Automatiseren heroriëntaties in de Databank Hoger Onderwijs

1. Automatiseren heroriëntatiesin de Databank Hoger Onderwijs Invoering van automatische heroriëntatie in DHO Aanpassingen voor registratie van generatiestudenten

2. Heroriëntatie in DHO Probleemstelling • Regelgeving rond heroriëntaties is moeilijk uitvoerbaar • De volgtijdelijkheid is in de praktijk moeilijk haalbaar • Studenten ‘vergeten’ zich uit te schrijven • Instellingen zijn van mekaar afhankelijk om correcties te doen • Omslachtig en veel werk • Wisselwerking met art. 8 financieringsdecreet • Wijzigen van een inschrijving na heroriëntatie is moeilijk • Via AHOVOS moet de naam van de andere instelling achterhaald worden om daarna in onderhandeling met de andere instelling de wijziging te kunnen uitvoeren • Het bepalen van het academiejaar generatiestudent is omslachtig en geeft foutmeldingen

3. Heroriëntatie in DHO • De instellingen hebben gevraagd of de heroriëntaties door DHO zelf bepaald kunnen worden. • In samenspraak en overleg met de gemandateerde stuurgroep DHO en de werkgroep Data is ervoor gekozen om het bepalen van de heroriëntaties te automatiseren. • Terzelfder tijd is ook het registreren van het academiejaar generatiestudent vereenvoudigd. • Ten slotte is een business rule toegevoegd om absurd vroege inschrijvingen op te vangen.

4. Oplossing: automatiseren in DHO zelf Aanpak: • In de bestaande batch om het leerkrediet te berekenen wordt een stuk logica toegevoegd om: • Te bepalen welke in- en uitschrijvingen een heroriëntatie met elkaar vormen • Het academiejaar generatiestudent op een eenvoudiger manier te bepalen • We herbepalen de heroriëntaties automatisch voor de niet afgesloten academiejaren: • 2010-2011 • 2011-2012 • Voor alle nieuwe registraties worden heroriëntaties voortaan automatisch bepaald. De instelling hoeft deze niet meer aan te duiden. Er is geen impact op de webservices. Indien een instelling nog een heroriëntatie aanduidt, negeert DHO ze. • De heroriëntaties voor 2010-2011 en zeker voor 2011-2012 die de instelling zelf al uitvoerde, waren zinvol. Indien na herbepaling dezelfde heroriëntatie wordt gedetecteerd, blijven de data gewoon in DHO aanwezig. • De student kon op die manier al beroep doen op het eventueel teruggegeven leerkrediet.

5. Aandachtspunten voor de instellingen • De instelling registreert wel nog correct en tijdig de uitschrijving. • De batch loopt ‘s avonds, of wordt uitgevoerd als een instelling de inschrijving raadpleegt. • Vereenvoudiging en vermindering van planlast voor de instellingen. • Het aantal heroriëntaties kan de instelling opvolgen via het Portaal Datawarehouse. • Het impact op studenten is beperkt. Het aantal gewijzigde leerkredietbewegingen door de herbepaling zal laag zijn.

6. Automatiseren heroriëntaties: principes • Een generatiestudent heroriënteert zich als hij zich uitschrijft in een opleiding en opnieuw inschrijft in een andere opleiding. • De vereiste van de volgtijdelijkheid (eerst uitschrijven en later opnieuw inschrijven) wordt verlaten. De nieuwe inschrijvingsdatum mag voor de uitschrijvingsdatum vallen. • Heroriëntatie kan enkel vanaf bepaalde soorten opleidingen: professionele en academische bachelor. • Heroriënteren kan enkel naar bepaalde soorten opleidingen: professionele en academische bachelor, en HBO-opleiding • De soorten opleidingen waarvan en waarnaar geheroriënteerd kan worden, zijn parametriseerbaar in DHO. • Heroriëntaties worden bepaald voor generatiestudenten vlak voor de bepaling van het leerkrediet. Eerst wordt nagegaan of het gaat om een heroriëntatie, vervolgens wordt het leerkrediet herberekend, en zo nodig aangepast.

7. Automatiseren heroriëntaties: technisch • DHO stelt een lijst op met alle uitgeschreven inschrijvingen met minstens één ongeannuleerd opleidingsonderdeel, voor een professionele of academische bachelor onder diplomacontract. • DHO sorteert de lijst met uitgeschreven inschrijvingen op de recentste inschrijvingsdatum van de opleidingsonderdelen aan de inschrijving, en dan op registratietijdstip van de opleidingsonderdelen. • DHO stelt een lijst op met alle ongeannuleerde inschrijvingen voor een professionele of academische bachelor, of HBO-opleiding onder diplomacontract. • DHO sorteert de lijst met alle ongeannuleerde inschrijvingen op inschrijvingsdatum, en dan op registratiedatum. • DHO vergelijkt deze twee lijsten en stelt een lijst op van mogelijke heroriëntaties. Deze lijst met mogelijke heroriëntaties wordt dan vergeleken met de reeds geregistreerde heroriëntaties en werkt deze bij waar nodig.

8. Wijzigingen bij het bepalen vanhet academiejaar generatiestudent • DHO bevat inschrijvingsgegevens vanaf 1999-2000. Op basis van de beschikbare data kan vanaf dan het academiejaar generatiestudent automatisch bepaald worden. • Nieuw: • Het academiejaar generatiestudent dat de instelling meestuurt, wordt voortaan genegeerd door DHO als dit een waarde bevat vanaf 1999 en groter. • Als het academiejaar generatiestudent kleiner is dan 1999, moet de instelling dit wel meegeven, en wordt deze waarde in DHO opgeslagen. • Er wordt een waarschuwing teruggestuurd naar de instelling, indien het meegezonden academiejaar verschilt met het al bepaalde academiejaar binnen DHO. • Indien de instelling een recenter jaar meegeeft dan het jaar in DHO, wordt de inschrijving toch verwerkt. Voorheen werd ze geweigerd. • Het kenmerk zal in de toekomst ook meegegeven kunnen worden bij inschrijvingen voor een HBO-opleiding.

9. Voorbeelden bij het bepalen vanhet academiejaar generatiestudent • Voorbeeld 1 Instelling zegt 2011, en DHO bevat 2010. DHO behoudt 2010 en de instelling ontvangt een waarschuwing na registratie van de gegevens. De inschrijving wordt wel verwerkt. • Voorbeeld 2 Instelling zegt 2010 en DHO bevat nog geen academiejaar generatiestudent. De student is nooit in DHO geregistreerd als generatiestudent. DHO negeert de 2010 van de instelling en zet zelf 2011. De instelling ontvangt een waarschuwing na registratie van de inschrijving. • Voorbeeld 3 Instelling zegt 1998 en DHO bevat 2009. DHO neemt 1998 over, want 1998 < 1999.

10. Vroegste inschrijvingsdatum • De inschrijvingsdatum kan niet voor 1 januari van het jaar liggen waarin het academiejaar start. Bv. voor 2012-2013 is de vroegste inschrijvingsdatum 1 januari 2012. • In de praktijk blijken er absurd vroege inschrijvingsdatums te bestaan. Om dit te beperken is een nieuwe business rule toegevoegd op de inschrijvingsdatum.

11. Planning inproductiestelling • O&V voerde de nodige acceptatietesten met de nieuwe batch uit in oktober-november • Het herbepalen van heroriëntaties wordt uitgevoerd voor 2010-2011 en 2011-2012. Deze academiejaren zijn nog niet afgesloten en moeten nog voor het eerst meegenomen worden in de financieringsberekening • De eerdere jaren 2008-2009 en 2009-2010 zijn afgesloten, en zitten wel al in de financieringsberekening • Woensdagavond 23 november: aangepaste programma’s gaan in productie. • Donderdag 24 november: het herbepalen van heroriëntaties wordt geïnitialiseerd en berekend. De webservices zijn onbeschikbaar. Er is al onbeschikbaarheid die dag aangekondigd door de release van een nieuwe versie van de webservices, InschrijvingsDienst. • Het herbepalen gebeurt alleen ‘s nachts. Vrijdag 25 november zijn de webservices normaal weer beschikbaar. Het herbepalen wordt zonodig ‘s avonds verder gerund. De batchverwerking neemt vanaf dat ogenblik alle nieuwe gevallen en registraties mee. • Maandag 28/11 – vrijdag 2/12: start verificatie en sanity checks door O&V • Vanaf 5/12: communicatie aan de instellingen van de gewijzigde gevallen • Na inproductiestelling monitort O&V verder de evolutie van het aantal heroriëntaties op basis van de automatische bepaling in de dagelijkse batch.

12. Praktisch • O&V levert aan de instellingen een lijst van de uitschrijvingen die als voorgaande inschrijving van de heroriëntatie zijn aangeduid, en studenten van wie het leerkrediet gewijzigd is. • Naar verwachting zullen voor 2010-2011 er nog één derde heroriëntaties extra automatisch bepaald worden, bovenop deze die al geregistreerd zijn door de instellingen. • Een beperkt aantal heroriëntaties kan wegvallen omdat er geen ongeannuleerde opleidingsonderdelen zijn, waardoor de heroriëntatie, teruggeven van leerkrediet en financiering zonder voorwerp zijn. • Voor een beperkt aantal gevallen zal het leerkrediet wijzigen. De impact op studenten is beperkt. • Documentatie: de functionele analyse bevindt zich op de DHO-website