön tuottavuuteen. Kirja 2009.

22. Tietotyön näkökulmasta... Hakukone ”Sähköinen työpöytä” Sosiaalinen intranet Raportit Ryhmätyötilat Viestinnällinen intranet Työtilat ja samat palvelut kumppaneille myös Dokument-tienhallinta

23. Prosessityön näkökulmasta... ”Sähköinen työpöytä” ”Johdon työpöytä” Ehkä: Samoja palveluita asiointikanavan kautta asiakkaille (extranet) Itsepalvelut (tuntikirjaukset, häiriöilmoitukset, jne) Viestinnällinen intranet Raportit ja yhteenvedot

24. ”Sähköinen työpöytä tarkoittaa toimivaa kokonaisuutta.” ”Lähiöarkkitehtuuri.”

25. ”Sähköinen työpöytä tarkoittaa toimivaa kokonaisuutta.” ”Kirkonkylä.”

26. Yhteenveto (eri konseptit) • Ensin pitää ymmärtää intranetin rooli omassa organisaatiossa – ja sen suhde muihin järjestelmiin. Tärkeimmät kysymykset: Mitä asioita ja tehtäviä intranet omistaa nyt? Mitä asioita se voisi omistaa loogisesti? • Lopulta käyttäjät päättävät sen, että oletko tekemässä viestinnällistä intranettia, sosiaalista intranettia vai sähköistä työpöytää! • Intranet-kehittämisessä on erityisen järkevää aloittaa esiselvitysprojektilla tai intranet-tiekartan suunnittelulla. Tällöin kannattaa myös ottaa näkökulmaksi laajemmin sisäinen viestintä, ryhmätyön kehittäminen ja tietojen löydettävyys.  Hyvää tietoa johdolle, IT:lle ja HR:lle myös!

27. Hankkeenhaastavuudenkarkeaarviointi Perttu Tolvanen Montakoerityishaastettasinulla on projektissasi? @perttutolvanen • Intranettienjajulkaisujärjestelmienasiantuntija • Projekti55 Oy • www.projekti55.fi

28. Keskeiset ”hankalat” muuttujat Kielipolitiikan monimuotoisuus Toiminnan maantieteellinen hajanaisuus Muut IT-järjestelmät ja tiedonhallinnan arkkitehtuuri Budjetti Monikielisyys Toiminnan luonne (tietotyö vs. tehdas) Toimintaa useassa eri maassa (eri lainsäädännöt) Useita eri liiketoiminta-alueita

29. Haastavuuden arviointi (1 piste / kohta) • Useita eri liiketoiminta-alueita tai tuotelinjoja, jotka toimivat kohtuullisen itsenäisesti • Toimintaa useassa eri toimipisteessä (useita vahvoja toimipisteitä) • Toimintaa useassa eri maassa • Useita eri kieliä käytössä • Monimuotoinen kielipolitiikka (ei selkeitä pelisääntöjä) • Monimuotoista toimintaa (=tietotyötä ja tehdastyötä/prosessityötä) • Heterogeeninen IT-arkkitehtuuri, ei selkeitä masterdata-sääntöjä • Sähköposti isossa roolissa, myös tiedottamisessa • Uudistat samalla kertaa ryhmätyön käytänteitä ja organisaatiosi käyttämän dokumenttienhallinnan ratkaisun

30. Haastavuuden arviointi Asiakkaalta vaadittava työmäärä. • 5 pistettä, tai enemmän = panosta esiselvitykseen ja konseptisuunnitteluun, olet tekemässä jotain joka vaatii tarkkaa suunnittelua ja vaiheistamista – sekä erittäin herkkää korvaa ja nopeata reagointia käyttöönottovaiheessa! • 2-4 pistettä = melko normaali intranet-projekti toimittajalle, joka on tehnyt vaativia intranetteja aiemminkin, mutta valitse silti huolella tiimin jäsenet etenkin suunnitteluvaiheeseen • 0-1 pistettä = voit keskittyä lanseeraussuunnitteluun ja uutisten sisältölinjauksiin (voit ostaa intrasi melkein vaikka digitoimistolta)

31. Hankkeistamisenkulmakivet Perttu Tolvanen 1) Esiselvitys, osallistaminenjatulostenviestintä. 2) Valituntuotteenjabudjetinmukaisestieteneminen. 3) Nopeastitoimivaanpalveluun – vaikkapilotinavulla. @perttutolvanen • Intranettienjajulkaisujärjestelmienasiantuntija • Projekti55 Oy • www.projekti55.fi

32. Esiselvitys pähkinänkuoressa • Kappale 1: Sisäisen viestinnän, ryhmätyön ja tiedon löydettävyyden kipupisteet organisaatiossa. • Kappale 2: Nykytila & tavoitetila. Tavoiteltava palvelukokonaisuus visuaalisesti kuvattuna (intranet, extranetit, internet, muut keskeiset palvelut). • Kappale 3: Kehityksen tiekartta • Kappale 4: Priorisoitu lista keskeisistä vaatimuksista, jotka kohdistuvat intranet/sähköinen työpöytä –palveluun. • Kappale 5: Soveltuvat järjestelmätuotteet/alustat. • Kappale 6: Toimintatapamuutokset joille edellytetään johdon tukea ja muutosviestintää. Ehdotettavat pilottiyksiköt ja –hankkeet. • Kappale 7: Ehdotettavat seuraavat askeleet. Esiselvitys ---------------- ---------------- ---------------- ---------------- ---------------- ---------------- Dokumentin otsikkona esim. ”Intranet-hankkeen esiselvitys”.

33. Esimerkkejä elementeistä • Visualisoinnit auttavat viestinnässä. • Persoonat voivat myös olla hyödyllinen viestintäväline (ja etenkin kun pohjautuvat haastatteluihin).

34. Projektin vaiheet (raskas malli) // Pilotit // Esiselvitys (3-4kk) Kilpailutus (1-2kk) Toteutus (3-5kk) Käyttöönotto (6kk) // 1. vaihe // // 2. vaihe // // jatkokehitys //

35. Projektin vaiheet (kevyt malli) // Pilotit // Esiselvitys (1-2kk) Kilpailutus / kumppanivalinta (1-2kk) Muistettava tässäkin mallissa, että sopimuksen allekirjoituksesta projektin todelliseen käynnistymiseen kestää aina vähintään 1kk (tai sitten toteuttajalla ei ole ehkä kaikki asiat kunnossa...). Toteutus (2-3kk) Käyttöönotto (6kk) // ylläpito //

36. Yhteenveto hankkeistuksesta • Näkökulmana ei ainoastaan intranet ja sisäinen viestintä. Myös ryhmätyö, dokumenttienhallinta ja yhteistoiminta kumppaneiden kanssa hyvä ottaa mukaan laajuuteen. Keskittyminen voi olla intranetissa, mutta intran roolia ei voi ratkaista jos ei ymmärrä sen ympärillä olevia elementtejä! • Haastatteluilla ja työpajoilla tehtävä pohjatyö kannattaa usein ottaa myös siitä näkökulmasta, että ”mikä ahdistaa työssäsi?”.  tärkeätä tietoa HR:lle, johdolle ja IT:lle. • Esiselvityksen tuloksena voi tulla kolme erilaista johtopäätöstä: • Kehitetään nykyisiä järjestelmiä ensisijaisesti – tiekartan johdattamana. • Uudistetaan intranet/sähköinen työpöytä tuotevetoisesti, esim. jokin SharePoint-paketointi tai Confluence. • Uudistetaan intranet/sähköinen työpöytä ohjelmistokehitysprojektina jonkun alustajärjestelmän päälle, esim. Liferay, SharePoint, Drupal. Esiselvitys ---------------- ---------------- ---------------- ---------------- ---------------- ---------------- Dokumentin otsikkona esim. ”Intranet-hankkeen esiselvitys”.

37. Intranet-projektitSuomessavuonna 2012 Perttu Tolvanen Erilaisiatarpeita, erilaisiaratkaisuja @perttutolvanen • Intranettienjajulkaisujärjestelmienasiantuntija • Projekti55 Oy • www.projekti55.fi

38. Neljä erilaista intranet-hanketta (=näkemystä) 1) Viestinnällinen intranet 2) Sosiaalinen intranet 4) Portaalimallit 3) ”Sähköinen työpöytä” Organisaatiossa intranet on vakiintunut ohjeiden, uutisten, linkkien ja joidenkin perustyökalujen paikaksi. Tätä ei haluta ”rikkoa”, vaan viestinnällistä intraa halutaan korkeintaan kehittää ”sosiaalisempaan suuntaan”, esim. henkilöprofiilien, kommentoinnin, paremman haun, blogien ym. kautta. Intranet nähdään enemmän ”portaalina” johon nostetaan tietoa, raportteja, uutisia ym. monesta eri lähteestä. Tässä näkemyksessä viestinnällinen intranet voi olla aivan erillinen palvelu jonne on koottu kaikki ohjeet, mallit ja perehdytysmateriaalit yms. Etenkin erittäin suuret konsernit usein käyttävät tätä mallia jossa heillä on käytännössä ”portaali-intranet” ja erillinen ”intranet jossa on oikeasti sisältöjä. Myös ”Yammeritym.” tähtäävät tähän malliin enemmän kuin kahteen edelliseen malliin. Intranetin seuraavana askeleena nähdään viestinnällinen intranet yhdistettynä ryhmätyöhön, dokumenttienhallintaan, keskusteluihin ja ylipäätään ”fiksumpaan tietotyöhön talon sisällä”, ja ehkä myös kumppaneiden kanssa.

39. Neljä erilaista ostotapahtumaa ”Haluan intranetin jossa voi keskustella, jakaa päivityksiä ja tykätä toisten päivityksistä.” Aika jäsentymätön ratkaisukenttä vielä tällä hetkellä. Jotkut ratkaisevat Yammerilla, toiset räätälöivät SharePointtia, kolmannet hyödyntävät Confluencea. Tuotteista Confluence on lähimpänä kokonaisratkaisuna, mutta Yammerit ym. ovat keskustelualustoina ylivertaisia. 2) Sosiaalinen intranet 1) Viestinnällinen intranet 3) ”Sähköinen työpöytä” 4) Portaalimallit ”Haluan tehdä viestinnällisen intranetin, joka on aika irrallinen kokonaisuutensa. En halua räätälöidä sitä, haluan ostaa tuotteen ja korkeintaan kytkeä sen käyttäjähallintaani.” Vaihtoehtoina lähes mikä tahansa julkaisujärjestelmä. Käytännössä Confluenceja tuotteistetut SharePoint-ratkaisut ovat tyypillisimpiä. Myös Drupalia ja Liferayta käytetään näissä tapauksissa. Budjetit yleensä 20k-90k. Projektina ”aika kiva”. ”Haluan viestinnällisen intran ohella tehdä ryhmätyötilat, laittaa dokumenttienhallinnan kuntoon ja saada yhden kunnollisen hakukoneen kaikkiin näihin.” SharePoint on erittäin vahva tässä mallissa. Avoimen koodin haastaja lähinnä Liferay+Alfresco. Budjetit välillä 80k-250k. Yleensä ”SharePoint-projekti”, jossa kyse kuitenkin paljon enemmän toimintatapamuutoksesta kuin it-projektista. ”Haluan portaalimaisen ratkaisun, josta eri käyttäjät näkevät profiloidusti heitä kiinnostavia tietoja. Järjestelmä on integroitu useisiin muihin järjestelmiin, ja toimii porttina yrityksen kaikkiin muihin keskeisiin järjestelmiin.” Vaihtoehtoina Oraclen järjestelmät, Liferay+Alfresco ja SharePoint pääasiallisesti. Budjetit yleensä 200k-600k.

40. ”Tyypillinen intranet” • Tyypillistä intranettia ei oikein olekaan. Organisaatioiden ”intranet-historiat” ovat kovin erilaisia – ja introjen maailmassa vaatimuksesta joustaminen ei ole tyypillistä – ja tämä sopii integraattoreille ja monenlaisille portaaleille (!). Kieliversio Pääversio, jolla x määrä kieliversioita. Maasaitti Maasaitti Maasaitti Puhelinluettelo Maasaitti Järjestelmä y Järjestelmä x

41. Erityiskysymys: Monikieliset intranetit • Lisäksi näiden kahden hybridejä paljon maailmassa, mutta hybridit yleensä ongelmallisia, koska käyttäjät eivät hahmota kokonaisuutta ja hakukonetta vaikea saada toimimaan hyvin. Myös sisällöntuotannon kannalta hybridimallit voivat olla hyvin vaikeakäyttöisiä. Malli A: Kieliversiot Malli B: Maasaitit. Pääversio, josta lähes 1:1 käännetyt kieliversiot. Main website Pääversio, joka esim. globaali intranet ja englanniksi. Main website Maasaitti Maasaitti Maasaitti Maasaitti + Language / country versions Malli A sopii konserneille jotka toimivat hyvin yhdenmukaisesti eri puolilla maailmaa, ja vaikka poikkeuksia on, niin ne ovat selvästi poikkeuksia. Tässä mallissa on oikeastaan vain ”yksi intranet”. Malli B sopii konserneille, joiden liiketoiminta on eri alueilla hyvin erilaista. Tällöin globaali intranet omistaa asiat, jotka ovat kaikille yhteisiä, mutta maaintrat ovat käyttäjien ensisijainen palvelupiste.

42. Kokonaismalli A • Perinteisin malli, jossa kaikki kolme palvelua ovat omia kokonaisuuksiaan. Intranet on ”sisäverkon juttuja”, extranet on asiointikanava asiakkaille ja internet-sivusto on viestinnällinen/markkinoinnillinen palvelu. Tämä malli mahdollistaa helpoiten sopivimman järjestelmän ja toimittajan valinnan jokaiselle palvelulle erikseen. Tämä on etenkin kuluttajaliiketoiminnan puolella yleinen malli. Internet-sivusto Intranet Extranet

43. Kokonaismalli B1 • Etenkin B2B-liiketoiminnassa ryhmätyötilat ja dokumenttien jakaminen ovat asioita joissa käytetään paljon yhteistyökumppaneita, ja tällöin extranet-palvelu on hyvin lähellä intranet-palvelua. Esimerkiksi SharePointin päälle tehtävät intranet+ryhmätyötilat –kokonaisuudet ovat usein tällaisia intranet+extranet -yhdistelmiä. Myös Confluencen päälle on tällaisia kokonaisuuksia tehty esim. diileriverkostolle tietojen jakamiseen. Malli mahdollistaa myös internet-sivustolle tehtävän julkaisujärjestelmävalinnan käsittelemisen aivan omana kokonaisuutenaan. Internet-sivusto Intranet Extranet

44. Kokonaismalli B2 • Tässä mallissa intranet on edelleen irrallinen, oma viestinnällinen kokonaisuutensa, mutta extranetista on tehty keskeinen, strateginen tietovarasto omalle henkilökunnalle, yhteistyökumppaneille ja asiakkaille. Tämä malli vähentää olennaisesti esim. monikanavajulkaisemisesta syntyviä hallintahaasteita, ja on usein oman henkilökunnan kannalta loogisempi ymmärtää. Esimerkiksi pankit ovat käytännössä usein tässä mallissa, eli heidän extranet on verkkopankki ja verkkopankki on keskeinen työkalu asiakkaille ja omalle henkilökunnalle. Internet-sivusto Intranet (viestinnällinen) Extranet(ryhmätyötilat omalle henkilökunnalle ja yhteistyötahoille)

45. Kokonaismalli C1 • Esimerkiksi kuluttajaliiketoiminnassa asiointipalvelut voivat olla keskeinen osa käyttäjäkokemusta, ja liittyvät läheisesti internet-sivustoon. Tällöin palveluista tehdään yleensä konseptillisesti ja käyttöliittymäratkaisujen osalta yhtenäiset, mutta erittäin harvoin nämä ovat teknisesti ”samalla alustalla” vaikka sama julkaisujärjestelmätuote olisikin käytössä. Yleensä tämä johtuu siitä, että extranetista on tehtävä vaativia integrointeja taustajärjestelmiin kun taas internet-sivusto on teknisesti yksinkertaisempi. Tässä mallissa intranet-maailma ja julkisen verkon maailma on syytä yleensä pitää täysin erillään, ja johtaa erillisesti myös. Internet-sivusto Intranet Extranet

46. Kokonaismalli C2 • Tästä mallista usein haaveillaan, mutta se toteutuu käytännössä hyvin harvoin. Suomessakin on hyvin harvinaista, että internet-sivusto ja extranet-sivusto olisivat samalla alustalla, ja kehitys tapahtuisi todella samassa kokonaisuudessa. (Vieläkin harvinaisempaa on, että intranet-, internet- ja extranet olisivat kaikki samassa.) Syy harvinaisuuteen on pääosin tekninen haastavuus, mutta myös osittain loogisen kokonaisuuden lisääntyvä monimutkaisuus, ja siitä seuraavat suunnittelu- ja hallintahaasteet. Joskus tietysti ei ole muita vaihtoehtoja, kuten valio.fi:n ”sosiaalisessa verkkopalvelussa”. Internet-sivusto ja extranetkuluttaja-asiakkaille yhdessä kokonaisuudessa (esim. valio.fi) Intranet

47. Kokonaismalli D Internet-sivusto • Ei ole lainkaan epätavallista, että isoilla konserneilla on erilliset extranet-ratkaisut eri asiakasryhmille. Esim. energiayhtiöillä on aivan erilaiset tarpeet yritysasiakkaiden extraneteille kuin kuluttaja-asiakkaille – ja sama pätee moneen muuhunkin liiketoimintaan. Extranetteja voikin perustellusti olla useita isossa organisaatiossa, ja osa näistä voi hyvin rakentua intranetin kylkeen. Intranet Extranetkuluttaja-asiakkaille Extranetyhteistyö-kumppaneille tai B2B-asiakkaille

48. Yhteenvetoa projekteista • Intranet-projekteja on kovin erilaisia, koska intranetit ovat lopulta hyvin organisaatiokohtaisia – ja täten kovin pitkälle vietyä tuotteistumista ei ole tapahtunut edelleenkään. • Viestinnällisen intran tekeminen on kohtuullisen selkeä projekti jos saa pidettyä omat vaatimukset kurissa. Ja myös viestinnällisessä intrassa voi olla ”sähköisen työpöydän” piirteitä – mutta ne kannattaa tehdä hyvin tuotevetoisesti jotta budjetti pysyy kurissa. • ”Sähköinen työpöytä” on erityisesti Microsoftin SharePointin ympärille syntynyt intranet+ryhmätyötilat+dokumenttienhallinta+hakukone –kokonaisuus. SharePointtikaan ei tosin tarjoa tätä kaikkea suoraan paketista siten kuten asiakkaat yleensä odottavat. • Kotimaisten toimijoiden SharePoint-paketointien ostaminen on taas aivan erilainen projekti kuin ostaa ”SharePoint Microsoftilta raakatavarana”. • Vaikeita alueita ovat edelleen mm. monikielisyys, sosiaalisuus, keskustelut, hakukoneet, henkilöprofiilit, järjestelmän päivitettävyys. Projektiriskit pienevät jos näiden alueiden osalta saa vaatimuksia hallittua – ja edettyä valitun tuotteen ehdoilla!

49. JärjestelmätSuomessa Perttu Tolvanen Teknologiatjatuotteet. • Intranettienjajulkaisujärjestelmienasiantuntija • Projekti55 Oy • www.projekti55.fi

50. Vaihtoehtoja Suomessa vuonna 2012 • ... ja luonnollisesti intranetteja tehdään kaikilla ”perinteisilläkin” web-julkaisujärjestelmillä – mutta vain viestinnällisiä intranetteja. harmaa = avointa koodia tumma = suljetumpaa SharePoint, raakana tai intranet-tuotepaketit Drupal Confluence LifeRay + Alfresco