Betriebswirtschaftliche Informationsverarbeitung als Unterrichtsgegenstand

1. Betriebswirtschaftliche Informationsverarbeitung als Unterrichtsgegenstand Jörn Beineke, StR 04. Februar 2004

2. Projektmanagement • Projektbegriff • Arten von Projekten • Bedeutung von Projekten • Aufgaben des Projektmanagements • Projektphasen • Projektdefinition • Projektplanung • Projektdurchführung • Projektabschluss • Projektcontrolling • Quelle: Beiderwieden, Pürling (2001): Projektmanagement für IT-Berufe, Troisdorf, Bildungsverlag EINS

3. Projektbegriff • Projektmerkmale laut DIN 69901 • Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit • Zielvorgaben • Zeitliche, personelle und finanzielle Begrenzung • Abgrenzung von anderen Vorhaben • Projektspezifische Organisation • Weitere Merkmale • Komplexität • Aufwand • Fachübergreifender Charakter • Teamarbeit

4. Arten von Projekten • Arbeit wird haäufig als Projekt organisiert • Projekte tauchen in vielen Zusammenhängen auf • Non-Profit-Projekt • Entwicklungsprojekte • Schulprojekte, Uni-Projekte • Soziale Projekte • … • Wirtschaftsprojekte • Entwicklung einer Datenbank • Entwicklung einer Software • Entwicklung eines neuen Automodells • …

5. Auftraggeber von Projekten • Externe Projekte • Auftraggeber ist ein rechtlich eigenständiges Unternehmen • Auftragnehmer sind oft Unternehmen, die auf die Durchführung von Projekten spezialisiert sind (Softwareentwicklung, Maschinenbau, Baufirmen …) • Interne Projekte • Unternehmensinterne Auftraggeber und Auftragnehmer • Budget- und Zielfestlegung • Vorstand, Management oder Fachabteilung als Auftraggeber • Projektteams oder Fachabteilungen als Auftragnehmer

6. Bedeutung von Projekten • Komplexe Aufgaben erfordern fachübergreifende Zusammenarbeit • Projekte als • Reaktion auf veränderte Bedingungen – z.B. 2000 - Y2K, Euro, Internet • Reaktion auf Druck durch Wettbewerb • Kostenwettbewerb – Kostenziele als Projektvorgabe • Zeitwettbewerb – Zeitziele als Projektvorgabe – z.B. Markteinführungstermin, Releasetermin • Qualitätswettbewerb – Qualitätsziele als Projektvorgabe

7. Aufgaben des Projektmanagements • Projektmenegament ist die zielorientierte Vorbereitung, Planung, Steuerung, Dokumentation und Überwachung von Projekten mit Hilfe spezifischer Instrumente. • Projektphasenmodell • Definitionsphase • Planungsphase • Durchführungsphase • Abschlussphase • Zuordnung der Instrumente des Projektmanagements

8. Projektdefinition

9. Projektdefinition • ‚Ist ein Problem erst einmal definiert, so ist es bereits halb gelöst.‘ – Henry Ford • Problemanalyse • Entscheidung zur Projektdurchführung • Klärung der Projektziele • Projektauftrag • Projektorganisation • Kick-Off-Meeting

10. Problemanalyse • Ist-Zustand – Soll-Zustand • Problembeschreibung • Derzeitige Situation • Wo tritt das Problem auf? • Wann tritt das Problem auf? • Welche Auswirkungen gibt es? • Wer ist beteiligt? • Wie laufen die Geschäftsprozesse derzeit ab? • Welches wirtschaftliche, technische Umfeld gibt es? • Ursachenanalyse • Wie kommen die Abweichungen von ‚Ist‘ und ‚Soll‘ zustande? • Wer oder was ist verantwortlich?

11. Entscheidung zur Projektdurchführung • Machbarkeit • Projektrisiko • Wirtschaftlichkeit • Grobplanung • Vorstudien

12. Projektziele • Ziel • Gedanklich vorweggenommener zukünftiger Zustand, der • bewusst ausgewählt wird • durch aktives Handeln erreicht wird. • Zielfunktionen • Präzisierungsfunktion • Orientierungsfunktion • Motivationsfunktion • Zielkomponenten • Sachziel: Was soll erreicht werden? • Kostenziel: Was darf das Projekt kosten? • Terminziel: Bis wann soll alles erreicht werden?

13. Projektziele • Checkliste zur Formulierung von Projektzielen • Das Ziel muss klar verständlich formuliert werden. • Das Ziel muss tatsächlich erreichbar sein. • Das Ziel muss positiv formuliert werden. • Das Ziel muss objektiv messbar sein. • Das Ziel soll keine Lösungswege vorwegnehmen – das ‚was‘ und nicht das ‚wie‘ sollen geklärt werden. • Alle Projektziele müssen schriftlich dokumentiert werden.

14. Projektauftrag • Projektname • Projektleiter • Projektanlass • Projektziele • Sachziel • Kostenziel • Terminziel • Projektressourcen • Auftragsbedingungen • Termine und Meilensteine • Unterschriften

15. Projektorganisation • Integration des Projektes in das Unternehmen (Rahmenorganisation) • Projektkoordination • Matrix-Projektorganisation • Reine Projektorganisation • Projektkoordination • Koordinator ohne Entscheidungsbefugnis

16. Projektorganisation • Matrix-Projektorganisation

17. Projektorganisation • Reine Projektorganisation

18. Projektleitung • Abstimmung der Projektziele im Rahmen des Projektauftrages • Zusammenstellung des Projektteams • Organisation der Infrastruktur • Leitung des Plaungsprozesses bzw. eigene Planung des Projektverlaufes • Steuerung und Kontrolle • Führung der Projektmitarbeiter • Gelegentliche Mitarbeit in Teilbereichen • Sicherstellung des Informationsflusses unter den Projektmitarbeitern • Kontakt zum Auftraggeber • Präsentation des Projektergebnisses • Sicherstellung der erforderlichen Dokumentation

19. Projektteam • Sind die Mitarbeiter angemessen qualifiziert? • Welche Qualifizierungsmaßnahmen sind erforderlich? • Motivation der Mitarbeiter • Verfügbarkeit der Mitarbeiter • Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter • Sozialkompetenz der Mitarbeiter

20. Projektinfrastruktur • Räumlichkeiten • Büro-, Arbeits- und Konferenzräume • Lage, Größe, Verfügbarkeit, technische Ausstattung • Arbeitsmittel • Hardware, Software • Kommunikation • Büromaterial • Dienstleistungen • Sekretariat o.ä. • Kommunikation • Plattform • Regeln • Meetings

21. Kick-Off-Meeting • Gleicher Informationsstand • Kennenlernen der Projektmitglieder • Rolle und Erwartungen der einzelnen Teammitglieder • Vereinbarung von Spielregeln • Verteilung von Aufgaben und Qualifizierungsmaßnahmen

22. Beispiel – Internetauftritt einer Schule • Auftraggeber: Schulleitung • Projektziele • Sachziele • Struktur • Layout/Design • Seiten • URL • Inhalte • Links • Arbeitsumgebung • Terminziel • Präsentation Gesamtkonferenz • Lifetermin • Kostenziel • Budget für Software • Projektteam: Internet AG

23. Beispiel

24. Beispiel

25. Projektplanung

26. Projektplanung • Ohne eine zielorientierte, systematische Planung haben Projekte nur eine geringe Erfolgschance. • Projektmanagement – Projektplanung • Identifikation der Arbeitspakete • Projektstrukturplan • Ablauf- und Terminplan • Kapazitätsplan • Kostenplan • Qualitätsplan

27. Identifizierung der Arbeitspakete • Aktivitätenliste • Kreativitätstechniken – Brainstorming, Mindmapping … • Zusammenfassung der Aktivitäten zu Arbeitspaketen • Gliederung der Arbeitspakete • Objektorientiert • Funktionsorientierung • Inhaltliche Abhängigkeit von Arbeitspaketen • Entwicklung eines Projektstrukturplanes

28. Projektablaufplan und Terminplan • Planung der zeitlichen Dimension eines Projektes • Dauer und zeitliche Staffelung und Abhängigkeit der einzelnen Arbeitspakete • Vorwärtsrechnung • Dauer ab Beginn einer Aktivität • Rückwärtsrechnung • Dauer ab Ergebnis einer Aktivität rückwärts gerechnet • Zeitliche Abhängigkeit von Arbeitspaketen

29. Kapazitätsplan • Erfoderliche Ressourcen • In der richtigen Art und Qualität • In der Richtigen Menge • Zur richtigen Zeit • Am richtigen Ort • Kapazitätsplanung • Bedarfsermittlung • Ermittlung verfügbarer Kapazitäten • Soll-Ist-Vergleich • Kapazitätsausgleich

30. Kostenplan - Qualitätsplan • Ermittlung der Projektkosten • Materialkosten • Raumkosten • Infrastrukturkosten • Personalkosten • Planung der Qualitäten • Qualitätskriterien • Qualitätssicherungsmaßnahmen

31. Beispiel – Internetauftritt einer Schule • Arbeitspakete • Festlegen der Struktur mit allen Unterseisten • Abstimmen des grundsätzlichen Designs und Layouts der Seiten mit allen Unterseiten • Beschaffung aller Informationen • Schreiben aller Texte • Beschaffung aller Bilder • Auswahl des Providers • Erstellung von Buttons, Grafiken, Hintergründen etc. • Erstellung der Seiten inkl. Navigation • Einfügen von Inhalten – Texte, Bilder • Testen und Präsentieren der Website • Publikation der Website • Kontrolle des Life-Auftrittes

32. Beispiel

33. Beispiel • Kapazitätsplan • Teilprojekte • Entwurf • Text • Bilder und Buttons • HTML • Provider

34. Beispiel

35. Projektdurchführung

36. Projektdurchführung • ‚Alles, was in einem Projekt schief laufen kann, läuft schief.‘ Veit Didczuneit, Projektmanager • Projektsteuerung • Zielgerechte Lenkung aller Aktiviäten im Projekt • Projektcontrolling • Abweichungen von Projektplanung identifizierung und korrigieren • Projektdokumentation • Ordnung aller Informationen zum Projekt

37. Projektsteuerung • Team- und Grupennmeetings • Orientierung über Projektentwicklung • Probleme – Lösungen • Verteilung von Aufträgen – Verantwortlichkeiten • Übernahme von Teilverantwortungen • Identifikation mit dem Gesamtprojekt • Meetingplanung • Einladung • Begrüßung • Ziele des Meetings • Information über Arbeitsergebnisse • Information über Probleme • Entscheidung über Problemlösung • Informationsfluss im Projekt • Abarbeiten der TOPs • Defininieren und delegieren von ToDo‘s • Festlegen des nächsten Meetings

38. Projektsteuerung • Problemvermeidung • Vorfeldanalyse • Ressourcensicherstellung • Prioritäten für erfolgskritische Aufgaben • Kontakt zum Auftraggeber • Präsentation von Ergebnissen/Meilensteinen • Klarheit über Änderungen im Projektauftrag • Kundenbetreuung als Marketinginstrument • Korrektur von Planabweichungen • Förderung der Mitarbeitermotivation • Identifikation mit dem Projekt • Spaß an zugewiesenen Aufgaben – Arbeitszufriedenheit • Akzeptanz der Projektleitung

39. Projektcontrolling • Termin- und Ablaufkontrolle • Soll- und Ist-Zustände der einzelnen Arbeitspakete/Meilensteine • Abgleich des Projektplanes • ‚Meilenstein-Trend-Analyse‘ • Kostencontrolling • Ergebniscontrolling • Kontrolle der Arbeitsergebnisse • Einhaltung von Qualitätskriterien • Projektdokumentation • Projektinformationssystem • Prozessdokumentation • Ergebnisdokumentation/Fehlerdokumentation • Produktdokumentation • Benutzerdokumentation

40. Projektdokumentation • Definitionsphase • Problembeschreibung • Projektantrag • Vorstudie • Projektauftrag • Lastenheft – Zielvereinbarungen • Präsentation Kick-Off-Meeting • Planungsphase • Projektstrukturplan • Projektablaufplan (Balkendiagramm) • Kapazitätsplan • Kostenplan • Qualitätsplan • Durchführungsphase • Sitzungsprotokolle • Statusberichte • Sonderberichte • Produkt-, Fehler-, Ergebnisdokumentation

41. Projektdokumentation • Abschlussphase • Präsentationsunterlagen • Abnahmeprotokoll • Abschlussbesprechungsprotokoll • Abschlussbericht • Produkt • Produktdokumentation • Einweisungsunterlagen • Schulungsunterlagen • …

42. Projektabschluss

43. Projektabschluss • Kunde/Auftraggeber • Präsentation • Einweisung • … • Anwender • Schulung • Projektteam • Feedback • Abschlussmeeting • Projektleiter • Feedback • Definierten Projektabschluss • Unternehmensleitung • Projekterfolg • Abschlusskalkulation

44. Projektabschluss • Abschlusspräsentation • Abnahme • Einweisung • Abschlussmeeting • Abschlussbericht • Abschlusskalkulation • Auflösung des Projektteams

45. Beispiel – Internetauftritt einer Schule • Mögliche Gliederung der Abschlusspräsentation auf der Gesamtkonferenz • Begrüßung • Ziel der Präsentation • Projektauftrag • Projektziele • Grundgedanken zur Umsetzung – Layout, Navigation • Struktur der Website • Layout der Seiten – Gestaltungsmerkmale • Probleme und Lösungen • Projektergebnis • Fragen • Dank

46. Betriebswirtschaftliche Informationsverarbeitung als Unterrichtsgegenstand Jörn Beineke, StR 04. Februar 2004