Endring i bokføringsreglene KomRev Trøndelag IKS - 9 . og 10. desember 2013

1. Knut Erik Lie, NKRF Endring i bokføringsregleneKomRev Trøndelag IKS - 9. og 10. desember 2013

2. Bokføringslovens oppbygging Pliktig regnskapsrapportering • BFL § 3 og BFF § 2-1 • Regnskapsloven • Mva.loven • Ligningsloven • Skattebet.loven • Folketrygdloven • FKR § 3 • Kommuneloven • Momskomp.loven Hva er grunnlaget for rapporteringen? Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering BFL § 5 og BFF § 3-1 9 (10) spesifikasjoner, bl.a. hovedbok og reskontro Sporbarhet Oppbevaring og sikring Hva er grunnlaget for spesifikasjonen? Bokføring BFL §§ 7 til 9 og BFF kap. 4 Hva er grunnlaget for det som er bokført? Dokumentasjon BFL §§ 10 og 11 og BFF kap. 5 og 6

3. Bokføringsregler for kirkelig fellesråd og menighetsråd • Endringer i økonomiforskriften for kirkelig fellesråd og menighetsråd fra 2013 • Kirkelig fellesråd blir underlagt samme regler som kommunene • Unntak fra kravene til å kunne utarbeide spesifikasjoner minst hver fjerde måned • Unntak fra kravet om å være ajour minst hver fjerde måned • Menighetsråd • Kun krav om å følge grunnleggende bokføringsprinsipper

4. Endringer i bokføringsloven 2012-2013 (utvalg) • Utarbeidelse av spesifikasjoner, BFL § 5 ( fra 2013) • Ikke lenger plikt til å utarbeide, men må være i stand til dette • Alternativer • Utarbeide på forespørsel – krever lukking av regnskapsperioder, jf. BFF § 7-6 • Innen ajourholdsfristene • Tilfredsstillende sikring mot endring eller sletting • Skal foreligge beskrivelse av funksjonalitet for lukking • Utarbeide og oppbevare ferdige spesifikasjoner • Kan unnlate å oppbevare utarbeide spesifikasjoner for 2012 og tidligere dersom funksjonalitet for lukking var på plass

5. Endringer i bokføringsloven 2012-2013 (forts.) • Sporbarhet/kontrollspor, BFL § 6 (trådte kraft 1.7.2012) • Overskriften endres fra regnskapssystem til sporbarhet • Krav til dokumentasjon av kontrollsporet • Erstatter krav til dokumentasjon av regnskapssystemet • Når nødvendig for å kunne kontrollere bokførte opplysninger på en enkel måte, jf. NBS 2 Kontrollsporet • Nummererings- og identifikasjonskrav for å muliggjøre kontroll av fullstendighet av bokførte opplysninger • Alle bilag skal nummereres • Må også ivaretas ved skanning og elektronisk mottak av fakturaer

6. Endringer i bokføringsloven 2012-2013 (forts.) • Elektronisk tilgjengelighet, BFL § 13b og BFF § 7-7 (fra 2013) • Lovtekst flyttet til ny § 13b og utdypet i BFF § 7-7 • Ingen realitetsendring • Se NBS 3 Elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år • Elektronisk oppbevaring og oppbevaringsmedium, BFL § 13, 2. ledd (fra 2013) • Originalt regnskapsmateriale kan erstattes ved overføring av regnskapsinformasjon til andre media • Fritt valg av medium/format, elektronisk, skannet, papir etc. • Unntak for reisedokumentasjon • Arbeidstaker må levere original (papir), men arbeidsgiver kan skanne • Kun presisering av gjeldende rett

8. Nyheter fra 2014 • Bokføringspliktige med få transaksjoner, jf. BFF § 4-1 • Grensen økes fra 300 til 600 bilag • Ikke underlagt ajourholdsfristen på fire måneder • Salg av ikke avgiftspliktige tjenester, jf. BFF § 5-1-6a og § 5-1-6b • Leveres løpende til fast beløp per periode • Kan dokumenteres med betalingsdokumentasjon og avtale • Skriftlig avtale som inneholder samme opplysninger som et salgsdokument • Ikke avgiftspliktig medlemskontingent i ideelle organisasjoner, kan dokumenteres med betalingsdokumentasjon • Dersom regnskapsmessig anses opptjent på betalingstidspunktet

9. Nyheter fra 2014 (forts.) • Datering av salgsdokumenter, jf. BFF § 5-1-3 tredje og fjerde ledd • Fakturaer som utstedes første femten virkedager i måneden for varer/tjenester levert forrige måned • Kan sette siste dato i foregående måned som fakturadato • Hensikt: redusere praktiske ulemper med at regnskapet og merverdiavgift periodiseres etter ulike regler • Utleie av fast eiendom hvor det utstedes salgsdokumenter på papir for flere perioder på samme tidspunkt • Dokumentasjonsdato kan settes lik forfallsdato

10. Periodisering av inngående mva – tom 2013 • Eksempel: • Varekjøp levert 27.12.20x1. Faktura er utstedt og datert 04.01.20x2 Leveringstidspunkt Fakturadato 27.12.x1 31.12.x1 04.01.x2 • Fakturaen registreres og bokføres på ordinært vis med mva-behandling • Utgiftskonto krediteres med nettoutgiften • Fradrag kreves 1. termin 20x2 Ordinær mva • Utgiftskonto debiteres med nettoutgiften

11. Periodisering av inngående mva – fra 2014 • Eksempel: • Varekjøp levert 27.12.20x1. • Faktura utstedes 04.01.20x2, men kan dateres 31.12.20x1. Leveringstidspunkt Fakturautstedelse 27.12.x1 31.12.x1 04.01.x2 • Faktura mottas, datert 31.12.20x1 • Faktura registreres og bokføres på ordinært vis med mva-behandling • Utgiftskonto debiteres med nettoutgiften • Fradrag kreves 6. termin 20x1 Ordinær mva

12. Nyheter fra 2014 (forts.) • Elektronisk salgsdokument, jf. BFF § 5-2-10 • Utstedes i format som ikke enkelt lar seg redigere i allment kjent sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark, e-post mv. • NBS 4 Elektronisk fakturering • Kriterier som må oppfylles for at elektronisk fakturering skal skje i samsvar med kravene i bokføringsreglene • Krav til rimelig sikring av salgsdokumentene mot endring, sletting, ødeleggelse eller tap etter utstedelse • Krav til lesbarhet og mulighet for etterkontroll i hele oppbevaringsperioden, herunder krav til kontrollspor • Elektronisk faktura • Salgsdokument hvor innholdet overføres elektronisk fra selger til kjøper, og kan importeres i kjøpers regnskapssystem og behandles elektronisk

14. Elektronisk fakturering med og uten konvertering • Elektronisk fakturering uten konvertering • Kreves ikke særskilte sikringstiltak knyttet til utstedelse og oversendelse av den elektroniske fakturaen • Elektronisk fakturering med konvertering • Krav til skriftlig avtale hvor det fremgår at endring/sletting ikke skal finne sted. Konverteringsprosessen skal beskrives

15. Nyheter fra 2014 (forts.) • Dokumentasjon av kontantsalg, jf. BFF delkapittel 5-3 og 5-4 • Betalingskort og kontanter defineres • Registrering på kassaapparat ved opplæring skal dokumenteres • Justerte regler om motpartsangivelse ved kontantsalg fra detaljist • Angi motpart når ansatt kjøper på vegne av arbeidsgiver og vederlaget er > 1000,- • Angi motpart ved kjøp av drivstoff til bruk i person- eller varetransport • Regler om salg fra automater og ubetjente salgssteder • Angivelse av kjøper ved kontantkjøp fra detaljist, jf. BFF § 5-5-1 • Gjelder ikke når er betalt med den bokføringspliktiges betalingskort

16. Nyheter fra 2014 (forts.) • Sikkerhetskopiering av elektronisk regnskapsmateriale, jf. BFF § 7-2 fjerde og femte ledd • Det skal foreligge fortegnelse over • Hva som er kopiert • Hvor ofte kopieringen utføres • Hvor kopien og originalen oppbevares • Reglene i BFL §§ 13 og 13b og BFF gjelder tilsvarende • Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale • Oppbevaringssted • Oppbevaringstid • Sikring • Elektronisk tilgjengelighet

17. Nytt fra 2014 (forts.) • Personallister, jf. BFL § 3a og BFF kapittel 8 • Gjelder visse bransjer • Serveringssteder • Frisører og skjønnhetspleie • Bilverksted og bilpleie • Krav til personalliste • Oversikt over personer som arbeider i virksomheten, herunder også ulønnet og innleid personale. • Skal angi den enkeltes navn og fødselsnummer eller D-nummer. • For hver arbeidsdag angi tidspunktet for arbeidsdagens begynnelse og slutt • Føres i umiddelbar tilknytning til at arbeidet påbegynnes og avsluttes • Sørge for at pass eller annen gyldig legitimasjon med bilde, eller kopi av slik legitimasjon kan fremvises for alle tilstedeværende som arbeider i virksomheten

18. Dokumentasjon av kjøp • Hovedregel BFF § 5-5 (§ 5-5-1 fra 2014) • Dokumentasjon av kjøp skal være salgsdokumentasjon selger har utstedt og som inneholder de opplysningene som fremgår av § 5-1 • Mottatt salgsdokumentasjon er uriktig eller ikke tilfredsstiller kravene • Kjøper skal kreve ny salgsdokumentasjon • Dersom dette ikke lar seg gjøre, må kjøper sannsynliggjøre at kjøpet er en reell utgift for kjøpers virksomhet

19. Utstedelse av salgsdokumentasjon • Hovedregel: Selger utsteder så snart som mulig og senest en måned etter levering • Unntak: Kjøper kan utstede salgsdokumentasjon • Foreninger og samvirkelag som hovedsakelig tilvirker eller forhandler produkter fra medlemmenes fiske, skogbruk eller gårdsbruk • Husflidsutsalg som kjøper produkter fra hjemmeprodusenter av håndverks- og husflidsarbeid • Kjøpere som helt eller delvis beregner omfang, vekt, kvalitet eller lignende som grunnlag for utbetaling av provisjon eller annet vederlag til selgeren • Utstedes av kjøper på grunnlag av en skriftlig, underskrevet avtale. • Avtalen skal oppbevares av både kjøper og selger. • Skal fremgå av salgsdokumentet at det er utstedt av kjøper. • Kjøperen skal, ved jevnlig å ta utskrift fra Enhetsregisteret eller lignende, dokumentere om selgeren er registrert i Merverdiavgiftsregisteret.

20. Prosjekt for forenkling av bokføringsreglene • Prosjekt i regi av Norsk RegnskapsStiftelse med mål å forenkle bokføringsreglene • Målet er å i betydelig grad redusere kostnadene som oppstår i forbindelse med bokføring og pliktig rapportering (f.eks. mva-rapportering og årsregnskap) • Prosjektet vil behandle alle forslag som har påvirkning på bokføringsprosessen. F.eks: • Salg/fakturering • Kontantsalg • Vareinnkjøp • Andre kjøp • Lønnsregistrering • Reise- og utleggsregninger • Rapportering • Oppbevaring av regnskapsmateriale • Ikke begrensninger på lovverket som behandles, slik at for eksempel merverdiavgiftsloven og skattebetalingsforskriften, i tillegg til bokføringsloven kan foreslås endret dersom det vil forenkle bokføringsarbeidet. • Prosjektleder: Torstein Heggen, Amesto • Kommunal representant: Mette Rita Hegdal, Stavanger kommune

21. Bokføring – Gamle sannheter gjelder fremdeles • Luca Pacioli, Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalita, Venezia 1494: • Alle oppføringer består av en debetpostering og en kreditpostering • Summen av debiteringer må tilsvare krediteringer • NOU 2002:20 Ny bokføringslov: • Bokføring kjennetegnes av at det posteres til debet og kredit med like store beløp.

22. Takk for oppmerksomheten! Knut Erik Lie| NKRF | www.nkrf.no | @nkrf M: 932 28 506 | knut.erik@nkrf.no